2.3.1.1 Đặc điểm chung về nguyên,vật liệu sử dụng * Phân loại nguyên,vật liệu sử dụng
Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị tr−ờng công ty phải sử dụng một khối l−ợng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu ,công cụ dụng cụ có vai trò, tính năng lý hoá riêng. Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu công cụ dụng cụ thì phải tiến hành phân loại vật liệu công cụ dụng cụ một cách khoa học, hợp lý. Tại công ty cổ phân t− vấn đầu t− và xây dựng Quốc tế tổ chức phân loại nguyên vật liệu nhằm mục đích quản lí , bảo quản nguyên vật liệu một cách tốt nhất. Tất cả các loại nguyên,vật liệu đ−ợc phản ánh trên tài khoản “152” và công cụ dụng cụ đ−ợc phản ánh trên tài khoản “153”.
* Nguyên,vật liệu đ−ợc phân loại nh− sau:
-Nguyên, vật liệu chính: Là đối t−ợng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng nh−: xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, đá, gỗ… Trong mỗi loại đ−ợc chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: xi măng trắng, xi măng P300, xi măng P400, thép Φ 6, thép Φ10, thép Φ 20… thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng.
-Nguyên vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, làm tăng chất l−ợng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ thi công, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm. Trong ngành xây dựng cơ bản gồm: sơn, dầu, mỡ… phục vụ cho quá trình sản xuất.
- Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt l−ợng cho các loại máy móc, xe cộ nh− xăng, dầu.
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô nh−: các mũi khoan, săm lốp ô tô.
- Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng đ−ợc nữa, vỏ bao xi măng…
* Đối với công cụ - dụng cụ nh− sau:
- Công cụ dụng cụ: dàn giáo, mác, cuốc, xẻng…. - Bao bì luân chuyển…
- Đồ dùng cho thuê: các loại máy móc phục vụ thi công: Đầm cóc, khoan bê tông....
Hiện tại Công ty ch−a sử dụng sổ danh điểm vật liệu. Đây là một trong những điểm thiếu sót của doanh nghiệp sẽ đ−ợc cụ thể ở phần sau của báo cáo
*Đánh giá nguyên,vật liệu
- Tính giá nguyên,vật liệu nhập kho
Công ty Cổ phần T− vấn Đầu t− và Xây dựng Quốc tế nhập kho nguyên vật liệu cho sản xuất từ rất nhiều nguồn khác nhau nh−: mua ngoài, thuê ngoài gia công chế biến, nhận vốn góp liên doanh, vay m−ợn tạm thời của đơn vị khác…Tuy nhiên hình thức phổ biến nhất là:
+Nhập kho do mua ngoài: Do đặc điểm của công tác xây dựng cơ bản vật liệu phải đ−ợc cung cấp đến chân công trình và đ−ợc cung cấp từ nguồn mua ngoài là chủ yếu. Công ty thu mua vật liệu trong giới hạn sao cho không quá nhiều gây ứ đọng vốn nh−ng cũng không quá ít gây ngừng sản xuất. Đối với hầu hết các loại NVL, thì th−ờng do đội tự mua. Những hợp đồng vật t− do đội ký trực tiếp đối với ng−ời cung cấp thì phải có xác nhận của Giám đốc Công ty thì mới có hiệu lực về mua bán. Nghiệp vụ thu mua NVL do kế toán đội kết hợp với phòng kế hoạch của Công ty thực hiện.
Giá thực tế nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí thu mua + Các khoản thuế không đ−ợc khấu trừ - Các khoản chiết khấu th−ơng mại, giảm giá
Ví dụ 1: Ngày 02/03/2012 công ty nhập kho 40.000kg xi măng Hoàng Thạch của Công ty Cổ phần th−ơng mại Xi măng 348 Giải Phóng Hà Nội theo hóa đơn GTGT số 00142, đơn giá 1.200đ/kg. Chi phí vận chuyển Công ty Cổ phần T− vấn Đầu t− và Xây dựng Quốc tế chi trả. Công ty đj ký hợp đồng vận chuyển với Công ty Cổ phần Vận tải Tr−ờng An, chi phí vận chuyển 5% giá trị vật t− vận chuyển
Nh− vậy ta có thể tính giá thực tế xi măng HT nhập kho là: 40.000*(1.200+1.200*5% )=50.400.000 đ
+Vay, m−ợn tạm thời đơn vị khác: Trong những tr−ờng hợp Công ty thiếu nguyên vật liệu và đang cần gấp, tuy nhiên do một số điều kiện nhất định mà ch−a thể mua đ−ợc bên ngoài thì Công ty có thể vay, m−ợn tạm thời của đơn vị khác
Giá thực tế nhập kho = Giá thị tr−ờng hiện tại + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ… Ví dụ 2 : Ngày 13/03/2012 Công ty vay của Công ty Cổ phần Đầu t− Xây dựng ECON 50.000kg xi măng Hoàng Thạch, đơn giá 1.200đ/kg. Hóa đơn GTGT số 00163 do Công ty Cổ phần Đầu t− Xây dựng ECON lập. Chi phí vận chuyển 5% giá trị vật t− do Công ty Cổ phần T− vấn Đầu t− và xây dựng Quốc tế chi trả.
Vậy giá xi măng nhập kho là:
50.000*(1.200+1.200*5%)= 63.000.000đ -Tính giá xuất kho:
Công ty Cổ phần T− vấn Đầu t− và Xây dựng Quốc tế xuất kho nguyên vật liệu cho nhiều mục đích khác nhau. Trong đó nguyên vật liệu đ−ợc xuất chủ yếu là:
+ Xuất vật t− cho sản xuất kinh doanh: Vật liệu của Công ty xuất kho chủ yếu sử dụng cho mục đích xây dựng các công trình. Vì vậy giá của vật liệu xuất kho đ−ợc xác định theo "Giá nhập tr−ớc xuất tr−ớc", nhận mặt hàng thi công công trình nào mới mua vật liệu dự trữ cho công trình đó ngay tại chân công trình nên việc xác định giá thực tế xuất kho theo ph−ơng pháp này t−ơng đối hợp lý và dễ làm.
Ví dụ 3: Ngày 01/03/2012 tồn kho 5.000kg xi măng Hoàng Thạch, đơn giá 1100đ/kg
Ngày 02/03/2012 nhập kho 40.000kg xi măng Hoàng Thạch, đơn giá 1260đ/kg, phiếu nhập kho số A1853
Ngày 03/03/2012 xuất kho 40.000kg xi măng Hoàng Thạch thi công công trình hội tr−ờng UBND xj Cổ Đô
Ngày 13/03/3012 nhập kho 50.000kg xi măng Hoàng Thạch phiếu nhập kho A1881, đơn giá 1260đ/kg
Vậy giá thực tế xi măng xuất kho ngày 03/03/2012 đ−ợc tính nh− sau: 5.000kg x 1.100đ= 5.500.000đ
35.000kg x 1.260đ= 44.100.000
49.600.000đ
Vậy giá xi măng Hoàng Thạch xuất kho ngày 03/03/2012 là 49.600.000đ
+Xuất bán : Trong nhiều tr−ờng hợp Công ty không sử dụng hết số nguyên vật liệu trong kho hoặc ch−a sử dụng đến thì số nguyên vật liệu này sẽ đ−ợc mang đi bán. Ttrong tr−ờng hợp này giá nguyên vật liệu xuất bán sẽ đ−ợc xác định dựa trên thỏa thuận giữa 2 bên
Ví dụ 4 : Ngày 22/03/2012 phiếu nhập kho số A1911 nhập kho 80.000kg xi măng Hoàng Thạch, đơn giá nhập kho 1.200đ/kg. Đơn giá này không bao gồm chi phí vận chuyển. Chi phí vận chuyển do Công ty cổ phần th−ơng mại xi măng chi trả
:Ngày 31/03/2012 Công ty nh−ợng bán lại 5 tấn xi măng Hoàng Thạch, đơn giá 1.300đ/kg cho Công ty Cổ phần Đầu t− và Xây dựng Số 1 Hà Nội hóa đơn GTGT số 00182
Nh− vậy giá xi măng Hoàng Thạch xuất kho ngày 31/03/2012 là 1200*5000 = 60.000.000đ
2.3.1.2 Chứng từ kế toán sử dụng kế toán nguyên,vật liệu *Chứng từ kế toán tăng nguyên vật liệu: *Chứng từ kế toán tăng nguyên vật liệu:
-Tăng do mua ngoài: (Xem ví dụ 1)
ở Công ty cổ phần T− vấn Đầu t− và Xây dựng Quốc tế, việc mua vật t− th−ờng do phòng kế hoạch vật tư đảm nhận, mua theo kế hoạch cung cấp vật t− hoặc theo yêu cầu sản xuất. Công ty sẽ ký hợp đồng mua bán hàng hóa với đơn vị cung cấp vật t−
CộNG HòA XE HộI CHủ NGHĩA VIệT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
HợP Đồng mua bán hàng hóa Số: 071814
-Căn cứ Bộ luật Dân sự của n−ớc Cộng hoà xO hội chủ nghĩa Việt Nam đ−ợc ban hành ngày 27 tháng 6 năm 2005;
-Căn cứ luật Th−ơng mại của N−ớc cộng hoà xO hội chủ nghĩa Việt Nam đ−ợc ban hành ngày 27 tháng 6 năm 2005;
-Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của mỗi bên. Hôm nay ngày 01/03/2012 chúng tôi gồm có: BÊN BáN (BÊN A)
Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần th−ơng mại Xi măng Địa chỉ : 348 Giải Phóng- Hà Nội
Điện thoại: 0438643340 Fax: 0438642586
Đại diện bởi: Nguyễn Quốc C−ờng Chức vụ: Nhân viên kinh doanh BÊN MUA (BÊN B)
Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần T− Vấn Đầu t− và Xây dựng Quốc tế Địa chỉ: 57 Nguyễn Viết Xuân – Thanh Xuân – Hà Nội
Điện thoại: +84 4 2698618 Fax: +84 4 2691540 Đại diện: Hoàng Quốc Thắng Chức vụ: Nhân viên Hai bên thống nhất thỏa thuận nội dung hợp đồng nh− sau: Điều 1: Nội dung công việc giao dịch
Bên A bán cho Bên B
Số TT Tên hàng Đ.vị tính Số l−ợng Đơn giá Thành tiền
1 Xi măng HT Kg 40.000 1200 48.000.000
Tổng trị giá ( bằng chữ): Bốn m−ơi tám triệu đồng chẵn Điều 2: Giá cả
Điều 3: Ph−ơng thức giao nhận
1. Bên A giao hàng cho bên B vào ngày 02/03/2012 2. Địa điểm giao hàng: Kho công ty bên A
3. Ph−ơng tiện vận chuyển và chi phí vận chuyển bên B tự chịu trách nhiệm 4. Quy định lịch giao nhận hàng mà bên mua không đến nhận hàng thì phải chịu chi phí l−u kho bji. Nếu ph−ơng tiện vận chuyển bên mua đến mà bên bán không có hàng để giao thì bên bán phải chịu chi phí thực tế cho việc điều động ph−ơng tiện
5. Khi nhận hàng, bên mua có trách nhiệm kiểm nhận phẩm chất, quy cách hàng hóa tại chỗ
Tr−ờng hợp bên mua sau khi chở về nhập kho mới phát hiện có vi phạm thì phải lập biên bản gọi cơ quan kiểm tra trung gian đễn xác nhận và phải gửi đến bên bán trong thời hạn 10 ngày tính từ ngày lập biên bản. Trong vòng 15 ngày nếu bên bán nhận đ−ợc biên bản mà không có ý kiến gì coi nh− đj chịu trách nhiệm bồi th−ờng lô hàng đó
Điêu 4 : Ph−ơng thức thanh toán
Bên B thanh toán cho bên A bằng tiền mặt trong thời gian 30 ngày kể từ ngày nhận hàng
Điều 5: Các thỏa thuận khác
Các điều kiện và điều khoản khác không ghi trong này sẽ đ−ợc các bên thực hiện theo quy định hiện hành của các văn bản pháp luật về hợp đồng kinh tế
Điều 6: Hiệu lực hợp đồng
Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày 01/03/2012 đến hết ngày 31/03/2012 Hợp đồng này đ−ợc lập thành 2 bản, có giá trị nh− nhau, mỗi bên giữ một bản
ĐạI DIệN BÊN A ĐạI DIệN BÊN B
Chức vụ Chức vụ
(Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu)
Vật t− đ−ợc chuyển đến chân công trình thông qua công ty chuyên chở.Trong tr−ờng hợp này đại diện bên công ty sẽ kí kết hợp đồng vận chuyển với công ty vận chuyển để đảm bảo số l−ợng nguyên vật liệu mà công ty mua sẽ đ−ợc chuyển đến đúng nơi quy định :
Sở KH&ĐT THàNH PHố Hà NộI
CÔNG TY CP VậN TảI TRƯờNG AN
CộNG HOà XE HộI CHủ NGHĩA VIệT NAM
Độc lập – Tự do - Hạnh phúc HợP ĐồNG
VậN CHUYểN HàNG HOá BằNG ô tô Số: /HĐVC
-Căn cứ Bộ luật Dân sự của n−ớc Cộng hoà xO hội chủ nghĩa Việt Nam đ−ợc ban hành ngày 27 tháng 6 năm 2005;
-Căn cứ luật Th−ơng mại của N−ớc cộng hoà xO hội chủ nghĩa Việt Nam đ−ợc ban hành ngày 27 tháng 6 năm 2005;
-Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của mỗi bên.
Hôm nay, ngày 02 tháng03 năm 2012. Hai bên chúng tôi gồm có:
BÊN A: CÔNG TY Cổ PHầN TƯ VấN Đầu t− và xây dựng Quốc tế
Đại diện : Ông Hoàng Quốc Thắng Chức vụ:Nhân viên Địa chỉ : Công ty Cổ phần T− vấn Đầu t− và Xây dựng Quốc tế Điện thoại : 84 4 2698618 Fax:0101541848 Đại diện: Bà Nguyễn Thu Trang Chức vụ: Giám đốc BÊN B: CÔNG TY Cổ PHầN VậN TảI TR−ờng an
Đại diện : Ông Nguyễn Tiến Hùng Chức vụ: Nhân viên Địa chỉ : Số 21, ngõ 42, Đức Giang, Long Biên , Hà Nội Điện thoại : 04.62614036 Fax: 04.62614125
Hai bên cùng nhau thoả thuận, ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hoá với các điều khoản nh− sau:
ĐIềU 1: BÊN B NHậN VậN CHUYểN CHO BÊN A NHữNG HàNG HOá SAU:
Loại hàng: Xi măng Hoàng Thạch Số l−ợng: 40.000kg
ĐIềU 2: ĐịA ĐIểM, PHƯƠNG THứC GIAO NHậN, THờI GIAN VậN CHUYểN
Nơi trả hàng: Kho vật liệu chính đội xây dựng số 2 Công ty Cổ phần T− vấn Đầu t− và Xây dựng Quốc tế
Thời gian vận chuyển: ngày 02 tháng 03 năm 2012.. Ph−ơng thức giao nhận: Giao nhận theo biên bản
ĐIềU 3: CƯớC VậN CHUYểN Và PHƯƠNG THứC THANH TOáN C−ớc vận chuyển: 5% giá trị hàng hóa vận chuyển
Giá trên ch−a bao gồm thuế GTGT 10%
Bên A có thể thanh toán bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt cho Bên B trong vòng 15 ngày sau khi giao hoá đơn GTGT và biên bản xác nhận.
ĐIềU 4: TRáCH NHIệM CủA MỗI BÊN 4.1. Bên A:
-Có trách nhiệm đảm bảo thủ tục giấy tờ hàng hoá hợp lệ, đúng quy định của Nhà n−ớc;
-Thanh toán c−ớc vận chuyển (nh− điều 3). Nếu thanh toán chậm phải chịu trả lji suất hàng tháng theo quy định của ngân hàng;
-Tổ chức xếp dỡ 2 đầu. 4.2. Bên B:
-Có trách nhiệm bố trí, sắp xếp ph−ơng tiện hợp lý, đảm bảo vận chuyển an toàn, giao hàng đúng thời gian quy định. Nếu mất mát, h− hỏng hàng, giao hàng chậm phải chịu bồi th−ờng 100% giá trị thiệt hại do mình gây ra.
ĐIềU 5: ĐIềU KHOảN CHUNG
-Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký đến hết ngày 31 tháng 3 năm 2012.. Sau 10 ngày kể từ ngày hợp đồng hết hiệu lực, nếu hai bên không có tranh chấp nào thì hợp đồng mặc nhiên đ−ợc thanh lý và không còn giá trị pháp lý.
-Hai bên cam kết thực hiện tốt những điều khoản trên. Nếu bên nào vi phạm phải chịu hoàn toàn trách nhiệm. Trong quá trình thực hiện, nếu có gì v−ớng mắc phải cùng nhau bàn bạc giải quyết.
-Hợp đồng đ−ợc lập thành 02 bản có giá trị nh− nhau, mỗi bên giữ 01 bản. ĐạI DIệN BÊN A ĐạI DIệN BÊN B
Chức vụ Chức vụ
(Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu)
Khi vật liệu đ−ợc mua về, ng−ời đi mua sẽ mang hoá đơn mua hàng nh−: hoá đơn GTGT của đơn vị bán, hoá đơn c−ớc phí vận chuyển… lên phòng kế toán
HóA ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng HD/2010
Ngày: 02/03/2012 Số: 00142
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần th−ơng mại Xi măng
Địa chỉ: 348 Giải Phóng- Hà Nội
Điện thoại: 0438643340
Họ và tên ng−ời mua hàng: Hoàng Quốc Thắng
Đơn vị: Công ty Cổ phần T− vấn Đầu t− và Xây dựng Quốc tế Hình thức thanh toán: Trả chậm
STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số l−ợng Đơn giá Thành tiền
1 Xi măng Hoàng
Thạch Kg 40.000 1.200 48.000.000
Cộng 48.000.000
Thuế VAT: 10% tiền thuế VAT 4.800.000
Tổng cộng tiền thanh toán 52.800.000
Số tiền viết bằng chữ: Năm m−ơi hai triệu tám trăm nghìn đồng chẵn
Ng−ời mua hàng Kế toán tr−ởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Vật t− sau khi đ−ợc chuyển đến kho, sẽ đ−ợc phòng vật t− thực hiện kiểm tra tính đúng đắn về số l−ợng và chất l−ợng rồi tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật t− :
Đơn vị : Công ty Cổ phần T− vấn Đầu t− và Xây dựng Quốc tế
Mẫu số : 03- VT
Địa chỉ : 57 Nguyễn Viết Xuân –Thanh Xuân – Hà Nội
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ/CĐKT NGàY 20/03/2006 của Bộ tr−ởng BTC)