ứng dụng tin học để tự động hoá quy trình thủ tục là một trong những nội dung quan trọng của Công ớc Kyôtô và cũng là mục tiêu chiến lợc hiện đại hoá ngành hải quan. Công nghệ thông tin (CNTT) là chìa khoá để giúp cho ngành hải quan thực hiện cải cách hành chính, đẩy nhanh thời gian thông quan, quản lý chặt chẽ nguồn thu cho ngân sách từ thuế XNK và các khoản thu khác, tạo môi trờng thông thoáng cho hoạt động XNK, là một biện pháp hữu hiệu đấu tranh chống tiêu cực trong nội bộ ngành hải quan, nâng cao hiệu lực quản lý của bộ máy, góp phần tích cực vào tiến trình hiện đại hoá hải quan nói riêng và của đất nớc nói chung.
Để đạt đợc mục tiêu CNTT nói chung và tự động hoá quy trình thủ tục hải quan đến năm 2005, cần phải giải quyết đồng bộ các nhóm vấn đề sau :
Nghiên cứu hoc tập kinh nghiệm các nớc trong khu vực và thế giới để hình thành các khung pháp lý về trao đổi dữ liệu điện tử, chữ ký xác nhận điện tử. Thúc đẩy hình thành môi trờng thanh toán tiền điện tử, giảm thiểu giấy tờ Thơng mại, bảo vệ các dữ liệu điện tử, hộ trợ cho việc phát triển thơng mại điện tử.
Quy trình thủ tục hải quan tự động hoá theo chuẩn mực thủ tục hải quan hiện đại của thế giới
Nâng cấp hệ thống viễn thông để trao đổi thông tin và dự liệu ở 2 mức: Mức vùng : Nâng cấp hệ thống viễn thông của một số đơn vị có lu lợng hàng hoá lớn có liên quan tới nhiều địa phơng khác nh TP HCM, Vũng tàu, Đồng nai, Bình dơng, Hải phòng, Hà nội. Việc nâng cấp hệ thống viễn thông ở mức vùng sẽ hộ trợ rất nhiều cho thủ tục hải quan trớc mắt là vấn đề nợ thuế liên quan tới việc cuỡng chế hàng hoá XNK, vấn đề các thông tin vi phạm liên quan tới việc phân
luồng hàng hoá, vấn đề đảm bảo thông tin về hàng hoá XNK cấp vùng lên Tổng cục và Chính phủ. Ngoài ra với hệ thống thông tin tập trung và liên thông tốt ở cấp vùng sẽ gúp cho việc cập nhật nhanh chóng các yêu cầu mới đối với chính sách hàng hoá XNK, chính sách thuế vv...
Mức Liên vùng theo trục x ơng cá : Trớc mắt là khu vực Hà nội _ TP HCM cho phép kết nối đợc với các Bộ, Ngành của Chính phủ để tiếp nhận các thông tin quan trọng về điêù hành XNK quốc gia. Mặt khác các Doanh nghiệp sẽ đợc kết nối với cơ quan Hải quan qua cột viễn thông Liên vùng để tìm hiểu thông tin trên trang ‘Web’ của Tổng cục Hải quan liên quan tới chính sách về hàng hoá XNK hoặc thực hiện các khai báo Điện tử mà Doanh nghiệp có thể làm đợc.
Hình thành trung tâm xử lý dữ liệu tập trung
Trung tâm này đợc trang bị đủ để có thể tiếp nhận và xử lý các giao dịch điện tử phát sinh trong quá trình thông quan hàng hoá. Đảm bảo hoạt động ổn định, liên tục 24/24, có cơ chế dự phòng sự cố, tính bảo mật chống xâm nhập trái phép. Toàn bộ dữ liệu trong quy trình làm thủ tục hải quan cho hàng hoá trên toàn quốc đều đợc tiếp nhận, xử lý tại Trung tâm này.
Doanh nghiệp khai thuê hải quan, doanh nghiệp XNK có thể kết nối với Trung tâm tự động hoá để thực hiện khai báo điện tử.
Hải quan cần đợc kết nối với Ngân hàng, kho bạc, hãng vận chuyển, hàng không, cảng vụ để thực hiện các giao dịch xác nhận việc nộp thuế, giám sát kho hàng, ... Tuỳ theo quy mô và sự sẵn sàng của các đơn vị liên quan mà mở rộng phạm vi kết nối. Tuy nhiên việc kết nối với Ngân hàng và kho bạc cùng với kỹ thuật thanh toán điện tử là điều kiện cần thiết để thực hiện một quy trình tự động hoá.
Phần mềm tự động hoá đợc thiết kế phù hợp với hệ thống quy trình thủ tục hải quan Việt nam. Phần mềm tự động hoá phải đáp ứng đợc các yêu cầu cơ bản sau đây :
Đáp ứng yêu cầu đa dạng của công tác quản lý hải quan trong quy trình thủ tục, có những chức năng phù hợp với các loại hình thủ tục cảng biển, hàng không, đờng bộ...
Đợc xây dựng trên nền công nghệ thông tin tiên tiến, có khả năng vận hành trên mạng diện rộng.
Tính ổn định, thuận tiện trong việc thay đổi đối với sự thay đổi của chính sách điều hành.
Đợc thiết kế đủ các chức năng cho các cơ quan có liên quan trong quy trình thủ tục hải quan nh : Doanh nghiệp, khai thuê, hãng vận chuyển, ngân hàng, cảng ...
Cần đào tạo đội ngũ chuyên sâu về công nghệ thông tin, có hiểu biết cơ bản về các lĩnh vực nghiệp vụ hải quan và quy trình thủ tục hải quan hiện đại. Đội ngũ này sẽ chịu trách nhiệm phối hợp với các đối tác trong và ngoài ngành thiết kế, xây dựng và triển khai các hệ thống ứng dụng, duy trì hoạt động ổn định của hệ thống, mở rộng và phát triển theo yêu cầu của nghiệp vụ.
Đội ngũ chuyên gia nghiệp vụ hải quan đợc đào tạo sâu về các lĩnh vực quản lý hải quan và thủ tục hải quan hiện đại, có kinh nghiệm quản lý thực tiễn và có hiểu biết chung về CNTT. Đội ngũ này chịu trách nhiệm chính về thủ tục hải quan khi thiết kế xây dựng hệ thống tự động hoá.