Có thể nói trong ngành Hải quan hiện đang tồn tại một thách thức có tính chất nghịch lý thuộc về bản chất và ngành Hải quan không thể né tránh, từ chối mà phải đơng đầu và phải giải quyết đợc. Đó là nghịch lý vừa phải đáp yêu cầu tạo thuận lợi cho thơng mại vừa phải đáp ứng yêu cầu quản lý tốt. Hầu hết Hải quan các nớc trên thế giới đều đã phải trải qua quá trình này, sự khác nhau ít nhiều là do ở các bối cảnh lịch sử khác nhau, trong các điều kiện phát triển kinh tế xã hội khác nhau, ... nhng cho đến hiện nay có thể nói Hải quan rất nhiều nớc đều đã giải quyết đợc vấn đề có tính nghịch lý nêu trên nhờ họ đã nghiên cứu chuẩn bị, và triển khai áp dụng thành công kỹ thuật quản lý rủi ro.
Cụ thể trong các khâu thủ tục hải quan cần tập trung nghiên cứu những lĩnh vực trọng yếu nhất (nh khâu đăng ký tờ khai; quyết định việc kiểm tra hải quan; phúc tập phục vụ kiểm tra sau thông quan Trên cơ sở đó sẽ điều chỉnh hoặc phân bổ lại nguồn lực để ngăn chặn khả năng và hậu quả của các loại rủi ro có thể xảy ra. Bên cạnh đó cần kiểm soát, nghiên cứu để xác định rõ những bất cập trong quy trình thủ tục để từ đó đánh giá đợc mức độ rủi ro có thể xảy ra. Rồi áp dụng các biện pháp điều chỉnh để loại bỏ hoặc giảm thiểu khả năng dẫn đến những tác động tiêu cực của nó. Nếu không đợc nh vậy thì cũng cố gắng hạn chế các tác động xấu của nó.
Từ thực tiễn áp dụng của hải quan các nớc, qua quá trình khảo sát, đánh giá, hệ thống về mặt lý luận, kiểm chứng thực tiễn đã rút lại một số bớc cơ bản của quá trình quản lý rủi ro, các bớc này có tính hệ thống rất cao với mối quan hệ hữu cơ gắn bó. Đó là các bớc: xác định bối cảnh, xác định rủi ro, phân tích rủi ro, đánh giá rủi ro, xử lý rủi ro và chỉ đạo và đánh giá.
Trong xác định bối cảnh cần phải thu thập thông tin về môi trờng bên trong, bên ngoài có liên quan đến thực tiễn hoạt động hải quan cụ thể tại cảng biển cùng với những ngời liên quan đến các hoạt động đó, từ đó xác định rõ mục tiêu và phạm vi của công việc quản lý rủi ro cũng nh nguồn lực cần tham gia. Tiếp đó cần xác định rõ các rủi ro thông qua các mối quan hệ quản lý, thơng mại, những điều
chỉnh pháp luật,... diễn ra giữa những ngời có liên quan trong cộng đồng, trong bối cảnh công việc... hay nói cách khác đây là công việc xác định những khả năng dẫn đến sai phạm và việc đó diễn ra nh thế nào tại môi trờng cảng biển. Từ đó chỉ ra nguồn gốc của rủi ro và những nguyên nhân có thể gây ra rủi ro. Cuối bớc này cần chỉ ra danh mục các rủi ro phát sinh, các rủi ro khác đã đợc xác định, các lĩnh vực cụ thể chịu sự tác động của rủi ro, nêu chi tiết các rủi ro để chuyển sang bớc tiếp theo là phân tích rủi ro với mục đích sàng lọc loại bỏ những rủi ro thấp, rủi ro có thể chấp nhận đợc để tập trung vào các rủi ro chính yếu, và cung cấp các dữ liệu hỗ trợ cho việc đánh giá và quản lý rủi ro. Khi đã có kết quả đánh giá rủi ro, việc tiếp theo cần làm là phải có cách xử lý chúng theo một chiến lợc xác định. Đó là khi có thể đợc ta có thể tránh các rủi ro đó, hoặc chấp nhận chúng và chuẩn bị tinh thần, nguồn lực giải quyết hậu quả (mà một trong những biện pháp cụ thể đợc áp dụng là kiểm tra sau thông quan), hoặc giảm bớt các khả năng, hậu quả hoặc cả hai của rủi ro thông qua việc điều chỉnh ít nhiều các bớc nghiệp vụ hải quan cảng, hoặc chuyển rủi ro cho một bên khác theo hình thức cộng đồng, san sẻ trách nhiệm (nh việc xác định trách nhiệm khai báo đúng là của chủ hàng, Hải quan sẽ kiểm tra trong 5 năm sau đó), và cuối cùng là tìm ra các giải pháp xử lý rủi ro tốt nhất bằng cách xem nó giảm đợc rủi ro chừng nào, kết quả đem lại ra sao, gắn nó với các điều kiện tiên quyết nh chi phí, thời gian, nguồn lực, sự phối hợp với chính sách của ngành và của chính phủ để ra đợc các giải pháp khả dĩ cuối cùng và xây dựng kế hoạch hành động của ngành, của từng địa bàn trên cơ sở các giải pháp đó. Bớc sau rốt và cũng là bớc có giá trị tiên quyết để kỹ thuật quản lý rủi ro sống đợc (tức là một hệ thống làm việc) là sau quá trình thực hiện, ta cần phải có nhìn nhận tổng thể và đánh giá cụ thể để thấy đợc những gì cần điều chỉnh, sửa đổi, kế thừa phát huy, những gì cần loại bỏ hoặc cần lu ý theo dõi tiếp. Chỉ có nh vậy và liên tục nh vậy chúng ta mới có thể có đợc hệ thống đánh giá rủi ro đúng nghĩa của nó, phục vụ có hiệu quả cho công tác hải quan trong giai đoạn hiện nay, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của ngành và cộng đồng. Cũng nhờ đó sẽ dần dần tạo nên đợc một t duy làm việc mới để ngành có thể đáp ứng và
phục vụ tốt, tạo đà cho những nhiệm vụ cải cách thủ tục hành chính nói chung và cải cách thủ tục hải quan nói riêng.
b) Khai thuê Hải quan( Customs broker):
ở Hải quan các nớc nh Thái lan, Philipine, Trung quốc,... vai trò ngời khai thuê hải quan rất quan trọng vì xu thế ngày nay doamh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm trớc pháp luật về tính chính xác, trung thực trong khai báo thủ tục hải quan. Nh Hải quan Hungary khai thuê hải quan làm tới 60% công việc của Hải quan, tính chuyên nghiệp hóa của họ rất cao. Hải quan một số nớc coi việc khai hải quan qua dịch vụ khai thuê hải quan là một trong những tiêu chí quan trọng trong việc phân luồng hàng hóa
Tại Việt Nam, theo quy định của Tổng cục Hải quan thì khi hành nghề một điều kiện tiên quyết là số ngời trực tiếp thực hiện việc khai thuê của doanh nghiệp phải qua một khóa huấn luyện, đợc cấp chứng chỉ. Quy định này rất phù hợp với thông lệ quốc tế và thực tiễn Hải quan các nớc trên thế giới. Nhng vừa triển khai thực hiện đã gặp phải khó khăn do rơi đúng vào thời điểm Chính phủ chỉ đạo xoá bỏ các loại giấy phép. Vì vậy qua hơn 4 năm thực hiện nhng đến nay vẫn cha hình thành đội ngũ khai thuê theo đúng nghĩa của nó.
Trong thời gian tới cần hình thành, chuyên môn hóa đội ngũ khai thuê hải quan qua việc đào tạo, trang bị cho họ những kiến thức cơ bản về thủ tục hải quan, về phân loại, áp mã, xác định trị giá hàng hoá theo những tiêu chí của hải quan hiện đại để tạo thúc đẩy quá trình thông quan của hải quan. Hải quan và các cơ quan có liên quan cần tạo điều điều kiện cho loại hình này phát triển và khuyến khích doanh nghiệp xuất nhập khẩu sử dụng dịch vụ này.
c) Kiểm tra thực tế tại cửa khẩu( Physical Examination):
Hiện tại có 3 hình thức kiểm tra: Miễn kiểm tra, Kiểm tra xác suất 10%, Kiểm tra 100% trong đó cần tạo cơ chế để có thể bảo vệ, giải trừ trách nhiệm cho công chức hải quan khi đã hành động một cách mẫn cán theo đúng chức trách đã
quy định mà vẫn còn những sai sót xẩy ra ngoài mong muốn của mình. Để khắc phục hiện tợng này cần phải làm những việc nh :
+ Cần có quy định cách thức kiểm tra thực tế hàng hóa tại cửa khẩu, xây dựng cơ sở khoa học để việc chọn mẫu kiểm tra của công chức hải quan đảm bảo tính khách quan cao.
+ Việc phân công cán bộ kiểm tra lô hàng nào, doanh nghiệp nào cũng phải đảm bảo tính ngẫu nhiên, tránh tình trạng móc nối trớc để làm sai.
Giải pháp đáp ứng các yêu cầu trên là phải tiêu chuẩn hóa, mã hóa các tiêu chí nh Doanh nghiệp, mặt hàng, xuất sứ hàng hóa...và các thông tin khác để xây dựng phần mềm và giải bài toán đã nêu ở trên bằng cách áp dụng tin học . Lúc đó mọi quyết định phơng thức kiểm tra đều thực hiện thông qua máy tính, không phải do ý chí chủ quan áp đặt của công chức hải quan nữa. Lúc đó Doanh nghiệp cũng không biết trớc lô hàng của mình sẽ kiểm tra nh thế nào, ở đâu? và mình phải kiểm tra lô hàng nào, của doanh nghiệp nào, cũng hoàn toàn thông qua máy định quyết định.
Việc kiểm tra thực tế hàng hóa vận chuyển qua đờng biển sẽ rất khó nếu chỉ thực hiện bằng phơng pháp thủ công. những cảng lớn cần trang bị hệ thống máy soi container. Hệ thống này kết hợp với việc thu thập thông tin tình báo, phân tích, đánh giá rủi ro. Việc làm này sẽ khắc phục đợc tình trạng kiểm tra thủ công vừa tốn rất nhiều thời gian vừa đạt hiệu quả thấp, vừa có tác dụng răn đe, phòng ngừa các âm mu gian lận.
d) Kiểm tra sau thông quan( Post Clearence Audit):
Để triển khai áp dụng nghiệp vụ kiểm tra sau thông quan (PCA) có thể còn phải làm nhiều việc nhng trớc mắt hải quan Việt Nam cần xúc tiến ngay một số công việc cụ thể nh xây dựng môi trờng pháp lý trong đó cần chú ý 3 nội dung cơ bản sau :
Thừa nhận về mặt pháp lý ngành hải quan có quyền kiểm tra mọi chứng từ thơng mại ,chứng từ sổ sách kế toán ... của chủ hàng .Ơ đây chỉ hạn định trong số các chứng từ có liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến lô hàng cần kiểm tra .
Mọi chủ hàng xuất nhập khẩu phải bảo quản lu giữ mọi chứng từ xuất nhập khẩu của mình trong một khoảng thời gian nhất định (thờng vào khoảng từ 3 đến 5 năm ) và trong thời gian lu giữ theo quy định nếu cơ quan hải quan yêu cầu thì phải xuất trình ngay các chứng từ này phục vụ cho yêu cầu của các cuộc kiểm toán hải quan.
Định rõ các chế tài xử phạt đối với những chủ hàng vi phạm các quy định về xuất nhập khẩu và các thủ tục thông quan , nhất là các chủ hàng cố ý khai báo gian lận để trốn thuế .
Các yêu cầu, nội dung cơ bản của hoạt động kiểm tra sau thông quan đã đợc qui định tại Điều 32 của Luật Hải quan 2001 và đã đợc cụ thể hoá trong các văn bản dới Luật nh Nghi định 102/2001/ND ngày 30/12/2001. Điều cần phải tiếp tục làm trong lĩnh vực hoàn thiện môi trờng pháp lý là chuẩn bị tốt về mặt tâm lý cho ngời đợc kiểm tra và xác định cụ thể hơn trách nhiệm cá nhân của các nhân viên hải quan làm việc trong bộ phận kiểm tra sau thông quan.
Kiểm tra sau thông quan là một chuyên ngành hẹp đợc hình thành theo yêu cầu chống gian lận thơng mại của ngành Hải quan và trên cơ sở ứng dụng các kiến thức cơ bản của nhiều chuyên ngành khác. Quá trình thực hiện một cuộc kiểm toán hải quan là quá trình vận dụng một cách sáng tạo nhuần nhuyễn và có hệ thống các kiến thức kế toán, kiểm toán, thơng mại, luật pháp , điều tra ... Vì vậy cần đào tạo, trang bị các kiến thức chuyên ngành có liên quan để nhân viên kiểm tra sau thông quan có thể hoàn thành nhiệm vụ .