1/ Hạch toán số lượng lao động:
Để theo dõi tình hình lao động hiện có của công ty, phòng tổ chức hành chính đã theo dõi trên “Sổ danh sách lao động”. Sổ này theo dõi lao động theo từng nơi làm việc như theo dõi lực lượng ở các ban quản lý, các đội công trình và lực lượng nhân viên đang làm việc tại văn phòng công ty. Trên cơ sở dổ danh sách lao động này sẽ giúp cho việc sử dụng lao động một cách hợp lý hơn như chuyuển lao động từ nơi này đến nơi khác, từ phòng này sang phòng khác để phục vụ tốt hơn trong công tác sử dụng lao động nhằm nâng cao hiệu quả trong việc sử dụng lao động. Việc ghi sổ danh sách lao động dựa trên các cơ sở chứng từ sau.
+ Các hợp đồng lao động
+ Các quyết định tuyển dụng, di chuyển hoặc sa thải + Các quyết định về nâng lương, nâng bậc lương
+ Các quyết định về bổ nhiệm, bổ nhiệm chức vụ, thôi việc của người có thẩm quyền.
+ Các quyết định về đi học đi công tác.
2/ Hạch toán sử dụng thời gian lao động:
Để theo dõi thời gian làm việc thực tế của cán bộ công nhân viên, công ty đã sử dụng “bảng chấm công”để theo dõi ngày công làm việc, nghỉ việc,ngưng việc, nghĩ hưởng BHXH của từng người lao động tại các phòng ban, ban quản lý các đội công trình. Hàng ngày các phòng ban, ban quản lý, các đội công trình sẽ chấm công căn cứ vào tình hình thực tế làm việc của các nhân viên trong các phòng, ban quản lý, các đội công trình để chấm vào bảng công. Ngoài “bảng chấm công” các cán bộ công nhân viên còn phải thu thập các chứng từ có liên quan đến việc sử dụng lao động của mình như: phiếu nghĩ hưỡng BHXH, giấy báo làm thêm giờ gởi lên phòng tổ chức hành chính từ phòng tổ chức sẽ phân loại tổng hợp rồi gởi lên phòng kế toán để tính lương.
1.3. Hạch toán kết quả lao động.
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là những sản phẩm xây lắp nên công ty đã sử dụng các chứng từ để hạch toán. Kết quả lao động là các hợp đồng làm khoáng”. Hằng tháng phòng kỹ thuật sẽ giao khoán khối lượng công việc cho các đội công trình. Căn cứ trên khối lượng công việc hoàn thành phòng kỹ thuật sẽ hập hợp đồng làm khoán. Hợp đồng làm khoán được lập thành ba liên giao cho đội sản xuất một bản, một bản lưu tại phòng kỹ thuật, một bản gởi lên phòng kế toán cùng với bảng chấm công là cơ sở để tính lương. Hợp đồng làm khoán sẽ được phòng kỹ thuật lập dựa trên đơn giá của từng công việc trong hồ sơ dự toán của công trình.
2/ Quy trình luân chuyển các chứng từ về tiền lương và các khoản trích theo lương. lương và các khoản trích theo lương.
Bảng chấm công:
Đầu tháng phòng tổ chức hành chính giao bảng chấm công cho từng phòng ban, ban quản lý và các đội công trình để chấm công trong htáng đó. Hàng ngày người chấm công sẽ chấm công cho từng người trong các phòng ban, ban quản lý và các đội công trinh. Đến cuối tháng bảng chấm công được người chấm công tính ra số côngviệc thực tế, số ngày nghĩ phép, nghĩ hưởng BHXH cùng với người phụ trách phòng ký vào bảng chấm công. Sau đó đính kèm với các chứng từ khác như phiếu báo làm thêm giờ, phiếu nghỉ hưởng BHXH gởi về phòng tổ chức hành
chính để theo dõi có hoàn thành kế hoạch hay không đồng thời phân loại thành hệ số: A, B, C. Sau đó chuyển lên phòng kế toán để lập bảng thanh toán lương cho từng người. Sau đây là bảng chấm công của phòng kế toán trong tháng 3 năm 2002
BẢNG CHẤM CÔNG Đơn vị: Cty XD và KDNQN
Phòng: Kế toán
Stt Họ và tên Ngày trong tháng Qui ra công
1 2 3 ... 31 Số công hưởng lương thời gian Số công hưởng BHXH
1 Trương thu thanh X X X ... X 24
2 Phan Aïi Hiền X X X ... X 23
3 Trần Diễm Thuý X X X ... X 24
4 Nguyễn Thuý Hoa X X X ... X 25
5 Võ Thanh Thuý X X X ... X 23 6 Lê trọng Trực X X X ... X 24 ... ... ... ... ... ... ... ... Người duyệt Phụ trách bộ phận Người chấm công (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) 2.2/ Hợp đồng làm khoán:
Căn cứ vào khối lượng công việc hoàn thành có sự kiểm tra giám sát của cán bộ phòng kỹ thuật thi công, đội trưởng đội công trình cùng với sự chứng kiến giữa bên giao và bên nhận công trình. Sau đó xác nhận vào hợp đồng làm khoán và được chuyển lên phòng kế toán để tính lương cho công nhân trực tiếp. Trong tháng có rất nhiều hợp đồng làm khoán, nhưng em chỉ đơn cử ra một trong những công việc đã hoàn thành trong tháng 3 tại công trình nhà làm việc Báo Quảng nam. Khối lượng công việc của công nhân trực tiếp hoàn thành trong kì được thể
hiện qua hợp đồng làm khoán dưới đây:
HỢP ĐỒNG LAÌM KHOÁN
Công trình: Nhà làm việc Báo Quảng Nam Đơn vị thi công.
Nội dung thanh toán:
Nội dung ĐVT Khối lượng Đơn giá Thành
tiền
Xây tường gạch ống dày 100 M3 1.7 39.000 66.300
Đổ bê tông trụ M3 0.26 150.000 39.000
Đổ bê tông đa 4x6 M3 1.3 23000 29000
... ... ... ... ...
Chuyển đất ra khỏi công trình M3 50 7000 210000
Tổng cộng 12819700
Bằng chữ: Mười hai triệu tám trăm mười chín ngàn bảy trăm đồng chắn Giám đốc Người kiểm tra chất lượng Người nhận việc Người duyệt
(ký,họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
2.3/ Bảng thanh toán BHXH:
Cuối mỗi tháng phòng kế toán tính tiền lương căn cứ vào bảng chấm công cùng với các chứng từ khác có liên quan như phiếu nghĩ hưỡng BHXH, giấy xuất viện...để tính ra số tiền trợ cấp BHXH thay lương cho cán bộ công nhân viên trong tháng kế toán tiền lương cùng kế toán trưởng ký vào cùng với các chứng từ có liên quan chuyển đến trưởng ban BHXH ký duyệt. Cuối cùng bảng thanh toán BHXH chuyển sang cho kế toán thanh toán lập phiếu chi tra cho cán bộ công nhân viên. Sau đó được kèm với phiếu chi làm thành bộ chứng từ thanh toán.
II/ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP TIỀN LƯƠNG VAÌ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG.
ở công ty tổng quỹ lương trả trong tháng bao gồm: Đối với công nhân trực tiếp sản xuất
Tiền lương phải trả = Đơn giá lương x khối lượng công việc hoàn thành. Hiện nay tại công ty tính đơn giá lương tuỳ thuộc kết cấu, độ khó dễ của công việc mà có đơn giá lương hợp lý. Hiện nay đơn giá bình quan chung do công ty trả là 85000 đồng/m2. tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp trong tháng sẽ là tổng các hợp đồng làm khoán đã hoàn thành trong tháng. Trong tháng 02 năm 2002 tổng hợp các hợp đồng làm khoán như sau:
BẢNG TỔNG HỢP HỢP ĐỒNG LAÌM KHOÁN Hợp đồng
làm khoán
Công trình, hạn mục công trình Số tiền
1 Nhà làm việc Báo Quảng Nam 11381000
2 Khu dân cư số 8 tỉnh đội Quảng Nam 7439000
3 Nhà làm việc trường quân sự địa phương tỉnh đội QN 12450000 4 Nhà làm việc công ty phát hành phim và chiếu bóng
QN
18924000
5 Nhà làm việc chi cục định canh đinh cư QN 12819700
6 Trường cấp II trần dư thị xã tam kỳ QN 9980000
7 Đường Trà My-Tắc pó 10430000
8 Đường ĐT613 Chợ được Duy nghĩa 15000000
9 Kè sông tiên Huyện tiênphước 19436000
Tổng cộng 117859700
Bằng chữ: Một trăm mười bảy triệu tám trăm năm mươi chín ngàn bảy trăm đồng chẵn.
Đối với nhân viên văn phòng tại công ty: Tiền lương trả cho bộ phận quản lý là TL= ∑ = + + n i Ti Hi Ti 1 ) ( Trong đó:
TL: là tổng tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý văn phòng T: Tiền lương thời gian trong tháng của nhân viên thứ I (tính theo HSL và phụ cấp)
B=0.5)
n: là hệ số lương nhân viên văn phòng.
Đây là tổng thu nhập tiền lương trong tháng ở bộ phận quản lý ở mức tối đa và công ty không được chi quá định biên đã được cấp trên duyệt và không được nhỏ hơn hai lần mức tối thiểu. Trong tháng 2 phòng tổ chức hành chính đã tính lương cho các phòng ban, sau đó gởi sang phòng kế toán làm bảng thanh toán lương như sau:
BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG
Tháng 02 năm 2002
Stt Họ và tên HSL CV LCB Các khoản trừ vào
lương
1 Ngô Đức Trung 5.26 GĐ 1104600 55230 11046
2 Lê Hữu Vinh 4.6 PGĐ 966000 48.3 9660
3 Nguyễn Hữu Phú 2.55 TPTC 598500 29925 5985
4 Nguyễn văn Ngự 2.26 NV 474600 28730 4746
... ... ... ... ... ... ... ...
Tổng cộng
Người lập phiếu Kế toán thanh toán Kế toán trưởng
(Ký, Họ tên) (Ký, họ tên) (ký , họ tên)
Căn cứ vào bảng tính lương, các khoản phụ cấp lương, kế toán lập bảng tổng hợp tính lương chung cho toàn công ty, thanh toán lương trong tháng cho từng phòng ban ở bộ phận quản lý công ty dựa trên các bảng tính lương của từng phòng ban trong doanh nghiệp.
BẢNG TỔNG HỢP TÍNH LƯƠNG (gián tiếp)
Stt Nội dung Tổng lương
Các khoản phải thu Thực nhận kỳ này 1 Phòng TCHC 7522800 3400000 50000 117290 35458 3860052 2 Phòng KH 5044111 3000000 50000 113925 22785 1857401 3 Phòng tài vụ 9264138 4600000 225490 44898 4394750 4 Phòng KTH 4263398 2000000 50000 78330 15666 2119402 5 Phòng Dự án 707629 767692 26862139 13000000 150000 549035 118807 12939297
Bằng chữ: Mười hai triệu chín trăm ba mươi chín ngàn hai trăm chín mươi bảy đồng chẵn.
Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán thanh toán
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký,họ tên)
Tổng tiền phải trả cho ban quản lý trong tháng 3 là 26802139 đồng.
Tại ban quản lý công trình: Ban quản lý công trình là những người rất quan trọng, đôn đốc những công nhân làm việc, chịu trách nhiệm về mặt chất lượng và tiến độ công trình. Đây là những người chỉ huy công trình , kỹ thuật...số nhân viên này được trả lương theo thời giangiống như bộ phận ở ban quản lý công ty nhưng những người này được hưởng thêm hệ số khuyến khích cùng với các khoản phụ cấp khác. Hằng tháng đội trưởng sẽ chấm công các nhân viên, cuối tháng bảng chấm công được gởi về phòng tổ chức để tổng hợp tính lương. Sau đó được chuuyển lên phòng kế toán tổng hợp tiền lương của tất cả các bảng tính lương của các công trình để tập hợp thành bảng tính lương chung cho toàn bộ ban quản lý công trình. Trong tháng 3 ănm 2001 tập hợp các bảng tính lương của các ban quản lý công trình như sau:
2/ Cách tính lương và trả lương tại công ty xây dựng và kinh doanh nhà QN.
2.1/ Cách tính lương:
Lực lượng lao động ở đơn vị xây lắp chủ yễu là công nhân thuê ngoài (chiếm 90%). Các đội trả lương cho công nhân thuê ngoài theo khối lượng công việc hoàn thành. Lương trả cho công nhân trực tiếp được chia thành như sau:
Đối với lao động thuê ngoài:
Tiền lương phải trả = Đơn giá lương x Khối lượng công việc hoàn thành Đối với công nhân trong danh sách: trả lương theo hệ số qui đổi do đội trưởng qui định kết hợp với ngày công và hệ số này được qui định
Bậc thợ 2 3 4 5 6
Hệ số qui đổi 0.8 0.9 1.0 1.1 1.2
Tiền lương của công nhân trong danh sách = Tổng tiền lương trực tiếp- số tiền lương phải trả cho công nhân thuê ngoài.
b/ tại văn phòng công ty:
Lương Thanh toanï = T(1+1) Trong đó:
PC : Phụ cấp
T : Tiền lương tháng H : Hệ số điều chỉnh
NC : Ngày công làm việc thực tế LCB : Lương cơ bản.
Hệ số điều chỉnh để trả lương như sau: Loại A là 0.6
Loại B là 0.5
Ngoài ra còn có các khoản phụ cấp chức vụ như: Trưởng phòng ban công ty: 0.4%LTT Phó phòng ban công ty: 0.3LTT LCB=LTTxHSL
Lương nghĩ lê ù= số ngày nghỉ lễ x lương nghỉ lễ/ngày công Mà lương nghỉ lễ / ngày công= LCB/22
Trong đó:
Lương thời gian= (LCB+PC)xNC 22
LCB: Lương cơ bản LTT: Lương tối thiểu HSL: Hệ số lương
Tại ban quản lý đội : Tính tương tự như văn phòng công ty như có hệ số khuyến khích ở ban quản lý công trình như hệ số khuyến khích khu vực, lưu động, trách nhiệm, ổn định không sản xuất...
2.2/Cách trả lương tại công ty: a/ Đối với văn phòng công ty:
Công ty trả lương cho CBCNV tiền lương trong tháng được trả hai lần, lần một tạm ứng trướng trong vòng 15 ngày đầu, lần thứ hai được trả vào cuối tháng.
b/ Đối với ban quản lý công trình:
Đối với ban quản lý công trình thì tiền lương được trả một lần vào ngày 3 đến ngày 5 tháng sau.
3/ Việc trích lập và sử dụng các quĩ BHXH, BHYT, KPCĐ tại công ty xây dựng và kinh doanh nhà BHYT, KPCĐ tại công ty xây dựng và kinh doanh nhà quảng nam:
Việc trích lập các quĩ BHXH, BHYT, KPCĐ tại công ty theo đúng chế độ qui định của nhà nước, bao gồm:
Quĩ BHXH: Trích 20% trên lương cơ bản trong đó: Công ty góp 15 % trên lương cơ bản.
Người lao động góp 5 % trên lương cơ bản và được khấu trừ vfo lương trong tháng .
Quĩ BHYT: trích 3% trên mức lương cơ bản
Người lao động đóng góp 1% và được khấu trừ vào lương trong tháng Công ty góp 2% trên mức lương cơ bản và được tính vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
Quĩ KPCĐ: Công ty trích 2 % trên lương thực trả (lương thực tế) và được tính vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
4/ Hạch toán tổng hợp tiền lương:4.1 Tài khoản sử dụng: 4.1 Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 334 được công tu mỡ chi tiết theo các tài khoản sau: TK 3341-01: Phòng Kế toán
TK 3341-02: Phòng Kế hoạch TK 3341-03: Phòng tổ chức TK 3341-04: Phòng kỹ thuật TK 3341-05: Ban giám đốc
TK 3341-tên công trình: chi tiết theo từng công trình. TK 3342: trả cho công nhân thuê ngoài
Tài khoản 338 được chi tiết
TK 3381: Kinh phí công đoàn TK 3382: BHXH
TK 3384: BHYT
TK 6221: Tiền lương của CNSXTT
TK 6231: Tiền lương của công nhân vận hành máy thi công (chi tiết theo công trình)
TK 6271: Tiền lương của ban quản lý công trình (chi tiết theo công trình)
TK 6421: tiền lương của ban quản lý (chi tiết theo phòng ban) 4.2/ Hạch toán tổng hợp tiền lương:
a/ Đối với tiền lương phát sinh tại các đội: đội:
Nguyên tắc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: chi phí trực tiếp phát sinh tại công trình nào thì được tập hợp chi phí cho công trình đó. Nếu có liên quan đến nhiều công trình thi phân bổ theo tiêu chuẩn phân bổ thích hợp. Đến cuối tháng căn cứ vào các chứng từ về bảng tính lương, phiếu nghĩ hưỡng BHXH, bảng chấm công, giấy tạm ứng...kế toán lập bảng thanh toán lương cho từng phòng ban, từng ban quản lý công trình, sau đó căn cứ vào bảng thanh toán lương kế toán làm bảng tổng hợp thanh toán tiền lương cho toàn công ty trong tháng như sau:
Trên cơ sở bảng thanh toán tiền lương toàn công ty kế toán lập bảng phân bổ chi phí tiền lương dựa trên bảng thanh toán lương. Bảng phân bổ dựa trên nguyên tắc chi phí tiền lương phát sinh taị nơi nào thì tập hợp chi phí vào nơi đó và được chi tiết theo từng công trình và từng nơi làm việc.
Sở xây dựng Quảng Nam
Cty xây dựng và kinh doanh nhà Quảng nam BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG
Tháng 03 năm 2002
TK 622 TK 623 TK 627 TK 642 Chi tiết TK ghi nợ I VP công ty 30079009TK 6241 TK 3341 1 Ban GĐ 3984562TK 6421-05 TK 3341-05 2 Phòng Kế toán 9264138TK 6421-01 TK 3341-01 3 Phòng tổ chức 7522800TK 6421-02 TK 3341-02 4 Phòng KH 5044111TK 6421-03 TK 3341-03 5 Phòng KTh 4263398TK 6421-04 TK 3341-04 II Cbộ bqlct 28910438 TK6271 1 Nlvbqn 2345764 TK 6271-BQN TK 3341-BQN 2 Kdc số 8 td qn 2551869 TK 6271-KDC` TK 3341-KDC