Chương 3 Phân tích chiến lược của công ty
3.3 Chiến lược cấp chức năng
Nếu như hai cấp chiến lược vừa nêu trước mang tính tầm nhìn chiến lược của công ty Yourday thì chiến lược cấp chức năng lại đóng một vai trò hết sức quan trọng bên trong hoạt động của công ty mà nếu không có chiến lược cấp chức năng thì việc thực hiện các chiến lược nêu trên sẽ trở nên rất khó khăn. Sau đây chúng tôi xin trình bày các chiến lược liên quan đến các cấp chức năng tại công ty Yourday.
-Quản trị, lãnh đạo: Với công ty có quy mô nhỏ, chúng tôi muốn thực hiện đơn giản hóa việc quản lý trong tổ chức như vẫn đảm bảo hiệu quả và mọi người có thể phối hợp một cách đồng bộ với nhau. Sau đây là mô hình cơ cấu tổ chức của công ty chúng tôi.
-Marketing: như đã nhiều lần nhấn mạnh marketing là một hoạt động chủ chốt của
Yourday nên công ty rất coi trọng vào việc phát triển lĩnh vực này. Ở đây chúng tôi xin nói cụ thể hơn nhiệm vụ của bộ phận Marketing tại Yourday. Bộ phận có 4 nhân viên, trong đó một người sẽ chuyên về nghiên cứu thị trường, nhiệm vụ của nhân viên này là luôn phải khảo sát thị trường bên ngoài để nhân biết nhu cầu của khách hàng như thế nào? Họ cần gì, mong muốn gì, sau đó họ sẽ lập kết quả báo cáo về cho công ty và công ty sẽ có những định hướng hỗ trợ cho việc truyền thông, việc nghiên cứu sẽ được tiến hành mỗi năm 3 lần. Có hai nhân viên sẽ quan hệ khách hàng, một người sẽ tiếp thị khách hàng ở bên ngoài thông qua việc đi giới thiệu công ty và tạo quan hệ đối với các khách hàng, một người còn lại sẽ tiếp khách hàng tại văn phòng làm việc của Yourday. Các nhân viên trực tiếp quan hệ với khách hàng sẽ là những người có tài giao tiếp giỏi, khéo ăn nói để có thể mời khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty, đồng thời họ cũng sẽ là những người chịu trách nhiệm ghi nhận lại những phản hồi từ khách hàng sau khi được sử dụng dịch vụ tại Yourday để công ty kịp thời nắm bắt. Một nhân viên còn lại sẽ thực hiện việc quản trị Hệ thống Website riêng của khách hàng, nhân viên này sẽ đảm nhận vai trò thiết kế web page cũng như giải đáp thắc mắc, hỗ trợ khách hàng qua mạng. Các nhân viên tại bộ phận Marketing tuy mỗi người mỗi việc nhưng thực tế họ phải luôn gắn kết với nhau trong việc đưa ra các chiến lược quảng bá công ty trong những mùa cao điểm. Nhân viên bộ phận marketing cũng rất cần sẽ hỗ trợ từ phía bộ phận thiết kế khi họ mong muốn tổ chức một sự kiện nào để chiêu thị khách hàng, họ cũng cần phải thông qua bộ phận tài chính để phân bổ chi phí cho hợp lý và cần nhân sự khi sự kiện diễn ra.
-Hệ thống thông tin: quản trị hệ thống thông tin hiệu quả cũng hết sức quan trọng trong một tổ chức, nó giúp cho việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận cũng như cấp trên trở nên thuận tiện hơn và nhờ đó mà việc ra quyết định cũng nhanh chóng hơn. Tại Yourday, như đã nêu ra, trong các bộ phận, các nhân viên sẽ phải luôn có sự phối hợp, tương tác với nhau trong một nhóm để hỗ trợ công việc khi cần thiết. Với phạm vi rộng hơn, các bộ phận trong công ty sẽ luôn phải liên hệ qua lại khi muốn đề xuất một ý kiến lên giám đốc. Cụ thể hơn là trước khi họ muốn đưa ra bất kì lời đề nghị nào, nếu cần thiết và quan trọng, họ phải lập báo cáo một cách chu đáo trước khi trình lên cho cấp trên. Để làm được việc này, ngoài việc họ phải đưa ra đề xuất kèm theo lợi ích, phí tổn thì họ còn phải thăm dò xem các nguồn lực từ các bộ phận khác có khả năng đáp ứng đề xuất đó không? Các bộ phận phải cởi mở trong việc cung cấp các thông tin cần thiết cho bộ phận đề xuất để họ có thể hoàn thành báo cáo. Việc lập trước sẵn báo cáo có tìm hiểu trước sẽ giúp cho công ty rút ngắn thời gian khi tổ chức cuộc họp đồng thời cũng thể hiện tinh thần giao làm việc có tính gắn kết của công ty. Trong cuộc họp, các nhân viên từ khác bộ phận luôn được phép đưa ra
những ý kiến đóng góp hay phản đối các đề xuất, giám đốc của công ty có quyền quyết định cuối cùng.
-Nguồn nhân lực: Yourday của chúng tôi hướng đến việc tuyển dụng các nhân viên chủ
chốt là những người có tính sáng tạo cao, năng động và có đam mê với công ty. Ở mỗi bộ phận, nhân viên cần có những tố chất khác nhau song những tính cách vừa nêu trên là tiêu biểu của một nhân viên muốn làm việc tại công ty Yourday. Đối với các nhân viên bán thời gian thì chúng tôi lại cần thêm sự khéo léo và yêu thích công việc vì các nhân viên thời vụ này thường làm việc bên bộ phận thiết kế. Môi trường làm việc tại Yourday là môi trường thân thiện và mỗi cá nhân lại có cơ hội bộc lộ những ưu điểm của mình theo công việc họ làm. Công ty cũng khuyến khích nhân viên không ngừng phát huy và làm cho mình có thể đa năng trong việc thực hiện nhiều việc khác nhau. Yourday không muốn tạo ra tính chất cạnh tranh ở nơi làm việc, mỗi người đều có quyền bình đẳng, xem nhau như những người bạn và làm việc vì niềm yêu thích và mục tiêu chung của công ty.
Trong quá trình tuyển dụng các nhân viên bán thời gian, nếu nhận thấy nhân viên nào có năng lực tốt cũng như có tài tình sáng tạo, chúng tôi sẽ giữa nhân viên đó lại trong lâu dài. Các nhân viên nào làm việc tốt ở Yourday cũng sẽ được khen thưởng xứng đáng với 2% lợi nhuận trong tháng. Ngoài ra trong quá trình làm việc, các nhân viên thường xuyên phải hoạt động bên ngoài như nhân viên tiếp thị hay khảo sát thị trường sẽ được hưởng trợ cấp tiền xăng, tiền ăn uống giờ trưa.
Để tạo ra sự gắn bó khăn khít giữ các nhân viên và xếp với nhau, Yourday sẽ tổ chức các bữa party nhỏ 1 tháng hai lần để các nhân viên quen biết thân thiết hơn và xóa bỏ khoảng cách giữa xếp với nhân viên. Ngoài ra, cứ sau mỗi năm, chúng tôi sẽ tổ chức một chuyến du lịch cho nhân viên đi chơi với nhau, điều này góp phần làm cho nhân viên cảm thấy thích thú sau mỗi năm làm việc đồng thời giúp họ khơi gợi cảm hứng, học hỏi những điều mới từ những nơi họ đi đến.
-Tài chính: quản trị hoạt động tài chính được xem là hoạt động tổng hợp xác định và tạo ra
vốn tiền tệ của để đảm bảo quá trình hoạt động của công ty. Theo đó, phòng tài chính ngoài việc phải ghi lại những khoản thu chi của doanh nghiệp theo từng tháng thì còn phải hoạch định về các nguồn lực tài chính của công ty, ví dụ cần phân bổ tài chính vào các mùa cao điểm, mùa thấp điểm sao cho hợp lý. Nhân viên của bộ phận tài chính cũng có quyền tham gia vào các đề xuất, quyết định của công ty có liên quan đến hoạt động tài chính ví dụ như là công ty quyết định lấy hoa tươi ở Hồ Thị Kỉ thì các nhân viên tài chính có thể can thiệp vào là có nên lấy hoa ở đây không ? Việc quản trị hoạt động tài chính sẽ giúp cho công ty cắt giảm chi phí góp phần giúp ích cho công ty trong chiến lược cạnh tranh về giá.