- Mức trích khấu hao năm của TSCĐ bằng tổng mức trích khấu hao của
3.3.4 Kế toán tổng hợp TSCĐHH
+ Kế toán tổng hợp tăng TSCĐ HH do mua sắm
Để đảm bảo chính xác, thận trọng và đầy đủ trong việc quản lý TSCĐ việc hạch toán TSCĐ ở công ty luôn dựa trên hệ thống chứng từ gốc liên quan đến việc mua sắm lập thành bộ hồ sơ bao gồm:
-Hợp đồng mua sắm TSCĐ HH.
-Hoá đơn GTGT bán hàng của bên bán. -Biên bản giao nhận TSCĐ HH.
Hầu hết TSCĐ HH của công ty đều được mua bằng nguồn vốn bổ sung và một phần vốn tự có của công ty qua quá trình hoạt động kinh doanh của mình.
Khi có nhu cầu mua sắm, đầu tư trang thiết bị máy móc phục vụ cho nhu cầu SXKD, các phòng ban có nhu cầu sẽ lập tờ trình xin được trang bị TSCĐ. Căn cứ vào tình hình tài chính của doanh nghiệp, lãnh đạo sẽ cân nhắc và có quyết định phê
duyệt về phương án đầu tư cho TSCĐ, sau đó các phòng ban chức năng tiến hành mua sắm TSCĐ.
Đối với những TSCĐ có giá trị lớn và phải trải qua quá trình lắp đặt dài hoặc chạy thử đều được thực hiện dưới sự kiểm tra giám sát của các phòng ban kỹ thuật trước khi đưa vào sử dụng. Bộ phận mua TSCĐ và các bộ phận có liên quan tập hợp tất cả chứng từ liên quan gửi lên bộ phận kế toán, kế toán dựa trên những chứng từ đó để lập bảng quyết toán đồng thời lưu chứng từ vào hồ sơ TSCĐ để làm căn cứ hạch toán TSCĐ sau này. Giám đốc là người toàn quyền quyết định trong việc đầu tư mua sắm TSCĐ tại đơn vị mình dựa trên khả năng tài chính thực tế, sau khi tờ trình được phê duyệt( Phụ lục số 12), bộ phận mua TSCĐ tiến hành tham khảo các đơn chào hàng, lập các báo giá để trình lên Giám đốc duyệt...
Công ty Cổ phần Môi trường và Công trình đô thị Phúc Yên ngày 02/7/2010 sau khi thỏa hiệp với nhà cung cấp, hai bên đều đồng ý với những điều kiện do bên đối tác đưa ra. Công ty ký hợp đồng mua xe ô tô ben HUYNDAI HĐ70 trọng tải 2 tấn của chi nhánh công ty TNHH Trường Hải với tổng giá thanh toán là 198.000.000đ trong đó thuế GTGT 10%, chi phí vận chuyển, lắp đặt theo hợp đồng bên bán chịu toàn bộ(Phụ lục số 13).
Ngày 10/7/2010 chi nhánh công ty TNHH Trường Hải đã bàn giao chiếc xe ô tô trên cho công ty, đồng thời công ty đã thanh toán toàn bộ tiền mua TSCĐ bằng chuyển khoản. Được biết nguồn vốn tổng công ty sử dụng để bù đắp lấy từ quỹ đầu tư phát triển là 120.000.000đ, lấy từ vốn đầu tư xây dựng cơ bản là 78.000.000
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT và các chứng từ mua TSCĐ HH (Phụ lục số 14,15,16), kế toán tiến hành phản ánh tăng cho nguyên giá TSCĐ sau đó chuyển kế toán tổng hợp ký duyệt, đồng thời tiến hành ghi sổ NKC, sổ cái TK 211 ( Phụ lục số 17,18), sau đó chuyển cho kế toán TSCĐ vào thẻ TSCĐ, sổ chi tiết TSCĐ (Phụ lục số 19,20). Ghi Nợ TK 211, 133 Có TK 112 đồng thời kết chuyển tăng nguồn vốn kinh doanh: Nợ TK 414,441. Có TK 411.
+ Kế toán tăng TSCĐ HH trong trường hợp đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành, bàn giao:
Cuối năm 2010, công ty đã hoàn thành, bàn giao công trình xây dựng bãi để xe ô tô của công ty và thực hiện cho thuê bãi để xe đưa vào sử dụng với tổng giá trị quyết toán là: 81.359.000đ. công trình đã được duyệt, giá trị công trình đúng bằng giá trị thực tế công trình.
Khi hạch toán TSCĐ do công ty tự xây hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng căn cứ vào các chứng từ gồm: Biên bản nghiệm thu, bàn giao, bảng tổng hợp chi phí trong quá trình xây dựng, hợp đồng xây dựng,.. quyết định của Giám đốc( Phụ lục số 21), sau đó căn cứ trên các chứng từ chi phí phát sinh trong quá trình xây dựng cơ bản để tập hợp toàn bộ khoản chi phí này trên TK 241(2412), khi việc xây dựng hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, kế toán kết chuyển để ghi tăng nguyên giá TSCĐ trên TK 211. Đồng thời kết chuyển tăng nguồn vốn kinh doanh Nợ TK 441, Có TK 411.(Phụ lục số 22).
- Kế toán tổng hợp giảm TSCĐ HH
Qua quá trình hoạt động của mình tài sản của công ty có sự biến động đó cũng là quy luật của tự nhiên, những tài sản không còn giá trị hoặc không đáp ứng được nhu cầu của công ty thì công ty tiến hành thanh lý hoặc nhượng bán nhằm thu hồi số vốn còn lại của tài sản. Đầu tư trang thiết bị tài sản tốt hơn, để tiến hành thanh lý công ty có các thủ tục sau:
-Cấp dưới trình cấp trên về tình trạng,kỹ thuật của TSCĐ và đề nghị thanh lý. -Giám đốc thành lập Hội đồng thanh lý gồm: Giám đốc, phó giám đốc kỹ thuật, Kế toán trưởng, cán bộ quản lý kỹ thuật.
Nhiệm vụ của Hội đồng thanh lý là: xác định tình trạng máy móc và quyết định có thanh lý hay không. Nếu được thanh lý thì Hội đồng thanh lý lập “ Biên bản thanh lý” và lập hồ sơ thanh lý theo mẫu quy định, chứng từ gồm có: Bảng thống kê những tài sản xin thanh lý.Biên bản thanh lý TSCĐ.Hoá đơn bán TSCĐ(nếu có).Phiếu thu hoặc giấy báo có của ngân hàng. Khi thanh lý kế toán ghi giảm TSCĐ HH với các trường hợp:- TS hết giá trị ghi Nợ TK 214(2141),Có TK 211- TS còn
giá trị ghi Nợ TK 214(2141): Phần giá trị đã hao mònNợ TK 811, 821:Giá trị còn lại, Có TK 211: Nguyên giá- Thu nhập từ thanh lý Nợ TK 111, 112, 152, 153, Có TK 711: thu nhập khác, Có TK 333.1: thuế GTGT phải nộp.-Các khoản về chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ Nợ TK 811, 821. Có TK liên quan 111, 112.
Ngày 12/11/2010 công ty nhượng bán 1 chiếc xe ô tô vận chuyển nguyên vật liệu với nguyên giá là 700.000.000VNĐ, thời gian đăng ký sử dụng 6 năm, khấu hao lũy kế đến thời điểm bán là: 495.833.322, giá trị còn lại của tài sản là: 204.166.678 VNĐ, giá nhượng bán được người mua chấp nhận là:150.000.000VNĐ( đã bao gồm thuế GTGT 10% ) công ty đã xuất hóa đơn cho đơn vị mua và nhận được tiền thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng.
Bộ chứng từ : Tờ trình, Quyết định của Giám đốc, Biên bản thanh lý TCSĐ, HĐGTGT( Phụ lục số 23,24,25,26) kế toán tiến hành ghi giảm cho nguyên giá, giảm khấu hao TSCĐ, đồng thời phản ánh chi phí và thu nhập do thanh lý, hoặc nhượng bán trên các TK có liên quan. Từ đó làm căn cứ để ghi vào Nhật ký chung và sổ cái TK 211(phụ lục 27, 28,29) đồng thời xóa sổ TSCĐ.
- Kế toán khấu hao TSCĐ HH
Phương pháp khấu hao TSCĐ mà công ty áp dụng là phương pháp khấu hao theo đường thẳng cho tất cả TSCĐHH. Việc trích khấu hao theo nguyên tắc tròn tháng tức là nguyên giá TSCĐ tăng hoặc giảm trong tháng này thì tháng sau mới trích hoặc thôi trích khấu hao.
Mức trích khấu hao hàng năm của TSCĐHH =
Nguyên giá của TSCĐHH Thời gian sử dụng hữu ích TSCĐHH
Mức trích khấu hao trung bình hàng tháng
của TSCĐHH
=
Mức trích khấu hao trung bình hàng năm của TSCĐHH
12
phải trích trong tháng đã trích tháng trước trích tăng trong tháng giảm trong tháng Cuối tháng, kế toán lập, sau khi kế toán trưởng kiểm tra, sẽ là căn cứ để kế toán phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh cho từng bộ phận sử dụng TSCĐHH. Vậy chứng từ cần cho nghiệp vụ này là bảng tính và trích khấu hao TSCĐHH trong tháng. (Phụ lục số 30,31), kế toán tiến hành phản ánh tăng chi phí cho bộ phận có TSCĐ và tăng mức khấu hao, từ đó làm cơ sở vào sổ NKC và sổ cái TK 214 ( Phụ lục số 32,33)
Đối với những tài sản cố định chưa khấu hao hết đã hư hỏng thì giá trị còn lại phải thu hồi một lần. Đối với những TSCĐ đã khấu hao hết mà vẫn sử dụng được thì không trích khấu hao nữa, các tài sản này được quản lý và theo dõi chúng trên một sổ riêng (Phụ lục số 34)
-Kế toán sửa chữa TSCĐ
Để duy trì năng lực hoạt động cho TSCĐ trong suốt quá trình sử dụng thì công ty cần phải sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế TSCĐ. Để quản lý chặt chẽ tình hình sửa chữa TSCĐ cần phải có dự toán chi phí sửa chữa, cần ghi chép theo dõi chặt chẽ và kiểm tra thường xuyên tình hình chi phí phát sinh trong quá trình sửa chữa.
*Kế toán sửa chữa nhỏ TSCĐ
Sửa chữa nhỏ thường xuyên xảy ra với những TSCĐ có giá trị nhỏ như bảo dưỡng, thay thế một số phụ tùng đối với phương tiện vận tải, sửa chữa máy vi tính, thiết bị văn phòng, sửa chữa nhà làm việc…, thường có chi phí phát sinh ít. Do đó toàn bộ chi phí của việc sửa chữa nhỏ, thường xuyên ở công ty được tập hợp trực tiếp vào các tài khoản chi phí của bộ phận có TSCĐ sửa chữa.
Ngày 10/12/2011, công ty đã tiến hành sửa chữa máy photocopy cho bộ phận phòng kế toán. Tổng chi phí sửa chữa là 350.000đ đã trả bằng tiền mặt. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 642,Có TK 111 và vào sổ NKC.
*Sửa chữa lớn TSCĐ HH.
Công việc sửa chữa TSCĐ ở công ty chủ yếu là thuê ngoài và Công ty không thực hịên trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ.Việc hạch toán quá trình sửa chữa
lớn TSCĐ theo phương thức thuê ngoài được Công ty tiến hành như sau:-Tập hợp chi phí sửa chữa thực tế phát sinh Nợ TK 2413, Có TK 111,112…-Khi sửa chữa hoàn thành, kết chuyển chi phí sửa chữa thực tế và chi phí trả trước Nợ TK 142, Có TK 2413
Tháng 7/2011 công ty thuê chữa xe ô tô xúc rác và đã hoàn thành trong tháng.Tổng giá trị thanh toán cho sửa chữa là: 35.500.000đ(gồm thuế GTGT là 10%). Căn cứ vào hợp đồng sửa chữa( Phụ lục số 35). Biên bản nghiệm thu, Biên bản giao nhận (Phụ lục số 36,37). …kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán. Tập hợp chi phí sửa chữa Nợ TK 2413, Nợ TK 1331,Có TK 331 - Khi sửa chữa lớn hoàn thành, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển vào chi phí trả trước Nợ TK 142,Có TK 2413 vào sổ NKC.