c. Hao mòn vô hình phát sinh do việc thay đổi hay cải tiến dây truyền công nghệ
2.3. Kế toán TSCĐ theo qui định của chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành
2.3.1. Chứng từ kế toán
Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006.Gồm
các loại chứng từ sau:
+ Biên bản giao, nhận TSCĐ(01 – TSCĐ). + Biên bản thanh lý TSCĐ(02 – TSCĐ).
+ Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (03 – TSCĐ). + Biên bản đánh giá lại TSCĐ(04 – TSCĐ).
+ Biên bản kiểm kê TSCĐ(05 – TSCĐ).
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ(06 – TSCĐ). + Thẻ TSCĐ.
Các nghiệp vụ tăng TSCĐ gồm chứng từ: Biên bản giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm, được cấp phát, viện trợ, biếu tặng, nhận vốn góp bằng TSCĐ…và các hoá đơn ghi nhận các khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để có được tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Ngoài ra có thể có thêm các loại chứng từ khác như: hợp đồng kinh tế, hồ sơ kỹ thuật, quyết định phê duyệt toàn công trình, hợp đồng góp vốn liên doanh, biên bản đánh giá TSCĐ hữu hình, quyết định điều chuyển TSCĐ.
Đối với trường hợp TSCĐ mua ngoài chứng từ sử dụng là quyết định đầu tư, mua sắm của các cấp có thẩm quyền, hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng, biên bản nghiệm thu, giao nhận và các chứng từ có liên quan đến việc đưa TSCĐ vào sử dụng.
Đối với TSCĐ do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao: Chứng từ sử dụng là biên bản bàn giao đưa công trình vào sử dụng, quyết định phê duyệt quyết toán công trình và các hồ sơ chứng từ có liên quan đến việc đưa TSCĐ vào tăng tài sản. Đối với TSCĐ nhận góp vốn liên doanh: Chứng từ sử dụng là hợp đồng góp vốn liên doanh, biên bản giao nhận, biên bản đánh giá TSCĐ,…
Chứng từ phản ánh tình hình giảm TSCĐ gồm:
Biên bản thanh lý TSCĐ: Chứng từ xác nhận việc thanh lý tài sản cố định, làm căn cứ cho việc ghi giảm TSCĐ. Biên bản thanh lý TSCĐ do ban thanh lý TSCĐ lập và phải có đầy đủ chữ ký, họ tên của trưởng ban thanh lý, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.
Các trường hợp giảm khác như: Giảm do đem góp vốn liên doanh, điều chuyển, … chứng từ tương tự như phần tăng tài sản.
Nghiệp vụ trích khấu hao TSCĐ trong quá trình sử dụng tài sản thì cần chứng từ là bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ được sự phê duyệt của kế toán trưởng và giám đốc phụ trách.
Đối với các nghiệp vụ sửa chữa, bảo dưỡng hay đầu tư nâng cấp TSCĐ thì chứng từ sử dụng là biện pháp bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, các quyết toán hoặc tổng hợp chi phí sửa chữa bảo dưỡng, hoá đơn về chi phí sửa chữa, bảo dưỡng đã phát sinh…
Các nghiệp vụ thanh lý, nhượng bán, điều chuyển TSCĐ…sẽ được cung cấp thông tin bởi các chứng từ biên bản thanh lý, nhượng bán TSCĐ, hoá đơn bán hàng,quyết định điều chuyển tài sản, hoá đơn về các chi phí liên quan…
2.3.2. Kế toán chi tiết TSCĐ
Để hạch toán chi tiết TSCĐ các doanh nghiệp sẽ sử dụng các sổ sau đây: - Thẻ TSCĐ
TSCĐ là những tư liệu sản xuất có giá trị lớn, qua quá trình sử dụng không biến đổi hình thái vật chất và giá trị của nó sẽ dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Vì vậy, Thẻ TSCĐ vừa là một chứng từ vừa là sổ chi
tiết để theo dõi từng TSCĐ về nguyên giá, hao mòn, nơi quản lý sử dụng, công suất, diện tích thiết kế...
Thẻ TSCĐ được lập khi bàn giao TSCĐ và căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ để lập. Mỗi một TSCĐ có một thẻ TSCĐ. Thẻ TSCĐ được đánh số liên tục từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động.
Phương pháp ghi sổ:Khi đơn vị có một TSCĐ mới thì, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán chi tiết TSCĐ sẽ lập thẻ TSCĐ (ghi tất cả các thông tin lên mẫu trên trừ dòng “ Đình chỉ sử dụng...” và dòng “ Ghi giảm TSCĐ ....”để theo dõi tình hình cụ thể của từng TSCĐ . Cuối mỗi năm tài chính, kế toán sẽ tổng hợp số khấu hao của từng TSCĐ để ghi lên cột “Giá trị hao mòn” và cộng dồn số khấu hao để theo dõi được giá trị còn lại của từng TSCĐ. Khi ngưng sử dụng TSCĐ, kế toán sẽ ghi vào dòng “ Đình chỉ sử dụng...” và khi thanh lý TSCĐ, thì căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán sẽ ghi vào dòng “ Ghi giảm TSCĐ ....”.
Sổ TSCĐ: Sổ TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp. Sổ này được dùng
để theo dõi từng loại TSCĐ cho toàn doanh nghiệp như: Máy móc thiết bị, phương tiện vận tải truyền dẫn,... Mỗi loại sử dụng một quyển hoặc một số trang sổ tùy thuộc vào quy mô của đơn vị.
Phương pháp ghi sổ: Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ tăng TSCĐ: Biên bản giao nhận, Thẻ TSCĐ, kế toán chi tiết sẽ ghi vào sổ TSCĐ ở các cột 1-8 và tính mức khấu hao trung bình hằng năm trên các cột 9,10; căn cứ vào các chứng từ giảm TSCĐ: Biên bản thanh lý, nhượng bán TSCĐ, Hóa đơn... kế toán chi tiết TSCĐ sẽ ghi vào các cột 11-14. Cuối mỗi trang sổ phải cộng lũy kế để chuyển sang trang sau.
* Sổ tài sản theo đơn vị sử dụng:Mỗi phòng, ban (bộ phận) trong đơn vị đều
sử dụng một số lượng TSCĐ nhất định. Vì vậy, để quản lý và theo dõi tình hình sử dụng những TSCĐ trên, kế toán phải mở sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng.
2.3.3. Kế toán tổng hợp TSCĐ
Tài sản cố định tăng do nhiều nguyên nhân: Do mua sắm, được tài trợ, biếu tặng, được cấp, được điều chuyển đến, do góp vốn liên doanh.
Tài sản cố định giảm do nguyên nhân như: Nhượng bán, thanh lý, góp vốn với đơn vị khác, do điều chuyển nội bộ. Để quản lý tốt TSCĐ kế toán cần phải theo dõi chặt chẽ, phản ánh tình hình biến động tài sản cố định,mỗi TSCĐ phải có một bộ hồ sơ kế toán riêng để làm căn cứ ghi thẻ TSCĐ và sổ TSCĐ.
a)+ Tài khoản sử dụng. TK 211 - TSCĐ hữu hình được sử dụng để phản
ánh các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ hữu hình trong các doanh nghiệp. Kết cấu của tài khoản 211 như sau:
Bên Nợ: + Nguyên giá TSCĐ hữu hình tăng do mua sắm, nhận bàn giao,
được cấp, xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, các bên tham gia liên doanh góp vốn, được biếu tặng viện trợ không hoàn lại…
+ Điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ hữu hình do xây lắp trang thiết bị thêm hoặc do cải tạo nâng cấp.
+ Điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ hữu hình do đánh giá lại TSCĐ.
Bên Có:+ Nguyên giá TSCĐ giảm do thanh lý, nhượng bán, bàn giao hoặc
trả lại cho ngân sách nhà nước, trả cho cấp trên, trả cho cấp dưới, hoặc mang đi góp vốn liên doanh.
+ Nguyên giá TSCĐ giảm do tháo dỡ bớt một số bộ phận. + Điều chỉnh giảm nguyên giá TSCĐ do đánh giá lại TSCĐ. + TSCĐ chuyển thành công cụ dụng cụ.
Số dư bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện có tại doanh nghiệp.
Tài khoản 211 được chi tiết thành 6 tài khoản cấp 2. TK 2111: Nhà cửa, vật kiến trúc.
TK 2112: Máy móc, thiết bị
TK 2113: Phương tiện vận tải truyền dẫn. TK 2114: Thiết bị dụng cụ quản lý.
TK 2115: Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm. TK 2118: TSCĐ khác.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản 411, 331,341, 111, 112, 414, 431, 441…
Để kế toán các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ vô hình trong doanh nghiệp, kế toán sử dụng TK 213 - TSCĐ vô hình.
Kết cấu của tài khoản 213 như sau:
Bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ vô hình tăng Bên Có: Nguyên giá TSCĐ vô hình giảm.
Số dư bên Nợ:Nguyên giá TSCĐ vô hình hiện có tại doanh nghiệp.
Tài khoản 213 được chi tiết thành 7 tài khoản cấp 2: TK 2131: Quyền sử dụng đất.
TK 2132: Quyền phát hành.
TK 2133: Bản quyền, bằng sáng chế. TK 2134: Nhãn hiệu hàng hóa. TK 2135: Phầm mềm máy vi tính.
TK 2136: Giấy phép và giấy phép nhượng quyền. TK 2138: TSCĐ vô hình khác.
- Tài khoản 214 Hao mòn tài sản cố định - Tài khoản này phản ánh tình hình biến động của tài sản cố định theo giá trị hao mòn.
Ngoài ra kế toán còn phải sử dụng các tài khoản có liên quan khác như: 128, 138, 141, 213, 214, 221, 222, 241, 242, 331, 338, 4121, 412, 711, 811, ….
Mọi trường hợp tăng, giảm TSCĐ đều phải lập chứng từ kế toán để làm căn cứ cho việc ghi chép và kiểm tra.
b)+ Kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu * Kế toán tăng TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp
+Đối với trường hợp mua sắm bằng nguồn vốn chủ sở hữu: Kế toán căn cứ vào chứng từ khi mua sắm để ghi tăng nguyên giá TSCĐ đồng thời có bút toán kết chuyển tăng nguồn vốn tương ứng hình thành TSCĐ.
+ Đối với trường hợp chuyển mua sắm bằng vốn vay dài hạn: Kế toán chỉ phản ánh bút toán bằng nguyên giá tài sản cố định đối với khoản vay dài hạn để mua sắm TSCĐ nhưng không thực hiện bút toán chuyển nguồn ngay mà đợi đến khi hoàn trả vốn vay mới chuyển nguồn.
+ Đối với trường hợp mua sắm phải thông qua lắp đặt trong thời gian dài :
Kế toán phải tiến hành tập hợp chứng từ liên quan đến khi chi phí mua sắm, lắp đặt theo từng đối tượng. Khi hoàn thành, bàn giao mới ghi tăng nguyên giá TSCĐ và kết chuyển nguồn vốn tương ứng.
+ Đối với trường hợp tăng do xây dựng cơ bản bàn giao: Chi phí đầu tư xây
dựng cơ bản được tập hợp riêng trên tài khoản 2412, chi tiết theo từng công trình. Khi hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng phải ghi tăng nguyên giá và kết chuyển nguồn vốn.
+ Đối với trường hợp tăng do các đơn vị tham gia liên doanh góp vốn: Căn cứ vào giá trị vốn góp do hai bên thoả thuận, kế toán ghi tăng vốn góp và nguyên giá TSCĐ.
+ Đối với trường hợp nhận lại vốn góp liên doanh với đơn vị khác: Căn cứ vào giá trị còn lại được xác định tại thời điểm giao nhận TSCĐ kế toán ghi các bút toán phản ánh nguyên giá TSCĐ nhận về, chênh lệch vốn góp và nhận lại vốn góp liên doanh.
+ Đối với trường hợp tăng do đánh giá tài sản cố định: Kế toán căn cứ vào
biên bản đánh giá lại TSCĐ để ghi tăng nguyên giá TSCĐ phần chênh lệch.
+ Đối với trường hợp phát hiện thừa trong kiểm kê: Khi kiểm kê phát hiện TSCĐ thừa thì doanh nghiệp phải truy tìm nguyên nhân để xử lý. Căn cứ vào nguyên nhân thừa cụ thể để ghi sổ cho phù hợp một trong các trường hợp đã nêu trên. Nếu TSCĐ đó đang sử dụng, cần trích bổ sung khấu hao được tập hợp vào tài khoản chi phí tương ứng.
Nếu tài sản cố định thừa là đơn vị khác thì báo cho chủ tài sản biết nếu không xác định thừa là đơn vị khác thì báo cho cơ quan chủ quản cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp để xử lý. Trong thời gian chờ xử lý, kế toán theo dõi TSCĐ thừa chưa xác định nguyên nhân.
Các trường hợp làm tăng TSCĐ được khái quát bằng sơ đồ hạch toán tại (Phụ lục số 01).
* Kế toán giảm TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp:
Mọi trường hợp giảm TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp, kế toán phải làm đầy đủ thủ tục, xác định các khoản thu nhập cũng như chi phí phát sinh từ việc giảm TSCĐ. TSCĐ giảm trong các trường hợp.
+ Kế toán nhượng bán, thanh lý TSCĐ hữu hình.
TSCĐ nhượng bán thường là những TSCĐ không dùng hoặc xét thấy sử dụng không có hiệu quả, cần thay đổi để đổi mới tài sản có tính đến hiệu quả hiệu năng doanh nghiệp cần làm đủ mọi thủ tục cần thiết(các quyết định nhượng bán, TSCĐ, hợp đồng…)
TSCĐ hữu hình thanh lý là những TSCĐ hư hỏng, không thể tiếp tục sử dụng được, những TSCĐ lạc hậu về mặt kỹ thuật không phù hợp với yêu cầu kinh doanh mà không thể nhượng bán được.
Căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán thực hiện xoá sổ kế toán và ghi nhận giá trị còn lại của TSCĐ vào chi phí khác. Đồng thời phản ánh khoản thu nhập từ việc thanh lý, nhượng bán TSCĐ vào thu nhập khác. Đồng thời phản ánh khoản thu nhập từ việc thanh lý, nhượng bán TSCĐ vào thu nhập khác. Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình thanh lý, nhượng bán TSCĐ được phản ánh vào chi phí khác.
+ Chuyển TSCĐ thành công cụ, dụng cụ do không thỏa mãn tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ.
Nếu giá trị còn lại của TSCĐ nhỏ, thì tính toán toàn bộ giá trị còn lại của TSCĐ kế toán sẽ phân bổ hết vào chi phí kinh doanh và phần chi phí hao mòn luỹ kế đồng thời ghi giảm nguyên giá TSCĐ.
Nếu giá trị còn lại của TSCĐ lớn sẽ đưa vào chi phí trả trước để phân bổ dần vào chi phí kinh doanh đồng thời giảm nguyên giá TSCĐ.
Nếu TSCĐ còn mới, chưa sử dụng ta phản ánh vào phần công cụ nếu nhập kho hoặc phản ánh vào phần chi phí trả trước nếu đem sử dụng và ghi giảm nguyên giá TSCĐ.
Những TSCĐ gửi đi tham gia liên doanh do không còn thuộc quyền sử dụng và quản lý của doanh nghiệp nữa nên được coi như khấu hao hết giá trị một lần. Kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan phản ánh phần giá trị tăng vốn góp và phần chênh lệch vốn góp, giá trị tài sản do hội đồng đánh giá lại vào chi phí khác đồng thời ghi giảm TSCĐ.
+ Trả lại vốn góp cho các bên tham gia liên doanh bằng tài sản cố định. Khi hết hạn hợp đồng liên doanh hoặc khi thừa vốn hay khi các bên tham gia liên doanh rút vốn, nếu doanh nghiệp trả lại vốn góp liên doanh bằng TSCĐ, ngoài việc ghi giảm vốn liên doanh kế toán còn phải xoá sổ TSCĐ giao trả và phản ánh vào chi phí khác khi phát sinh chênh lệch.
Các trường hợp làm giảm TSCĐ được khái quát bằng sơ đồ hạch toán tại (Phụ lục số 02).
c. Kế toán khấu hao TSCĐ *) Quy định về khấu hao TSCĐ
Quy định hiện hành về trích khấu hao TSCĐ được hướng dẫn theo Thông tư 203/2009/TT-BTC ban hành ngày 20/10/2009. Điều 9 hướng dẫn nguyên tắc phải trích khấu hao TSCĐ như sau:
+ Mọi tài sản cố định của doanh nghiệp có liên quan đến hoạt động kinh doanh đều phải trích khấu hao. Mức trích khấu hao tài sản cố định được hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
Doanh nghiệp không được tính và trích khấu hao đối với những tài sản cố định đã khấu hao hết nhưng vẫn sử dụng vào hoạt động kinh doanh.
Đối với những tài sản cố định chưa khấu hao hết đã hỏng, doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm đền bù, đòi bồi thường thiệt hại... và tính vào chi phí khác.
+ Những tài sản cố định không tham gia vào hoạt động kinh doanh thì không phải trích khấu hao, bao gồm:
- Tài sản cố định thuộc dự trữ Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý hộ, giữ hộ.
- Tài sản cố định phục vụ các hoạt động phúc lợi trong doanh nghiệp như nhà trẻ, câu lạc bộ, nhà truyền thống, nhà ăn,... được đầu tư bằng quỹ phúc lợi.
- Những tài sản cố định phục vụ nhu cầu chung toàn xã hội, không phục vụ cho hoạt động kinh doanh của riêng doanh nghiệp như đê đập, cầu cống, đường xá,... mà nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý.
- Tài sản cố định khác không tham gia vào hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp thực hiện việc quản lý, theo dõi các tài sản cố định trên đây như đối với các tài sản cố định dùng trong hoạt động kinh doanh và tính mức hao mòn của các tài sản cố định này (nếu có); mức hao mòn hàng năm được xác định bằng cách lấy nguyên giá chia (:) cho thời gian sử dụng của tài sản cố định xác định theo quy định tại Thông tư số 203/2009/TT - BTC, ngày 20/10/2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Nếu các tài sản cố định này có tham gia vào hoạt động kinh doanh thì trong