- Mức trích khấu hao năm của TSCĐ bằng tổng mức trích khấu hao của
4.2.2 Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán TSCĐHH
Chứng từ gốc là cơ sở pháp lý để ghi nhận mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh của DN, đây cũng là công cụ đắc lực cho công tác quản lý. Do vậy yêu cầu về một bộ chứng từ đầy đủ là rất cần thiết để ghi chép chính xác thông tin chứng từ kế toán TSCĐHH tại công ty có thể nên được hoàn thiện thêm những vấn đề sau:
- Căn cứ vào danh mục chứng từ do chế độ kế toán hướng dẫn và căn cứ vào đặc điểm hoạt động của mình để quy định rõ ràng về số lượng chứng từ kế toán TSCĐHH cần phải lập trong từng loại nghiệp vụ và nên áp dụng cho mọi trường
hợp không phụ thuộc vào quy mô nghiệp vụ. Như thế có thể tránh được tình trạng kế toán quên hoặc cố ý không lập do chưa có kinh nghiệm hoặc do ý nghĩ chủ quan của kế toán cho là không quan trọng. Việc này sẽ giúp bộ chứng từ có đầy đủ cơ sở pháp lý và cũng dễ kiểm tra các thông tin về tài sản. Doanh nghiệp có thể tham khảo danh mục chứng từ sau cho từng nghiệp vụ liên quan đến TSCĐHH:
Bảng: Danh mục các chứng từ kế toán với từng nghiệp vụ TSCĐHH
Nghiệp vụ Chứng từ
1. Tăng TSCĐHH
- Hợp đồng kinh tế
- Hoá đơn GTGT (Mẫu 01 GTGT - 3LL) - Quyết toán công trình xây dựng hoàn thành - Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu 01- TSCĐ) - Biên bản thanh lý hợp đồng
- Chứng từ thanh toán: phiếu chi, giấy báo nợ của Ngân hàng.
2. Giảm TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu 02 - TSCĐ)
- Hợp đồng kinh tế (trường hợp nhượng bán TSCĐ)
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu 04- TSCĐ) - trường hợp trao đổi, đem TS đi đầu tư…
- Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu 01- TSCĐ) - Hoá đơn
Ngân hàng.
3. Khấu hao - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu 06- TSCĐ)
4. Sửa chữa TSCĐ
- Quyết toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ
- Biên bản giao TSCĐ của sửa chữa lớn hoàn thành (Mẫu 03- TSCĐ)
- Bảng tổng hợp chi phí sửa chữa, bảo dưỡng (trưòng hợp tự làm)
- Hoá đơn
- Chứng từ thanh toán.
5. Kiểm kê TSCĐ - Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu 05 - TSCĐ)
- Thống nhất biểu mẫu chứng từ sử dụng và đảm bảo ghi chép đầy đủ thông tin trên biểu mẫu đã chọn, cần lập đầy đủ các biên bản và ghi chép đúng trình tự thủ tục. Tránh tình trạng ghi chép đại khái, lập nhiều biên bản gộp chung vào một biên bản. Đối với trường hợp đầu tư xây dựng TSCĐHH hoàn thành thì kế toán nên chủ động sắp xếp thời gian để sớm hoàn thành quyết toán công trình, hoàn chỉnh bộ chứng từ có như vậy sẽ giúp kế toán phản ánh nguyên giá và trích khấu hao vào chi phí được chính xác.
- Việc lưu trữ chứng từ để đảm bảo tính khoa học và thuận tiện tra cứu khi sử dụng cũng rất cần thiết. Sau khi đã có một bộ chứng từ hoàn chỉnh, kế toán căn cứ vào số liệu của tài sản để lập nên tiêu đề cho bộ chứng từ, sau đó nên được sắp xếp theo trình tự thời gian.