Vietinbank AMC là công ty chuyên về định giá những tài sản đảm bảo của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam nên trong qui trình định giá có sự phối hợp chặt chẽ giữa chi nhánh Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam với Vietinbank AMC. Qui trình này mang những đặc điểm riêng biệt của mô hình Vietinbank AMC.
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ TSĐG
- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể là: Lãnh đạo phòng thẩm định, tổ trưởng thẩm định, trưởng cụm định giá, Nhân viên được phân công....
- Tiếp nhận và kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của Hợp đồng dịch vụ, Phiếu xác nhận và hồ sơ TSĐG (bản scan) thông qua chương trình kết nối giữa hai bên.
Hồ sơ pháp lý TSĐG là quyền sử dụng đất bao gồm:
+ Giấy chứng nhận QSD đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc Giấy đăng ký, giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản.
+ Hợp đồng thuê đất (nếu có) và các chứng từ nộp tiền thuê đất. +Hợp đồng mua bán, chuyển nhượng tài sản (nếu có)
+ Tờ khai lệ phí trước bạ, nộp tiền sử dụng đất
+ Bản vẽ hiện trạng, thiết kế kĩ thuật chi tiết (nếu có)
+ Các hóa dơn chứng từ khác liên quan đến quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản
+ Chứng minh nhân dân, hộ khẩu thường trú hoặc đăng kí kinh doanh của bên bảo đảm.
Bước 2: Phân công công việc
- Cán bộ thực hiện có thể là: Lãnh đạo phòng thẩm định, tổ trưởng thẩm định, trưởng cụm định giá.
- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ chuyển cho lãnh đạo phòng thẩm định làm đầu mối xem xét phân công Nhân viên thẩm định thực hiện.
- Đối với tài sản tại cụm định giá, sau khi kiểm tra hồ sơ, trưởng cụm định giá chuyển hồ sơ cho Lãnh đạo phòng Thẩm định tại Công ty/Chi nhánh thông qua chương trình kết nối nội bộ. Căn cứ thẩm quyền khảo sát thực địa TSĐG của cụm định giá, tùy tính chất phức tạp của TSĐG, Ban giám đốc, Lãnh đạo phòng Thẩm định Công ty/Chi nhánh sẽ có quyết định tham gia trực tiếp khảo sát thực địa TSĐG hay không? Trưởng cụm định giá phân công Nhân viên thẩm định trong Cụm định giá.
Bước 3: Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ TSĐG và thu phí tạm thu
- Người thực hiện: Nhân viên thẩm định
- Kiểm tra Hợp đồng dịch vụ và hồ sơ TSĐG do chi nhánh NHCT/Khách hàng cung cấp, nếu thiếu yêu cầu bổ sung.
- Nhận 02 bản chính Hợp đồng dịch vụ do chi nhánh NHCT chuyển theo đường bưu điện. Trình lãnh đạo phòng thẩm định rà soát kĩ từng trang trước khi trình Ban giám đốc phê duyệt. Gửi 01 bản chính cho chi nhánh NHCT trực tiếp/theo đường bưu điện để trả khách hàng.
- Vào sổ theo dõi hồ sơ TSĐG, ghi rõ ngày giờ nhận hồ sơ, hẹn với khách hàng khi khảo sát hiện trạng tài sản.
- Thực hiện thu phí tạm thu từ khách hàng hoặc gửi thông báo thhu phí tạm thu cho chi nhánh NHCT thông qua chương trình kết nối giữa hai bên để Chi nhánh NHCT thu của khách hàng.
Phí tạm thu không hoàn trả trong trường hợp Khách hàng không nhận kết quả thẩm định và định giá tài sản.
Bước 4: Lập kế hoạch thẩm định và định giá tài sản
- Người thực hiện: Nhân viên thẩm định.
- Liên hệ chi nhánh NHCT để xác định rõ thời gian tiếp xúc với khách hàng đi khảo sát hiện trạng tài sản phục vụ thẩm định và định giá tài sản.
- Xác định nguồn thông tin cần thu thập và cách thức thu thập thông tin phục vụ công tác thẩm định và định giá tài sản.
- Xác định phương pháp định giá tài sản.
Bước 5: Khảo sát hiện trạng tài sản, thu thập thông tin
- Người thực hiện: Nhân viên thẩm định tài sản, lãnh đạo phòng thẩm định, tổ trưởng thẩm định, trưởng cụm định giá, Ban giám đốc.
- Phải có tối thiểu 2 nhân viên thẩm định trực tiếp khảo sát hiện trạng TSĐG - Lập báo cáo khảo sát hiện trạng. Báo cáo ghi rõ thời điểm tiến hành khảo sát, có chữ ký xác nhận của khách hàng/đại diện của khách hàng, nhân viên thẩm định trực tiếp khảo sát thực tế tài sản, Lãnh đạo phòng thẩm định( nếu có), Ban giám đốc (nếu có)
- Thu thập, phân tích thông tin:
+ Các thông tin từ hồ sơ pháp lý của TSĐG, quyền sở hữu/sử dụng của bên bảo đảm
+Thông tin từ khảo sát hiện trạng TSĐG
+Thông tin quy hoạch, giải tỏa, kê biên, tranh chấp, cấm giao dịch trên thị trường,...theo qui định của pháp luật.
+Đặc trưng của thị trường so với TSĐG +Thông tin các tài sản so sánh
+Thông tin được lấy từ nguồn khác
- Thẩm định các nội dung liên quan đến tài sản, bao gồm:
+Tài sản có thực và thuộc quyền sở hữu của bên bảo đảm, không bị tranh chấp, không thuộc diện quy hoạch, giải tỏa và đủ điều kiện giao dịch trên thị trường.
+Thẩm định tính pháp lý của hồ sơ TSĐG: kiểm tra tính đầy đủ, phù hợp của hồ sơ pháp lý tài sản. Nếu thấy phức tạp hoặc chưa rõ ràng, cần liên hệ với cơ quan chức năng để xác minh hiện trạng tài sản hoặc gửi văn bản đến cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận, văn phòng đăng kí quyền sử dụng
đất để kiểm tra tính xác thực về hồ sơ cũng như thông tin cụ thể trong hồ sơ, thông tin về tranh chấp, quy hoạch, giải tỏa ( lưu giữ các văn bản xác nhận, trả lời có đầy đủ chữ kí của cơ quan này).
*Trong quá trình khảo sát và thực hiện việc thẩm định và định giá tài sản, nếu có thông tin hoặc tài liệu liên quan đến TSĐG có thể làm ảnh hưởng đến việc nhận TSĐG làm tài sản đảm bảo của chi nhánh NHCT, Công ty có trách nhiệm báo ngay cho chi nhánh NHCT để chi nhánh NHCT xem xét, quyết định.
*Trường hợp tài sản phức tạp vượt quá khả năng thẩm định và định giá của công ty:
- Công ty thỏa thuận lại với chi nhánh NHCT và khách hàng về việc thuê Công ty thẩm định giá độc lập khác thực hiện thẩm định giá tài sản (nội dung thỏa thuận bao gồm: Công ty thẩm định giá, thời gian thực hiện và phí dịch vụ)
Bước 6: Xác định giá trị tài sản, lấp Biên bản thẩm định và định giá tài sản
- Người thực hiện: Nhân viên thẩm định của công ty/ chi nhánh/ cụm định giá.
- Xác định giá trị TSĐG:
+Nêu rõ phương pháp định giá được áp dụng để xác định giá trị TSĐG và chịu trách nhiệm về cách sử dụng phương pháp định giá đó.
+Tùy tính chất, đặc điểm từng loại tài sản áp dụng phương pháp định giá khác nhau để xác định giá trị tài sản.
- Lập biên bản thẩm định và định giá tài sản, thể hiện các nội dung chính sau: +Mô tả TSĐG:
Theo hồ sơ pháp lý về quyền sở hữu/sử dụng: ghi rõ loại giấy tờ, số hiệu giấy, nơi cấp, ngày cấp, tính chất pháp lý của tài sản,...
Theo thực tế hiện trạng: Ghi rõ loại tài sản, số lượng, chất lượng, chủng loại, các thông tin chi tiết về TSĐG.
và thực sự có thuộc quyền sở hữu/sử dụng cảu bên bảo đảm, không bị tranh chấp, không thuộc diện quy hoạch, giải tỏa và không bị cấm giao dịch trên thị trường theo quy định của pháp luật.
+Khả năng bán, chuyển nhượng của tài sản.
+Thời điểm tham gia thẩm định và định giá tìa sản. +Tên tài sản, tên chủ sở hữu/sử dụng tài sản.
+Phương pháp, căn cứ để định giá tài sản, giá trị tài sản. +Hiệu lực của việc thẩm định và định giá tài sản.
+Có đúng đủ chữ kí của các nhân viên tham gia thẩm định và định giá.
Bước 7: Phê duyệt kết quả thẩm định và định giá tài sản
- Người thực hiện: Nhân viên thẩm định tại phòng thẩm định của công ty/chi nhánh; tổ trưởng thẩm định; lãnh đạo phòng thẩm định; ban giám đốc, HĐĐG Công ty/chi nhánh.
- Đối với TSĐG do nhân viên thẩm định tạ phòng Thẩm định công ty/Chi nhánh thực hiện:
+ Nhân viên thẩm định lập biên bản định giá, Tổ trưởng thẩm định kiểm tra, ký trình Lãnh đạo phòng thẩm định rà soát kỹ từng trang trước khi trình Ban giám đốc phê duyệt.
+ Trường hợp thuộc thẩm quyền của HĐĐG, Nhân viên thẩm định lập tờ trình HĐĐG, tổ trưởng thẩm định kiểm tra, ký trình Lãnh dạo phòng thẩm định rà soát kĩ từng trang trước khi HĐĐG Công ty/Chi nhánh phê duyệt.
- Đối với TSĐG do chi nhánh thực hiện nhưng vượt thẩm quyền giải trình về HĐĐG Công ty:
+ HĐĐG chi nhánh lập tờ trình, gửi toàn bộ hồ sơ liên quan thông qua chương trình kết nối nội bộ về phòng thẩm định công ty.
+ Nhân viên tái thẩm định lập tờ trình tái thẩm định, Tổ trưởng thẩm định kiểm tra, ký, trình lãnh đạo phòng thẩm định rà soát kĩ từng trang trước khi trình HĐĐG công ty phê duyệt.
Bước 8: Thông báo kết quả thẩm định và định giá tài sản
- Người thực hiện: Nhân viên thẩm định tại phòng thẩm định của công ty/chi nhánh; tổ trưởng thẩm định; lãnh đạo phòng thẩm định; ban giám đốc, HĐĐG Công ty/chi nhánh.
- Nhân viên thẩm định tại phòng thẩm định công ty/chi nhánh lập thông báo kết quả trình lãnh đạo phòng thẩm định kiểm tra, rà soát ký từng trang trước khi trình Ban giám đốc/HĐ ĐG ký ban hành.
- Trường hợp TSĐG do các cụm định giá thực hiện, Lãnh đạo phòng thẩm định lập thông báo kết quả, kiểm tra, rà soát ký từng trang trước khi trình Ban giám đốc/HĐ ĐG ký ban hành.
- Trường hợp phải thuê công ty thẩm định độc lập khác thẩm định giá tài sản: trên cơ sở chứng thư thẩm định giá của công ty thẩm định giá độc lập, Lãnh đạo phòng thẩm định lập thông báo kết quả, kiểm tra, rà soát kỹ từng trang trước khi trình Ban giám đốc/HĐ ĐG ký ban hành.
- Thông báo kết quả phải được đóng dấu giáp lai đầu đủ các trang (đính kèm các phụ lục: bản phôtô hồ sơ pháp lý và hình ảnh TSĐG).
Bước 9: Cung cấp thông báo kết quả thẩm định và định giá tài sản, thu phí hoàn trả phí dịch vụ
- Người thực hiện: Nhân viên thẩm định; bộ phận kế toán, phòng kiểm tra nội bộ.
- Phòng thẩm định phải hoàn tất thông báo kết quả chậm nhất theo thời hạn thỏa thuận tại hợp đồng hợp tác nhưng không vượt quá các thời hạn qui định dưới đây kể từ ngày nhận đủ hồ sơ liên quan và khảo sát thực tế tài sản (trừ trường hợp công ty và chi nhánh NHCT/Khách hàng có thảo thuận khác):
+ Trường hợp phải qua HĐĐG: tối đa 04 ngày làm việc;
+ Trường hợp phải thuê công ty thẩm định độc lập khác thẩm định giá tài sản: tối đa không quá 05 ngày làm việc;
- Phát hành thông báo kết quả, scan Thông báo kết quả gửi cho chi nhánh NHCT thông qua chương trình kết nối giữa hai bên. Đối với TSĐG do cụm định giá thực hiện, phòng thẩm định giá cũng đồng thời scan Thông báo kết quả cho cụm định giá thông qua chương trình kết nối nội bộ.
- Thông báo cho chi nhánh NHCT tiền phí dịch vụ mà khách hàng còn phải nộp.
- Giải trình, làm rõ các thông tin thẩm định, dữ liệu và cơ sở ước tính giá trị tài sản cho chi nhánh NHCT/khách hàng khi được yêu cầu.
- Nhân viên thẩm định có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc thu phí dịch vụ và chuyển hồ sơ liên quan cho bộ phận kế toán để thực hiện thu phí dịch vụ. Hồ sơ liên quan (bản sao ) gồm có:
+ Hợp đồng hợp tác (chỉ lần đầu đối với từng chi nhánh NHCT). +Hợp đồng dịch vụ thẩm địn và định giá tài sản.
+Thông báo kết quả thẩm định và định giá tài sản.
+Tờ trình/Thông báo liên quan đến việc xác định phí dịch vụ (nếu có). +Tờ trình hoàn phí dịch vụ (nếu có)
- Trường hợp NHCT/Chi nhánh NHCT từ chối cấp tín dụng cho khách hàng: Nhân viên thẩm định không trả/thu hồi Thông báo kết quả cho/ từ chi nhánh NHCT/Khách hàng. Việc hoàn trả lại phần phí đã thu cho khách hàng trong trường hợp này thực hiện theo qui định của NHCT theo từng thời kì.
- Khi khách hàng (thông qua chi nhánh NHCT- nếu có) nộp đủ phí dịch vụ, nhân viên thẩm định sẽ bàn giao 02 bản chính thông báo kết quả và hóa đơn thuế GTGT cho chi nhánh NHCT. Việc giao nhận thông báo kết quả (bản chính) phải được giao trực tiếp hoặc qua bưu điện, và phải có kí nhận cụ thể.
- Chậm nhất 07 ngày kể từ ngày phát hành Thông báo kết quả, nhân viên thẩm định phòng thẩm định công ty/chi nhánh phải chuyển hồ sơ cho phòng Kiểm tra nội bộ kiểm tra theo qui định.
NHCT, bộ phận kế toán chủ động phối hợp chi nhánh NHCT đối chiếu, tổng hợp doanh thu phí dịch vụ, hoàn trả phí dịch vụ cho chi nhánh NHCT.
- Thường xuyên theo dõi giá thị trường của TSĐG, cập nhật và dữ liệu của công ty cho đến khi TSĐG được xuất khỏi hệ thống NHCT gửi thông báo cho công ty về việc dừng thông báo giá thị trường của tài sản theo thời điểm sau:
- Chậm nhất vào ngày 05 hàng tháng nhân viên thẩm định lấp thông báo giá thị trường của tài sản tại thời điểm cuối tháng trước cho từng chi nhánh NHCT dược phân công phụ trách, chuyển lãnh đạo phòng thẩm định rà soát trình Ban giám đốc duyệt để thông báo cho chi nhánh NHCT.
- Ngay khi giá thị trường của tài sản giảm trên 20% so với lần thẩm định và định giá gần nhất, nhân viên thẩm định lập thông báo giá thị trường của tài sản, chuyển cho lãnh đạo phòng phòng thẩm định rà soát trình Ban giám đốc duyệt để thông báo cho chi nhánh NHCT.
- Thông báo này được scan vào chương trình kết nối giữa hai bên để gửi cho chi nhánh NHCT và phòng chức năng liên quan tại trụ sở chính NHCT (Phòng Đánh giá xếp hạng và phê duyệt giới hạn tín dụng/ phòng khách hàng/ phòng kiểm soát và phê duyệt tín dụng/ phòng Kiểm toán tuân thủ).
- Đối với tài sản hình thành trong tương lai: phối hợp chặt chẽ với chi nhánh NHCT theo sát quá trính hình thành tài sản để kịp thời thẩm định và định giá lại tài sản ngay khi tài sản hình thành từng hạng mục hoặc hình thành toàn bộ. Việc thẩm định và định giá lại tài sản và gửi thông báo kết quả cho chi nhánh NHCT/khách hàng thực hiện theo bước 1 đến bước 9 như trên.
Bước 10: Thẩm định và định giá lại tài sản
- Trường hợp Chi nhánh NHCT/Khách hàng có nhu cầu thẩm định và định giá lại tài sản; nhân viên thẩm định yêu cầu khách hàng ký hợp dồng dịch vụ thẩm định và định giá tài sản.
- Trình tự, thủ tục thẩm định và định giá lại tài sản thực hiện theo bước 1 đến 9 tại Quy định này.
Bước 11: Lưu trữ hồ sơ thẩm định và định giá tài sản
Cần phải lưu giữ những hồ sơ cần thiết liên quan đến quá trình định giá tài sản:
+ Hồ sơ pháp lý của TSĐG + Các tài liệu liên quan khác
+ Hợp đồng dịch vụ thẩm định và định giá tài sản + Phiếu xác nhận
+ Báo cáo kết quả khảo sát hiện trạng tài sản + Biên bản thẩm định và định giá tài sản + Tờ trình HĐĐG;
+ Tờ trình thẩm định và định giá cuẩ HĐĐG chi nhánh; + Tờ trình tái thẩm định và định giá,
+ Phiếu biểu quyết, Biên bản họp HĐĐG
+ Căn cứ định giá, thông tin của tài sản so sánh
+ Hồ sơ liên quan đến việc thuê công ty thẩm định giá độc lập khác (nếu có)