Sau khi hai bên mua bán ký kết hợp đồng, người nhập khẩu làm thủ tục đến ngân hàng nước mình xin mở L/C cho người xuất khẩu. ngân hàng phục vụ nhà nhập khẩusẽ mở L/C và thông báo L/C đó cho ngân hàng biết bằng điện, Telex hoặc bằng thư.
Khi nhận được L/C hoặc sửa đổi L/C từ ngân hàng đại lý, thanh toán viên phải kiểm tra xác nhận mã đúng và mẫu chữ lý của người được ủy quyền của ngân hàng đại lý (nếu bằng thư). Sau khi kiểm tra xác nhận mã, nếu điện hoặc mẫu chữ ký đúng, thanh toán viên lập thông báo theo mẫu quy định gửi cho khách hàng, đồng thời xóa mã khóa điện nếu bằng điện.
Trường hợp L/C chưa có xác nhận mã (nếu bằng Telex) hoặc không đúng mẫu điện (nếu bằng SWIFT) hoặc chưa xác định đưuọc mẫu chữ ký (nếu bằng thư), thanh toán toán viên phải thông báo ngay cho ngân hàng mở L/C biết để thông báo ngay cho khách hàng.
Những điện mở hoặc sửa đổi L/C từ ngân hàng đại lý gửi đến có xác nhận đúng mã hoặc đúng mẫu điện được coi là văn bản thực hiện. Nếu xác nhận bằng văn bản gửi đến thì xác nhận đó không có giá trị. DaiAbank Hà Nội không chịu trách nhiệm kiểm tra các văn bản xác nhận đối với nội dung của L/C hoặc sửa đổi L/C đã gửi bằng điện.
Nếu trong điện của ngân hàng đại lý ghi rõ “Các chi tiết đầy đủ ghi sau” hay một câu có nội dung tương tự thì trên thông báo gửi cho khách hàng phải ghi rõ “Thông báo sơ bộ, chưa có hiệu lực thi hành”. Khi nhận được bản L/C sửa đổi chi tiết, thanh toán viên phải kiểm tra và thoog báo chính thức cho khách hàng.
Trường hợp ngân hàng mở L/C yêu cầu DaiAbank Hà Nội xác nhận L/C, tùy từng trường hợp cụ thể, Giám đốc chi nhánh xem xét và quyết định việc xác nhận hay không xác nhận, yêu cầu của ngân hàng mở L/C ký quỹ hoặc không ký quỹ. Đồng thời thông báo ngay cho ngân hàng mở L/C biết.
Khi lập thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C, thanh toán viên đồng thời lập phiếu thu phí thông báo, phí sửa đổi, phí xác nhận (nấu xác nhận L/C) theo biểu phí hiện hành của DaiAbank.
Thư thông báo LC hoặc sửa đổi L/C được làm thành 2 bản, bản gốc giao cho khách hàng, bản sao lưu tại hồ sơ L/C. thanh toán viên giao thông báo kèm L/C hoặc sửa đổi L/C gốc cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký nhận vào bản lưu của ngân hàng.
Khi nhận được sửa đổi L/C, nếu ngân hàng mở L/C yêu cầu thông báo lại ý kiến khách hàng về việc sửa đổi đó, tùy theo quy định trong thời gian sửa đổi L/C bên thông báo gửi cho khách hàng yêu cầu khách hàng có ý kiến lại bằng văn bản, khi nhận được trả lời phải thông báo cho ngân hàng mở L/C biết.
DaiAbank Hà Nội không thông báo sửa đổi L/C nếu ngân hàng không phải là ngân hàng thông báo L/C gốc đông thời thông báo ngay cho ngân hàng mở L/C về việc thông báo đó.