Khi nhận được thư yêu cầu thanh toán kèm theo chứng từ do khách hàng xuất trình cùng bản L/C gốc và các điều chỉnh có liên quan, thanh toán
viên phải kiểm tra số lượng chứng từ, loại chứng từ và ghi rõ ngày giờ xuất trình và ký nhận chứng từ.
Sau khi kiểm tra chứng từ, thanh toán viên phải rút số dư trên L/C gốc, nếu chứng từ do ngân hàng khác xuất trình thì phải lập hồ sơ theo dõi. Khi kiểm tra chứng từ, thanh toán viên phải ghi ý kiến của mình trên phiếu kiểm tra của chứng từ, phải có ý kiến của kiểm soát viên và phụ trách phòng trước khi lập thư gửi chứng từ hoặc lập điện đòi ngân hàng nước ngoài hoặc trước khi thông báo cho khách hàng (nếu chứng từ có sai sót).
Sau khi kiểm tra chứng từ nếu thấy phù hợp với L/C sẽ gửi đi và đòi tiền theo quy định của L/C. Đối với L/C cho phép đòi tiền bằng điện, trên thư gửi chứng từ phải ghi rõ “Reimbrusement claim has been effected by cable dated…please avoid duplicate” – “Chứng từ đã được đòi bằng điện ngày… tránh thực hiện hai lần”. nếu đòi bằng Telex phải có mã điện, nội dung phải được ghi đầy đủ như mẫu đòi tiền bằng thư.
Trong trường hợp chứng từ không phù hợp với L/C:
- Nếu chứng từ xuất trình không phù hợp với điều kiện, điều khoản của L/C mà khách hàng không thể sửa chữa được, trên thư hoặc điện đòi tiền, ngân hàng nước ngoài phải nêu rõ các điểm không phù hợp và chỉ thị trả tiền nếu được chấp nhận.
- Nếu chứng từ xuất trình không phù hợp với L/C, mặc dù có thể sửa chữa nhưng khách hàng không đồng ý với ý kiến của ngân hàng, thanh toán viên yêu cầu khách hàng phải ký bảo lưu và chịu trách nhiệm về những điểm không phù hợp đó nếu nước ngoài từ chối thanh toán và tiến hành lập thư gửi chứng từ và đòi tiền theo quy định.
- Nếu quá 7 ngày, kể từ ngày đòi tiền, 10 ngày kể từ ngày gửi chứng từ (đòi tiền bằng thư) mà không nhận dược thư báo có, thanh toán viên phải điện nhắc ngân hàng trả tiền. đối với bộ chứng từ không phù hợp thì điện yêu cầu họ thông báo về việc chấp nhận trả tiền.
Khi khách hàng yêu cầu bằng văn bản thanh toán ngay bộ chứng từ, Ngân hàng DaiAbank có thể xem xét áp dụng 1 trong 3 hình thức dưới đây:
- Thanh toán khi nhận được thông báo có việc ngân hàng thanh toán tiền hàng cho đơn vị xuất khẩu chỉ khi ngân hàng nước ngoài chấp nhận việc trả tiền ngay hoặc đã ghi có vào tài khoản của chi nhánh. Đây là hình thức được sử dụng nhiều nhất hiện nay ở ngân hàng.
- Chiết khấu miến truy đòi: là việc ngân hàng mua đứt bộ chứng từ và chịu rủi ro trong việc đòi tiền nước ngoài. Điều kiện để DaiAbank thực hiện miễn truy đòi là: L/C trả tiền ngay và cho phép đòi tiền bằng điện; chứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều kiện, điều khoản của L/C.
- Chiết khấu miễn truy đòi: là việc ngân hàng chiết khấu chứng từ, nếu nước ngoài từ chối thanh toán thì ngân hàng truy đòi khách hàng. Điều kiện để ngân hàng thực hiện chiết khấu truy đòi là: ngân hàng mở L/C là ngân hàng có uy tín; ngân hàng mở L/C là thị trường quen thuộc; khách hàng mở tài khoản và hoạt động thường xuyên tại ngân hàng; khách hàng phải cam kết trả số tiền ngân hàng chiết khấu khi nhận được thông báo từ chối thanh toán chứng từ của ngân hàng nước ngoài; số tiền chiết khấu luôn dưới hình thức 100% giá trị của hóa đơn (tối đa là 98%).
Trong trường hợp chứng từ xuất trình sai xót không nghiêm trọng so với điều kiện, điều khoản L/C, khách hàng yêu cầu chiết khấu truy đòi và giá trị chiết khấu không vượt quá 90% giá trị chứng từ. đối với các bộ chứng từ chiết khấu truy đòi, trong vòng 60 ngày kể từ ngày ngân hàng DaiAbank gửi chứng từ đòi tiền mà không nhận được thông báo trả tiền của ngân hàng nước ngoài, ngân hàng được tự động ghi nợ tài khoản của khách hàng.
Trường hợp ngân hàng mở L/C từ chối thanh toán chứng từ, thanh toán viên phải xác minh lại lý do nước ngoài từ chối thanh toán đồng thời thông báo ngay cho khách hàng. Mặt khác phải điện phản hồi lại ngân hàng nước ngoài nếu lý do từ chối thanh toán không xác đáng. Khi nhận được điện thoại
hoặc thư báo có của ngân hàng nước ngoài, thanh toán viên mới thanh toán tiền hàng và thu phí đơn vị xuất khẩu.
2.2.2.2. Tình hình thanh toán hàng xuất khẩu
Thực tế doanh số thanh toán hàng xuất khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ của Chi nhánh thấp hơn tương đối nhiều so với doanh số thanh toán hàng nhập khẩu. Đây là điều tất yếu đối với một nước đang trong tình trạng nhập siêu như ở nước ta.
Tuy nhiên trong giai đoạn vừa qua, hoạt động xuất khẩu của các doanh nghiệp đã khởi sắc hơn, số lượng hàng xuất khẩu đã có sự gia tăng. Nhờ đó doanh số thanh toán hàng xuất khẩu đã tăng theo một cách đáng kể.
Biểu đồ 2.3: Doanh số hàng XK bằng L/C
Đơn vị: nghìn USD
Về cơ cấu mặt hàng xuất khẩu tại chi nhánh : trong năm 2010, thủy sản, gạo, hàng dệt may, dầu thô, than đá tiếp tục là những mặt hàng chiếm tỷ trọng xuất khẩu lớn của chi nhánh. Do ảnh hưởng của cuộc đại suy thoái, hầu hết các mặt hàng xuất khẩu chủ chốt của nền kinh tế đều sụt giảm so với kim ngạch năm 2009 ( dầu thô -2,8%, cafe -18%, than đá -5,15, gạo -8%, cao xu
-23,5%, dệt may -0,6%, thủy sản-5,6%), nhưng sản lượng XK hầu hết các mặt hàng này Chi nhánh không những không giảm mà còn có sự tăng trưởng nhất định, cụ thể là :dệt may +12,5%, thủy sản +21,63%, than đá + 14,87%, gạo + 24,6%, chỉ có sản lượng xuất khẩu dầu thô giảm 3,53% nguyên nhân chủ yếu là do nhu cầu năng lượng cho sản xuất trong năm 2010 giảm, hệ quả của cuộc suy thoái kinh tế trong năm, mặt khác còn do việc cắt giảm sản lượng xuất khẩu dầu thô nhằm cung cấp nguyên liệu cho nhà máy lọc dầu Dung Quất.
Thị trường thanh toán xuất khẩu chủ yếu của chi nhánh là Mỹ (hàng dệt may, thủy sản,đồ gỗ), EU(hàng dệt may, thủy sản), Trung Quốc (than đá, dầu mỏ), Singapore( dầu thô), Cu Ba( gạo), Nhật Bản, Hàn quốc, Hồng Kong, ...và một số thị trường Xuất khẩu mới như Châu Phi ( tăng 89% so với năm 2009), Châu Đại Dương,..
2.2.3. Những hạn chế còn tồn tại
• Chất lượng, tốc độ thanh toán TDCT chưa cao, nhất là trong khâu kiểm tra bộ chứng từ, thường qua 3 tay mới đảm bảo.
• Trong tất cả các phương thức nhập khẩu mà DaiAbank Hà Nội áp dụng, phương thức TDCT còn ít được sử dụng hơn so với phương thức chuyển tiền.
• Chi nhánh còn thụ động với môi trường, còn hạn chế hoạt động kinh doanh ở nước ngoài, quan hệ đại lý với một số khu vực trên thế giới như Trung Nam Á, Mỹ La Tinh..
• Sự liên kết trong hoạt động thanh toán XNK của Chi nhánh với các cấp của DaiAbank chưa đạt hiệu quả như mong muốn.
• Cán bộ TTQT chưa gắn bó lâu dài, cùng chung sức củng cố xây dựng thương hiệu DaiAbank Hà Nội
Nguyên nhân của những hạn chế trên
a. Chất lượng thanh toán TDCT chưa cao, đặc biệt là khâu kiểm tra chứng từ
- Công nghệ hoạt động: phần mềm mới được sử dụng trong phương thức TDCT chưa hoàn thiện, nhiều khi còn bị lỗi, bị “treo máy”, dẫn đến việc hoạch toán bị chậm, không đạt hiệu quả cao.
- Thiếu thông tin trong công tác xếp hạng tín dụng, phân chia khách hàng chưa tuân thủ các tiêu chuẩn nhất định, nên chưa xác định chắc chắn về tư cách của một số đối tác NH và DN nước ngoài dẫn đến những sai phạm không đáng có.
- Trình độ cán bộ còn hạn chế về nghiệp vụ, thiếu kinh nghiệm, lúng túng trong việc kiểm tra, xử lý các bộ chứng từ lạ. Mặt khác, việc thu thập và xử lý thông tin, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của các DN còn chưa được chú trọng và mang tính chủ quan của cán bộ NH.
b. Phương thức TDCT được sử dụng trong XK ở DaiAbank Hà Nội còn ít:
- Do các Doanh nghiệp ở Việt Nam chủ yếu là DN vừa và nhỏ nên hoạt động thanh toán xuất khẩu chỉ xuất khẩu những món hàng có giá trị không lớn nên chưa có nhiều nhu cầu sử dụng TDCT.
- Do những hạn chế về trình độ, kinh nghiệm ngoại thương và TTQT của doanh nghiệp XNK, hơn nữa các DN thường bất lợi trong đàm phán, dẫn đến phải chấp nhận những điều khoản khó thực hiện trong Hợp đồng ngoại thương.
- Do hoạt động của khách thiếu minh bạch. Các DN cố tình vi phạm các cam kết với ngân hàng gây ra rủi ro đạo đức không đáng có. Phía thương nhân nước ngoài thì lợi dụng đặc điểm của thanh toán L/C là thông qua TDCT chứ không phụ thuộc vào hàng hóa, do đó đã cố tình gian lận thương mại.
- Với việc Việt Nam chính thức gia nhập WTO(11/01/2007), các NH có 100% vốn nước ngoài được phép hoạt động tại Việt Nam, đây là thách thức không nhỏ đối với DaiAbank trong xu thế tự do thương mại hiện nay.
c. Sự liên kết trong hoạt động thanh toán XNK của Chi nhánh với các cấp của DaiAbank chưa đạt hiệu quả như mong đợi.
Tại DaiAbank Hà Nội các phòng ban được tách bạch, có chức năng nhiệm vụ riêng, thiếu sự liên kết, thông suốt với các phòng ban trong việc giải quyết công việc dẫn đến hiệu suất công việc chưa cao.
d. Cán bộ TTQT chưa gắn bó lâu dài:
Chính sách lương thưởng, chế độ đãi ngộ cho nhân viên của Chi nhánh chưa thực sự giữ chân người tài. Hơn nữa việc thăng tiến đối với những người trẻ tuổi có năng lực chưa thật sự khách quan.
CHƯƠNG 3