Các đơn vị nhập khẩu căn cứ vào hợp đồng ký kết với nhà XK làm đơn xin mở L/C nhập khẩu xuất trình cho ngân hàng DaiAbank cùng với giấy yêu cầu mở L/C nhập khẩu. Nhà NK còn phải xuất trình đầy đủ các tài liệu sau:
bản sao hợp đồng thương mại, bản sao giấy cấp hạn ngạch XK (Quota), hợp đồng vay ngoại tệ (nếu có), các điều kiện liên quan đến thủ tục xác nhận hay bảo lãnh theo quy định hiện hành nếu mở một L/C mua chịu.
Sau khi nhận đủ hồ sơ xin mở L/C, thanh toán viên tiến hành kiểm tra ngồn vố và khả năng thanh toán của khách hàng đối với L/C theo yêu cầu mở để ký quỹ và xem xét điều kiện miễn giảm ký quỹ theo quy định của Ban Giám đốc ngân hàng.
Sau khi kiểm tra hợp lệ, thanh toán viên lập hồ sơ L/C, đưa số liệu vào máy tính theo quy định.việc mở hoặc điều chỉnh L/C được thực hiện bằng một trong các phương thức sau:
- Mở bằng điện: theo mẫu điện MT700, MT701 (mở L/C) và MT 707 (sửa L/C)
- Mở bằng thư: theo mẫu quy định của ngân hàng và phải có đủ 2 chữ ký được ủy quyền, trong đó có một chữ ký của lãnh đạo chi nhánh hoặc phòng thanh toán XNK.
Nếu khách hàng yêu cầu mở L/C xác nhận,trước khi mở L/C,ngoài việc kiểm tra nguồn vốn của L/C, thanh toán viên phải kiểm tra điều khoản quy định xác nhận. Nếu là mua chịu phải xác nhận nguồn tiền trả phí xác nhận. Khi mở L/C xác nhận, trong L/C phải chỉ ra tên, địa chỉ đầy đủ của ngân hàng thông báo.
Nếu NH xác nhận đồng thời là NH thông báo thì trong L/C phải ghi rõ “Please add your confirmatiion” đối với L/C mở bằng Telex hoặc bằng thư và gi rõ phí xác nhận do ai chịu.
Nếu NH xác nhận không phải là NH thông báo thì phải liên hệ trước với một số NH đại lý có quan hệ tốt với ngân hàng đề nghị họ xác nhận. Nếu họ chấp nhận thì khi mở L/C phải thông báo cho họ biết để họ gửi xác nhận L/C cho NH thông báo.
Nếu NH xác nhận yêu cầu ký quỹ thì trên lệnh chuyển tiền phải yêu cầu họ trả lãi trên số tiền ký quỹ kể từ ngày họ nhận được tiền thanh toán của L/C đó.
Trong thời hạn hiệu lực của L/C nếu: Nếu NH thông báo yêu cầu hủy L/C thì thanh toán viên phải thông báo ngay cho người mua và đề nghị họ trả lời bằng văn bản. Khi nhận được văn bản trả lời của khách hàng thì phải điện cho NH thông báo biết. Nếu người mua yêu cầu hủy L/C thì căn cứ theo yêu cầu của khách hàng, DaiAbank sẽ điện báo cho NH thông báo biết, trong nội dung phải ghi rõ “ Trong vòng 7 ngày làm việc, nếu không nhận được trả lời thì L/C tự động hủy”.
Khi L/C hết hạn hạn hiệu lực hoặc đưuọc phép hủy, phải hủy số dư L/C và hoàn trả ký quỹ (nếu có). Hiện nay, DaiAbank áp dụng biểu phí quy định như sau:
- Mở L/C: 0,1% giá trị L/C, tối thiểu là 10USD, tối đa 300USD
- Sửa đổi tăng tiền: 0,1% trị giá L/C, tối thiểu là 10 USD, tối đa là 300 USD
- Sửa khác: 10 USD
- Thanh toán L/C: 0,2% trị giá L/C, tối thiểu là 10USD, tối đa là 300 USD
- Hủy L/C: 10 USD