Hiện nay, Công ty có sơ đồ tổ chức đơn giản như phụ lục 1. Việc sử dụng sơ đồ tổ chức như hiện nay có ưu điểm như sau:
- Phù hợp với Công ty có mô hình quản lý nhỏ.
Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức của Công ty đang gặp một số vấn đề như sau:
- Kết quả giải quyết công việc chưa cao: Nguyên nhân của việc này là do vì Công ty đang áp dụng sơ đồ tổ chức đơn giản nên một vài vị trí công việc phải kiêm nhiệm nhiều vị trí công việc khác nên tính chuyên môn hóa cho từng vị trí công việc chưa cao. Điều này sẽ dẫn tới tình trạng kết quả giải quyết công việc sẽ không cao.
- Ban Giám đốc Công ty sẽ bị quá tải: Nguyên nhân của việc này là do:
+ Vì đây là Công ty gia đình nên toàn bộ các công việc lớn nhỏ trong Công ty
đều phải do Ban Giám đốc trực tiếp theo dõi giải quyết. Do đó, toàn bộ công việc phải được Ban Giám đốc đồng ý mới được triển khai. Chưa có cơ chế giao quyền và quy trách nhiệm cho cấp dưới.
+ Trong thời điểm hiện nay thì Ban Giám đốc có thể kiểm soát và giải quyết các vấn để lớn, nhỏ vì quy mô Công ty còn nhỏ, số lượng nhân viên còn ít và mức độ phức tạp của công việc chưa cao. Khi quy mô Công ty phát triển thì Ban Giám đốc khó có thể kiểm soát và giải quyết các công việc lớn nhỏ trong Công ty như hiện nay.
- Đối với mảng kinh doanh của Công ty: Qua tìm hiểu, tác giả nhận thấy mảng kinh doanh của Công ty chưa được Ban Giám đốc quan tâm đúng mức mặc dù bộ
phận kinh doanh có vai trò quan trọng đến doanh số bán hàng. Bộ phận kinh doanh có chức năng lập kế hoạch bán hàng hàng năm, đề xuất các giải pháp để làm tăng mức doanh số bán hàng. Công ty TNHH thời trang Hạnh hiện nay chỉ có 04 nhân viên kinh doanh làm nhiệm vụ chào hàng, theo dõi việc kinh doanh bao gồm tình hình nhập, xuất hàng và doanh thu của các siêu thị, đại lý, cửa hàng và báo cáo cho Ban Giám đốc. Toàn bộ kết quả kinh doanh của Công ty đều chủ yếu dựa vào hệ
thống bán hàng tại các siêu thị, cửa hàng, đại lý hiện có, chưa có kế hoạch mở rọng thị trường phân phối do Ban Giám đốc chưa quan tâm đúng mức và bộ phận kinh doanh chưa có người phụ trách có đủ năng lực chuyên môn phù hợp để triển khai chiến lược phát triển mảng kinh doanh. Do đó, bộ phận kinh doanh cần phải được quan tâm đúng mức và có người có năng lực chuyên môn phụ hợp phụ trách.
- Đối với Phòng kỹ thuật: Qua tìm hiểu của tác giả, Phòng kỹ thuật là bộ phận
đầu não trong Công ty nên đã được tổ chức ổn định từ ban đầu. Công ty có Phó Giám đốc kỹ thuật giải quyết các vấn đề liên quan kỹ thuật về thiết kế và sản xuất sản phẩm. Do đó, vị trí của Trưởng phòng Kỹ thuật cũng chỉ mang tính chất giúp việc cho Phó Giám đốc kỹ thuật chứ chưa thực hiện công tác tổ chức quản lý trong phòng kỹ thuật và giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác kỹ thuật. Với việc tổ
chức phòng kỹ thuật như hiện nay thì mặt nhân sựđã ổn định nhưng cần phải phân công lại chức trách, nhiệm vụ của Trưởng phòng kỹ thuật để giảm tải cho Phó Giám
đốc kỹ thuật và sử dụng hết năng lực quản lý và tổ chức của Trưởng phòng kỹ thuật. - Công ty hiện nay chưa có bộ phận nhân sựđể phụ trách công tác nguồn nhân lực cho Công ty. Công tác nhân sự của Công ty hiện nay chỉ mang tính chất tuyển dụng khi có nhu cầu chứ chưa có kế hoạch hoạch định và phát triển nguồn nhân lực cho Công ty để phù hợp với định hướng phát triển của Công ty trong tương lai. Với Công ty quy mô nhỏ thì việc áp dụng công tác tuyển dụng như hiện nay là phù hợp nhưng để Công ty phát triển trong tương lai thì cần phải có bộ phận phụ trách nhân sựđể xây dựng và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với quy mô của Công ty trong tương lai.
- Công tác kế toán: Tượng tự như công tác nhân sự, công tác kế toán cũng chưa được Công ty quan tâm đúng mức. Nhân viên kế toán của Công ty chỉ thực hiện các công việc đơn giản, chưa thể thực hiện các công việc kế toán đòi hỏi chuyên môn, nghiệp vụ cao vì trình độ của nhân viên hạn chế và nhân lực còn thiếu. Do đó, bộ phận kế toán của Công ty cũng cần phải tách biệt riêng để thực hiện các công việc chuyên môn đến lĩnh vực tài chính, kế toán đáp ứng nhu cầu phát triển của Công ty trong tương lai.
- Bên cạnh đó, hiện nay Công ty chưa có bản mô tả công việc cho từng vị trí công việc trong Công ty, chỉ có bảng phân công công việc cho từng vị trí. Bảng phân công công việc chỉ nêu các nhiệm vụ chính, chưa nêu chi tiết cụ thể vị trí công việc cũng như các yêu cầu về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cũng như kết quả mà vị trí công việc cần phải đạt được. Chính vì chưa có bản mô tả công việc cụ thể nên
Công ty gặp khó khăn trong công tác tuyển dụng nhân viên mới, đánh giá kết quả
làm việc của nhân viên và công tác trả lương, thưởng.
Do đó, qua phân tích, cơ cấu tổ chức hiện nay của Công ty chỉ phù hợp cho hiện tại. Để Công ty phát triển thì cần phải điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức của Công ty bao gồm bổ sung thêm bộ phận nhân sự, bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán, phân công lại chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận và xây dựng bản mô tả công việc cho từng vị trí công việc để làm cơ sở cho công tác tính toán lương, thưởng cho phù hợp.