a, Kế toán tập hợp chi phí tại công ty tnhh xây dựng Thành Sơn Đây
3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí và
giá thành tại công ty tnhh xây dựng Thành Sơn
Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chi phí nói chung và công tác hạch toán chi phí tính giá thành sản phẩm. Công ty cần phải tiếp tục phát huy những mặt đã làm được và nhanh chóng tìm ra các giải pháp khắc phục những tồn tại nhằm làm cho công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm tại Công ty nói riêng ngày càng trở thành một công cụ quản lý hiệu quả. Qua thời gian thực tập tại Công ty tnhh xây dựng Thành Sơn với tinh thần ham học hỏi, tìm hiểu thực tế cộng với sự giúp đỡ của các cán bộ phòng Tài chính - Kế toán, trên cơ sở những hiểu biết của mình, em đề xuất một số ý kiến cá nhân nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty như sau:
- Hiện nay, mặc dù công ty đã có quy định rõ về định kỳ luân chuyển chứng từ lên phòng kế toán công ty nhưng vẫn xảy ra tình trạng chứng từ được chuyển lên rất chậm. Điều này gây cản trở cho công tác hạch toán, dồn công việc vào cuối kỳ, dẫn đến những sai sót không đáng có trong công tác hạch toán chi phí như ghi thiếu, ghi nhầm. Bên cạnh đó, các chứng từ không hợp lệ cũng như chứng từ ghi sai vẫn được thanh toán làm cho khâu kiểm tra, hạch toán chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ càng khó khăn. Vì vậy, việc so sánh giữa chi phí thực tế và chi phí dự toán là không chính xác, ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh của nhà quản lý.
- Việc luân chuyển chứng từ chậm chễ không chỉ do nguyên nhân khách quan là các công trình thi công thường ở xa trụ sở công ty mà còn do cả nguyên nhân chủ quan từ phía các đội, xí nghiệp thi công: họ không thực hiện đúng trách nhiệm luân chuyển chứng từ của mình.
- Kế toán cần đôn đốc các đội này tập hợp chứng từ kịp thời về phòng kế toán bằng các quy định mốc thời gian cụ thể (5-10 ngày). Đồng thời công ty cần thực hiện chế độ thưởng phạt rõ ràng và cần nâng cao ý thức trách nhiệm cho công nhân viên để làm tăng trách nhiệm của công nhân viên nói chung và trách nhiệm trong luân chuyển chứng từ của đội, xí nghiệp nói riêng.
Ý kiến thứ hai về nâng cao chất lượng của đội ngũ nhân viên kế toán.
Muốn nâng cao năng lực của đội ngũ nhân viên kế toán cần triển khai thực hiện một số biện pháp sau:
- Một là, cần rà soát đánh giá đội ngũ nhân viên kế toán một cách có hệ thống với nhiều tiêu chí cụ thể như: trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, độ tuổi, trình độ tin học, ngoại ngữ,…
- Hai là, trên cơ sở kết quả đánh giá đối với đội ngũ nhân viên kế toán hiện có của công ty, công ty thực hiện công tác đào tạo, đào tạo lại, đào tạo nâng cao trên cơ sở khuyến khích kế toán tự học tập, tu dưỡng dưới nhiều hình thức.
- Ba là, cần thu hút tạo nguồn cán bộ kế toán có đủ năng lực, gia tăng cán bộ có trình độ đại học và trên đại học. Để giữ được những cán bộ giỏi, công ty cần nhanh chóng đổi mới chế độ đãi ngộ, cải cách chế độ tiền lương, thưởng cho những kế toán làm việc hiệu quả căn cứ vào sổ lượng và chất lượng công việc
- Bốn là, công ty cần mạnh dạn xây dựng và ban hành cơ chế xử lý kỷ luật nghiêm đối với những cán bộ làm sai quy trình, quy chế, hoặc làm thiệt hại đến quyền lợi của công ty và người lao động.
Ý kiến thứ ba về tiết kiệm nguyên vật liệu.
- Do đặc thù của ngành sản xuất xây lắp, các công trình phân bổ ở nhiều nơi trong cả nước, do vậy mà để thuận lợi cho việc thi công xây lắp và tránh chi phí vận chuyển tốn kém thì thì công ty thường tổ chức kho vật liệu riêng đặt tại mỗi công trình. Khi đó nguyên vật liệu mua được xuất ngay cho công trình. Như vậy nhân viên kinh tế dưới đội và các đội xây dựng sẽ thông qua phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để quản lý chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế đã sử dụng cho công trình và căn cứ vào đó để hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng công trình. Tuy nhiên do đặc thù sản xuất xây lắp phức tạp nên khi xuất dùng nguyên vật liệu thường sử dụng không hết và để lại công trường. Do đó nếu nhân viên kế toán chỉ căn cứ vào phiếu xuất kho để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là không chính xác, lúc này chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hạch toán vào TK 621 có thể lớn hơn số thực tế đã sử dụng cho công trình và ảnh hưởng đến đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi phí nguyên vật liệu. Số lượng vật tư còn lại cuối kỳ chưa sử dụng được chia làm 2 loại
- Nếu nguyên vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho thì thủ kho lập phiếu nhập kho, nhập lại kho. Kế toán định khoản
Nợ TK 152 Có TK 621
- Nếu vật tư cần sử dụng tiếp, bộ phận sử dụng lập bảng kê NVL còn lại cuối kỳ để theo dõi. Bảng kê này được lập chi tiết cho từng công trình. Cuối kỳ căn cứ khối lượng vật tư chưa sử dụng ghi vào cột khối lượng, đơn giá được tính theo đơn giá trong phiếu xất kho. Cuối cùng tính ra số tiền.
Bảng kê VNL còn lại cuối kỳ
Đơn vị: Công ty tnhh xây dựng Thành Sơn Địa chỉ: Vĩnh Lộc – Thanh Hóa
Tháng 08 năm 2012
STT Tên nhãn hiệu,
qui cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng
Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 2 3 …. Cộng
- Khi đó kế toán định khoản số nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ
Nợ TK 621: giá trị nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ. Có TK 152
- Công ty nên quy định các định mức sử dụng vật liệu cho thi công, nhiên liệu cho chạy máy sao cho sát với thực tế thi công tại công trình, tăng cường công tác giám sát thực tế thi công, đồng thời cho phép các đội xây dựng được pháp kết chuyển những khoản tiết kiệm chi phí vật liệu vào quỹ khen thưởng của đội để khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm vật liệu tránh những hao phí mất mát không đáng có.
- Việc ngừng thi công do thiếu NVL hay NVL đưa vào sản xuất chậm hoặc kém chất lượng gây ra thiệt hại lớn đối với doanh nghiệp kể cả về doanh thu cũng như uy tín. Vì vậy để hoạt động kinh doanh được liên tục cần phải đảm bảo NVL được cung cấp kịp thời, đúng đủ về chất lượng. Do vậy Công ty, đội cần có kế hoạch sử dụng vật tư để cung cấp NVL theo đúng kế hoạch, bảo quản thật tốt vật tư sử dụng cho quá trình thi công. Công ty nên tìm và ký hợp đồng với những nhà cung cấp NVL có uy tín lớn trên thị trường để đảm bảo chất lượng NVL thi công, đồng thời cung nên tìn những NVL có tính chất thay thế mà đảm bảo yêu cầu về chất lượng có giá rẻ hơn để giảm chi phí. Nâng cao trách nhiệm trong việc tiết kiệm chi phí sản xuất, quản lý chặt ché việc tiêu dùng NVL thông qua hệ thống chứng từ liên quan.
Ý kiến thứ tư: Ý kiến về hạch toán chi phí nhân công trực tiếp.
Chi phí nhân công sản xuất là một bộ phận chi phí quan trọng cấu thành nên giá thành công trình, hạng mục công trình. Tại công ty Cổ phần Xây dựng và Đầu Tư 492 đang áp dụng hai hình thức trả lương hoàn toàn phù hợp với quy mô và tính
chất ngành nghề kinh doanh. Việc áp dụng hình thức tiền lương theo thời gian đối với bộ phận lao động gián tiếp, theo khoán đối với bộ phận lao động trực tiếp thuê ngoài đã quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động.
- Tuy nhiên, theo em công ty cần tăng năng suất lao động có nghĩa là giảm mức hao phí lao động cần thiết cho một đơn vị sản phẩm hoàn thành. Để thực hiện được điều này, công ty cần nghiên cứu, tổ chức quá trình thi công một cách khoa học, sắp xếp công việc hợp lý, không để sản xuất bị ngắt quãng cũng như không được tăng cường độ lao động quá mức gây mệt mỏi cho công nhân viên làm ảnh hưởng tới chất lượng công trình, bố trí lao động hợp lý và quản lý lao động chặt chẽ đồng thời phải đảm bảo đầy đủ các điều kiện lao động cần thiết như bảo hộ lao động, cung cấp nguyên vật liệu kịp thời,…
- Ngoài ra, công ty nên nghiên cứu ứng dụng công nghệ kỹ thuật mới vào sản xuất, xem xét sử dụng máy thi công thay thế cho lao động thủ công nhằm nâng cao năng suất lao động, tuyển dụng và đào tạo kỹ sư, công nhân lành nghề. Bên cạnh đó, chính sách đãi ngộ đối với công nhân viên cũng có vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất lao động. Việc tính đúng, đủ chi phí nhân công kết hợp với việc không ngừng nâng cao điều kiện sống của người lao động sẽ làm cho người lao động gắn bó với công ty hơn cũng như có trách nhiệm hơn trong công việc và như vậy hiệu quả sản xuất sẽ được nâng cao
- Công ty nên thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất bởi vì trong thực tế số lượng công nhân nghỉ phép trong các thời kỳ là khác nhau. Hơn nữa, số lượng công nhân trực tiếp xây lắp là khá lớn, vì vậy chi phí tiền lương nghỉ phép chiếm một tỷ lệ khá cao. Để khắc phục tình trạng trên thì việc trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp là điều cần thiết để tạo nên sự ổn định, tránh những biến động bất thường của khoản mục “chi phí nhân công trực tiếp”. Góp phần nhằm ổn định chi phí và giá thành sản phẩm trong kỳ hạch toán.
Hàng tháng, khi thực hiện trích trước tiền lương của công nhân sản xuất nghỉ phép, kế toán ghi:
Nợ TK 622 - CPNCTT (Mức trích trước tiền lương)
Mức trích trước tiền lương phép kế hoạch =
Tiền lương thực phải trả cho
CNTT trong tháng x Tỷ lệ trích trước
Tỷ lệ trích trước =
Tổng số lương phép kế hoạch năm
của CN TT sản xuất x 100 Tổng số lượng cơ bản kế hoạch năm
của CN TT sản xuất
Trong kỳ, khi phát sinh thực tế phải trả về tiền lương nghỉ phép, kế toán ghi: Nợ TK 335-Chi phí phải trả
Có TK 334-Phải trả công nhân viên
Cuối kỳ, kế toán xử lý chênh lệch theo chế độ kế toán hiện hành.
- Công ty nên thực hiện trích kinh phí công đoàn trên lương thực tế theo quy định của Nhà nước.
- Để tiện công ty theo dõi,quản lý chi tiết,cụ thể các khoản phải trả công nhân viên theo từng loại hình lao động,kế toán nên mở chi tiết TK 334 bổ sung thành hai tài khoản cấp hai là:
TK 3341: Phải trả công nhân viên trong danh sách TK 3348: Phải trả công nhân viên thuê ngoài
Ý kiến thứ năm về chi phí máy thi công.
- Công ty nên tăng cường kiểm tra thường xuyên, đột xuất việc bảo dưỡng máy thi công ở các đội, tổ thi công. Nâng cao hiệu quả sử dụng máy thi công, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu. Ngoài ra, sửa chữa lớn máy thi công là một nhu cầu không thể thiếu để duy trì năng lực làm việc của xe, máy thi công nhưng công ty không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn máy thi công. Như vậy, khi xảy ra tình trạng máy thi công hỏng hóc phải sửa chữa lớn sẽ gây ra sự biến động về chi phí sản xuất trong kỳ. Vì vậy, để khắc phục tình trạng mất cân đối về chi phí sử dụng máy thi công giữa các kỳ, công ty nên tiến hành trích trước chi phí sửa chữa máy thi công dự tính sẽ phát sinh
+ Trích trước chi phí sửa chữa lớn phát sinh trong kỳ. Nợ TK 623- chi tiết cho công trình.
Có TK 335- chi tiết cho công trình. + Khi chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh.
Có TK có liên quan.
- Ngoài ra, khi tính khấu hao, kế toán tính theo tỷ lệ hàng năm đã quy định rồi chia ra cho 12 tháng để tính số khấu hao tài sản cố định trong tháng. Như vậy việc tính khấu hao chưa chính xác, những máy móc không hoạt động cũng tính khấu hao như những máy móc hoạt động nhiều, sẽ làm chi phí máy thi công không được hạch toán đúng. Do đó nên tính tỷ lệ khấu hao hàng năm như đã quy định rồi căn cứ vào các máy đã thực hiện năm trước và tình hình thực tế kế hoạch sản lượng năm kế toán để lập kế hoạch, thời gian sử dụng (hoạt động của máy) tính ra mức khấu hao đến từng ca hoạt động. Sau đó căn cứ vào tình hình thực tế sử dụng theo nhật trình theo dõi hoạt động của máy thi công ở các đội báo lên, kế toán kiểm tra xem xét và tính mức khâu hao theo từng tháng trên cơ sở thời gian hoạt động của máy đó.
Mức khấu = Nguyên giá máy thi công
Số năm sử dụng x Số ca máy làm việc trong năm trước
Mức khấu hao 1 tháng
của máy thi công =
Mức khấu hao
1 ca X Số ca hoạt động trong tháng - Chi phí máy thi công nên được phân biệt thành hai khoản mục riêng biệt là chi phí dịch vụ mua ngoài(6237) và chi phí khác bằng tiền (6238) Điều này làm cho việc phân loại các khoản mục chi phí được rõ ràng.
Ý kiến thứ sáu về chi phí sản xuất chung:
- Chi phí sản xuất chung nên được phân biệt thành hai khoản mục riêng biệt là chi phí dịch vụ mua ngoài(6277) và chi phí khác bằng tiền (6278) Điều này làm cho việc phân loại các khoản mục chi phí được rõ ràng.
- Công ty nên trích trước chi phí bảo hành công trình xây lắp như sau:
+ Khi xác định số dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây lắp, ghi: Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung
Có TK 352 - Dự phòng phải trả.
+ Khi phát sinh chi phí sửa chữa và bảo hành công trình, như chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung, kế toán phản ánh vào các Tài khoản chi phí có liên quan, ghi: Nợ TK 621 - Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có các TK 112, 152, 153, 214, 331, 334, 338,...
+ Cuối kỳ, kết chuyển chi phí thực tế phát sinh trong kỳ về nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung liên quan đến hoạt động sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp để tổng hợp chi phí sửa chữa và bảo hành và tính giá thành bảo hành, ghi:
Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Có TK 621 - Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp Có TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp
Có TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công Có TK 627 - Chi phí sản xuất chung
+ Khi công việc sửa chữa bảo hành công trình xây lắp hoàn thành bàn giao cho