III. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm
2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành
2.7. Hoàn thiện hạch toán TK131 “Phải thu của khách hàng”
Trong mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh việc theo dõi các khoản phải thu của khách hàng cũng khá quan trọng. Đó là các khoản nợ của khách hàng đối với doanh nghiệp phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm và doanh nghiệp cần phải có các biện pháp thu được nợ càng sớm càng tốt. Tình hình tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp có tốt hay không thì không thể chỉ thể hiện ở số lượng sản phẩm tiêu thụ nhiều, doanh thu tiêu thụ lớn mà còn thể hiện ở tình hình thanh toán của khách hàng, mặc dù doanh thu lớn, sản phẩm tiêu thụ nhiều mà khách hàng lại nợ nhiều thì tình hình tiêu thụ cũng không tốt. Điều này chứng tỏ doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn, số nợ càng lớn thì càng làm hạn chế khả năng thanh toán cũng như mức độ rủi ro trong việc được trả nợ tăng lên.
Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành để theo dõi nghiệp vụ thanh toán với khách hàng kế toán sử dụng TK131 “Phải thu khách hàng”. Kết cấu của tài khoản này như sau:
Bên nợ:
- Số tiền phải thu từ khách hàng mua chịu vật tư, hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp.
- Số tiền thu thừa của khách hàng đã trả lại.
- Nợ phải thu từ khách hàng tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng. Bên có:
- Số nợ phải thu của khách hàng đã thu được.
- Số nợ phải thu giảm bớt do chấp thuận giảm giá, chiết khấu hoặc do khách hàng trả lại hàng đã bán.
- Số tiền khách hàng ứng trước để mua hàng.
- Nợ phải thu từ khách hàng giảm do tỷ giá ngoại tệ giảm. Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Số dư bên Có: Số tiền doanh nghiệp nợ khách hàng.
Nhưng do đặc điểm giá trị thành phẩm của Công ty rất lớn nên với những khách hàng thường xuyên và mua với số lượng lớn Công ty thường cho họ thanh toán chậm hoặc được hưởng giảm giá, chiết khấu. Vì vậy số nợ phải thu từ khách hàng mua chịu của Công ty là tương đối lớn. Mặt khác Công ty lại thường sản xuất theo đơn đặt hàng, theo cách này khi ký hợp đồng mua bán khách hàng phải đặt trước cho Công ty một khoản tiền. Khoản tiền này sẽ hạch toán vào bên Có TK131. Như vậy việc sử dụng TK131 để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng tại Công ty là rất quan trọng. Để có thể theo dõi được chi tiết đâu là số tiền phải thu từ khách hàng mua chịu đâu là số tiền ứng trước cho doanh nghiệp theo em Công ty nên chi tiết tài khoản này thành 2 tiểu khoản:
TK131.1: Phải thu của khách hàng
TK131.2: Người mua ứng trước tiền hàng
Việc chi tiết 2 tiểu khoản trên sẽ giúp Công ty xác định đúng đắn đâu là số tiền Công ty tạm nợ khách hàng đâu là số tiền còn phải thu của khách hàng, từ đó có kế hoạch thúc đẩy sản xuất để hoàn thành kịp thời đơn đặt hàng hay đòi nợ một cách hợp lý.