III. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm
3. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Là một Công ty có quy mô, sản phẩm sản xuất nhiều chủng loại nên vấn đề quản lý doanh nghiệp và tiêu thụ sản phẩm tương đối phức tạp và đòi hỏi chi
phí cao từ đó ảnh hưởng không ít tới kết quả sản xuất kinh doanh. Do đó việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp rất được Công ty coi trọng.
Công ty Dụng cụ cắt và Đo lường cơ khí Hà Nội có một cửa hàng bán lẻ và giới thiệu sản phẩm trực thuộc phòng kế hoạch kinh doanh nhưng mọi chi phí của cửa hàng này đều được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Vì vậy nội dung chi phí bán hàng của Công ty chỉ bao gồm: Chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm, chi phí giao dịch tiêu thụ sản phẩm, chi phí vận chuyển cho khách hàng, chi phí thuê nhà đất, chi phí hoa hồng đại lý và các chi phí khác bằng tiền liên quan đến tiêu thụ... Tuy nhiên những khoản chi phí ở trên phát sinh rất ít nên Công ty không hạch toán chi tiết chi phí bán hàng trên TK641 và mở chi tiết cho từng tiểu khoản mà hạch toán toàn bộ chi phí bán hàng trên TK1422 “chi phí chờ chuyển”. Khi phát sinh chi phí bán hàng kế toán ghi:
Nợ TK 1422.
Có TK111, 112, 131.
Cũng như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng do kế toán chi phí giá thành thực hiện. Để theo dõi chi tiết khoản mục chi phí này, kế toán sử dụng TK642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp cùng 7 tài khoản cấp 2:
TK6421: Chi phí nhân viên quản lý. TK6422: Chi phí vật liệu quản lý. TK6423: Chi phí đồ dùng văn phòng. TK6424: Chi phí khấu hao TSCĐ. TK6425: Thuế, phí và lệ phí.
TK6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK6428: Chi phí khác bằng tiền.
Chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp từ Bảng phân bổ tiền lương, Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, NKCT số 1, NKCT số 2 và các NKCT khác có liên quan. Sau đó ghi vào Bảng kê số 5 (biểu số 16).
Biểu số 16: bảng kê số 5
Chi phí bán hàng (1422) Chi phí quản lý doanh nghiệp (642)
Tháng 12 năm 2002 Số TT Các TK ghi Có Các TK ghi Nợ 152 153 141 214 334 338 NKCT số 1 NKCT số 2 Cộng chi phí thực tế I Chi phí đầu tư XDCB (241)
II Chi phí bán hàng (1422) 7.689.250 11.792.300 42.184.550 26.209.150 87.875.250
Chi phí bao gói sản phẩm 7.689.250 7.689.250
Chi phí vận chuyển cho khách 13.552.000 13.552.000
Chi phí thuế nhà đất 16.485.650 16.485.650
Chi phí giao dịch tiêu thụ 11.792.300 9.723.500 21.515.800
Chi phí khác bằng tiền 28.632.550 28.632.550
III Chi phí quản lý doanh nghiệp 11.489.058 2.994.530 7.905.900 59.997.293 8.295.175 79.094.300 34.728.670 204.504.296
Tiền lương, phụ cấp quản lý 59.997.293 59.997.293
BHXH, BHYT, KPCĐ 8.295.175 8.295.175
Khấu haoTSCĐ 7.905.900 7.905.900
Nguyên vật liệu 11.489.058 11.489.058
Nhiên liệu động lực 2.994.530 2.994.530
Chi phí dịch vụ mua ngoài 56.670.450 56.670.450
Chi phí bằng tiền khác 22.423.850 34.728.670 57.152.520
IV Cộng 19.178.308 2.994.530 11.792.300 7.905.900 59.997.293 8.295.175 121.278.850 60.937.820 292.380.170
Ngày 31 tháng 12 năm 2002 Người lập biểu Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Bảng kê số 5 là bảng tổng hợp theo dõi cả hai TK642 và TK1422 theo các nghiệp vụ phát sinh trong tháng và được lập cho từng tháng. Trên Bảng kê số 5 kế toán ghi rõ từng khoản mục tương ứng phát sinh với từng loại chi phí. Cuối tháng số liệu được tổng hợp trên bảng kê này sẽ được chuyển sang TK911 trên NKCT số 8 (ghi nợ TK911, ghi có TK642, 1422) để xác định kết quả kinh doanh trong tháng.
Số liệu từ NKCT số 8 ở cột ghi có TK642, TK1422 kế toán tổng hợp vào sổ cái TK642, 1422 phần ghi có. Từ Bảng kê số 5 phần ghi nợ TK642, 1422 kế toán tổng hợp số liệu vào Sổ cái TK642, 1422 phần ghi nợ.
Sổ cái TK642 và TK1422 được kế toán mở cho cả năm. Cuối mỗi tháng sau khi kế toán ghi chi phí giá thành tổng hợp được chi phí bán hàng và chi phí quản lý phát sinh trong tháng, kế toán tiêu thụ thành phẩm sẽ ghi số liệu tổng hợp của tháng đó vào các sổ cái.
Biểu số 17: sổ cái tk 642
Năm 2002 Số dư đầu năm
Nợ Có Ghi có các TK đối ứng Ghi nợ TK Tháng 1 ... Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK 1111 79.094.300 TK 1121 34.728.670 TK 152 11.489.058 TK 153 2.994.530 TK 214 7.905.900 TK 334 59.997.293 TK 338 8.295.175 Cộng phát sinh Nợ 204.504.926 Cộng phát sinh Có 204.504.926 Số dư cuối kỳ Nợ 0 Có 0
Biểu số 17: sổ cái tk 1422
Tháng 12 năm 2002 Số dư đầu năm
Nợ Có Ghi có các TK đối ứng Ghi nợ TK Tháng 1 ... Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK 1111 42.184.550 TK 1121 26.209.150 TK 141 11.792.300 TK 152 7.689.250 Cộng phát sinh Nợ 87.875.250 Cộng phát sinh Có 87.875.250 Số dư cuối kỳ Nợ 0 Có 0
4. Hạch toán kết quả tiêu thụ thành phẩm:
Để xác định kết quả kinh doanh kế toán Công ty sử dụng TK911 - Xác định kết quả kinh doanh.
Do chủng loại thành phẩm của Công ty rất đa dạng nên việc xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm được tính chung cho tất cả các sản phẩm. Cuối tháng sau khi đã xác định được doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán và các chi phí khác có liên quan như: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp... kế toán xác định kết quả tiêu thụ theo công thức:
Kết quả tiêu thụ Doanh thu bán Giá vốn chi phí chi phí quản lý thành phẩm hàng bán hàng bán bán hàng doanh nghiệp
Việc hạch toán kết quả tiêu thụ được thực hiện trên NKCT số 8 (biểu số 19). Kế toán Công ty sử dụng TK4212 để hạch toán lãi lỗ tiêu thụ trong tháng. Tuy NKCT số 8 dùng để phản ánh kết quả thực tế của tất cả mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp nhưng trong bài này em chỉ xin nêu kết quả tiêu thụ thành phẩm.NKCT số 8 được mở hàng tháng, phản ánh số phát sinh của
các TK154, TK155, TK157, TK111, TK131, TK5112, TK531, TK632, TK642, TK1422,TK911...
Biểu số 19: nhật ký chứng từ số 8 Tháng 12 năm 2002 Số TT Các TK ghi NợCác TK ghi Có 111 154 155 157 131 5112 3331 531 632 1422 642 911 Cộng 111 Tiền mặt 912.437.500 297.612.500 14.880.625 Tiền gửi ngân hàng
612.705.900 111.306.877 5.565.344 Phải thu khách hàng 759.805.275 37.990.264 Chi phí bán hàng 8.377.519 Thành phẩm 17.121.664 1.098.921.323 142.635.860 18.724.258 Hàng gửi bán 72.532.386 Doanh thu bán hàng 25.052.633 1.143.672.019 Hàng bán bị trả lại 25.052.633 Thuế GTGT hàng trả lại 1.252.632 Giá vốn hàng bán 598.563.476 Xác định kết quả 579.839.218 87.875.250 204.504.926 Doanh thu tiêu thụ
nội bộ Hàng gửi bán ...
Cộng 17.121.664 1.098.921.323 638.518.871 142.635.860 1.551.448.665 1.168.724.652 58.436.233 25.052.633 598.563.476 87.875.250 204.504.926 1.143.672.019
Ngày 31 tháng 12 năm 2002 Người lập biểu Kế toán trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
Năm 2002 Ghi có các TK đối ứng ghi Nợ các TK Tháng 1 ... Tháng 11 Tháng 12 TK 632 579.839.218 TK 1422 87.884.250 TK 642 204.504.926 TK 4212 271.443.625 TK 811 TK 821 ... Cộng phát sinh Nợ 1.143.627.019 Cộng phát sinh Có 1.143.672.019 Số dư cuối kỳ Nợ 0 Có 0 Biểu số 21: Sổ cái TK 4212 Năm 2002 Số dư đầu năm
Nợ Có Ghi có các TK đối ứng ghi Nợ các TK Tháng 1 ... Tháng 11 Tháng 12 Cộng số phát sinh Nợ Cộng số phát sinh Có 209.744.343 271.443.625 Số dư cuối kỳ Nợ 168.579.025 Có 102.864.600
Số dư đầu năm
Phần III
Hoàn thiện hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ
1.
Đ ánh giá khái quát tình hình h ạ ch toán thành ph ẩ m, ti êu th
ụ thành ph ẩ m và xác đị nh k ế t qu ả tiêu th ụ t ạ i Công ty:
Công ty Dụng cụ cắt và Đo lường cơ khí Hà Nội là một doanh nghiệp có bề dày kinh nghiệm và thành tích trong lĩnh vực cơ khí. Trải qua quá trình hoạt động hơn 30 năm với nhiều biến động, đặc biệt trong thời buổi kinh tế thị trường, hàng loạt các công ty cơ khí bị đình trệ thì hoạt động sản xuất của Công ty vẫn duy trì ổn định, sản phẩm của Công ty vẫn có uy tín trên thị trường trong và ngoài nước, thu nhập bình quân của người lao động ngày càng tăng.
Cùng với sự phát triển lớn mạnh của toàn Công ty, công tác quản lý nói chung cũng như công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được củng cố, hoàn thiện và đổi mới về mọi mặt nhằm đáp ứng kịp thời các yêu cầu quản lý và nhu cầu phát triển trong giai đoạn mới. Trong điều kiện cơ chế quản lý đổi mới, Công ty đã xây dựng được bộ máy quản lý khá gọn nhẹ với đội ngũ nhân viên có nghiệp vụ vững vàng, có tinh thần trách nhiệm cao. Bên cạnh đó Công ty đã tổ chức được bộ máy kế toán khoa học hợp lý với những nhân viên có trình độ đại học, trung thực, nhiệt tình, năng động, sáng tạo trong công việc, có kinh nghiệm trong nghề lại được phân công nhiệm vụ rõ ràng theo từng phần hành kế toán phù hợp với năng lực và kinh nghiệm làm việc đã trợ giúp đắc lực trong việc quản lý kinh tế của Công ty.
Để phù hợp với tình hình thực tế tại Công ty, bộ máy kế toán được xây dựng theo mô hình kế toán tập trung, toàn bộ công việc tập trung tại phòng kế toán. Các nhân viên kinh tế phân xưởng chỉ làm nhiệm vụ ghi chép ban đầu, thu thập số liệu rồi gửi về phòng tài vụ. Do đó, công tác kế toán nói
chung và công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm nói riêng đã phản ánh 1 cách nhanh chóng, kịp thời cụ thể và chính xác mọi tình hình biến động của Công ty từ đó giúp ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời trong mọi tình huống.
Là một doanh nghiệp có quy mô lớn, chủng loại sản phẩm đa dạng, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên Công ty đã lựa chọn hình thức sổ kế toán “Nhật ký chứng từ”. Hình thức này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của Công ty. Nó kết hợp chặt chẽ giữa việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. Đồng thời còn giảm bớt khối lượng ghi chép, tránh tình trạng ghi chép trùng lặp nhưng vẫn đảm bảo sự thống nhất giữa các nguồn số liệu, cung cấp thông tin kịp thời.
Bên cạnh đó, Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 1141 ngày 01-11-1995 của Bộ Tài chính, phân chia cây tài khoản sử dụng thành 2 cấp để quản lý và theo dõi chi tiết, tổng hợp từng hoạt động kinh doanh của Công ty. Hệ thống chứng từ của Công ty được lập đầy đủ phù hợp với chế độ kế toán ban hành và phục vụ thiết thực cho công tác kiểm tra và ghi sổ kế toán.
Về hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ Công ty đã đáp ứng được hầu hết các yêu cầu đặt ra như:
- Hệ thống danh điểm khoa học, thống nhất, thuận lợi cho quản lý. - Hệ thống kho tàng, phương tiện vận chuyển được trang bị đầy đủ. - Có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa thủ kho, kế toán thành phẩm, thủ quỹ, nhân viên phòng kế hoạch kinh doanh...
- Hệ thống định mức tồn kho được phòng kế hoạch kinh doanh xây dựng hợp lý cho từng danh điểm thành phẩm. Dự trữ đủ vừa đảm bảo quá trình tiêu thụ được liên tục vừa đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn.
- Chất lượng thành phẩm được kiểm tra kỹ trước khi nhập kho nhằm hạn chế hàng bán bị trả lại.
- Các hình thức tiêu thụ và phương thức thanh toán được áp dụng khá linh hoạt, hợp lý tạo điều kiện đẩy nhanh quá trình tiêu thụ sản phẩm
- Công tác thanh quyết toán với khách hàng, thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước cũng đã được Công ty quan tâm thích đáng.
Nhìn chung, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đã phản ánh đầy đủ, trung thực các hoạt động kinh tế diễn ra, số liệu ghi chép trên sổ sách rõ ràng, chính xác. Công tác hạch toán thành phẩm đã góp phần đảm bảo quản lý chặt chẽ tài sản của Công ty trong lĩnh vực lưu thông và đảm bảo sản xuất kinh doanh hiệu quả.
2. M ộ t s ố gi ả i pháp nh ằ m hoàn thi ệ n h ạ ch toán thành ph ẩ m, tiêu th ụ thành ph ẩ m và xác đị nh k ế t qu ả tiêu th ụ c ủ a Công ty tiêu th ụ thành ph ẩ m và xác đị nh k ế t qu ả tiêu th ụ c ủ a Công ty tiêu th ụ thành ph ẩ m và xác đị nh k ế t qu ả tiêu th ụ c ủ a Công ty D
ụ ng c ụ c ắ t và Đ o l ườ ng c ơ khí Hà N ộ i:
Hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty là tổ chức hợp lý trình tự và cách thức sổ sách sao cho việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra đơn giản, nhanh gọn nhất nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác. Ngoài ra để quá trình tiêu thụ diễn ra hiệu quả, sản phẩm tiêu thụ nhanh, đảm bảo Công ty làm ăn có lãi thì không chỉ cần có hệ thống kế toán hoàn chỉnh mà còn đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận có liên quan trong toàn Công ty. Ví dụ như phòng kế hoạch kinh doanh cần đưa ra các chính sách giá cả, chính sách ưu đãi... đối với các khách hàng trong chiến lược tiêu thụ sản phẩm, đa dạng hoá các phương thức bán hàng, phương thức thanh toán... Các phân xưởng sản xuất, phòng kỹ thuật, phòng KCS cũng cần đưa ra các sáng kiến cải tiến kỹ thuật, nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã... Tóm lại, để sản phẩm của Công ty có thể đứng vững trên thị trường, được khách hành tin cậy đòi hỏi phải có sự kết hợp hài hoà, sự nỗ lực của
toàn thể cán bộ công nhân viên, trong đó có sự giúp sức không nhỏ của bộ phận kế toán.
Bên cạnh những ưu điểm trong công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm mà Công ty đạt được còn có những tồn tại mà Công ty có khả năng cải tiến và hoàn thành nhằm đáp ứng được hơn nữa yêu cầu đặt ra trong công tác quản lý công ty. Qua thời gian tiếp cận với thực tế, kếp hợp với những kiến thức đã học trong nhà trường em xin mạnh dạn trình bày một số đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện phần hành kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm của Công ty.
2.1. Hoàn thiện hạch toán chi phí bán hàng:
Công ty Dụng cụ cắt và Đo lường cơ khí Hà Nội có một cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm gần cổng công ty do phòng kế hoạch kinh doanh quản lý. Những chi phí của cửa hàng này gồm: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao TSCĐ, các chi phí khác... được kế toán tập hợp và hạch toán vào TK642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Cách hạch toán này tuy không ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh cuối cùng của Công ty nhưng lại phản ánh sai lệch về mặt bản chất chức năng và nội dung của những chi phí phát sinh. Theo em đây là những chi phí phục vụ cho hoạt động bán hàng nên nó cần được hạch toán vào TK641 “Chi phí bán hàng”. Công ty cũng không nên hạch toán các khoản chi phí phục vụ cho hoạt động bán hàng vào TK1422 “Chi phí chờ kết chuyển” mà nên tập hợp hết vào TK641. Việc sử dụng TK1422 để tập hợp chi phí bán hàng sẽ giúp Công ty có thể điều chỉnh chi phí bán hàng được kết chuyển vào TK911 cho phù hợp với từng kỳ do TK1422 có thể để số dư cuối kỳ nhưng lại không đúng với quy định của Bộ Tài chính.
Do đó, khi phát sinh những chi phí phục vụ cho hoạt động bán hàng căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán ghi: