3. Những khó khăn đối với công tác quản trị nhân lực của Đơn vị
2.1.9Tiến hành phân tích công việc
Phân tích công việc là hoạt động cơ bản trong quản lý nhân lực, thông qua phân tích công việc doanh nghiệp có thể có những tài liệu hoàn chỉnh, chi tiết có tác dụng quan trọng đối với các hoạt động kế hoạch, tuyển dụng, đào tạo,…không những vậy phân tích công việc còn giúp doanh nghiệp tránh được hiện tượng “Đấy không phải là việc của tôi” do không có bản mô tả công việc rõ ràng.
Hiện nay tại Bưu Chính Viettel chưa tiến hành phân tích công việc, điều này làm hạn chế rất lớn đến các công tác khác của Đơn vị. Để công tác quản trị nhân sự có hiệu quả cần thiết phải tiến hành phân tích công việc. Để làm được điều này thì lãnh đạo Đơn vị phải nhận thức được tầm quan trọng của phân tích công việc và lập kế hoạch để triển khai phân tích công việc. Để phân tích công việc thì cần phải:
Thứ nhất, cần phải thành lập một nhóm các chuyên viên phân tích công việc.
Nhiệm vụ chính của họ là phải xây dựng cho được bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc một cách cụ thể và thực tế nhất.
Trên thực tế để tìm người đảm nhiệm việc phân tích công việc tại Đơn vị không phải là việc đơn giản do mặt bằng trình độ lao động của địa phương nói chung và của Bưu Chính Viettel nói riêng còn quá thấp, các kiến thức về quản trị nhân lực còn thiếu nên họ thậm chí còn không biết phân tích công việc là gì. Do đó khi thành lập nhóm chuyên viên phân tích công việc cần phải xem xét tới khả năng nhóm này có đủ trình độ để đảm nhiệm công việc của mình hay không. Nếu trình độ chưa đáp ứng được thì lãnh đạo Bưu Chính Viettel phải xem xét tổ chức những khóa đào tạo ngắn hạn cho họ về các kỹ năng về quản trị nhân lực cũng như các kỹ năng về phân tích công việc.
Nhóm chuyên viên này có thể là nhân viên của phòng Tổ chức cũng có thể là nhân viên của các phòng ban khác. Giám đốc Bưu điện tỉnh sẽ chỉ đạo Trưởng, phó các phòng ban tìm nhân viên thích hợp nhất tham gia vào nhóm này. Đồng thời thảo luận với nhóm này các công việc cần tiến hành để phân tích công việc, cả nhóm sẽ cùng nhau góp ý, xây dựng kế hoạch chi tiết để phân tích công việc.
Tiếp đến Giám đốc sẽ thông báo tới các Đơn vị trực thuộc về việc sẽ tiến hành phân tích công việc, lịch trình tiến hành, yêu cầu nhân viên tại các bộ phận, Đơn vị trực thuộc phải phối kết hợp với chuyên viên phân tích công việc để công việc được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
Thứ hai, thu thập thông tin liên quan đến công việc để xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Chuyên viên phân tích cần phải nghiên cứu kỹ
công việc bằng cách xem lại sơ đồ tổ chức, phải thu thập các thông tin liên quan tới công việc bao gồm những ý kiến thu thập được từ bản thân người lao động, cấp quản trị trực tiếp, những người làm việc tại Đơn vị.
Việc thu thập thông tin này cũng sẽ tồn nhiều thời gian và công sức. Trước khi tiến hành nhóm phân tích phải thảo luận để xây dựng các mẫu biểu liên quan tới việc
thu thập thông tin. Ví dụ đối với người lao động để thu thập ý kiến của họ có thể trao đổi trực tiếp cũng có thể yêu cầu họ điền vào các mẫu biểu có sẵn trong đó có những thông tin cần thu thập như: theo anh chị công việc của anh chị gồm những việc gì, các kỹ năng và tiêu chuẩn cần phải có để thực hiện công việc, những khó khăn trong công việc, mối quan hệ về công việc với các đồng ngiệp khác…đối với cấp quản trị trực tiếp và những người khác trong Đơn vị cũng thu thập thông tin tương tự như vậy.
Thứ ba, phác thảo bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Sau khi
thu thập được các thông tin cần thiết về công việc như tên công việc, công việc cần thực hiện, tiêu chuẩn để thực hiện công việc, các chuyên viên phân tích sẽ tiến hành phác thảo bản mô tả công việc.
Bản mô tả công việc phải rõ ràng, cụ thể; các nội dung được mô tả riêng biệt để người lao động có thể nhanh chóng nắm bắt được công việc của mình, các nhiệm vụ chính phải được liệt kê theo mức độ quan trọng; công việc phải được mô tả một cách khách quan và chính xác theo theo cách nó được thực hiện trên thực tế chứ không phải theo mong muốn chủ quan của người quản lý.
Khi thực hiện phân tích công việc, Đơn vị có thể lựa chọn những phương pháp như: phương pháp bảng câu hỏi, quan sát, phỏng vấn, ghi chép lại trong nhật ký…
Thứ tư, chỉnh sửa và ban hành. Trong quá trình phác thảo bản mô tả công việc
và bản tiêu chuẩn công việc không tránh khỏi còn có thiếu xót do đó cần phải thảo luận với người lao động, cấp quản trị để chỉnh sửa các nội dung cho phù hợp, thống nhất; đảm bảo công việc được tiến hành một cách thuận lợi không có kẽ hở
Định kỳ hàng năm lãnh đạo Bưu Chính Viettel phải tổ chức các cuộc hội thảo lấy ý kiến của nhân viên để xem xét và điều chỉnh lại bản mô tả công việc nhằm tạo ra sự linh động trong công việc, kịp thời phát hiện những sai xót để nhanh chóng điều chỉnh cho thích hợp tránh những tình huống “đấy không phải việc của tôi”.
Tóm lại để tiến hành phân tích công việc Đơn vị sẽ có những khó khăn lớn. Khó khăn lớn nhất là tìm ra được những người có khả năng đảm nhận phân tích công việc; khó khăn thứ hai là làm sao để mọi người đều hưởng ứng tham gia phân tích công việc; khó khăn thứ ba là tiến hành phân tích như thế nào để đạt được hiệu quả cao. Để vượt qua những khó khăn này phải kể đến vai trò rất lớn của Giám đốc trong việc chỉ đạo, triển khai thực hiện một cách triệt để.
CHƯƠNG 3