BÌNH TIÊN-TTTM BITIS MIỀN BẮC 2.1 Tổng quan về TTTM Bitis Miền Bắc
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của TTTM Bitis Miền Bắc
Về tổng quát cơ cấu tổ chức của TTTM Bitis Miền Bắc như sau:
Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức của TTTM Bitis Miền Bắc
Cơ cấu của từng phòng ban như sau: Cơ cấu phòng TCNS&HCP
Bắc
Hình 2.2. Cơ cấu phòng TCNS&HCPL
Chức năng nhiệm vụ của phòng TCNS & HCPL:
- Xây dựng các tiêu chuẩn, quy định, quy trình phục vụ cho công tác quản trị hành chính.
- Soạn thảo các văn bản hành chính, thực hiện thủ tục ban hành và lưu trữ văn bản hành chính liên quan.
- Chịu trách nhiệm phục vụ công tác tổ chức vào các dịp Lễ, Hội họp, hội nghị, đại hội, học tập, tiếp đón các đoàn khách, các đoàn đại biểu chính quyền về hình thức trình bày bên ngoài và những nội dung mà ban tổ chức tiếp đón yêu cầu.
- Tổ chức thực hiện hoặc yểm trợ cung cấp các nhu cầu cần thiết cho công tác tổ chức tiếp khách ngoài đến trung tâm quan hệ kinh doanh, tham quan đánh giá trung tâm cũng như các hoạt động liên hoan, tham quanm triển lãm, giới thiệu sản phẩm của trung tâm.
- Quản lý, giám sát việc sử dụng và tổng hợp, cân đối nhu cầu để báo cáo hàng tháng về các ấn phẩm, văn phòng phẩm, quà biều, báo chí, xăng dầu, điện nước, điện thoại, máy photo – fax, thuốc lá, nước khoáng và các chi phí hành chính khác, đề xuất Ban giám đốc duyệt cho mua.
- Quản lý và bảo quản nhà, tài sản chung của trung tâm, các dụng cụ, vật dụng phục vụ các phòng làm việc, hội họp, sinh hoạt của ban giám đốc. Cập nhật thường xuyên hiện trạng tài sản, máy móc thiết bị văn phòng để có hướng đề xuất thanh lý, bổ sung, mua mới hay hủy bỏ.
- Thiết lập các quy trình về quản trị nhân sự, tổ chức kiểm tra giám sát các hoạt động này tại các đơn vị. Quản lý và sử dụng nguồn nhân lực theo quy định của công ty và pháp luật.
- Tham mưu cho Ban giám đốc và tư vấn cho các đơn vị trong việc xây dựng cơ cấu định biên nhân sự từng đơn vị cũng như toàn công ty theo định hướng tinh gọn, hiệu quả khoa học phù hợp với chiến lược phát triển của công ty trong từng giai đoạn. - Tư vấn cho các đơn vị trong việc tổ chức bố trí nhân sự để phát huy năng lực phục vụ
của CBNV.
- Quy hoạch nguồn nhân lực nội bộ để tham mưu cho Ban GĐ về chính sách nhân sự, chiến lược phát triển và ổn định nguồn nhân lực.
Trưởng phòng KT&PTTC
Cán bộ kế toán tổng hợp
Tổ trưởng tổ KT HH và CN
Kế toán công nợKế toán hàng hóa Công nghệ thông tinKế toán thuếKế toán thanh toán thẩm tra giáThủ quỹ kiêm kế toán tài sản
Bắc
- Xây dựng kế hoạch ưu tiên tuyển chọn nhân sự hiện có và tuyển dụng nhân sự mới dựa vào phân tích, đánh giá nhu cầu nhân sự tại các đơn vị, chiến lược phát triển của công ty, cung ứng đầy đủ, kịp thời nguồn nhân sự có chất lượng cho trung tâm.
- Theo dõi và kiểm soát việc sử dụng, khai thác năng lực, sở trường nhân sự hiện có tại các đơn vị trong trung tâm để điều phối nhân sự cho các đơn vị nhằm bố trí nhân sự hợp lý, nâng cao hiệu quả khả năng phục vụ.
- Xây dựng và từng bước hoàn thành chế độ khen thưởng, kỷ luật, đánh giá nhân viên một cách khoa học, phù hợp với tình hình thực tế theo từng thời kỳ phát triển của trung tâm.
- Tổ chức, đánh giá bình xét định kỳ về trình độ, năng lực, phẩm chất của từng nhân viên tại các đơn vị. Tham mưu cho Ban GĐ trong việc xử lý khen thưởng, kỷ luật, bổ sung, đề bạt, thuyên chuyển, đào tạo.
- Thực hiện công tác huấn luyện, đào tạo cho CBNV của trung tâm.
- Thực hiện các chế độ chính sách nhân sự đối với người lao động như lương, thưởng, chế độ phúc lợi, BHYT, BHXH, TCTN…
- Trực tiếp xem xét, xử lý các trường hợp vi phạm quy chế, nôi quy, kỷ luật của trung tâm hoặc tham mưu, tư vấn cho các đơn vị về cách xử lý kỷ luật.
- Tổ chức thực hiện và kiểm soát việc chăm lo sức khỏe cho CBNV; tham mưu cho Ban GĐ về các chương trình y tế, sức khỏe cộng đồng nhằm nâng cao sức khỏe cho CBVN.
Cơ cấu phòng KT&PTTC như sau:
Hình 2.3. Cơ cấu phòng KT&PTTC
Trưởng ban PV và QLBH Trưởng phòng Phó phòng Phó phòng CHTT Chùa Bộc CHTT Tôn Đức Thắng CHTT Hà Đông CHTT Nguyễn Đức Cảnh Trưởng khu vực ĐDTTBHKV
NV quảng cáo khuyến mãi
NV thiết kế quảng cáo
NV thiết kế mẫu
Trưởng ban thiết kế và quảng cáo
Tổ đặt hàng
Tổ giao dịch điều phối
Tổ kho
Tổ giao nhận CHTT Lương Khánh Thiên
CHTT Coop Hải Phòng
Bắc
- Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán phản ánh kịp thời mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh về tình hình sử dụng, biến động, luân chuyển vốn, nguồn vốn có liên quan đến hoạt động của trung tâm nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho công tác quản lý về tài chính của trung tâm.
- Thực hiện bảo quản, lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán một cách đầy đủ có hệ thống theo đúng quy định của nhà nước và công ty, thực hiện nghiêm ngặt chế độ bảo mật thông tin liên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán và thông tin về chiến lược kinh doanh theo nội quy, quy định của công ty.
- Xây dựng kế hoạch chi phí cho trung tâm hàng tháng, quý, năm phù hợp với kế hoạch kinh doanh của đơn vị.
- Khóa sổ và báo cáo về tình hình hoạt động tài chính định kỳ.
- Kiểm tra, kiểm soát về tình hình thực hiện kế hoạch chi phí, quản lý và sử dụng tài chính của trung tâm.
- Kiểm tra, đối chiếu hàng ngày tình hình nhập xuất hàng hóa tại các bộ phận, kho hàng của đơn vị, phối hợp thực hiện kiểm kê định kỳ và đột xuất tồn kho hàng hóa, bao bì, vật phẩm theo quy định.
- Kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ các khoản công nợ của khách hàng, các khoản tạm ứng nội bộ và tình hình thanh toán nợ tạm ứng để đôn đốc thu hồi hoặc báo cáo và đề xuất xử lý các trường hợp công nợ dây dưa không đúng quy định, đảm bảo an toàn vốn. - Thực hiện việc tính lương tạm ứng lương và trả lương cho CBCNV.
- Kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán việc quản lý và sử dụng tài sản, máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ tại các đơn vị bộ phận để tránh lãng phí, thất thoát.
Bắc
Hình 2.4. Cơ cấu phòng TT – KD
Chức năng của phòng TT – KD
- Thu thập và tìm hiểu, quản lý, lưu trữ, phân tích các thông tin toàn diện về thị trường khu vực như: Quảng cáo, khuyến mãi, mạng lưới phân phối sản phẩm, chất lượng mẫu mã, giá cả, phương thức kinh doanh, người tiêu dùng, đối thủ cạnh tranh, môi trường hoạt động kinh doanh…để làm cơ sở báo cáo lên ban GĐ khối KH – KD cũng như làm cơ sở để phân tích và lập kế hoạch kinh doanh – tiếp thị dài hạn, ngắn hạn, thích ứng linh hoạt nhằm phát triển vững chắc và lâu dài hoạt động kinh doanh trên thị trường khu vực.
- Tổ chức thực hiện các chương trình khảo sát, điểu tra thị trường, nghiên cứu thị hiếu của người tiêu dùng, nghiên cứu về đối thủ cạnh tranh…để kịp thời điều chỉnh các biện pháp, chính sách kinh doanh của đơn vị.
- Kiểm tra, đánh giá kết quả các hoạt động tiếp thị kinh doanh, các phương thức bán hàng, phân tích ưu, khuyết điểm của hoạt động tiếp thị, kinh doanh tại thị trường khu vực nhằm điều chỉnh, cải tiến kịp thời hoặc tiếp tục đẩy mạnh, phát huy hiệu quả tối đa các chính sách kinh doanh của công ty. Tham mưu, đề xuất cho cấp lãnh đạo các chương trình, kế hoạch, biện pháp, giải pháp thích ứng ngắn hạn và lâu dài mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động kinh doanh của trung tâm.
- Thực hiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu, lưu trữ các thông tin thị trường một cách đầy đủ, chính xác nhằm phục vụ kịp thời cho hoạt động kinh doanh của đơn vị.
- Phát triển thị trường, mở rộng mạng lưới phân phối sản phẩm Bitis.
- Khảo sát đầy đủ, cụ thể không bỏ sót các khu vực trên địa bàn quản lý để từ đó có quy hoạch, chọn địa điểm mở mạng lưới phân phối tại thị trường khu vực trong từng thời kỳ. - Lập kế hoạch và triển khai thực hiện phát triển thị trường theo từng tháng, quý. - Tiến hành đăng ký, làm các thủ tục cần thiết khi tiến hành khi trương cửa hàng mới. - Quảng cáo sản phẩm mới, giao hàng cho các khách hàng theo tuyến của trung tâm.
- Hỗ trợ kiểm kê kho tại trung tâm và kiểm kê cửa hàng tại các cửa hàng tiếp thị của trung tâm.
- Thực hiện công tác tiếp thị sản phẩm mới và sưu tầm, đề xuất cải tiến mẫu mã sản phẩm đáp ứng nhu cầu của thị trường khu vực.
- Thực hiện thủ tục đặt hàng cho trung tâm, theo dõi thông tin phản hồi và nhận hàng về trung tâm để kinh doanh.
- Thực hiện công tác sắp xếp kho hàng, bảo quản hàng hóa để đảm bảo chất lượng hàng hóa một cách tốt nhất.