IV. NHỮNG YẾU TỐ THEN CHỐT LÀM THAY ĐỔI TỔ CHỨC Những yếu tố then chốt thúc đẩy đổi mới tổ chức:
8 BƯỚC ĐỂ THỰC HIỆN 1 THAY ĐỔI LỚN THÀNH CÔNG BướcHành động Nội dung
1
Gia tăng mức độ cấp bách
- Để sự thay đổi có thể thu hút được sự chú ý và gây ấn tượng sâu sắc với mọi người, được mọi người ủng hộ thì phương pháp tốt không phải là đưa ra các số liệu, báo cáo, mệnh lệnh hay chỉ thị để ép buộc mọi người làm theo mà làm sao để mọi người tự cảm nhận được sự cấp bách cần phải thay đổi.
- Mọi người bắt đầu kháo nhau: “Nhanh lên, chúng ta cần thay đổi”.
2 Lập đội tiên
phong
- Thành lập 1 nhóm có đủ sức mạnh để dẫn đắt sự thay đổi lớn này. Nhóm này bắt đầu làm việc ăn ý với nhau.
- Đội tiên phong là những người dẫn đắt sự thay đổi nên họ phải có lòng nhiệt tình, có sự quyết tâm cao, là những người đáng tin cậy, có kỹ năng, kinh nghiệm, có nhiều mối quan hệ và có thẩm quyền sẽ làm cho sự thay đổi dễ thành công hơn.
3
Xây dựng viễn cảnh tương lai
- Đội tiên phong sẽ xây dựng viễn cảnh tương lai và thiết lập chiến lược để thực hiện những nỗ lực thay đổi này.
- Để sự thay đổi có thể diễn ra, đội tiên phong phải trả lời rất nhiều câu hỏi để có thể đưa ra huớng đi đúng đắn, VD như : những thay đổi nào là cần thiết? Tầm nhìn, viễn cảnh tuơng lai của Cty là gì? Khách hàng, nhân viên sẽ cảm thấy như thế nào? Cách nào là tốt nhất để biến tầm nhìn thành hiện thực? Và cái gì không nên thay đổi?... Khi trả lời những câu hỏi đó là chúng ta đang cố gắng phác thảo ra bức tranh về tuơng lai, điều đó giúp cho mọi nguời hiểu hơn về những gì mà sự thay đổi sẽ mang lại.
4
Thu hút mọi người tham gia
- Các nhân viên bắt đầu tham gia vào công cuộc thay đổi, thể hiện qua hành vi của họ.
- Mục đích của việc thu hút mọi người tham gia là có càng nhiều người cùng hành động càng tốt, để có thể biến viễn cảnh tương lai thành hiện thực.
- Những người trong đội tiên phong sẽ trả lời những câu hỏi về tâm tư, nguyện vọng cũng như những lo lắng, hoài nghi của những người thuộc phe chống đối lại sự thay đổi. Và những người thuộc nhóm tiêu cực này sẽ cảm nhận được sự
thay đổi là tốt cho tất cả mọi người trong công ty. Sau đó, họ tham gia làm việc chung với nhóm tích cực. Và cứ như vậy số người tham gia vào công cuộc đổi mới ngày càng tăng.
5 Trao quyền
- Thêm nhiều người thấy mình có thể hành động, và thực sự hành động theo viễn cảnh tương lai.
- Trao quyền không phải là cho người ta thêm thẩm quyền mới hay trách nhiệm mới rồi cứ thế bỏ đi mà nó có nghĩa là tháo gỡ các rào cản. Những chướng ngại cơ bản ngăn cản người ta hành động theo viễn cảnh tương lai sẽ được tháo bỏ. -Trong chương 5 của quyển sách có một câu chuyện kể về việc các nhà quản lý đã không sa thải 1 nhân viên chống lại sự thay đổi. Mà thay vào đó, họ cho nhân viên này đến làm việc tại chỗ của khách hàng, ở đó, hàng ngày, anh ta phải đối mặt với những vấn đề mà khách hàng gặp phải từ sản phẩm của công ty mình. Những gì anh ta thấy tại chỗ khách hàng làm anh ta bị sốc và anh ta nảy sinh cảm xúc cần phải xử lý vấn đề này. Sau đó, anh ta quay trở lại công ty và thực hiện những thay đổi mang lại lợi ích cho khách hàng, nhân viên và người chủ.
6
Tạo ra những thắng lợi ngắn hạn
- Động lực hình thành khi nhân viên cố gắng hoàn thành công việc theo viễn cảnh tương lai, đồng thời những cản trở đối với sự thay đổi cũng ngày 1 ít đi. - Tạo ra những thắng lợi nhanh chóng để có thể đẩy lùi sự yếm thế, bi quan và bảo thủ. Đảm bảo rằng các thành công đều dễ nhận ra, rõ ràng và đáp ứng đúng những gì mọi người đang mong đợi à cho mọi người trong Cty thêm niềm tin và động lực để phấn đấu đạt cho được mục tiêu cuối cùng.
- Để có thể đạt được những thắng lợi ngắn hạn một cách nhanh chóng thì cần phải tập trung vào những mục tiêu cụ thể, lựa chọn điều gì cần nhắm đến trước tiên và sự thắng lợi phải có ý nghĩa với càng nhiều người càng tốt.
7 Duy trì sự
liên tục
- Giúp mọi người tạo ra các đợt sóng thay đổi, hết đợt này đến đợt khác, cho đến khi viễn cảnh tương lai trở thành hiện thực.
- Không để cho sự cấp bách chìm xuống. Không lùi bước trước những khó khăn mới của công cuộc thay đổi, đặc biệt là những rào cản ngày càng lớn liên quan đến cảm xúc. Loại bỏ những thao tác thừa để nhờ đó, chúng ta không bị kiệt sức dọc đường.
- Trong quyển sách này có 1 câu chuyện kể về một công ty sau khi đã thay đổi, vượt qua các đối thủ khác và dẫn đầu ngành. Họ bắt đầu kiêu ngạo và cho rằng không cần phải thay đổi nữa. Khi đó giám đốc đã cho họ thấy rằng: công ty họ đang dẫn đầu ngành này nhưng thu nhập lại không bằng những công ty trong lĩnh vực khác và họ nhận thấy rằng mình phải tiếp tục thay đổi vì những mục đích mới. 8 Giữ cho sự thay đổi được bền vững
Đảm bảo rằng mọi người tiếp tục hành động theo cách thức mới, bất chấp sự trì kéo của truyền thống, bằng cách gắn liền sự thay đổi với văn hóa tổ chức vừa được xây dựng lại. Định hướng cho nhân viên, thúc đẩy và sử dụng sức mạnh của cảm xúc để củng cố những qui phạm và giá trị vừa mới hình thành.
Tóm lại, thông điệp quan trọng nhất trong cuốn sách này rất đơn giản: Mọi người thay đổi vì
nhìn thấy dẫn chứng thực tế tác động tới cảm xúc chứ không phải các số liệu phân tích làm thay đổi suy nghĩ. Điều này đặc biệt đúng khi bạn phải đối mặt với những vấn đề thay đổi tổ chức trên quy
mô lớn như: Công nghệ mới, sát nhập và thâu tóm, tái cơ cấu, chiến lược mới, thay đổi văn hóa, toàn cầu hóa và thương mại điện tử .
ĐẠT ĐƯỢC SỰ THAY ĐỔI HÀNH VI TRONG MỖI BƯỚC CỦA TIẾN TRÌNH 8 BƯỚC: BƯỚC:
Phương pháp chủ yếu gần như luôn là: THẤY – CẢM NHẬN – THAY ĐỔI
Hiếm khi phương pháp chủ yếu là: PHÂN TÍCH – SUY NGHĨ – THAY ĐỔI