Để minh họa cho quá trình tạo form sử dụng Form Wizard, chúng ta tiến hành tạo một form nhập liệu đơn giản cho cơ sở dữ liệu đã xét ở phần trên của tài liệu. Form này sẽ cho phép người dùng nhập dữ liệu vào bảng Nhân viên.
Để tạo được form nhập liệu như trên bằng Form Wizard, chúng ta tiến hành các bước sau: - Từ cửa sổ chính của cơ sở dữ liệu, chọn Form trong cửa sổ chọn đối tượng. Khi đó, bên
phía phải màn hình sẽ hiển thị 2 lựa chọn là “Create form in Design view” và “Create form by using Wizard”. Nhấp đúp chuột vào lựa chọn thứ 2 hoặc click chuột vào nút lệnh “New” và chọn tiếp “Form Wizard” để bắt đầu.
- Bấm OK để bắt đầu sử dụng Form Wizard. Tiếp theo, chọn các thông tin cần đưa lên form. Đây là bước quan trọng, vì vậy phải xác định rõ thông tin nào (trường nào) và đối tượng nào (bảng nào, truy vấn nào) sẽđược đưa lên form.
- Ở ví dụ này, chúng ta dựđịnh tạo một Form để nhập dữ liệu cho bảng Nhân viên, vì vậy ở mục Tables/Queries, click chuột vào hộp chọn và chọn bảng Nhân viên. Chọn tất cả các trường có trong bảng nhân viên (Ở vùng Avalable Fields) bằng cách click chuột vào nút “chọn tất cả” có hình >>. Khi đó, trong vùng “Selected fields” sẽ xuất hiện các cột vừa chọn. Bấm Next để tiếp tục.
- Tiếp theo, Access sẽ mở một hộp thoại cho phép lựa chọn cách bố trí các trường trên form (layout). Có thể xem trước từng kiểu bố trí dữ liệu trên form bằng cách lựa chọn các layout có sẵn của Access. Bấm Next để tiếp tục.
- Tiếp theo, Access sẽ cho phép lựa chọn kiểu dáng (style) cho form. Cũng giống như layout, Access cung cấp một loạt các style để thử và lựa chọn. Sau khi đã chọn xong kiểu dáng form ưa thích, bấm Next để tiếp tục.
- Đến đây, có thể bấm Finish để kết thúc hoặc bấm Next để Access giúp ta hoàn tất các công việc phụ còn lại. Nếu bấm Next, Access sẽ hỏi thêm về tiêu đề cho Form. Nếu bấm Finish, Access sẽ tựđộng điền tiêu đề cho form chính là tên bảng được lựa chọn ở trên. Sau khi bấm Finish, một form được tạo bởi form Wizard sẽđược mở ra với kết quả như sau:
Với form này, chúng ta có thể xem dữ liệu hiện có trong bảng hoặc thêm mới dữ liệu vào bảng bằng cách sử dụng các nút lệnh trên thanh điều khiển như sau:
- Mỗi lần mở form, một cách mặc định Access cho hiển thị bản ghi đầu tiên trong bảng. Số lượng bản ghi hiện có trong bảng cũng được Access tính toán và hiển thị trên cửa sổ này (ở ví dụ này ta có 6 bản ghi).
- Để xem thông tin về bản ghi tiếp theo và trước đó ta sử dụng các nút lệnh và . - Để di chuyển đến bản ghi cuối cùng và bản ghi đầu tiên, sử dụng các nút lệnh và . - Để thêm mới một bản ghi, sử dụng nút lệnh . Khi đó, Access sẽ tạo thêm một bản ghi
mới trong cơ sở dữ liệu và ta chỉ việc điền thông tin vào các trường trong form:
- Sau khi điền đầy đủ thông tin hợp lệ vào các trường, bấm bất kỳ nút lệnh nào, Access sẽ lưu bộ giá trị mới vào cơ sở dữ liệu.
Lưu ý: Đây là một form nhập đơn giản nhất, chưa có một ràng buộc cũng như xử lý nào. Vì vậy, nếu dữ liệu được nhập vào không đúng qui cách, Access sẽ báo lỗi không thể thêm dữ liệu vào bảng. Chúng ta sẽ xem xét các cách bắt lỗi ở phần bài tập ở cuối tài liệu này.