Trong các ứng dụng máy tính, các giao diện chương trình thực hiện nhiệm vụ tương tác giữa người dùng và hệ thống bao gồm các giao diện nhập liệu, các cửa sổ (Windows), các hộp thoại (Dialog box) đều được gọi với một tên là Form. Với người dùng cuối, Form là phương tiện để họ làm việc (tương tác) với chương trình.
Trong MS Access, để tạo 1 form có 2 cách:
- Dùng Form Wizard: Đây là một công cụ rất tiện lợi, phù hợp với những người dùng mới làm quen với Access và trong trường hợp cần tạo nhanh một Form đơn giản. Tuy nhiên, cách này lại có hạn chế là các form tạo ra thường phải theo một khuôn mẫu mà Access hỗ trợ.
- Dùng Form Design View: Đây là một công cụ rất hiệu quả và hoàn chỉnh giúp người dùng có thể tạo ra được hầu hết tất cả các form từđơn giản đếp phức tạp. Tuy nhiên, việc dùng Form Design View đòi hỏi người dùng có kiến thức sâu hơn về Access.
4.4.2 Sử dụng Form wizard
Để minh họa cho quá trình tạo form sử dụng Form Wizard, chúng ta tiến hành tạo một form nhập liệu đơn giản cho cơ sở dữ liệu đã xét ở phần trên của tài liệu. Form này sẽ cho phép người dùng nhập dữ liệu vào bảng Nhân viên.
Để tạo được form nhập liệu như trên bằng Form Wizard, chúng ta tiến hành các bước sau: - Từ cửa sổ chính của cơ sở dữ liệu, chọn Form trong cửa sổ chọn đối tượng. Khi đó, bên
phía phải màn hình sẽ hiển thị 2 lựa chọn là “Create form in Design view” và “Create form by using Wizard”. Nhấp đúp chuột vào lựa chọn thứ 2 hoặc click chuột vào nút lệnh “New” và chọn tiếp “Form Wizard” để bắt đầu.
- Bấm OK để bắt đầu sử dụng Form Wizard. Tiếp theo, chọn các thông tin cần đưa lên form. Đây là bước quan trọng, vì vậy phải xác định rõ thông tin nào (trường nào) và đối tượng nào (bảng nào, truy vấn nào) sẽđược đưa lên form.
- Ở ví dụ này, chúng ta dựđịnh tạo một Form để nhập dữ liệu cho bảng Nhân viên, vì vậy ở mục Tables/Queries, click chuột vào hộp chọn và chọn bảng Nhân viên. Chọn tất cả các trường có trong bảng nhân viên (Ở vùng Avalable Fields) bằng cách click chuột vào nút “chọn tất cả” có hình >>. Khi đó, trong vùng “Selected fields” sẽ xuất hiện các cột vừa chọn. Bấm Next để tiếp tục.
- Tiếp theo, Access sẽ mở một hộp thoại cho phép lựa chọn cách bố trí các trường trên form (layout). Có thể xem trước từng kiểu bố trí dữ liệu trên form bằng cách lựa chọn các layout có sẵn của Access. Bấm Next để tiếp tục.
- Tiếp theo, Access sẽ cho phép lựa chọn kiểu dáng (style) cho form. Cũng giống như layout, Access cung cấp một loạt các style để thử và lựa chọn. Sau khi đã chọn xong kiểu dáng form ưa thích, bấm Next để tiếp tục.
- Đến đây, có thể bấm Finish để kết thúc hoặc bấm Next để Access giúp ta hoàn tất các công việc phụ còn lại. Nếu bấm Next, Access sẽ hỏi thêm về tiêu đề cho Form. Nếu bấm Finish, Access sẽ tựđộng điền tiêu đề cho form chính là tên bảng được lựa chọn ở trên. Sau khi bấm Finish, một form được tạo bởi form Wizard sẽđược mở ra với kết quả như sau:
Với form này, chúng ta có thể xem dữ liệu hiện có trong bảng hoặc thêm mới dữ liệu vào bảng bằng cách sử dụng các nút lệnh trên thanh điều khiển như sau:
- Mỗi lần mở form, một cách mặc định Access cho hiển thị bản ghi đầu tiên trong bảng. Số lượng bản ghi hiện có trong bảng cũng được Access tính toán và hiển thị trên cửa sổ này (ở ví dụ này ta có 6 bản ghi).
- Để xem thông tin về bản ghi tiếp theo và trước đó ta sử dụng các nút lệnh và . - Để di chuyển đến bản ghi cuối cùng và bản ghi đầu tiên, sử dụng các nút lệnh và . - Để thêm mới một bản ghi, sử dụng nút lệnh . Khi đó, Access sẽ tạo thêm một bản ghi
mới trong cơ sở dữ liệu và ta chỉ việc điền thông tin vào các trường trong form:
- Sau khi điền đầy đủ thông tin hợp lệ vào các trường, bấm bất kỳ nút lệnh nào, Access sẽ lưu bộ giá trị mới vào cơ sở dữ liệu.
Lưu ý: Đây là một form nhập đơn giản nhất, chưa có một ràng buộc cũng như xử lý nào. Vì vậy, nếu dữ liệu được nhập vào không đúng qui cách, Access sẽ báo lỗi không thể thêm dữ liệu vào bảng. Chúng ta sẽ xem xét các cách bắt lỗi ở phần bài tập ở cuối tài liệu này.
4.4.3 Sử dụng Form design view
Như đã trình bày ở trên và thông qua ví dụ cụ thể vừa xét, chúng ta có thể thấy rõ được sự tiện lợi nhưng có nhiều hạn chế của Form Wizard trong việc thiết kế các form. Để khắc phục vấn
đề này, Access cung cấp một công cụ mạnh và chuyên nghiệp hơn cho người sử dụng với mục đích giúp họ có thể tạo được các form một cách chuyên nghiệp và mềm dẻo hơn. Đó chính là công cụ Form design view. Cũng giống như ở phần sử dụng Form Wizard, chúng ta cũng tiến hành tạo một form nhập liệu đơn giản để nhập dữ liệu cho bảng Nhân viên ở ví dụ trên bằng cách tiến hành theo các bước như sau:
- Chọn New > Design view từ thanh công cụ hoặc chọn ngay Create Form in Design view. Khi đó, Access sẽ mở một cửa sổ cho phép người dùng thiết kế form. Cửa sổ thiết kế form thường có 3 vùng rất quan trọng và cần thiết, đó là:
(1) Vùng để thiết kế form: Đây là vùng cho phép người dùng đặt các điều khiển. Vùng này gồm có 3 phần là Tiêu đề đầu form (Header), thân form (Detail) và tiêu đề cuối (Footer)
(2) Hộp công cụ (Tool box): Hộp công cụ chứa các đối tượng để người dùng sử dụng trong form như: Text box, label, command button v.v.
(3) Vùng cửa sổ thuộc tính: Vùng này cho phép người dùng thiết lập các thuộc tính cho form cũng như cho các đối tượng lấy ra từ tool box đưa vào form.
Lưu ý: Nếu không thấy 2 cửa sổ (2) và (3) xuất hiện, có thể vào menu View, sau đó chọn Toolbox và Properties để Access hiển thị 2 cửa sổ này như trong màn hình trên.
Form mà chúng ta đang dựđịnh tạo ra là form dùng để nhập dữ liệu vào bảng Nhân viên. Do đó, cần thiết lập thuộc tính nguồn dữ liệu cho form bằng cách chọn lựa chọn Form trên hộp thoại thuộc tính (3).
- Sau khi chọn xong, cửa sổ thuộc tính sẽ có dạng:
- Để thiết lập thuộc tính nguồn dữ liệu cho form nhập, chọn tab Data để mở các thuộc tính liên quan đến dữ liệu (hoặc có thể chọn All). Sau đó, ở dòng Record source, click chuột vào để mở danh sách các đối tượng có trong cơ sở dữ liệu và chọn bảng dự định nhập dữ liệu là bảng Nhân viên:
- Chọn xong bảng Nhân viên, Access sẽ mở một cửa sổ Field list để liệt kê tất cả các trường có trong bảng Nhân viên để người dùng lựa chọn các trường sẽ bố trí trên form nhập liệu:
- Bước tiếp theo là việc lựa chọn và bố trí các trường dữ liệu trên form (Giống như 2 bước chọn trường và bố trí bố cục - layout trong Form Wizard). Muốn chọn trường nào, click chuột vào tên trường đó và kéo sang vùng thiết kế form (1) và thả chuột vào từng vị trí mong muốn trên form. Ở form này, chúng ta cần sử dụng tất cả các trường trong bảng, dó đó kéo và thả toàn bộ các trường sang. Mỗi lần kéo và thả, Access sẽ tạo ra một đối tượng gắn với trường dữ liệu tương ứng. Đối tượng này có thể là các hộp textbox, các combo box v.v. và đồng thời là các label (nhãn) ghi chú cho trường dữ liệu tương ứng.
- Một cách ngầm định, các nhãn ghi chú cho từng trường dữ liệu được lấy tên chính là tên của trường dữ liệu. Người dùng có thể sửa đổi nhãn này bằng cách chọn nhãn, mở cửa sổ Properties của nhãn đó và chọn Format > Caption rồi gõ lại tên mình mong muốn như sau:
- Ngoài tên của label, có thể thay đổi tất cả các thuộc tính khác của tất cả các đối tượng trên form như thay đổi kiểu chữ, kích thước của đối tượng (size), kiểu đối tượng (ví dụ từ textbox sang combo box) bằng cách click chuột phải lên đối tượng rồi chọn Properties. Đến đây, chúng ta đã gần hoàn chỉnh một form nhập. Tuy nhiên, vấn đề là làm sao để form này có thể giúp người dùng thêm vào bảng Nhân viên một nhân viên mới với thông tin được nhập vào form? Access hỗ trợ việc này bằng cách cho phép người dùng tạo các nút lệnh. Mỗi khi nút lệnh được thực thi, Access sẽ thực hiện một thao tác nào đó. Ở ví dụ này, ta chỉ xét thao tác thêm 1 dòng dữ liệu vào bảng Nhân viên. Để làm được điều này, click chuột lên biểu tượng command button ở hộp công cụ, sau đó click chuột vào vùng muốn đặt nút lệnh trên form. Khi đó ta được một form mới như sau:
- Để ý cửa sổở trên, khi click tạo một nút lệnh ở phần thiết kế form, Access sẽ mở một hộp thoại “Command Button Wizard” để cho phép người dùng định nghĩa “hành động” (action) mà Access sẽ thực hiện khi nút lệnh đó được bấm. Ở ví dụ này, chúng ta cần yêu cầu Access thêm mới một bản ghi vào bảng dữ liệu nên ở phần “Categories”, chọn “Record operation” (các thao tác với bản ghi). Tiếp theo, bên phần “Action”, chọn “Add New Record” và bấm Next. Khi đó Access sẽ cho phép định nghĩa kiểu dáng của nút lệnh. Có thể chọn nút lệnh với chữ hoặc nút lệnh với hình ảnh bằng cách lựa chọn Text hay Picture. Ởđây ta chọn Text và nhãn của nút lệnh là “Thêm mới”
- Đến đây, có thể chọn Finish để kết thúc hoặc bấm Next để đặt tên cho nút lệnh và Finish để kết thúc. Như vậy ta có một form hoàn chỉnh như sau:
- Để kích hoạt form để bắt đầu nhập dữ liệu, chọn biểu tượng “View” từ thanh công cụ hoặc từ menu View > Form view. Khi đó form sẽđược kích hoạt và chạy như sau:
Với form dạng này, có thể nhập số liệu ngay lập tức bằng cách sửa các thông tin hiện thời của bản ghi đầu tiên (Access ngầm định hiển thị bản ghi này mỗi khi form được kích hoạt) và click nút lệnh “Thêm mới” để thêm một bản ghi vào cơ sở dữ liệu mà không ảnh hưởng gì đến bản ghi hiện tại.
Cũng giống như với form wizard, chúng ta chưa xét gì đến các ràng buộc dữ liệu do đó nếu nhập dữ liệu không đúng, Access sẽ báo lỗi và phải nhập lại. Chi tiết về các ràng buộc, chúng ta sẽ xem xét cụ thểở bài tập áp dụng ở phần cuối của tài liệu này.
4.5 LẬP CÁC BÁO CÁO (REPORT)
Trong các ứng dụng trên Windows, report là một công cụ rất mạnh cho phép người dùng tạo ra các báo cáo tổng hợp dữ liệu. Ngoài việc phục vụ cho các nghiệp vụ báo cáo, thống kê, report còn hỗ trợ rất tốt các thao tác in ấn để có được các báo cáo, tài liệu thống kê trên giấy.
Trong Access, một report thường bao gồm 5 phần: tiêu đềđầu report (report header), tiêu đề đầu trang (page header), thân report (detail), tiêu đề cuối report (report footer) và tiêu đề cuối của trang (page footer).
Về môi trường làm việc, report gần giống với form. Sự khác nhau chính giữa report và form là form có thể hiển thị, tra cứu, cập nhật và điều khiển dữ liệu từ cơ sở dữ liệu trong khi report chỉ hiển thị các thông tin từ cơ sở dữ liệu một cách chuyên nghiệp hơn (mang tính chất thống kê), và không có khả năng làm thay đổi cơ sở dữ liệu. Cũng giống như môi trường làm việc với Form, chúng ta có 2 cách để tạo report đó là Report Wizard và Report Design view. Sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu từng cách tạo report.
4.5.1 Report Wizard
Cũng giống như form wizard, report wizard là một công cụđơn giản giúp người dùng có thể nhanh chóng tạo ra được một báo cáo. Chúng ta sẽ xem xét ví dụ sử dụng report wizard để tạo ra một báo cáo về tình hình nhân sự của công ty.
Bước 1: Từ cửa sổ chính, chọn đối tượng Report. Tiếp theo, chọn Create report by using wizard ở vùng bên phải, hoặc chọn nút New, sau đó chọn Report wizard.
Bước 2: Chọn bảng và các cột dữ liệu cần hiển thị trên báo cáo (tương tự như trong Form, chúng ta sẽ không đề cập chi tiết nữa). Bấm Next để tiếp tục.
Bước 3: Access sẽ hỏi có muốn tạo thành các nhóm trên báo cáo hay không. Điều này có nghĩa, nếu chọn có tạo nhóm (giả sử nhóm theo mã phòng) thì toàn bộ nhân viên trong 1 phòng sẽ được nhóm lại và liệt kê ở một vùng của báo cáo.
Bước 4: Sắp xếp các trường dữ liệu trên báo cáo. Có thể tùy ý sắp xếp vị trí của từng trường trên báo cáo theo sở thích của mình.
Bước 5: Lựa chọn cách trình bày dữ liệu (layout) của report. Có thể thử xem các mẫu layout có sẵn của Access để lựa chọn layout phù hợp bằng cách chọn 1 trong các lựa chọn trên danh sách các mẫu và xem layout tương ứng ở vùng bên trái.
Bước 6: Chọn kiểu dáng cho báo cáo (report style) bằng cách lựa chọn 1 trong các lựa chọn mà Access cung cấp sẵn.
Bước 7: Chọn tiêu đề cho báo cáo và chọn Finish để kết thúc.
4.5.2 Report design view.
Như đã nói ở trên, report wizard là một công cụ rất hữu hiệu để người dùng có thể nhanh chóng tạo ra một báo cáo đơn giản. Tuy nhiên trong thực tế, nhu cầu của người dùng là mong muốn có được một báo cáo phức tạp hơn. Để làm được điều này, có thể sử dụng công cụ Report Design view của Access.
Chúng ta sẽ xem xét việc sử dụng report design view để tạo một báo cáo về tình hình nhân sự nhưở phần trước. Các bước tiến hành các bước sau:
Bước 1: Từ cửa sổ chính của Access, chọn Report trong cửa sổ chọn đối tượng. Tiếp theo, chọn New, sau đó chọn Design view hoặc chọn “Create report by using design view” trong vùng bên phải. Access sẽ mở một cửa sổ cho phép người dùng thiết kế báo cáo cho mình. Cũng giống như trong môi trường thiết kế form, cửa sổ thiết kế báo cáo cũng gồm 3 thành phần chính là:
(1) Vùng soạn thảo báo cáo.
(2) Hộp thoại công cụ - chứa các đối tượng được sử dụng trong báo cáo.
(3) Hộp thoại thuộc tính - cho phép người dùng thiết lập các thuộc tính cho báo cáo và các đối tượng trên báo cáo.
Bước 2: Thiết lập nguồn dữ liệu cho báo cáo: Nhưđã trình bày ở trên, báo cáo là một công cụ lấy dữ liệu từ các bảng, các truy vấn để hiển thị cho người dùng xem, in ấn. Do đó ta phải thiết lập nguồn dữ liệu cho báo cáo (lựa chọn bảng, truy vấn để báo cáo lấy dữ liệu ra). Để làm được điều này, trên cửa sổ thuộc tính, chọn Report trong danh sách đẩy xuống và chọn tab “Data”.
Trên dòng thuộc tính Record Source, ta có thể chọn nguồn dữ liệu từ danh sách các đối tượng có sẵn của Access (các bảng, các truy vấn) bằng cách click chuột vào nút mũi tên để
Access liệt kê các đối tượng hoặc click chuột vào biểu tượng để xây dựng một truy vấn mới làm nguồn dữ liệu cho báo cáo. Thông thường, người dùng hay chọn phương án thứ 2 để có thể xây dựng 1 nguồn dữ liệu như mong muốn. Khi đó Access sẽ mở một môi trường để người dùng xây dựng một truy vấn mới cho báo cáo. Cũng giống như qui trình tạo truy vấn đã đề cập đến ở phần trên, chúng ta sẽ chọn các bảng có liên quan để lấy dữ liệu ra cho báo cáo. Giả sử ta có truy vấn như sau:
Sau khi tạo xong truy vấn, đóng cửa sổ soạn thảo truy vấn lại. Khi đó, Access sẽ hỏi có ghi lại sự thay đổi không. Bấm Yes để xác nhận sự thay đổi: