Trong nhiều trường hợp, chúng ta muốn sửa đổi nội dung của một trường nào đó của một bản ghi trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ, khi một nhân viên chuyển từ phòng này sang phòng khác, chúng ta phải cập nhật lại mã phòng của họ. Khi đó, Access cung cấp một công cụ gọi là update query (truy vấn cập nhật), cho phép thực hiện các thao tác sửa đổi dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
Cũng giống như delete query, update query cũng là một action query (truy vấn hành động), vì nó có thể làm thay đổi dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
Việc tạo một update query cũng giống như với delete query. Trước tiên chúng ta cũng tạo một query có chứa bảng cần sửa đổi dữ liệu. Sau đó, từ menu Query, chọn Update Query.
Ví dụ, nhân viên có tên Nguyễn Văn A trước đây thuộc phòng Tổng hợp (có mã số 01) nay chuyển sang phòng Kế hoạch (có mã số 02). Khi đó, tạo một update query để thay đổi mã phòng của nhân viên này như sau:
Bước 1: Tạo một query có chứa bảng nhân viên, chuyển sang dạng update query như đã trình bày ở trên.
Bước 2: Thiết lập các tham số cho update query như sau:
Vì cùng là các action query nên khi thực thi, Access cũng hỏi xem có chắc chắn muốn thay đổi dữ liệu trên cơ sở dữ liệu hay không.
Về bản chất, update query là một câu lệnh SQL có cấu trúc dạng: UPDATE <Tên bảng>
SET <Danh sách cột > = <Danh sách giá trị mới> WHERE <Điều kiện>
Lưu ý: Trong câu lệnh này, <Giá trị mới> phải có cùng kiểu dữ liệu với kiểu của cột định thay đổi.
Nếu có nhiều cột muốn thay đổi thì viết các cột cách nhau bởi dấu phẩy “,”. Khi đó danh sách các giá trị mới sẽ có thứ tự tương ứng với thứ tự các cột trong <danh sách cột>.
4.4 LẬP CÁC FORM NHẬP DỮ LIỆU 4.4.1 Khái niệm Form