Tương tự như hàm VLOOKUP, hàm HLOOKUP cũng thực hiện chức năng so sánh và tìm kiếm trên một <bảng tìm kiếm> và trả về giá trị nếu tìm thấy. Tuy nhiên, khác với hàm VLOOKUP thực hiện tìm kiếm theo cột, HLOOKUP thực hiện việc tìm kiếm theo hàng.
Cú pháp của hàm HLOOKUP như sau:
HLOOKUP(<giá trị>,<bảng tìm kiếm>,<dòng tìm kiếm>,<cách tìm kiếm>
Ý nghĩa của các tham số trong HLOOKUP tương tự như trong VLOOKUP. Chỉ có điều ở đây chúng ta tìm kiếm theo hàng nên <cột tìm kiếm> ở VLOOKUP được thay bởi <dòng tìm kiếm> trong HLOOKUP. <dòng tìm kiếm> là một số xác định vị trí của dòng cần lấy ra giá trị so với dòng chứa giá trị so sánh (thường là dòng đầu tiên).
Trở lại ví dụ tính học bổng cho học sinh ở trên, chúng ta cũng có một bảng qui định về mức học bổng, tuy nhiên chúng ta bố trí dữ liệu theo hàng như sau:
Rõ ràng, chúng ta không thể sử dụng VLOOKUP để tìm kiếm giá trị mức học bổng dựa vào cách bố trí dữ liệu như thế này. Do vậy, hàm HLOOKUP được sử dụng để tính toán như sau:
Tính cho ô đầu tiên của cột “Học bổng”, ô này được lập công thức như sau: = HLOOKUP(D2,$B$12:$D$13,2,0)
Khi đó giá trị của ô E2 sẽ là 120000 vì mức học bổng dành cho học sinh “Khá” là 120000. Sao chép công thức trên cho tất cả các ô còn lại, chúng ta có bảng kết quả cần tính như sau:
Giống như ví dụở trên, bạn đọc tựđưa chỉnh sửa lại công thức tính để có một kết quả “đẹp” hơn.
2.3 CÁC HÀM LÀM VIỆC VỚI XÂU KÝ TỰ
2.3.1 Hàm LEFT
Cú pháp của hàm LEFT như sau:
LEFT(<biểu thức ký tự>, <số lượng ký tự cần lấy>)
Kết quả của hàm LEFT là một chuỗi ký tựđược lấy ra từ <biểu thức ký tự> và có độ dài là <số lượng ký tự cần lấy> tính từ bên trái sang. Trong trường hợp <số lượng ký tự cần lấy> lớn hơn độ dài của <biểu thức ký tự> thì toàn bộ <biểu thức ký tự> sẽđược lấy ra.
Ví dụ:
LEFT("Nguyễn Văn Nam",10) sẽ cho giá trị trả về là “Nguyễn Văn”. LEFT(“Nguyễn Văn Nam”, 20) sẽ cho giá trị trả về là “Nguyễn Văn Nam”.
2.3.2 Hàm RIGHT
Cú pháp:
RIGHT(<biểu thức ký tự>, <số lượng ký tự cần lấy>).
Ngược lại với hàm LEFT, hàm RIGHT cũng trả về 1 biểu thức ký tự là “con” của <biểu thức ký tự> đầu vào, được lấy ra <số lượng ký tự cần lấy> nhưng tính từ bên phải sang. Cũng tương tự, nếu <số lượng ký tự cần lấy> lớn hơn độ dài của <biểu thức ký tự> thì toàn bộ <biểu thức ký tự> được lấy ra.
Ví dụ:
RIGHT("Nguyễn Văn Nam",10) sẽ cho giá trị trả về là “ễn Văn Nam” RIGHT(“Nguyễn Văn Nam”, 20) sẽ cho giá trị trả về là “Nguyễn Văn Nam”
2.3.3 Hàm MID
Cú pháp:
Hàm MID sẽ trả về một biểu thức ký tựđược lấy ra từ <biểu thức ký tự>, tính từ vị trí <vị
trí bắt đầu lấy> và lấy ra <số lượng ký tự lấy>.
Lưu ý: Trong 3 hàm LEFT, RIGHT và MID, tất cả các đối số có giá trị là số như <số lượng ký tự lấy>, <vị trí bắt đầu> đều phải là các số nguyên lớn hơn 0.
Ví dụ: MID(“Nguyễn Văn Nam”,8,3) = “Văn”
2.3.4 Hàm LEN
Cú pháp:
LEN(<biểu thức ký tự>)
Hàm LEN trả vềđộ dài của <biểu thức ký tự.>
Ví dụ: LEN(“Nguyễn Văn Nam”) = 14.
2.3.5 Hàm LOWER
Cú pháp:
LOWER(<biểu thức ký tự>).
Hàm LOWER sẽ thực hiện việc chuyển đổi <biểu thức ký tự> thành một chuỗi ký tự mà tất cả các chữ cái trong <biểu thức ký tự> đều ở dạng chữ thường.
Ví dụ: LOWER(“Nguyễn Văn Nam”) = “nguyễn văn nam” LOWER(“NGUYỄN VĂN NAM”) = “nguyễn văn nam”
2.3.6 Hàm UPPER
Cú pháp:
UPPER(<biểu thức ký tự>).
Hàm UPPER có ý nghĩa ngược lại với hàm LOWER. Hàm này sẽ trả về một xâu ký tự mà tất cả các chữ cái trong <biểu thức ký tự> đều ở dạng chữ hoa.
Ví dụ: UPPER(“nguyễn văn nam”) = “NGUYỄN VĂN NAM”
Lưu ý: Với hai hàm UPPER và LOWER, có thể có một số trường hợp ký tự trả về không phải là chữ hoa thực sự do sự không đồng bộ của bộ font tiếng Việt.
2.3.7 Hàm REPLACE
Cú pháp:
REPLACE(<xâu ký tự>,<vị trí bắt đầu>,<số lượng ký tự cần thay đổi>,<xâu thay thế>). Hàm REPLACE sẽ thực hiện việc thay thế <biểu thức ký tự>, tính từ <vị trí bắt đầu>, với số lượng ký tự cần thay đổi là <số lượng ký tự cần thay đổi> bằng xâu mới là <xâu thay thế>.
Ví dụ: Chúng ta có 1 biểu thức ký tự là: “Nguyễn Văn Nam”
Giờ chúng ta muốn thay thế chữ “Văn” trong xâu trên thành chữ “Hùng”, khi đó ta làm như sau: REPLACE(“Nguyễn Văn Nam”,8,3,“Hùng”) = “Nguyễn Hùng Nam”.
Ởđây:
- 8 là vị trí bắt đầu của chữ “Văn”
- 3 là số lượng các chữ cái cần thay thế, bắt đầu từ vị trí 8. - “Hùng” là biểu xâu mới cần thay thế vào xâu cũ.
2.3.8 Hàm REPT
Cú pháp:
REPT(<biểu thức ký tự>, <số lần lặp lại>)
Hàm REPT thực hiện việc in ra một chuỗi ký tựđược lặp lại <số lần lặp lại> của <biểu thức ký tự>.
Ví dụ:
REPT(“Nguyễn”,3) = “NguyễnNguyễnNguyễn”.
2.3.9 Hàm SEARCH
Cú pháp:
SEARCH(<biểu thức ký tự cần tìm>,<biểu thức ký tự sẽ tìm>,[<vị trí bắt đầu>]).
Hàm SEARCH có một đối số tùy chọn là [<vị trí bắt đầu>]. Nếu người dùng không đưa vào tham số này, hàm SEARCH sẽ thực hiện tìm <biểu thức ký tự cần tìm> trong <biểu thức ký tự sẽ
tìm> tính từ vị trí đầu tiên của <biểu thức ký tự sẽ tìm> (từ trái sang) và trả về vị trí mà <biểu thức ký tự cần tìm> xuất hiện trong <biểu thức ký tự sẽ tìm> nếu thấy. Ngược lại, hàm SEARCH sẽ trả
về giá trị lỗi (#VALUE).
Nếu người dùng đưa vào <vị trí bắt đầu>, khi đó Excel sẽ thực hiện tìm kiếm từ vị trí đó
đến hết xâu và trả về vị trí xuất hiện của <biểu thức ký tự cần tìm> trong <biểu thức ký tự sẽ tìm> nếu tìm thấy. Ngược lại, giá trị lỗi sẽđược trả về (#VALUE)
Ví dụ:
Ta có một biểu thức ký tự như sau: “Đây là một biểu thức ký tự. Biểu thức này được tạo để
thử hàm Search”.
Giờ ta muốn tìm xâu “biểu thức” trong xâu trên. Nếu ta sử dụng hàm SEARCH như sau: SEARCH(“biểu thức”, “Đây là một biểu thức ký tự. Biểu thức này được tạo để thử hàm Search”) thì giá trị trả về sẽ là 12 vì xâu “biểu thức” xuất hiện ở vị trí thứ 12 trong xâu lớn cần tìm.
Tuy nhiên, nếu chúng ta sử dụng hàm SEARCH theo cách khác:
SEARCH(“biểu thức”, “Đây là một biểu thức ký tự. Biểu thức này được tạo để thử hàm Search”,20) thì giá trị trả về sẽ là 29 vì Excel tiến hành tìm từ vị trí thứ 20 của xâu trởđi. Khi đó nó sẽ gặp từ “Biểu thức” ở vị trí 29.
Lưu ý: Trong khi tìm kiếm, Excel không quan tâm đến ký tự chữ thường hay chữ hoa. Do
2.3.10 Hàm SUBSTITUTE
Cú pháp:
SUBSTITUE (<biểu thức ký tự>,<xâu ký tự cần thay thế>,<xâu ký tự sẽ thay thế>)
Hàm SUBSTITUTE có ý nghĩa gần giống hàm REPLACE. Hàm này thực hiện việc thay thế 1 xâu ký tự trong <biểu thức ký tự> bằng một xâu khác. Cụ thể, <xâu ký tự cần thay thế> nếu xuất hiện trong <biểu thức ký tự> thì sẽđược thay thế bằng <xâu ký tự sẽ thay thế>. Ngược lại (tức là <xâu cần thay thế> không xuất hiện trong <biểu thức ký tự>) thì <biểu thức ký tự> sẽ vẫn giữ giá trị như cũ.
Ví dụ:
Có biểu thức ký tự: “Nguyễn Văn Nam”
Ta muốn thay thế tên đệm “Văn” thành “Hùng”, khi đó sử dụng hàm SUBSTITUE như sau: SUBSTITUE(“Nguyễn Văn Nam”,“Văn”,“Hùng”). Khi đó kết quả trả về sẽ là “Nguyễn Hùng Nam”.
2.3.11 Hàm TRIM
Cú pháp:
TRIM(<biểu thức ký tự)>
Hàm này trả về một biểu thức ký tự có nội dung “gần” giống với <biểu thức ký tự ban đầu> nhưng được chuẩn hóa theo cách sau:
- Xóa toàn bộ các ký tự trắng (dấu cách) ởđầu và cuối của <biểu thức ký tự> nếu có. - Nếu trong <biểu thức ký tự> có tồn tại hai ký tự trắng thì hàm TRIM sẽ xóa bớt đi một và
chỉđể lại một ký tự trắng.
Ví dụ ta có xâu: “ Hôm qua tôi đi học muộn ” (Lưu ý các dấu cách ởđầu và cuối câu, các dấu cách liên tiếp trong thân câu).
Khi đó hàm TRIM(“ Hôm qua tôi đi học muộn ”) sẽ trả lại một câu “chuẩn” hơn như
sau: “Hôm qua tôi đi học muộn”.
2.3.12 Hàm CONCATENATE
Cú pháp:
CONCATENATE(<biểu thức ký tự 1>,<biểu thức ký tự 2>,…,<biểu thức ký tự n>)
Hàm CONCATENATE thực hiện việc ghép các <biểu thức ký tự> lại với nhau thành 1 biểu thức ký tự duy nhất sau khi đã bỏđi các dấu cách của biểu thức ký tựđứng trước.
Ví dụ:
Giả sử ta có các biểu thức ký tự như sau: “Nguyễn ” (Có dấu cách ở cuối) “Văn”
Khi đó: CONCATENATE(“Nguyễn ”, “Văn”, “Nam”) sẽ trả về xâu là “NguyễnVănNam”. Nếu chúng ta muốn xâu cuối có thêm dấu cách giữa các từ, chúng ta có thểđưa trực tiếp dấu cách vào trong hàm CONCATENATE như sau:
CONCATENATE(“Nguyễn ”, “ ”, “Văn”, “ ”, “Nam”).
Khi đó Excel sẽđưa các dấu cách “ ” vào trong kết quảđầu ra. Và như vậy ta sẽđược xâu: “Nguyễn Văn Nam”.
2.3.13 Toán tử &
Cú pháp: <biểu thức ký tự 1> & <biểu thức ký tự 2>
Toán tử & hoạt động giống với hàm CONCATENATE. Tuy nhiên toán tử & chỉ cho phép chúng ta nối hai biểu thức ký tự thành một biểu thức ký tự duy nhất sau khi bỏđi dấu cách ở cuối biểu thức ký tự thứ nhất. Nếu chúng ta muốn có một dấu cách giữa 2 biểu thức ký tự thì chúng ta phải đưa dấu cách vào trong toán tử &.
Ví dụ:
”Nguyễn” & “Văn” sẽ cho ta biểu thức: “NguyễnVăn” “Nguyễn” & “ ” & “Văn” = “Nguyễn Văn”.
2.4CÁC HÀM TÀI CHÍNH (FINANCIAL)
Ngoài các loại hàm thông dụng ở trên, Excel còn cung cấp một loạt các hàm để thực hiện các thao tác liên quan đến tài chính. Những hàm này sử dụng các nhân tố chung, tùy thuộc vào các giá trị sẽđược tính toán. Hầu hết các hàm này làm việc với các thao tác vay hoặc đầu tư tài chính. Để hiểu được cách làm việc của các hàm tài chính, trước hết ta xét các khái niệm sau:
Giá trị hiện tại (Present Value) là giá trị của khoản vay hoặc đầu tưở thời điểm ban đầu. Tham số này còn được gọi là vốn.
Giá trị tương lai (Future Value) là giá trị của khoản đầu tư hoặc vay tại thời điểm nào đó trong tương lai (thường là thời điểm thương vụđầu tư kết thúc hoặc khoản vay được trả).
Lãi suất (Interest Rate) là giá trị phần trăm tăng hoặc giảm của khoản vay hoặc đầu tư.
Đây là giá trị cốđịnh áp dụng trong vòng đời của 1 thương vụđầu tư hoặc cho vay.
Kỳ hạn (Number Of Periods) là số lần thanh toán trong vòng đời của 1 thương vụđầu tư
hoặc cho vay.
Kỳ hạn có thểđược tính theo tháng hoặc năm. Chú ý rằng tham số này phải khớp với tham số lãi suất (ví dụ kỳ hạn tính theo tháng thì lái suất phải là theo tháng, kỳ hạn tính theo năm thì lãi suất phải là theo năm).
Tiền trả (Payment) là số lượng tiền đóng góp cho thương vụđầu tư hoặc vay. Đây thường là khoản tiền góp tại cùng thời điểm với lãi suất được tính
Loại trả (Payment Type) ấn định thời điểm thanh toán tại đầu hoặc cuối kỳ. Thông thường, thời điểm thanh toán là cuối mỗi tháng.
Ngoài các khái niệm trên, một điều quan trọng nữa là phân biệt khi nào tham số mang dấu âm và khi nào mang dấu dương.
Quy tắc như sau:
- Nếu là khoản tiền phải đóng, có thể là đóng góp vào tài khoản tiết kiệm hay trả lãi cho 1 khoản vay, thì khoản tiền mang dấu âm.
- Nếu là khoản tiền nhận được, có thể là do vay được hoặc khoản đầu tư sinh lãi, thì mang dấu dương.
Phần tiếp theo sẽ giới thiệu với bạn đọc về 3 hàm tài chính thông dụng là FV, PV, và PMT. Các hàm khác, bạn đọc có thể tham khảo trong các tài liệu nâng cao về Excel khác.
2.4.1 Sử dụng hàm FV
Hàm FV dùng để tính giá trị tương lai của 1 thương vụ đầu tư, với 1 lãi suất cố định. Để
hiểu được cách sử dụng hàm này, chúng ta xem xét ví dụ sau:
Giả sử ta có 1 khoản tiền gửi tiết kiệm là 10 triệu, mỗi năm có lãi suất 8%. Chúng ta muốn tính xem đến cuối năm, số tiền sẽ là bao nhiêu. Lúc này phép tính rất đơn giản:
= 10.000.00 + 10.000.000 x 8% = 10.000.000 x 108 % = 10.800.000 VNĐ Đây chính là giá trị tương lai của khoản tiền đầu tư gửi tiết kiệm.
Tiếp theo, ta muốn biết sau 2 năm được bao nhiêu, ta có thể tính như sau: = 10.000.000 x 108% x 108% = 11.664.000 VNĐ
Cứ như vậy, ta có thể tính giá trị tương lai sau nhiều năm.
Tuy nhiên, trên thực tế, bài toán lại không đơn giản như vậy. Bởi vì:
- Thông thường, khoản đầu tư tiết kiệm thường được tính lãi theo tháng. Mặc dù lãi suất theo năm vẫn như thế, nhưng khi lãi tháng được trả sẽ cộng vào khoản vốn trong tài khoản và tạo nên lãi chồng.
- Người gửi tiết kiệm thường đóng góp 1 khoản nào đó theo định kỳ vào tài khoản tiết kiệm của mình, qua đó tăng lãi suất tiết kiệm.
Trường hợp này không thể tính theo cách đơn giản ở trên, khi đó ta có thể sử dụng hàm FV của Excel để tính giá trị tương lai của khoản đầu tư.
Cú pháp hàm FV như sau:
FV(Rate, Periods, Payment, PresentValue,[ PaymentType]) Ý nghĩa của các tham sốđược giải thích nhưở trên.
Cụ thể, để giải quyết bài toán trên, với khoản vốn ban đầu 10 triệu, lái suất 8%/năm, khoản góp hàng tháng là 300.000 VNĐ, ta có thể tính được giá trị khoản tiết kiệm sau kỳ hạn là 24 tháng.
Tiếp theo, áp dụng công thức FV cho các tham số:
Trong công thức trên, ta thấy lãi suất năm được chia cho 12 thành lãi suất tính theo tháng. Các tham số Payment và Present Value mang dấu âm vì là các khoản ta phải đóng vào. Khi đó, ta sẽ có giá trị tương lai của khoản tiết kiệm là 19.508.836 VNĐ.
2.4.2 Sử dụng hàm PV
Có thể nói, hàm PV là 1 hàm trái ngược với FV, dùng để tính giá trị ban đầu của khoản đầu tư hoặc vay.
Cú pháp hàm PV như sau:
FV(Rate, Periods, Payment, FutureValue,[ PaymentType])
Sự khác biệt trong tham số giữa hàm FV và PV là tham số Present Value được thay bằng tham số Future Value.
Giả sử cũng bài toán ở hàm FV, nhưng yêu cầu mới là cần tính xem khoản đầu tư ban đầu là bao nhiêu để sau 10 năm, có được khoản tiền là 50 triệu. Ta có bảng tính:
Vẫn như trên, tham số lãi suất chia cho 12 để tính lãi suất tháng, kỳ hạn nhân với 12 để ra kỳ hạn tháng. Và ta có giá trị ban đầu cần phải đầu tư là 2.200.271 VNĐ.
2.4.3 Sử dụng hàm PMT
Hàm PMT dùng để tính số tiền phải trả hoặc đóng góp thường xuyên cho 1 thương vụ vay hoặc đầu tư.
Cú pháp hàm PMT như sau:
PMT(Rate, Periods, PresentValue, FutureValue, PaymentType)
Ví dụ:
Để mua xe máy trả góp (giá 30 triệu), người mua phải trả trước 1 khoản tiền 10 triệu. Khoản tiền 20 triệu còn lại sẽ phải trả trong 2 năm, với lãi suất 8% 1 năm. Yêu cầu bài toán là tính ra khoản tiền mà người đó phải trả hàng tháng.
Ta có thể sử dụng hàm PMT trong trường hợp này. Chú ý là tổng giá trị phải trả là 30 triêu, do đó có thể coi là giá trị hiện tại (Present Value), Khi đó, giá trị tương lai (Future Value) sẽ là 10 triệu, là khi người mua trả hết nợ (vì họđã nộp trước 10 triệu). Cũng có thể có cách tính khác là giá trị hiện tại là 20 triệu (số tiền còn nợ), và giá trị tương lai là 0 (hết nợ).
Áp dụng công thức PMT:
Ởđây, ta lấy tổng giá tiền xe như giá trị ban đầu, và số tiền đã trả như giá trị tương lai. Giá trị ban đầu mang dấu âm vì là số tiền ta phải trả.
CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG CÁC CÔNG CỤ NÂNG CAO
3.1 LỌC DỮ LIỆU
Trong thực tế, nhiều khi người dùng phải làm việc với một bảng tính có rất nhiều dòng dữ