Như đã trình bày ở trên và thông qua ví dụ cụ thể vừa xét, chúng ta có thể thấy rõ được sự tiện lợi nhưng có nhiều hạn chế của Form Wizard trong việc thiết kế các form. Để khắc phục vấn
đề này, Access cung cấp một công cụ mạnh và chuyên nghiệp hơn cho người sử dụng với mục đích giúp họ có thể tạo được các form một cách chuyên nghiệp và mềm dẻo hơn. Đó chính là công cụ Form design view. Cũng giống như ở phần sử dụng Form Wizard, chúng ta cũng tiến hành tạo một form nhập liệu đơn giản để nhập dữ liệu cho bảng Nhân viên ở ví dụ trên bằng cách tiến hành theo các bước như sau:
- Chọn New > Design view từ thanh công cụ hoặc chọn ngay Create Form in Design view. Khi đó, Access sẽ mở một cửa sổ cho phép người dùng thiết kế form. Cửa sổ thiết kế form thường có 3 vùng rất quan trọng và cần thiết, đó là:
(1) Vùng để thiết kế form: Đây là vùng cho phép người dùng đặt các điều khiển. Vùng này gồm có 3 phần là Tiêu đề đầu form (Header), thân form (Detail) và tiêu đề cuối (Footer)
(2) Hộp công cụ (Tool box): Hộp công cụ chứa các đối tượng để người dùng sử dụng trong form như: Text box, label, command button v.v.
(3) Vùng cửa sổ thuộc tính: Vùng này cho phép người dùng thiết lập các thuộc tính cho form cũng như cho các đối tượng lấy ra từ tool box đưa vào form.
Lưu ý: Nếu không thấy 2 cửa sổ (2) và (3) xuất hiện, có thể vào menu View, sau đó chọn Toolbox và Properties để Access hiển thị 2 cửa sổ này như trong màn hình trên.
Form mà chúng ta đang dựđịnh tạo ra là form dùng để nhập dữ liệu vào bảng Nhân viên. Do đó, cần thiết lập thuộc tính nguồn dữ liệu cho form bằng cách chọn lựa chọn Form trên hộp thoại thuộc tính (3).
- Sau khi chọn xong, cửa sổ thuộc tính sẽ có dạng:
- Để thiết lập thuộc tính nguồn dữ liệu cho form nhập, chọn tab Data để mở các thuộc tính liên quan đến dữ liệu (hoặc có thể chọn All). Sau đó, ở dòng Record source, click chuột vào để mở danh sách các đối tượng có trong cơ sở dữ liệu và chọn bảng dự định nhập dữ liệu là bảng Nhân viên:
- Chọn xong bảng Nhân viên, Access sẽ mở một cửa sổ Field list để liệt kê tất cả các trường có trong bảng Nhân viên để người dùng lựa chọn các trường sẽ bố trí trên form nhập liệu:
- Bước tiếp theo là việc lựa chọn và bố trí các trường dữ liệu trên form (Giống như 2 bước chọn trường và bố trí bố cục - layout trong Form Wizard). Muốn chọn trường nào, click chuột vào tên trường đó và kéo sang vùng thiết kế form (1) và thả chuột vào từng vị trí mong muốn trên form. Ở form này, chúng ta cần sử dụng tất cả các trường trong bảng, dó đó kéo và thả toàn bộ các trường sang. Mỗi lần kéo và thả, Access sẽ tạo ra một đối tượng gắn với trường dữ liệu tương ứng. Đối tượng này có thể là các hộp textbox, các combo box v.v. và đồng thời là các label (nhãn) ghi chú cho trường dữ liệu tương ứng.
- Một cách ngầm định, các nhãn ghi chú cho từng trường dữ liệu được lấy tên chính là tên của trường dữ liệu. Người dùng có thể sửa đổi nhãn này bằng cách chọn nhãn, mở cửa sổ Properties của nhãn đó và chọn Format > Caption rồi gõ lại tên mình mong muốn như sau:
- Ngoài tên của label, có thể thay đổi tất cả các thuộc tính khác của tất cả các đối tượng trên form như thay đổi kiểu chữ, kích thước của đối tượng (size), kiểu đối tượng (ví dụ từ textbox sang combo box) bằng cách click chuột phải lên đối tượng rồi chọn Properties. Đến đây, chúng ta đã gần hoàn chỉnh một form nhập. Tuy nhiên, vấn đề là làm sao để form này có thể giúp người dùng thêm vào bảng Nhân viên một nhân viên mới với thông tin được nhập vào form? Access hỗ trợ việc này bằng cách cho phép người dùng tạo các nút lệnh. Mỗi khi nút lệnh được thực thi, Access sẽ thực hiện một thao tác nào đó. Ở ví dụ này, ta chỉ xét thao tác thêm 1 dòng dữ liệu vào bảng Nhân viên. Để làm được điều này, click chuột lên biểu tượng command button ở hộp công cụ, sau đó click chuột vào vùng muốn đặt nút lệnh trên form. Khi đó ta được một form mới như sau:
- Để ý cửa sổở trên, khi click tạo một nút lệnh ở phần thiết kế form, Access sẽ mở một hộp thoại “Command Button Wizard” để cho phép người dùng định nghĩa “hành động” (action) mà Access sẽ thực hiện khi nút lệnh đó được bấm. Ở ví dụ này, chúng ta cần yêu cầu Access thêm mới một bản ghi vào bảng dữ liệu nên ở phần “Categories”, chọn “Record operation” (các thao tác với bản ghi). Tiếp theo, bên phần “Action”, chọn “Add New Record” và bấm Next. Khi đó Access sẽ cho phép định nghĩa kiểu dáng của nút lệnh. Có thể chọn nút lệnh với chữ hoặc nút lệnh với hình ảnh bằng cách lựa chọn Text hay Picture. Ởđây ta chọn Text và nhãn của nút lệnh là “Thêm mới”
- Đến đây, có thể chọn Finish để kết thúc hoặc bấm Next để đặt tên cho nút lệnh và Finish để kết thúc. Như vậy ta có một form hoàn chỉnh như sau:
- Để kích hoạt form để bắt đầu nhập dữ liệu, chọn biểu tượng “View” từ thanh công cụ hoặc từ menu View > Form view. Khi đó form sẽđược kích hoạt và chạy như sau:
Với form dạng này, có thể nhập số liệu ngay lập tức bằng cách sửa các thông tin hiện thời của bản ghi đầu tiên (Access ngầm định hiển thị bản ghi này mỗi khi form được kích hoạt) và click nút lệnh “Thêm mới” để thêm một bản ghi vào cơ sở dữ liệu mà không ảnh hưởng gì đến bản ghi hiện tại.
Cũng giống như với form wizard, chúng ta chưa xét gì đến các ràng buộc dữ liệu do đó nếu nhập dữ liệu không đúng, Access sẽ báo lỗi và phải nhập lại. Chi tiết về các ràng buộc, chúng ta sẽ xem xét cụ thểở bài tập áp dụng ở phần cuối của tài liệu này.