Như đã nói ở trên, report wizard là một công cụ rất hữu hiệu để người dùng có thể nhanh chóng tạo ra một báo cáo đơn giản. Tuy nhiên trong thực tế, nhu cầu của người dùng là mong muốn có được một báo cáo phức tạp hơn. Để làm được điều này, có thể sử dụng công cụ Report Design view của Access.
Chúng ta sẽ xem xét việc sử dụng report design view để tạo một báo cáo về tình hình nhân sự nhưở phần trước. Các bước tiến hành các bước sau:
Bước 1: Từ cửa sổ chính của Access, chọn Report trong cửa sổ chọn đối tượng. Tiếp theo, chọn New, sau đó chọn Design view hoặc chọn “Create report by using design view” trong vùng bên phải. Access sẽ mở một cửa sổ cho phép người dùng thiết kế báo cáo cho mình. Cũng giống như trong môi trường thiết kế form, cửa sổ thiết kế báo cáo cũng gồm 3 thành phần chính là:
(1) Vùng soạn thảo báo cáo.
(2) Hộp thoại công cụ - chứa các đối tượng được sử dụng trong báo cáo.
(3) Hộp thoại thuộc tính - cho phép người dùng thiết lập các thuộc tính cho báo cáo và các đối tượng trên báo cáo.
Bước 2: Thiết lập nguồn dữ liệu cho báo cáo: Nhưđã trình bày ở trên, báo cáo là một công cụ lấy dữ liệu từ các bảng, các truy vấn để hiển thị cho người dùng xem, in ấn. Do đó ta phải thiết lập nguồn dữ liệu cho báo cáo (lựa chọn bảng, truy vấn để báo cáo lấy dữ liệu ra). Để làm được điều này, trên cửa sổ thuộc tính, chọn Report trong danh sách đẩy xuống và chọn tab “Data”.
Trên dòng thuộc tính Record Source, ta có thể chọn nguồn dữ liệu từ danh sách các đối tượng có sẵn của Access (các bảng, các truy vấn) bằng cách click chuột vào nút mũi tên để
Access liệt kê các đối tượng hoặc click chuột vào biểu tượng để xây dựng một truy vấn mới làm nguồn dữ liệu cho báo cáo. Thông thường, người dùng hay chọn phương án thứ 2 để có thể xây dựng 1 nguồn dữ liệu như mong muốn. Khi đó Access sẽ mở một môi trường để người dùng xây dựng một truy vấn mới cho báo cáo. Cũng giống như qui trình tạo truy vấn đã đề cập đến ở phần trên, chúng ta sẽ chọn các bảng có liên quan để lấy dữ liệu ra cho báo cáo. Giả sử ta có truy vấn như sau:
Sau khi tạo xong truy vấn, đóng cửa sổ soạn thảo truy vấn lại. Khi đó, Access sẽ hỏi có ghi lại sự thay đổi không. Bấm Yes để xác nhận sự thay đổi:
Đến đây, thuộc tính Record source của báo cáo đã được Access xây dựng. Nếu ta để ý thì đó chính là một câu lệnh SQL.
Bước 3: Trình bày dữ liệu lên báo cáo. Đây là bước người dùng tựđịnh nghĩa khuôn dạng và kiểu dáng của báo cáo mà mình mong muốn. Có một số lưu ý sau:
- Report header là phần chứa tiêu đề của cả Report. Ví dụ chúng ta đặt tên cho báo cáo là “Danh sách nhân viên” thì tiêu đề này được đặt trong report header.
- Page header là phần chứa tiêu đề của các cột trong báo cáo. Tiêu đề này được lặp lại nếu độ dài của report dài quá 1 trang.
Sử dụng các đối tượng trên thanh công cụ Toolbox để xây dựng báo cáo (giả sử ta muốn tạo một báo cáo có khuôn dạng như sau):
Ởđây chúng ta có một số lưu ý sau:
- Ở phần Page header, ta sử dụng tất cả các nhãn (Label) để đặt tên cho các cột dữ liệu. Ở đây ta muốn có một báo cáo gồm các cột: STT, Họ và tên nhân viên, Phòng mà nhân viên làm việc và Giới tính của nhân viên. Các nhãn này sẽđược hiển thịở đầu của tất cả các trang.
- Ở phần Detail, cột STT ta đưa vào một textbox và thiết lập các thuộc tính Control Source = 1, Running sum là Over group (Đánh số thư tự). Các cột còn lại ta đưa vào các textbox và thiết lập các thuộc tính Control source của từng textbox là các tên trường tương ứng trong truy vấn vừa tạo ra ở trên.
- Ở dưới phần Report footer ta thêm vào một dòng đểđếm tổng số nhân viên trong công ty. Để làm được điều này ta thêm vào một nhãn để ghi dòng chữ “Tổng cộng” và một textbox để tính tổng số nhân viên. Ta thiết lập thuộc tính Control source cho textbox bằng biểu thức =Sum(TenNhanvien).
Đến đây ta đã tạo được một báo cáo đơn giản về tình hình nhân sự của công ty bằng công cụ report design view. Bước cuối cùng là ghi lại báo cáo đã tạo. Báo cáo khi chạy sẽ như sau:
Trên đây chỉ là một ví dụđơn giản để minh họa cho bạn đọc về cách tạo một báo cáo. Trong thực tế, Access còn cho phép tạo ra nhiều ứng dụng phức tạp và mạnh hơn rất nhiều. Để bạn đọc có thể nghiên cứu và tự mình tạo ra được các ứng dụng với MS Access, chúng ta sẽ thực hành 2 bài tập cụ thểở cuối phần. Trong chương tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét sâu hơn về khía cạnh lập trình của Access, đó là lập trình ứng dụng VBA và lập trình CSDL.
CHƯƠNG 5: TỔNG QUAN VỀ LẬP TRÌNH ỨNG DỤNG VBA VÀ DAO
VBA - Visual Basic for Application là một công cụ rất quen thuộc đối với người dùng bộ sản phẩm MS Office. Nhiều khi, trong Access, chúng ta muốn ứng dụng thực hiện các hành động mà bản thân Access không thểđáp ứng được. Khi đó, Visual basic là một công cụ rất hữu ích để chúng ta có thể thực hiện được các yêu cầu này.
Lập trình ứng dụng VBA thực chất là việc người phát triển ứng dụng Access “lập trình” để tạo ra các đoạn mã nguồn của riêng mình bằng ngôn ngữ lập trình Visual basic. Với các “chương trình” được tạo ra bởi VBA, ứng dụng được phát triển bằng Access sẽ có được các ưu điểm như sau: - Ứng dụng dễ bảo trì hơn: Như đã trình bày ở trên, một ứng dụng được phát triển bằng Access có thể chứa đựng rất nhiều Macro đểđáp ứng các tình huống trên form và report và như vậy, ứng dụng của chúng ta sẽ rất khó bảo trì và sửa chữa. Ngược lại, nếu được phát triển bằng các đoạn mã lệnh Visual basic thì các đoạn mã lệnh đó sẽ có thểđược di chuyển một cách dễ dàng sang ứng dụng khác.
- Tạo được các thư viện hàm riêng: Bên cạnh các hàm được xây dựng sẵn (built in function), được sử dụng để thực hiện các tính toán cơ bản, lập trình VBA còn có thể cho phép chúng ta tự tạo ra các hàm riêng cho mình để thực hiện các phép tính toán phức tạp và có thể tái sử dụng trong các ứng dụng về sau.
- Xử lý lỗi: Khi có một lỗi không mong đợi xảy ra đối với ứng dụng, Access sẽ hiển thị một thông báo lỗi - một thông báo lỗi mà người dùng thường khó có thể hiểu được. Với VBA, chúng ta có thể “bắt” các lỗi này và hiển thị các thông báo lỗi của chính mình hay xử lý lỗi theo cách của mình.
- Tạo và thao tác với các đối tượng: Trong hầu hết các trường hợp, chúng ta thường tìm cách dễ nhất để tạo và sửa một đối tượng trong cửa sổ Design view của nó. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn có thể muốn thao tác, định nghĩa một đối tượng bằng mã chương trình. Dùng Visual basic chúng ta có thể thao tác trên tất cảđối tượng trong cơ sở dữ liệu, bao gồm cả chính nó.
- Thực hiện các hành động ở cấp độ hệ thống: Từ một ứng dụng Access, chúng ta có thể dùng “hành động” - action trên RunApp trong một macro để thi hành một ứng dụng Windows based (ứng dụng chạy trên Windows) nhưng những macro đó không thể thực hiện được những điều ở ngoài Access. Visual basic cho phép chúng ta thực hiện được những điều mà macro không thể làm được như: kiểm tra sự tồn tại của file, gọi các hàm trong các thư viện liên kết động (DLL) của Windows v.v.
- Thao tác với từng bản ghi - record: Với Visual basic, chúng ta có thể “duyệt” lần lượt từng bản ghi trong một tập các bản ghi và thực hiện các thao tác mong muốn trên bản ghi cụ thể nào đó. Với macro, chúng ta chỉ có thể làm việc một lúc với toàn bộ các record.
- Truyền các đối số tới mã nguồn: Đối số là một giá trị cung cấp thêm thông tin theo yêu cầu của một số hoạt động (hàm, thủ tục). Chúng ta có thểđặt các đối số cho các hành động trong cửa sổ macro khi tạo một macro nhưng không thể thay đổi chúng khi macro đang thi hành. Tuy nhiên, với Visual basic, chúng ta có thể truyền các đối số đến mã nguồn tại thời điểm nó đang thi hành. Ngoài ra, chúng ta còn có thể sử dụng biến cho các đối số - điều này không thể thực hiện được trong macro. Đây chính là một sự linh động rất lớn trong việc điều khiển mã nguồn sẽ thi hành như thế nào.
5.1CÁC KIỂU DỮ LIỆU VÀ KHAI BÁO
Cũng giống như tất cả các ngôn ngữ lập trình khác, VBA cung cấp một loạt các kiểu dữ liệu cơ bản sau:
- Kiểu dữ liệu Variant: Kiểu dữ liệu này có thể cất giữ nhiều loại dữ liệu. Giống như một text box trên một form, một biến variant có khả năng cất giữ các số, chuỗi, ngày tháng hay giá trị null. Bạn không cần phải chuyển đổi kiểu dữ liệu khi gán chúng vào một biến variant. Visual basic sẽ tựđộng thực hiện các chuyển đổi cần thiết.
- Các kiểu dữ liệu số: Byte, Integer, Long, Single, Double. Các kiểu dữ liệu này cho phép lưu trữ các giá trị số với độ lớn tối đã khác nhau.
- Kiểu dữ liệu xâu ký tự - String: Là kiểu ký tự dùng để lưu trữ các giá trị là một chuỗi xâu ký tự.
- Kiểu dữ liệu logic - Boolen: Là kiểu dữ liệu chỉ có 2 giá trịĐúng và Sai. - Kiểu dữ liệu ngày tháng - Date: Lưu trữ giá trị ngày tháng và thời gian.
- Dữ liệu kiểu đối tượng - Object: Các kiểu dữ liệu đối tượng được cất giữ trong các địa chỉ 32 bit để tham chiếu tới các đối tượng trong một ứng dụng hay trong các ứng dụng khác. Một biến khai báo là Object có thểđược gán (bằng các phát biểu Set) để tham chiếu tới bất cứđối tượng đã được nhận biết bởi ứng dụng.
- Kiểu dữ liệu tiền tệ - Currency: Bản chất là kiểu số có độ lớn 8 byte. Kiểu dữ liệu tiền tệ luôn luôn có ký hiệu tiền tệđi kèm.