Rõ ràng, với các yêu cầu này, ta cần có các thực thể sau để lưu trữ dữ liệu:
- Thực thể nhân viên với các thuộc tính: Họ tên, ngày sinh, giới tính và phòng ban - Thực thể Phòng ban với các thuộc tính: Tên phòng ban
Từ hai thực thểđược xác định ở trên, chúng ta tiến hành thiết lập các bảng dữ liệu cho cơ sở dữ liệu. Rõ ràng, hai thực thể này có mối quan hệ dạng 1-n với nhau. Theo đó, một phòng ban có thể có nhiều nhân viên nhưng ngược lại, một nhân viên chỉ có thể thuộc một phòng ban nhất định. Từ đó chúng ta tiến hành xây dựng 2 bảng Nhân viên và phòng ban với các thuộc tính như sau (Thuộc tính khóa được biểu diễn bởi tên thuộc tính có gạch chân):
Nhanvien(Mã nhân viên, Họ và tên, Ngày sinh,Giới tính) Phong(Mã phòng, Tên phòng)
Để liên kết hai bảng này theo kiểu liên kết 1-n, chúng ta cần đưa khóa chính của bảng phía 1 (ởđây là bảng Phòng) sang làm khóa ngoài ở phía bảng n (ởđây là bảng Nhân viên). Như vậy ta có cấu trúc 2 bảng mới như sau:
Nhanvien(Mã nhân viên, Mã phòng, Họ và tên, Ngày sinh,Giới tính) Phong(Mã phòng, Tên phòng)
Đến đây chúng ta tiến hành xác định kiểu dữ liệu và độ lớn của dữ liệu cho từng thuộc tính: Với bảng Nhân viên, thuộc tính Mã nhân viên ta có thểđể là text với độ dài 5 ký tự là đủđể đánh mã cho đơn vị (giả sửđơn vị có dưới 1000 nhân viên và mã nhân viên được ghi theo qui tắc NVxxx trong đó xxx là các con số từ 001 đến 999).
Thuộc tính Mã phòng có kiểu Text với độ lớn là 3 ký tựđược đánh theo qui tắc Pxx với xx là các con số từ 01 đến 09 (Giả sử trong đơn vị có dưới 10 phòng ban).
Thuộc tính Họ và tên có kiểu Text với độ lớn là 30 ký tự
Ngày sinh có kiểu date/time theo format short date (dữ liệu được ghi kiểu tháng/ngày/năm). Thuộc tính giới tính kiểu text, độ dài 3 ký tự (Nam/Nữ).
Khóa chính của bảng Nhân viên là thuộc tính Mã nhân viên.
Với bảng Phòng, mã phòng có kiểu text, độ lớn 3 ký tự. Tên phòng kiểu text, độ lớn 20 ký tự. Khóa chính là thuộc tính mã phòng.
Như vậy ta đã thiết kế xong cơ sở dữ liệu cho bài toán này. Bước tiếp theo là tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu trên Access.
Áp dụng những phần đã trình bày ở trên, bạn đọc tự tạo mới một cơ sở dữ liệu và xây dựng 2 bảng đặt tên là Nhanvien và Phong. Lưu ý, không nên gõ tiếng Việt có dấu cho các đối tượng cũng như tên trường trong bảng vì nhiều khi Access không nhận biết được một cách chính xác các ký tự tiếng Việt có dấu và khi đó có thể chương trình sẽ chạy không chuẩn.