Các hướng mở rộng của bài toán trên:
- Thêm thông tin về nhân viên để có thể quản lý chi tiết hơn. Ví dụ thêm trường địa chỉ, số điện thọai, trình độ, chuyên ngành, ngạch, bậc lương v.v.
- Thêm các bảng dữ liệu để có thể quản lý nhân sựđầy đủ hơn: Ví dụ thêm các bảng Quê quán chứa tên tỉnh/TP của cán bộ, bảng Trình độ nhằm quản lý trình độ nhân viên theo mã.
- Trong phần nhập liệu, có thể sử dụng kiến thức về lập trình VBA và DAO để thực hiện các thao tác kiểm tra dữ liệu nhập trước khi thêm hoặc sửa nhân viên. Ví dụ kiểm tra mã nhân viên đã có (sử dụng đoạn mã ví dụđã trình bày ở phần VBA và DAO), chuẩn hóa tên, kiểm tra ngày sinh hợp lệ, kiểm tra sốđiện thoại hợp lệ .v.v
6.2 CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Trong ví dụ thứ nhất, chúng ta đã nghiên cứu việc xây dựng 1 ứng dụng quản lý nhân sự đơn giản, bao gồm các thao tác nhập sửa dữ liệu, và in ra các báo cáo thống kê có điều kiện. Trong ví dụ tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét 1 ứng dụng có nghiệp vụ khác so với quản lý nhân sự, đó là quản lý bán hàng. Với ví dụ này, bạn đọc hãy coi nhưđó là 1 bài tập lớn, giúp các bạn thực hành, hệ thống lại các kiến thức đã thu được từđầu. Tuy nhiên, cũng sẽ có những gợi ý và hướng dẫn để giúp các bạn có một định hướng đúng và có được sự trợ giúp trong quá trình thực hiện ví dụ này.
6.2.1 Bài toán Quản lý bán hàng
Xét một bài toán quản lý bán hàng có yêu cầu nghiệp vụ như sau: - Quản lý danh mục hàng hóa mà đơn vị kinh doanh.
- Quản lý danh sách hàng hóa được nhập về, tạo các báo cáo, thống kê về việc nhập hàng - Quản lý danh sách hàng hóa được xuất, tạo các báo cáo, thống kê về việc xuất hàng
- Quản lý danh sách hàng tồn kho, dựa trên danh sách hàng nhập và danh sách hàng xuất đi. Lập báo cáo tồn kho.
6.2.2 Gợi ý & hướng dẫn
Phân tích bài toán trên, ta thấy rằng đối tượng dữ liệu đầu tiên cần quản lý là danh mục hàng hóa của đơn vị. Danh mục này bao gồm danh sách các hàng hóa mà đơn vị thường kinh doanh, với các thuộc tính như mã hàng, tên hàng, chủng loại, nhà cung cấp .v.v
Đối tượng tiếp theo là danh sách hàng hóa được nhập về. Mỗi lần hàng được nhập về, thông tin cần quản lý là thông tin về hàng hóa, số lượng, đơn giá nhập, ngày nhập .v.v
Tương tự như vậy, danh sách hàng xuất cũng là đối tượng cần quản lý với các thông tin hàng xuất là hàng gì, số lượng bao nhiêu, đơn giá xuất, ngày xuất .v.v
Chú ý rằng, có thể với cùng 1 loại hàng hóa, nhưng đơn giá nhập có thể khác nhau trong các lần nhập khác nhau. Tương tự như vậy đối với hàng xuất. Đối tượng hàng tồn kho là đối tượng không cần quản lý trong cơ sở dữ liệu, vì hàng tồn kho có thể tính toán được từ hàng nhập và hàng xuất.
Như vậy, ta có thể thấy các đối tượng dữ liệu cần quản lý của bài toán là: - HangHoa(Mã hàng, Tên hàng, Chủng loại)
- HangNhap(STT, Mã hàng, Đơn giá nhập, Số lượng, Ngày nhập) - HangXuat(STT, Mã hàng, Đơn giá xuất, Số lượng, Ngày xuất)
Chú ý rằng Mã hàng không thể dùng làm khóa trong đối tượng HangNhap và HangXuat, vì một loại hàng có thểđược nhập hoặc xuất nhiều lần. Mã hàng được đưa và 2 bảng này chủ yếu là để liên kết sang bảng HangHoa để lấy thông tin về hàng.
Sau khi phân tích bài toán và xây dựng cơ sở dữ liệu, bước tiếp theo là xây dựng các form nhập liệu. Trước hết cần xây dựng form nhập liệu cho danh mục hàng hóa. Form này sẽ cho phép người dùng thêm, xóa, sửa các loại hàng trong bảng danh mục.
Tiếp theo, cần xây dựng 1 form cho phép cập nhập danh sách hàng nhập. Mỗi lẫn nhập hàng về, người sử dụng sẽ dùng form này để cập nhập các hàng hóa vừa nhập vào hệ thống. Form này cần tham chiếu đến bảng HangHoa để cho phép người dùng chọn loại hàng từ danh mục. Các thông tin về hàng nhập như số lượng, đơn giá, ngày nhập .v.v sẽđược cập nhật vào hệ thống.
Cuối cùng một form cập nhập danh sách hàng xuất cũng cần được xây dựng, tương tự như form nhập hàng ở trên. Sử dụng các kiến thức lập trình VBA và DAO để xây dựng các hàm và các thủ tục kiểm định dữ liệu nhập hợp lệ.
Về các báo cáo thống kê, cần xây dựng 1 báo cáo về danh sách hàng nhập. Báo cáo cần được xây dựng với giới hạn hàng nhập trong 1 khoảng thời gian nào đó. Ví dụ theo tháng hoặc quý, năm .v.v danh sách các hàng nhập cần được liệt kê. Ngoài ra có thể thống kê theo chủng loại hoặc loại hàng. Tương tự với danh sách hàng xuất.
Báo cáo thống kê tồn kho có thể tính được bằng tổng số hàng nhập trừ tổng số hàng xuất. Lượng tiền tồn kho có thể tính bằng số lượng hàng tồn nhân với đơn giá nhập mới nhất hoặc trung bình các đơn giá nhập.
TÓM TẮT PHẦN 2 Các kiến thức cần nhớ trong chương 2: Các khái niệm về dữ liệu và cơ sở dữ liệu: - Các khái niệm về dữ liệu và cơ sở dữ liệu. - Cơ sở dữ liệu quan hệ và hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ. - Khái niệm bảng dữ liệu, khóa chính.
- Mối quan hệ dữ liệu giữa các bảng, các loại quan hệ (1-1, 1-n), khóa ngoại Bảng dữ liệu trong Access:
- Khái niệm các trường dữ liệu, kiểu dữ liệu.
- Các kiểu dữ liệu trong Access.
- Các tạo và sử dụng các bảng dữ liệu trong Access.
- Thiết lập trường khóa cho bảng dữ liệu. Truy vấn trong Access:
- Khái niệm truy vấn, các loại truy vấn.
- Cách tạo và sử dụng các loại truy vấn Form nhập liệu trong Access:
- Khái niệm form nhập liệu, ý nghĩa, tầm quan trọng.
- Hai cách tạo form.
- Tạo form sử dụng Wizard và Design View Báo cáo thống kê trong Access:
- Khái niệm report, ý nghĩa sử dụng.
- Hai cách tạo report.
- Tạo report sử dụng Wizard và Design View Lập trình ứng dụng VBA và DAO:
- Các kiểu dữ liệu, biến, các cấu trúc lệnh, chương trình con, hàm và thủ tục
- Các đối tượng CSDL trong DAO, kết nối, cập nhật và truy xuất dữ liệu với DAO. Các bài tập thực hành:
BÀI TẬP TRẮC NGHIỆM
Câu 1: Trong một bảng dữ liệu, thuộc tính của dữ liệu được biểu thị bởi: □ Hàng của bảng
□ Cột của bảng
□ Ô của bảng
□ Toàn bộ bảng
Câu 2: Trong một bảng dữ liệu, 1 đối tượng dữ liệu cụ thểđược biểu thị bởi: □ Hàng của bảng
□ Cột của bảng
□ Ô của bảng
□ Toàn bộ bảng
Câu 3: Khóa chính của bảng là:
□ Một thuộc tính có thểđược xác đinh từ các thuộc tính khác □ Một thuộc tính bất kỳ
□ Một thuộc tính có thể xác đinh được tất cả các thuộc tính khác □ Thuộc tính đầu tiên Câu 4: Về bản chất, khóa chính là: □ 1 Hàng của bảng □ 1 Cột của bảng □ 1 Ô của bảng □ Toàn bộ bảng
Câu 5: Trong bảng dữ liệu CanBo(Số CMND, Họ tên, Ngày sinh), đâu là khóa chính: □ Số CMND
□ Họ tên □ Ngày sinh □ Không có khóa
Câu 6: Trong liên kết 1-1:
□ 1 bản ghi bên này tương ứng với 1 vài bản ghi bên kia □ 1 bản ghi bên này tương ứng với 1 cột bên kia
□ 1 bản ghi bên này tương ứng với 1 ô bên kia □ 1 bản ghi bên này tương ứng với 1 bản ghi bên kia
Câu 7: Trong liên kết 1-n:
□ 1 bản ghi bên này tương ứng với 1 vài bản ghi bên kia □ 1 bản ghi bên này tương ứng với 1 cột bên kia
□ 1 bản ghi bên này tương ứng với 1 ô bên kia □ 1 bản ghi bên này tương ứng với 1 bản ghi bên kia
Câu 8: Liên kết giữa bảng dữ liệu CanBo(Số CMND, Họ tên, Ngày sinh) và bảng Luong(Số CMND, Luong) là liên kết:
□ 1-1
□ 1-n
□ n-n
□ Không có liên kết
Câu 9: Liên kết giữa bảng dữ liệu CanBo(Số CMND, Họ tên, Ngày sinh, MaPhong) và bảng Phong(MaPhong, TenPhong) là liên kết:
□ 1-1
□ 1-n
□ n-n
□ Không có liên kết
Câu 10: Trong liên kết giữa bảng dữ liệu CanBo(Số CMND, Họ tên, Ngày sinh, MaPhong) và bảng Phong(MaPhong, TenPhong), trường MaPhong trong bảng CanBo là:
□ Khóa chính □ Khóa ngoại □ Khóa phụ □ Khóa nội Câu 11: Khi tạo bảng dữ liệu, chủ yếu phải tạo: □ Các cột và kiểu dữ liệu cho từng cột □ Các hàng và kiểu dữ liệu cho từng hàng □ Tạo các ô dữ liệu □ Tạo tên bảng
Câu 12: SELECT Query dùng để: □ Lấy ra tất cả các hàng dữ liệu
□ Lấy ra các hàng dữ liệu thỏa mãn điều kiện nào đó, theo cách nào đó □ Lấy ra các cột dữ liệu
□ Chèn dữ liệu vào bảng
Câu 13: Total Query là:
□ 1 truy vấn giống như Select □ 1 truy vấn tổng quát
□ 1 truy vấn giống như Select có thêm dòng cộng tổng □ 1 truy vấn xóa toàn bộ
Câu 14: Make Table Query là:
□ 1 truy vấn giống như Select
□ 1 truy vấn tạo bảng mới thay cho lệnh tạo bảng □ 1 truy vấn copy và sao chép 1 bảng sang 1 bảng mới
□ 1 truy vấn giống như Select, nhưng kết quảđược đưa vào 1 bảng mới
Câu 15: Delete Query dùng để: □ Xóa tất cả dữ liệu trong bảng □ Xóa các dữ liệu trống trong bảng
□ Xóa các dữ liệu thỏa mãn điều kiện nào đó □ Xóa một số cột trong bảng
Câu 16: Update Query là:
□ Một dạng truy vấn mới nhất được Microsoft cung cấp □ Là loại truy vấn được cập nhật thường xuyên
□ Là 1 truy vấn chỉnh sửa dữ liệu của tất cả các hàng trong bảng □ Là 1 truy vấn chỉnh sửa dữ liệu của 1 số hàng trong bảng
Câu 17: Form nhập liệu dùng để: □ Hiển thị dữ liệu dưới dạng danh sách □ Lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu
□ Cho phép người dùng cập nhật dữ liệu vào bảng □ Lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu thỏa mãn điều kiện nào đó
Câu 18: Sử dụng Form Wizard cho phép: □ Tạo các form chuyên nghiệp
□ Nhanh chóng và dễ dàng tạo các form, nhưng có 1 số hạn chế □ Hướng dẫn cách tạo form
□ Chạy các form đã tạo
Câu 19: Sử dụng Form Design View cho phép: □ Tạo các form chuyên nghiệp
□ Nhanh chóng và dễ dàng tạo các form, nhưng có 1 số hạn chế □ Hướng dẫn cách tạo form
□ Chạy các form đã tạo
Câu 20: Các ô textbox trên form dùng để:
□ Cho phép người dùng gõ các dữ liệu sẽđưa vào bảng □ Cho phép người dùng lựa chọn các dữ liệu sẽđưa vào bảng □ Dùng để hiển thị thông tin
□ Dùng để thực hiện các hành động nào đó
Câu 21: Các nhãn (label) trên form dùng để:
□ Cho phép người dùng gõ các dữ liệu sẽđưa vào bảng □ Cho phép người dùng lựa chọn các dữ liệu sẽđưa vào bảng □ Dùng để hiển thị thông tin ghi chú
□ Dùng để thực hiện các hành động nào đó
Câu 22: Các combobox trên form dùng để:
□ Cho phép người dùng gõ các dữ liệu sẽđưa vào bảng □ Cho phép người dùng lựa chọn các dữ liệu sẽđưa vào bảng □ Dùng để hiển thị thông tin ghi chú
□ Dùng để thực hiện các hành động nào đó
Câu 23: Các nút lệnh (button) trên form dùng để: □ Cho phép người dùng gõ các dữ liệu sẽđưa vào bảng □ Cho phép người dùng lựa chọn các dữ liệu sẽđưa vào bảng □ Dùng để hiển thị thông tin ghi chú
□ Dùng để thực hiện các hành động nào đó
Câu 24: Báo cáo (report) dùng để: □ Cập nhật dữ liệu vào bảng
□ Hiển thị thông tin dưới dạng danh sách liệt kê □ Hiển thị từng hàng dữ liệu
□ Hiển thị từng cột dữ liệu
Câu 25: Báo cáo (report) dùng để: □ Cập nhật dữ liệu vào bảng
□ Hiển thị thông tin dưới dạng danh sách liệt kê □ Hiển thị từng hàng dữ liệu
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Advanced Excel Training Manual, Cheltenham Computer Training, 2001 2. Access 2000 Bible, Cary N. Prague và Michael R. Irwin, Hungry Minds, 2001
3. Microsoft Access 2000 with VBA - Advanced; Al Napier, Phil Judd, H.Albert Napier, Philip J. Judd; Pulished by Kris Oxford, 2000.
MỤC LỤC PHẦN 1 SỬ DỤNG EXCEL TRONG QUẢN LÝ GIỚI THIỆU...5 Mục tiêu ...5 Cách trình bày...5 Phương pháp học...6
Yêu cầu kiến thức trước khi học phần này...6
CHƯƠNG 1 SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG NÂNG CAO 1.1 TẠO VÀ SỬ DỤNG CÁC TỆP MẪU (TEMPLATE)...7 1.1.1 Tạo 1 tệp mẫu...7 1.1.2 Sử dụng tệp mẫu...9 1.2 MACRO...10 1.2.1 Khái niệm macro...10 1.2.2 Tạo macro...11 1.2.3 Sử dụng macro...12 1.3 CÁC CHỨC NĂNG BẢO MẬT VÀ KIỂM SOÁT ...14
1.3.1 Sử dụng chú thích cho dữ liệu trong Excel...14
1.3.2 Thẩm định dữ liệu nhập...15
1.3.3 Bảo mật trong Excel...18
CHƯƠNG 2 SỬ DỤNG CÁC HÀM NÂNG CAO 2.1 CÁC HÀM LOGIC VÀ THỐNG KÊ THÔNG DỤNG...23
2.1.1 Sử dụng hàm IF...23 2.1.2 Hàm IF lồng nhau...24 2.1.3 Hàm COUNTIF...26 2.1.4 Hàm MAX...27 2.1.5 Hàm MIN...29 2.1.6 Hàm AVARAGE...29
2.2 CÁC HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU DỮ LIỆU THÔNG DỤNG...29
2.2.2 Hàm HLOOKUP....33 2.3 CÁC HÀM LÀM VIỆC VỚI XÂU KÝ TỰ...34 2.3.1 Hàm LEFT...34 2.3.2 Hàm RIGHT...34 2.3.3 Hàm MID...34 2.3.4 Hàm LEN...35 2.3.5 Hàm LOWER...35 2.3.6 Hàm UPPER...35 2.3.7 Hàm REPLACE...35 2.3.8 Hàm REPT...36 2.3.9 Hàm SEARCH...36 2.3.10 Hàm SUBSTITUTE...37 2.3.11 Hàm TRIM...37 2.3.12 Hàm CONCATENATE...37 2.3.13 Toán tử &...38 2.4 CÁC HÀM TÀI CHÍNH (FINANCIAL)...38 2.4.1 Sử dụng hàm FV...39 2.4.2 Sử dụng hàm PV...40 2.4.3 Sử dụng hàm PMT...41
CHƯƠNG 3 SỬ DỤNG CÁC CÔNG CỤ NÂNG CAO 3.3 LỌC DỮ LIỆU...43
3.4 SẮP XẾP VÀ CỘNG TỔNG, TỔNG CON (SUBTOTAL)...46
3.5 SỬ DỤNG CÔNG CỤ GOAL SEEK...50
3.5.1 Sử dụng công cụ Goal Seek trên đồ thị...52
3.6 DATA TABLES...54 3.6.1 Sử dụng bảng dữ liệu với 1 tham số...54 3.6.2 Sử dụng bảng dữ liệu với 2 tham số...55 3.7 QUẢN LÝ TÌNH HUỐNG (SCENARIO MANAGER)...57 3.7.1 Xem 1 tình huống đã tạo...59 3.7.2 Bảng tổng hợp các tình huống...59 3.8 SỬ DỤNG CHỨC NĂNG SOLVER...60 3.9 BẢNG PIVOT...65 3.9.1 Khái niệm bảng Pivot...65 3.9.2 Tạo và sử dụng bảng Pivot...65
TÓM TẮT PHẦN 1 ...74
BÀI TẬP TỔNG HỢP...75
SỬ DỤNG CÁC CÔNG CỤ NÂNG CAO...75
SỬ DỤNG CÁC HÀM NÂNG CAO...77
SỬ DỤNG CÁC CÔNG CỤ NÂNG CAO...82
BÀI TẬP TRẮC NGHIỆM...84 PHẦN 2 SỬ DỤNG ACCESS TRONG QUẢN LÝ GIỚI THIỆU...93 Mục tiêu...93 Cách trình bày của phần này...94 Phương pháp học...94 Yêu cầu của phần này...94 CHƯƠNG 4 CÁC KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ ACCESS 4.1 MỞĐẦU...95 4.1.1 Khởi động và cài đặt Access...95 4.1.2 Tạo 1 cơ sở dữ liệu trống...97
4.1.3 Các khái niệm cơ bản trước khi bắt đầu với Access...98
4.2 LẬP BẢNG DỮ LIỆU (TABLE)...100
4.3 LẬP CÁC TRUY VẤN DỮ LIỆU (QUERY)...105
4.3.1 Select query...106
4.3.2 Total query...111
4.3.3 Make table query...111
4.3.4 Delete Query...113
4.3.5 Update Query...114
4.4 LẬP CÁC FORM NHẬP DỮ LIỆU...115
4.4.1 Khái niệm Form...115
4.4.2 Sử dụng Form wizard...116
4.4.3 Sử dụng Form design view...119
4.5 LẬP CÁC BÁO CÁO (REPORT)...125
4.5.1 Report Wizard...125
4.5.2 Report design view....129
CHƯƠNG 5 TỔNG QUAN VỀ LẬP TRÌNH ỨNG DỤNG VBA VÀ DAO 5.1 CÁC KIỂU DỮ LIỆU VÀ KHAI BÁO...135
5.2 BIẾN VÀ KHAI BÁO BIẾN...135 5.3 CÁC CẤU TRÚC ĐIỀU KHIỂN...136 5.3.1 Cấu trúc lệnh rẽ nhánh...137 5.3.2 Cấu trúc lặp...138 5.3.3 Các cấu trúc điều khiển lồng nhau...139