Ở phần trên chúng ta đã tìm hiểu cách tạo một cơ sở dữ liệu trống và lưu trữ nó trong ổđĩa cứng của máy tính. Bây giờ chúng ta bắt đầu tiến hành việc tạo các đối tượng trong cơ sở dữ liệu. Trước hết là việc tạo các bảng để lưu trữ dữ liệu.
Trước khi bắt tay vào việc tạo một cơ sở dữ liệu và các đối tượng trong đó, người dùng nhất thiết phải trải qua bước phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu của mình trên giấy. Điều này có nghĩa là, người dùng phải dự tính trước được các đối tượng (ở đây là bảng), các trường dữ liệu trong từng bảng, các mối quan hệ giữa các bảng, kiểu dữ liệu v.v. Sau đó mới tiến hành tạo cơ sở dữ liệu trên Access.
Để giúp các bạn tiện theo dõi, chúng ta xem xét một ví dụ cụ thể, thường gặp trong thực tế như sau: Giả sử chúng ta cần tạo một cơ sở dữ liệu quản lý việc tuyển sinh của một trường đại học. Cơ sở dữ liệu này phải đáp ứng được các nghiệp vụ cơ bản của một qui trình tuyển sinh thực sự. Nghĩa là phải quản lý được danh sách thí sinh, điểm của thí sinh, và đặc biệt, đảm bảo bí mật giữa điểm của thí sinh và tên.
Từ các yêu cầu nghiệp vụ cơ bản như trên, chúng ta tiến hành việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Trước tiên, phải xác định xem những “đối tượng” nào cần được lưu trữ thông tin trong cơ sở dữ liệu. Ở đây, chỉ có một đối tượng duy nhất là “Thí sinh”. Do đó, ta sẽ tạo một bảng để lưu trữ thông tin về thí sinh. Bảng này có số trường bằng chính số “thông tin” về thí sinh mà ta dựđịnh quản lý, bao gồm: Họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán. Đến đây sẽ có một câu hỏi: Làm sao để lưu trữ điểm thi của từng thí sinh? Chúng ta hoàn toàn có thểđưa thêm vào 3 trường dữ liệu để
lưu trữ 3 điểm thi của từng thí sinh. Tuy nhiên như vậy cơ sở dữ liệu không đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ của bài toán là đảm bảo tính bí mật giữa họ tên và điểm thi. Vì vậy, chúng ta phải tìm cách nào đó để xử lý được yêu cầu này.
Để ý đến nghiệp vụ thực tế, chúng ta thấy trong mỗi bài thi của thí sinh có một nơi gọi là “Số phách”. Số phách chính là một số duy nhất mà cán bộ lập phách tạo ra giữa 2 phần của 1 bài thi để khi chấm thi người chấm không biết được thông tin gì về thí sinh ngoài số phách. Sau đó, cán bộ phụ trách tuyển sinh sẽ lắp ghép lại 2 phần của bài thi theo số phách đã tạo trước đó để có được điểm thi cho từng thí sinh. Ởđây, trong cơ sở dữ liệu của mình, chúng ta cũng làm theo cách đó bằng cách thêm vào bảng “Thí sinh” một trường dữ liệu là “Số phách”. Trường này sẽ là khóa chính của bảng. Tiếp theo, ta tạo ra một bảng để lưu giữđiểm và số phách của thí sinh. Ta gọi đó là bảng “Phách - Điểm”. Bảng này chỉ gồm 4 trường là số phách và điểm 3 môn của thí sinh, trong đó số phách cũng là khóa chính của bảng mới.
Như vậy ta đã hoàn thành bước thiết kế cơ sở dữ liệu. Bước tiếp theo sẽ là tạo các bảng trong cơ sở dữ liệu trống đã được tạo ra ở bước trước.
Trở lại với phần tạo cơ sở dữ liệu ở trên, chúng ta đã có một cơ sở dữ liệu có tên là “My_First_DB”. Công việc của chúng ta bây giờ là tiến hành tạo các đối tượng cho cơ sở dữ liệu. Nhìn vào hình dưới đây, có thể thấy trong một cơ sở dữ liệu, Access hỗ trợ các đối tượng sau:
- Các bảng (tables) - Các truy vấn (Queries) - Các mẫu nhập liệu (Forms) - Các báo cáo (Reports) - Các trang (pages)
- Macros - Các modules.
Để tạo một bảng dữ liệu, ở phần các đối tượng (Objects), chọn Tables. Khi đó ở cửa sổ bên phải, Access sẽ liệt kê ra các lựa chọn giúp ta có thể bắt đầu tạo bảng. Thông thường, nên chọn lựa chọn “Create table in design view”.
Khi kích đúp chuột vào lựa chọn “Create table in design view”, cửa sổ table sẽ mở ra, cho phép ta bắt đầu tạo bảng. Trong cửa sổ này có 2 phần cần lưu ý:
- Phần thứ nhất là phần cho phép chúng ta khai báo các trường dữ liệu trong bảng. Các thông tin cần khai báo bao gồm Field Name (tên trường), Data type (Kiểu dữ liệu) và Description (mô tả của trường - đây là tùy chọn nhằm giúp ta nhanh chóng nhìn ra ý nghĩa của trường dữ liệu trong trường hợp cơ sở dữ liệu rất lớn hoặc cho người khác xem cơ sở dữ liệu có thể hiểu được ý nghĩa của trường dữ liệu đó).
- Phần thứ hai là phần thuộc tính của từng trường (Field Properties). Phần này cho phép người dùng định nghĩa cụ thể và chi tiết hơn về kiểu dữ liệu, các ràng buộc cũng như một số thuộc tính khác của trường dữ liệu mà chúng ta sẽ xem xét cụ thểở phần sau.
Trong ví dụđang xét, chúng ta dựđịnh tạo 2 bảng. Bảng thứ nhất là bảng “Thí sinh”, gồm có các trường dữ liệu: Số báo danh, Họ và tên, ngày sinh, Giới tính và Quê quán. Do đó, ta tạo các trường dữ liệu cho bảng Thí sinh như sau:
Trước tiên, chúng ta điền vào các trường dữ liệu mà ta đã thiết kế cho bảng “Thí sinh”. Ở phía cột “Kiểu dữ liệu” (Data type), ta cứđể Access chọn ngầm định là kiểu dữ liệu chữ (Text). Sau khi đã điền được đầy đủ các trường, chúng ta sẽ quay lại để thiết lập kiểu dữ liệu cho từng trường.
- Với trường “Số báo danh”, có thể tùy ý chọn kiểu dữ liệu cho trường này. Ở đây giả sử “Số báo danh” là chữ và độ dài không quá 10 ký tự. Như vậy, thiết lập “Data type” là “Text” và trên cửa sổ “Field properties”, thiết lập giá trị “Field size” (kích thước trường) là 10.
- Tương tự như “Số báo danh”, các trường “Họ và Tên”, “Quê quán”, tiến hành thiết lập kiểu dữ liệu là Text và độ dài của từng trường là tùy chọn. Như vậy, chỉ còn 2 trường là Ngày sinh và Giới tính chưa được thiết lập kiểu dữ liệu.
- Với trường Ngày sinh, Access hỗ trợ kiểu dữ liệu là Date/Time. Sau khi chọn kiểu dữ liệu Date/Time cho Ngày sinh, thiết lập các thuộc tính của kiểu dữ liệu này bằng cách chọn “Format” trong vùng “Field properties”. Access sẽ liệt kê các kiểu dữ liệu “Date/Time” để lựa chọn tùy theo nhu cầu.
- Trường cuối cùng là trường Giới tính. Có rất nhiều cách để biểu diễn dữ liệu kiểu này. Ví dụ, có thể trực tiếp sử dụng kiểu dữ liệu chữ với giới tính là: Nam và Nữ. Tuy nhiên, trong quản lý dữ liệu, việc làm sao để giảm bớt được độ lớn của dữ liệu là rất quan trọng. Do đó, thông thường người ta không dùng chữ để biểu diễn những trường dữ liệu kiểu này mà có thể dùng kiểu lôgic với giá trị đúng (True) biểu diễn giới tính Nam và sai (False) để biểu diễn giới tính Nữ. Ngoài ra, còn có thể sử dụng số nguyên 1 cho giới tính Nam, 0 cho giới tính Nữ.
Tóm lại, Access hỗ trợ các kiểu dữ liệu được mô tả trong bảng sau:
STT Kiểu dữ liệu Độ lớn Dữ liệu thường lưu trữ
1 Number (Kiểu số) Tùy thuộc vào từng loại số cụ thể
Số nguyên (ngắn, dài, nhỏ), số thực 2 Autonumber (Số tự động
tăng theo mỗi bản ghi)
4 bytes Thường dùng cho các cột cần lưu trữ số thứ tự tăng dần
3 Text (Kiểu chữ) Tùy thuộc độ dài của xâu chữ
Xâu ký tự
4 Yes/No 1 byte Lưu trữ các giá trị logic (các giá trị chỉ có thể là đúng hoặc sai
5 Date/Time 8 bytes Lưu trữ dữ liệu ngày, giờ. Có nhiều cách hiển thị khác nhau.
6 Currency Ký tự Lưu trữ dữ liệu kiểu tiền tệ với ký hiệu của tiền tệ (ví dụ $)
7 Memo Tùy thuộc dữ liệu Lưu trữ dữ liệu có độ lớn tùy ý, thường là các dữ liệu thuộc kiểu ghi nhớ
8 Hyperlink (Siêu liên kết) Tùy thuộc độ dài xâu Lưu trữ dữ liệu là các siêu liên kết 9 OLE Tùy thuộc đối tượng Lưu trữ các đối tượng như văn bản,
Sau khi đã tạo đầy đủ các trường và thiết lập kiểu dữ liệu cho các trường xong, có thể thiết lập khóa chính cho bảng bằng cách chọn trường dữ liệu dựđịnh chọn làm khóa chính rồi bấm vào biểu tượng có hình chìa khóa ở trên thanh công cụ
Và khi đó, biểu tượng chìa khóa sẽđược Access đặt vào bên cạnh trường dữ liệu được chọn.
Đến đây ta đã hoàn thành việc tạo bảng dữ liệu Thí sinh. Để ghi lại, bấm vào biểu tượng “Save” trên thanh công cụ hoặc chọn menu File > Save. Thực hiện các bước tương tự, ta có thể dễ dàng tạo nốt bảng Phách - Điểm cho cơ sở dữ liệu tuyển sinh.