Sau khi đã xác định được các dạng lỗi chính, ta sẽ tiến hành tìm hiểu nguyên nhân khiến các KCS thường bỏ sót các loại lỗi này. Để xác định nguyên nhân, công cụ biểu đồ nhân quả 5M - 1E sẽ được sử dụng. Những thông tin để xây dựng biểu đồ này có được dựa trên việc phỏng vấn những chuyên gia có kinh nghiệm hay là những cá nhân rất gần gũi với quá trình làm việc của nhân viên KCS, cụ thể:
- Trưởng phòng chất lượng - 5 nhân viên chất lượng
- Trưởng phòng quản lý phân xưởng ép đế - KCS trưởng của phân xưởng ép đế
Các nguyên nhân chính gây ra việc bỏ sót lỗi:
Hình 4.4: Biểu đồ nhân quả về chất lượng công việc của KCS
• Yếu tố con người:
Ý thức làm việc: đây là khuyết điểm lớn nhất của đội ngũ KCS và theo đánh giá của nhiều chuyên gia, đó cũng là một trong những nguyên chính khiến cho tỷ lệ bỏ sót lỗi cao như hiện nay. Ý thức làm việc kém thể hiện qua việc:
- Trong giờ làm việc, thường xuyên tồn tại tình trạng nói chuyện riêng với nhau, dẫn tới mất tập trung trong quá trình kiểm tra sản phẩm.
- Nhiều KCS tự ý bỏ nơi làm việc để giúp đỡ các KCS khác mặc dù yêu cầu kiểm tra các loại sản phẩm khác nhau là khác nhau (nhất là giữa đế 1 màu và đế nhiều màu).
- Không tuân thủ các hướng dẫn kiểm tra, tình trạng kiểm tra qua loa, đại khái còn khá phổ biến. Chẳng hạn, với lỗi ép sống, yêu cầu kiểm tra phải thực hiện 3 lần ấn trở lên để kiểm tra khả năng hồi phục tại 3 vị trí khác nhau là phần mũi, phần gót và phần giữa của chiếc đế. Tuy nhiên, theo quan sát của sinh viên và nhận xét của các chuyên gia, rất nhiều trường hợp nhân viên KCS chỉ thực hiện 1 lần ấn duy nhất tại một vị trí bất kỳ.
- Ngoài ra, còn có những biểu hiện thiếu ý thức trong việc tuân thủ nội quy và giữ gìn môi trường làm việc như để trang thiết bị, dụng cụ kiểm tra lộn xộn; không vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc (phần rẻo dư của đế không cho vào giỏ rác mà để bừa bãi tại nơi làm việc); sắp xếp mẫu không ngăn nắp theo đúng quy Chất lượng
công việc của KCS
Con người Máy móc, thiết bị
Môi trường Phương pháp
Ý thức làm việc
Trình độ, kinh nghiệm
Nhảy việc nhiều
Máy móc cũ, lạc hậu Ít được bảo trì, thay thế Ánh sáng Khói bụi Tiếng ồn
Cách làm việc Phân công công việc
định; không nhắc nhở hay phản ánh với quản lý phân xưởng khi công nhân tự ý bỏ sản phẩm không phù hợp vào giỏ.
Trình độ và kinh nghiệm: đa số các KCS hiện nay đều xuất thân từ đội ngũ công nhân của nhà máy và chưa từng qua các lớp đào tạo nghiệp vụ cần thiết nên trình độ chuyên môn còn có những hạn chế.
Nhìn chung có một khoảng cách nhất định về mặt trình độ tay nghề giữa những người mới vào làm và những KCS lâu năm.
- Những KCS lâu năm làm việc chủ yếu dựa trên thói quen và kinh nghiệm. Điều này giúp họ nhận biết và phản ứng tốt với các tình huống và năng suất làm việc cũng khá cao. Tuy nhiên, do quá ỷ lại vào kinh nghiệm của mình, đôi khi họ bất chấp cả những phương pháp hay yêu cầu đã được quy định. Chẳng hạn, để kiểm tra các lỗi về màu sắc, theo quy định của nhà máy là phải sử dụng thiết bị gọi là "tủ so màu", tuy nhiên nhiều KCS lại chỉ quan sát bằng mắt. Đây là một thói quen rất không tốt vì màu sắc là yếu tố rất dễ gây ra nhầm lẫn (ví dụ cùng một màu trắng nhưng lại có rất nhiều loại trắng khác nhau như trắng mờ, trắng đục, trắng katee...).
- Những người mới vào làm, theo quy định được các KCS có kinh nghiệm chỉ dẫn, nhưng trong thực tế sự chỉ dẫn này rất hạn chế (chủ yếu chỉ là quan sát rồi làm theo). Nhiều người dù chưa đủ khả năng vẫn được nhận vào làm và sự giám sát thì rất lỏng lẻo, do đó tuy họ có tuân thủ nghiêm túc các hướng dẫn công việc hơn, nhưng trong một số trường hợp hay một số dạng lỗi đòi hỏi có kinh nghiệm thì họ lại không thể nhận biết và cách xử lý thường thấy là bỏ qua. Một thực tế nữa là hiện nay tỷ lệ nhảy việc ở phân xưởng ép đế là khá lớn, trong đó bao gồm cả nhân viên KCS (riêng trong tháng 10/2010 phân xưởng đã tuyển thêm 9 KCS mới để thay thế những người đã chuyển đi trong tổng số 43 KCS làm việc ở công đoạn này). Chính việc có quá nhiều nhân viên mới cũng là một mặt hạn chế trong việc nâng cao chất lượng làm việc của đội ngũ này.
• Yếu tố máy móc, thiết bị:
Các thiết bị đo lường như thước dây, cân đã cũ kỹ và lạc hậu, cho sai số lớn nhưng vẫn được sử dụng đã ảnh hưởng không nhỏ tới độ chính xác của việc kiểm tra.
Nhiều loại dao xén (dùng cho KCS để cắt bớt độ dày của mép cho đúng theo quy định) đã bị mòn. Trong khi đó, một số "tủ so màu" không được sử dụng hợp lý và bảo trì thường xuyên dẫn đến hay bị trục trặc và cho kết quả không chính xác.
• Yếu tố môi trường:
Môi trường không thực sự thuận lợi là một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn đến khả năng làm việc của nhân viên KCS. Đây cũng là nguyên nhân chính khiến cho tỷ lệ nhảy việc của đội ngũ này ở phân xưởng ép đế là cao nhất trong toàn bộ các phân xưởng của công ty giày Thái Bình.
- Không đủ ánh sáng: hệ thống chiếu sáng không được đảm bảo, trong khi đó phân xưởng lại nằm ở vị trí khá tối do bị che sáng bởi các công trình xung quanh như khu văn phòng, tổng kho thành phẩm, kho phế thải, ngoài ra ngay phía trên là phân xưởng hoàn thiện (phân xưởng ép đế nằm ở tầng trệt). Chính (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
những điều này dẫn đến một thực tế dễ nhận thấy là độ sáng ở phân xưởng ép đế yếu hơn hẳn so với các phân xưởng khác.
Hiện nay, rất nhiều dạng lỗi được kiểm tra bằng cách quan sát, do vậy một khi độ sáng không đảm bảo sẽ ảnh hưởng nhiều đến khả năng làm việc của nhân viên KCS.
- Nhiều khói bụi và tiếng ồn: Phân xưởng ép đế là nơi thực hiện công tác sơ chế nguyên vật liệu để tạo ra bán thành phẩm, nên không giống như một số phân xưởng khác của công ty, nơi đây tập trung nhiều loại máy móc, thiết bị lớn và gây ra rất nhiều tiếng ồn. Một số loại máy như máy cán hay máy ép tạo tiếng động rất lớn mỗi khi vận hành nên gây ảnh hưởng nhiều đến các nhân viên trong phân xưởng, bao gồm cả lực lượng KCS.
Mặt khác, quá trình cán cao su tạo ra nhiều bụi, nhất là bụi lưu huỳnh, bụi màu (do trong quá trình cán, lưu huỳnh và chất tạo màu được cho vào cán chung), bay lơ lửng trong không khí. Trong khi đó, chuyền ép đế - khu vực làm việc của KCS - lại nằm khá gần công đoạn cán, nên sẽ gây ảnh hưởng xấu đến sức khỏe của nhân viên và làm giảm khả năng làm việc của họ.
• Yếu tố phương pháp:
Đây cũng là một yếu tố được nhiều chuyên gia đánh giá là có vai trò quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng làm việc của đội ngũ KCS. Ta sẽ tiến hành xem xét yếu tố này dưới nhiều khía cạnh khác nhau.
Phương pháp làm việc: do không được đào tạo qua các lớp nghiệp vụ nên nhiều nhân
viên, nhất là các nhân viên mới, làm việc dựa trên các bảng hướng dẫn công việc (được phát cho mỗi nhân viên khi mới vào làm). Các bảng này được xây dựng nhằm hướng dẫn cách kiểm tra đối với từng loại lỗi. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu đúng và đủ về các hướng dẫn này, chính điều này dẫn tới những sai lầm trong phương thức kiểm tra của nhân viên KCS. Chẳng hạn, khi dùng "tủ so màu" để kiểm tra màu sắc của sản phẩm, do cài đặt sai các thông số quy định, một sản phẩm không phù hợp có thể được đánh giá là tốt và cho phép chuyển sang công đoạn sau.
Để dẫn tới những sai lầm vừa nêu trên, ngoài yếu con người, cũng phải nhìn nhận rằng có một phần nguyên nhân do những bảng hướng dẫn công việc gây nên. Một số điều được ghi trong các bảng này còn khá mơ hồ, không rõ ràng dễ gây nhầm lẫn cho người đọc. Đa số các dạng lỗi cần kiểm tra đều là những đặc tính cảm quan, do vậy nếu không định nghĩa rõ ràng và đưa ra những hướng dẫn cụ thể dễ gây ra những sai lầm trong nhận thức và dẫn tới cách làm khác nhau. Mặt khác, do đã được xây dựng từ lâu và hiếm khi được cập nhật nên một số nội dung đã không còn chính xác hay phù hợp.
Phương pháp phân công công việc: Trong phần yếu tố con người ở trên, sinh viên có đề cập tới việc một số KCS tự ý bỏ nơi làm việc để giúp đỡ các KCS khác. Sở dĩ có tình trạng này là do sự phân công công việc chưa thật hợp lý dẫn đến tình trạng một số KCS có thời gian rảnh quá nhiều.
Chuyền ép đế chia làm 2 khu vực: khu ép đế một màu và khu ép đế nhiều màu. Tại 2 khu này, các máy ép được bố trí thành hàng, mỗi hàng có 6 máy ép do 2 công nhân phụ trách (mỗi công nhân 3 máy) và được phân công một KCS để kiểm tra. Thời gian để 1 máy ép ép xong 1 cặp đế một màu trung bình là 6 phút (gồm khoảng 1 phút chuẩn
bị và thời gian ép quy định là 5 phút). Như vậy 3 máy ép hay một công nhân sẽ ép xong 3 cặp đế trong khoảng 8 phút. Hay nói cách khác, 1 hàng sẽ cho ra 6 cặp đế trong khoảng 8 phút. Trong khi đó, theo quan sát một KCS chỉ mất khoảng 40 - 45 giây để kiểm tra 1 cặp đế tức là chỉ mất khoảng 4,5 phút để kiểm tra 6 cặp đế. Như vậy, ta có thể hiểu rằng cứ sau 4,5 phút là việc thì mỗi nhân viên KCS lại được nghỉ tới 3,5 phút. Trong thực tế, thời gian này còn có thể nhiều hơn nhất là với những người đã làm việc lâu năm hay đối với những KCS tự ý bỏ bước trong quá trình kiểm tra.
Như vậy có thể thấy thời gian rảnh của KCS ép đế một màu khá nhiều. Với KCS ép đế nhiều màu, do yêu cầu kiểm tra khắt khe và chi tiết hơn nên thời gian rảnh thường ngắn hơn. Việc bố trí nhân sự trên ban đầu nhằm giúp cho nhân viên KCS có thời gian nghỉ ngơi, tránh việc việc phải tập trung kiểm tra liên tục, dễ dẫn tới cảm giác mệt mỏi, căng thẳng và bỏ lọt sản phẩm lỗi. Tuy nhiên, do tính toán thiếu hợp lý, dẫn tới việc nhân viên có thời gian rảnh quá nhiều đã khiến cho sự bố trí này phản tác dụng vì đã vô tình tạo ra cơ hội để các KCS trò chuyện riêng hay làm các công việc không đúng với trách nhiệm của mình.
Một hạn chế khác của phương pháp phân công công việc hiện nay là sự luân chuyển nhân sự chưa thật hợp lý. Chính điều này khiến cho phân xưởng không tận dụng được tối đa khả năng, kiến thức cũng như kinh nghiệm của các nhân viên KCS. Các KCS hiện nay đều xuất thân từ đội ngũ công nhân của nhà máy nhưng không phải KCS nào cũng được bố trí để kiểm tra tại công đoạn trước đây họ từng làm việc. Hiện nay, gần ba phần tư trong tổng số 43 nhân viên KCS ở công đoạn ép đế đều xuất thân từ công nhân ở các công đoạn khác như xuất tấm, hoàn thiện, thậm chí là từ các phân xưởng của nhà máy khác chuyển tới. Chỉ có khoảng 10 nhân viên ở công đoạn này trước đây cũng là công nhân ép đế, đây là điều đáng tiếc vì những công nhân khi chuyển lên làm KCS ở cùng một công đoạn sẽ có nhiều thuận lợi hơn. Do đã từng trực tiếp ép ra những chiếc đế và tiếp xúc thường xuyên với chúng nên những KCS này sẽ không mất nhiều thời gian để làm quen với công việc mới và dễ dàng nhận ra các dạng lỗi hơn. Có thể nói chính sự luân chuyển nhân sự bất hợp lý - tiếp nhận nhân viên mới quá nhiều trong khi lại dễ dàng để những người có kinh nghiệm ra đi - là một trong những nguyên nhân quan trọng ảnh hưởng lớn đến chất lượng làm việc của đội ngũ KCS.
Phương pháp kiểm tra và đánh giá:
Hiện nay, phân xưởng không áp dụng bất kỳ hình thức nào nhằm đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên KCS. Việc đi kiểm tra của nhân viên chất lượng trong thực tế không được tiến hành thường xuyên và chủ yếu chỉ dừng lại ở mức độ nhắc nhở là chính. Nguyên nhân của việc này là do một bộ phận nhân viên, trong đó có cả quản lý chất lượng và phân xưởng, vẫn nhận thức rằng việc cho người đi kiểm tra chính những nhân viên kiểm tra là điều không cần thiết, gây lãng phí thời gian, mặt khác có thể làm ảnh hưởng đến tâm lý những nhân viên này (KCS). Trong thực tế do độ chính xác của kiểm tra viên phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, cả chủ quan lẫn khách quan, nên khó có phương pháp kiểm tra nào cho độ chính xác 100%. Do vậy đòi hỏi phải có những biện pháp nhằm duy trì độ chính xác này trong một tỷ lệ nhất định.
Một thực tế ở các phân xưởng của nhà máy là việc kiểm soát KCS rất ít được chú trọng, các nhân viên hay quản lý chất lượng tập trung vào vấn đề kiểm soát công nhân nhiều hơn. Qua quá trình tiếp xúc với những cá nhân này, sinh viên nhận thấy họ ý
thức khá rõ về các vấn đề chất lượng mà phân xưởng gặp phải nhưng khi đề xuất tới các giải pháp để cải tiến thì hầu như không thấy nhắc đến việc tăng cường kiểm tra, đánh giá đội ngũ KCS. Một minh chứng khác cho việc này là trong "báo cáo tình hình chất lượng và các biện pháp cải tiến" năm 2008 của phòng chất lượng (thực hiện 2 năm một lần) cũng không thấy đề cập tới vấn đề KCS.
Việc không áp dụng bất kỳ hình thức kiểm tra, đánh giá nào đồng nghĩa với việc đảm bảo chất lượng của sản phẩm phụ thuộc rất lớn vào độ chính xác của nhân viên KCS. Tuy nhiên như đã phân tích ở trên, với việc ý thức trách nhiệm cũng như trình độ chuyên môn của nhiều nhân viên còn hạn chế thì đây rõ ràng là việc làm không hợp lý.