Một trong những mục đích sử dụng lâu đời và rộng rãi nhất của kiểm tra là chấp nhận hay từ chối sản phẩm. Việc chấp nhận sản phẩm liên quan đến việc xử lý sản phẩm theo chất lượng của nó. Việc xử lý đòi hỏi phải đưa ra nhiều quyết định quan trọng:
Thông tin Phương pháp Con người
Nguyên vật liệu Thiết bị
Môi trường
Chất lượng sản phẩm
Quyết định về sự phù hợp: Kết luận dựa trên sự phù hợp đối với quy định. Ngoại trừ
trong các công ty nhỏ, công việc này thường được tổ chức sao cho kiểm tra viên hay công nhân sản xuất có thể tự ra quyết định. Để được như vậy, họ cần được huấn luyện để hiểu sản phẩm, các tiêu chuẩn và thiết bị. Kết hợp với quyết định này là xử lý sản phẩm phù hợp. Kiểm tra viên được quyền xác định sản phẩm ("dán nhãn") là phù hợp. Sự phân biệt này được thông báo cho các bộ phận hay công đoạn xử lý sau.
Quyết định về sự thích hợp để sử dụng: Trong trường hợp sản phẩm không phù hợp,
một câu hỏi đặt ra: liệu sản phẩm không phù hợp này có thích hợp để sử dụng? Có 2 tính huống:
- Sự không phù hợp quá nghiêm trọng làm cho sản phẩm không thể thích hợp để sử dụng.
- Một số trường hợp câu trả lời đối với sự thích hợp để sử dụng là không rõ ràng. Khi đó, nếu số lượng cần thiết không đạt được, cần phải tiến hành nghiên cứu thêm về những thông tin như: ai sẽ là người sử dụng, sản phẩm được sử dụng như thế nào, có rủi ro đối với sự an toàn của người sử dụng hay đối với sự đồng nhất của kết cấu, có tính chất khẩn cấp,...
Quyết định về thông tin: Dữ liệu về sản phẩm không phù hợp thường được thông tin
cho các bộ phận sản xuất để giúp họ ngăn ngừa trong tương lai.
Khi các sản phẩm không phù hợp được đưa ra ngoài trong tình trạng thích hợp để sử dụng, sẽ có 2 loại thông tin phải bổ sung:
- Thông tin đối với bên ngoài: sự yếu kém về thông tin này là do các biểu mẫu ghi chép các quyết định thường thiếu các mục liên quan đến các khuyến cáo và quyết định là: có nên thông tin cho khách hàng và thông tin những gì cho họ. - Thông tin đối với bên trong: sản phẩm không phù hợp cũng được chuyển đi như
tình trạng thích hợp để sử dụng, đó cũng là lý do tại sao kiểm tra viên và đặc biệt là công nhân sản xuất không thường xuyên được thông tin đầy đủ. Khoảng trống về thông tin này trong thực tế đã tạo nên những vấn đề tồi tệ và chỉ có thể được giải quyết nếu công ty thẳng thắn đối diện với câu hỏi là sẽ cung cấp những thông tin gì về sản phẩm đối với bên trong.