Bản mơ tả cơng việc cĩ thể đƣợc hiểu một cách đơn giản là tập hợp các quy định về quyền lợi, nghĩa vụ, yêu cầu về trình độ và khả năng, nhận thức, mối quan hệ trong và ngồi đơn vị và tiêu chí đánh giá phân loại hàng năm đối với các vị trí cơng việc.
Do đặc thù về quy mơ, trình độ, cách thức tổ chức của doanh nghiệp và mục đích phân tích cơng việc khác nhau nên trong thực tế khơng cĩ biểu mẫu thống nhất cho bản mơ tả cơng việc. Tuy nhiên, các bản mơ tả cơng việc thƣờng cĩ các nội dung chính sau đây:
- Nhận diện cơng việc: tên cơng việc; mã số của cơng việc; cấp bậc cơng việc; nhân viên thực hiện cơng việc; cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiện cơng việc; ngƣời thực hiện và ngƣời phê duyệt bản mơ tả cơng việc.
- Tĩm tắt cơng việc: Nội dung này nĩi lên nhiệm vụ chung, tổng quát của vị trí.
33
- Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính trong cơng việc: Liệt kê các nhiệm vụ, trách nhiệm chính của một chức danh hoặc chức vụ phải thực hiện. Mơ tả từng nhiệm vụ cụ thể, ngắn gọn, chính xác và rõ ràng cĩ trình tự theo từng nhiệm vụ chính.
- Các mối quan hệ trong thực hiện cơng việc: Ghi rõ mối quan hệ của ngƣời thực hiện cơng việc với những ngƣời khác ở trong và ngồi doanh nghiệp.
- Quyền hạn: Xác định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hạn trong các quyết định quy định quyền tham gia, thảo luận, bàn bạc, đề xuất liên quan đến cơng việc.
- Chỉ số đánh giá thực hiện cơng việc: Xác định cho từng vị trí trên cơ sở các thơng số đo lƣờng và các tham chiếu; nêu rõ ngƣời thực hiện cơng việc cần đạt đƣợc về số lƣợng hay khối lƣợng, chất lƣợng cơng việc hồn thành trong ngày, tháng, quý, 6 tháng, 01 năm.
- Điều kiện làm việc: Liệt kê những điều kiện làm việc (trang thiết bị, phần mềm quản lý, địa bàn cơng tác).
Xây dựng bản mơ tả cơng việc càng chi tiết giúp các nhà quản trị cĩ quyết định chính xác trong bố trí, sử dụng lao động, phân định rõ chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị, từng cán bộ tránh chồng chéo, trùng lặp. Đây là một trong những yêu cầu quan trọng gĩp phần nâng cao năng lực quản lý điều hành và đảm bảo tính cơng bằng, minh bạch trong đánh giá, sử dụng lao động. Bản mơ tả cơng việc khơng phải là yêu cầu hay chứng cứ pháp lý nhƣng là cơ sở để:
- Ký kết hợp đồng lao động dựa trên cơ sở các quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của vị trí;
- Đánh giá mức độ hồn thành nhiệm vụ để trả lƣơng theo kết quả thực hiện nhiệm vụ trên cơ sở các tiêu chí đánh giá đối với vị trí;
34
- Lập kế hoạch định biên, tuyển dụng lao động hàng năm trên cơ sở thực trạng và yêu cầu của vị trí.
Từ những lợi ích trên, yêu cầu xây dựng bản mơ tả cơng việc cho từng cán bộ là địi hỏi tất yếu trong tiến trình hiện đại hố.