3.4.1 i v i công tác phân tích vi c
Hi n t i, m i ch có công tác phân tích công vi c c a nhân viên bán hàng là đ c công ty phân tích c th và có bài b n. V i ph ng pháp phân tích là “quan sát t i n i làm vi c” đư hình thành các b n mô t công vi c c th và b n tiêu chu n công vi c cho t ng v trí công vi c hay nhóm công vi c thu c kh i này. T đó, Công ty TNHH Tài N ng đư th c hi n t t các công vi c nh : xác đ nh đ c lao đ ng đ nh biên, phân ph i thu nh p, các v n đ đào t o, tr l ng. Tuy nhiên v i nh ng phòng ban nh phòng marketing, phòng k thu t hay k toán thì ch ti n hành li t kê n i dung công vi c th c hi n m t cách s sài. B ng cách là m i ng i t li t kê ra các công vi c c a mình, theo m u in s n (g m: H tên, ch c danh, b ph n công tác, n i dung công vi c th c hi n hàng ngày). Cho nên, các b ng mô t này còn mang tính chung chung, tiêu chu n đo l ng k t qu còn n ng tính hình th c, c ng nh không có các tiêu chu n dành cho ng i đ m nh n công vi c.
Công tác phân tích công vi c đ c xem là ho t đ ng c b n nh t và là c s đ ti n hành các ho t đ ng qu n tr ngu n nhân l c khác. Tuy nhiên hi n công ty ch a có m t h th ng phân tích công vi c bài b n và đ ng b , còn h n 50% s l ng công vi c ch a đ c phân tích c th . Do v y, công ty c n có m t h th ng phân tích và xây d ng b n mô t công vi c cho t t c các v trí c a nhân viên marketing, k thu t, k toán, qu n lý c p cao c ng nh c p trung. Vi c ti n hành phân tích công vi c m t cách hi u c n s d ng nh ng ph ng pháp sau:
- Ph ng pháp phân tích công vi c:
V i công tác bán hàng, Công ty c n duy trì ph ng pháp phân tích tr c quan t i n i làm vi c đ ng th i s d ng thêm ph ng pháp ph ng v n và b n câu h i cho m t s công vi c đ phân tích chính xác h n. V i các công vi c còn l i ph i ti n hành phân tích chi ti t. ti n hành phân tích công vi c đ c t t thì c n ph i có s ph i h p c a nhân viên qu n lý và c chính nhân viên đang đ m nhi m v trí bán hàng. Tr c h t, các nhân viên phòng nhân s s l y thông tin v các v trí ch c danh b ng ph ng pháp ph ng v n và đi n vào b ng câu h i, b ng phân tích công vi c. Các thông tin c n thu th p đó là ki n th c đ i v i công vi c, trách nhi m th c hi n và phát tri n các ch ng trình d án, kh n ng giám sát, trách nhi m trong công vi c, vi c th c thi và phát tri n các chính sách c a công ty. Sau đó ti n hành ph ng v n và quan sát nhân viên đ l y thêm thông tin th c t mà các Giám đ c, tr ng b ph n ch a cung c p. Yêu c u đ t ra trong quá trình này là s h p tác ch t ch , th ng th n, trung th c, trên
53
vi c nên công ty TNHH Tài N ng ph i đi u ch nh, thi t l p các b n mô t công vi c và xây d ng b n tiêu chu n công vi c cho t t c v trí ch c danh trong công ty.
- B ng mô t công vi c:
T t c b ng mô t công vi c công ty TNHH Tài N ng hi n t i ch d ng l i vi c li t kê các nhi m v ch y u và các ch c n ng, trách nhi m c a các v trí ch a đ c c p nh t thông tin m t cách k p th i. Do v y, công ty c n xây d ng l i các b n mô t công vi c cho các v trí và ph i th ng xuyên c p nh t k p th i thông tin cho các b n mô t công vi c này. Vi c c p nh t thông tin cho phép bi t đ c s thay đ i nhi m v ch c n ng c a công vi c.
- Nh ng thông tin c n thu nh p:
Thông tin v các y u t c a đi u ki n làm vi c, thông tin v ho t đ ng th c t c a nhân viên, thông tin v ph m ch t mà nhân viên th c hi n c n có, thông tin v thi t b k thu t, thông tin v các tiêu chu n trong th c hi n công vi c. có các b n mô t công vi c th hi n đ y đ các y u t trên thì phân tích công vi c ph i chính xác và đ c th c hi n m t cách th ng xuyên. Trình t th c hi n phân tích công vi c nh sau:
B c 1: Xác đ nh m c đích phân tích công vi c.
B c 2: Thu th p các thông tin c b n.
B c 3: Ch n các công vi c đ c tr ng.
B c 4: Thu th p thông tin.
B c 5: Ki m tra tính chính xác c a thông tin.
B c 6: Xây d ng b ng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c. - B ng tiêu chu n công vi c:
Công ty c n ti n hành xây d ng các b ng tiêu chu n công vi c đi kèm v i t ng b n mô t công vi c. Trong b ng tiêu chu n công vi c ph i nêu lên đ c các y u t : B n ch t c a công vi c, đi u kho n đào t o hu n luy n, các c h i th ng th ng và các tiêu chu n c a nhân viên nh trình đ v n hóa, k n ng chuyên môn, kinh nghi m, tu i tác, th l c, đ c đi m cá nhân. Yêu c u quan tr ng trong vi c xây d ng b ng tiêu chu n công vi c là ph i tách r i công vi c ra kh i cá nhân ng i đang làm công vi c đó. Các tiêu chu n ch c danh t nhà qu n tr c p cao đ n các cán b qu n tr c p c s cho đ n t ng cán b , nhân viên ph i rõ ràng, c th và chính xác.
D i đây là m u b ng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c cho ch c danh tr ng phòng nhân s đ c đ ngh :
B ng 3.3. M u b ngămôăt côngăvi c c aăcôngătyăTNHHăTƠiăN ngăt iăHƠăN i
- Ch c Danh: Tr ng phòng hành chính - Nhân s - Mư s công vi c:
- Ng i th c hi n:
- Báo cáo: Giám đ c
Xác đ nh công vi c: Tham m u cho Ban giám đ c và ch u trách nhi m v toàn b các v n đ thu c l nh v c nhân s nh m phát tri n và s d ng có hi u qu ngu n nhân l c.
Quy n h n c a công vi c:
- Tham gia vào quá trình quy t đ nh và đi u ph i nhân s th c hi n các ho t đ ng kinh doanh chung c a công ty.
- Gi vai trò ch ch t trong tuy n d ng, đào t o,khen th ng, k lu t, b trí công vi c, gi i quy t ch đ chính sách cho nhân viên.
Ch c n ng và nhi m v c th :
- Tham m u cho Giám đ c v đ ng l i phát tri n và qu n lý nhân s / đúng chính sách. - C v n, h tr , cung c p thông tin cho lưnh đ o và nhân viên v v n đ nhân s / chính xác, nhi t tình.
- Nghiên c u, đ xu t và tham gia cùng v i lưnh đ o công ty hoàn thi n h th ng qu n tr nhân s / có gi i trình, đ t k t qu t t.
- Ph i h p, đi u hành các ho t đ ng ch ng trình nhân s / nhanh chóng, đ t k t qu t t. - Ki n ngh đi u ch nh c c u nhân s / có gi i trình, khoa h c, h p lý.
- H ng d n và gi i quy t các tranh ch p lao đ ng / chính xác, nhanh chóng, th a đáng. - Ch đ o công tác l u tr h s nhân viên / khoa h c, g n gàng.
- Ki m tra, đánh giá nhân viên / chính xác, không thiên v , không bình quân. Các m i quan h :
- Báo cáo cho: Giám đ c.
- Giám sát nh ng ng i sau đây: Nhân viên c a phòng.
- Quan h v i: Các b ph n trong công ty, các công ty khác, viên ch c chính quy n, s lao đ ng, công đoàn, nhà cung ng lao đ ng.
55
B ng 3.4. M u b ngătiêuăchu năcôngăvi c c aăcôngătyăTNHHăTƠiăN ngăt i
HƠăN i
- Ch c danh: Tr ng Phòng hành chính - Nhân s
- Mư s công vi c: - Ng i th c hi n:
- Báo cáo cho:Giám đ c
Trình đ h c v n: Các b ng t t nghi p trên đ i h c: Các b ng t t nghi p đ i h c: C nhân kinh t , c nhân lu t. T t nghi p ph thông
Ngành h c: Qu n tr kinh doanh, lu t kinh t . Các khóa đào t o: Qu n lý nhân s .
Yêu c u v kinh nghi m làm vi c:
- Có kinh nghi m công tác và đ t thành tích t t trong l nh v c này ít nh t 3 n m. - N m v ng và có kinh nghi m th c hi n các k n ng th c hành qu n tr ngu n nhân l c.
Yêu c u v ki n th c và k n ng:
- T t nghi p t đ i h c tr lên thu c chuyên ngành Qu n tr kinh doanh, Kinh t lao đ ng, ho c Lu t kinh t .
- ư qua l p b i d ng v nghi p v qu n tr ngu n nhân l c.
- N m v ng lu t lao đ ng và các quy đ nh c a Nhà n c liên quan đ n quy n l i và ngh a v c a nhân viên.
- Am hi u đ ng l i, chi n l c kinh doanh c a công ty. - Thông th o ti ng Anh, vi tính v n phòng
Yêu c u v t ch t, đi u ki n làm vi c:
- i m t nh, chín ch n trong gi i quy t công vi c - Có kh n ng làm vi c đ c l p cao.
- Có kh n ng giao ti p t t và bi t thu hút, t p h p nhân viên. - Làm vi c khoa h c, có t ch c, có tinh th n trách nhi m cao.
- Phòng làm vi c: T t, máy l nh, ánh sáng t t, không b i, không n ào.
(Ngu n: Phòng nhân s công ty TNHH Tài N ng t i Hà N i)
b ng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c trên phát huy hi u qu thì ngoài vi c phân tích chính xác, đ tin c y cao c n nêu rõ các công vi c hay yêu c u c n th c hi n trong t ng lai. ng th i ph i s d ng nó đ làm các công c đánh giá thành tích, tuy n d ng, đào t o, thuyên chuy n hay đ b t…
3.4.2 i v i công tác tuy n d ng
Công tác tuy n d ng ngu n nhân l c bên ngoài hi n v n có đ c nh ng thành công khi đ i ng nhân viên tuy n d ng đ u đ t ch t l ng mà công ty yêu c u. Tuy t t c s nhân viên đ u phù h p v i yêu c u đ t ra c a công ty v m t trình đ chuyên môn nh ng v m t nhân cách c a m t s nhân viên đ c tuy n d ng v n còn nhi u h n ch . i u này d n đ n m t s tr ng h p n c p hàng c a công ty bán ra ngoài r i t ý ngh vi c đư di n ra trong vài n m tr l i đây. i u này cho th y c n ph i nâng cao công tác tuy n d ng c ng nh h p đ ng tuy n d ng c n ch t ch h n n a.
Vi c nâng cao công tác và h p đ ng tuy n d ng c n có nh ng ho t đ ng sau: - C n xác minh s y u lý l ch t i ph ng, qu n c a nh ng ng c viên đư v t qua
vòng ph ng v n s b . Công vi c này giúp phát hi n nh ng nhân viên có ti n án ti n s c ng nh nhân cách c a nhân viên đó. Ngoài ra công vi c này c ng có th qu n lý đ c nhân viên. Tránh vi c nhân viên t ý b vi c.
- Thêm m t s đi u kho n trong h p đ ng tuy n d ng bao g m:
Nhân viên b i th ng chi phí đào t o và chi phí tuy n d ng khi t ý b vi c t i công ty.
Vi c làm m t s n ph m c a công ty nhân viên tr c t i th i gian m t đ s ph i tr toàn b ti n đúng v i giá tr c a s n ph m b m t.
Cam k t không n c p đ c a công ty. N u phát hi n s thông báo v i c quan ch c n ng đ x lý c ng nh b i th ng.
3.4.3 i v i công tác đào t o và phát tri n
M c dù công ty hi n có ch ng trình đào t o chuyên nghi p tuy nhiên trong nhi u n m h th ng đào t o này v n không thay đ i v i xu h ng đào t o hi n nay. Vi c này gây nh h ng đ n c nh tranh ngu n nhân l c c a công ty v i nh ng công ty có cùng l nh v c kinh doanh. V n đ ph c v khách hàng hi n t i c ng là m t v n đ c n ph i đào t o thêm cho nhân viên khi hi n t i đư có m t s khách hàng phàn nàn v nhân viên bán hàng. Công ty c ng ch a có công tác đào t o nhân viên qu n lý, nhân viên k thu t, k toán và marketing. Vì v y, c n l u ý 3 v n đ u tiên trong công tác đào t o là: nâng cao ch t l ng, đ i m i và ph c v khách hàng:
- i v i nhân viên qu n lý: C n t p trung vào đào t o các n i dung chính nh tâm lý lưnh đ o, ngh thu t lưnh đ o, vai trò lưnh đ o và ch c n ng qu n lý theo quan đi m lý thuy t h th ng, k n ng x lý tình hu ng…
- i v i nhân viên k thu t: C n t p trung đào t o vào các n i dung chính nh ch ng trình qu n lý m ng, qu n lý nghi p v k thu t vi n thông (t ng đài, ngu n,
57
- i v i nhân viên K toán - Tài chính: C n t p trung đào t o vào các n i dung nh : Phân tích qu n tr tài chánh, qu n lý nhân s nâng cao, k toán qu n tr…
- i v i nh ng d án đ u t m i: Ch tiêu đào t o chuyên viên k thu t và hu n luy n tay ngh cho công nhân là m t ch tiêu b t bu c… T ng c ng công tác nghiên c u khoa h c và c i ti n k thu t trong toàn th nhân viên trong công ty TNHH Tài N ng. T ch c các khóa b i d ng nâng cao theo đ nh k và các l p hu n luy n nghi p v , các k thi chuyên môn, thi nhân viên gi i. Công tác đào t o ph i xác đ nh rõ m c tiêu c th nh : b i d ng và hu n luy n đ i ng nhân viên hay phát tri n nghi p v , khoa h c, k n ng qu n lý gi i, có trình đ lý lu n, chuyên môn đáp ng đ c yêu c u phát tri n c a công ty, tâm huy t v i công ty Tài N ng, có đ n ng l c và ph m ch t đáp ng đ c yêu c u ch c danh công vi c.
M t khác, công ty ph i có h th ng đánh giá quá trình đào t o nh m xem xét, đánh giá nhân viên đư ti p thu đ c gì t ch ng trình đào t o đ v n d ng ki n th c đư h c vào công vi c, quan sát hành vi ng x c a nhân viên và sau cùng là đánh giá hi u qu công vi c mang l i cho công ty mình t vi c đào t o.
3.4.4 i v i tình hình ếuy trì ngu n nhân l c c a công ty
Ch đ phân ph i ti n l ng hi n nay là ch đ phân ph i ti n l ng theo đ c thù