3.3.2.1 Tiếp tục hoàn thiện đào tạo chuyên môn - kỹ thuật và đào tạo văn hoá doanh nghiệp
Mặc dù công ty đã làm tốt công tác đào tạo hai nội dung này, được NVBH đánh giá với mức độ hài lòng cao nhưng vẫn cần phải duy trì và phát huy hơn nữa những thế mạnh của chúng.
Trong các chương trình đào tạo, NVBH không những được bồi dưỡng các kiến thức chuyên môn mà còn được tìm hiểu về văn hoá của công ty, giáo dục cho họ thấy những truyền thống tốt đẹp, những mặt mạnh của công ty, bên cạnh đó cũng phải cho NVBH thấy được những khó khăn mà ngành và công ty mắc phải, để cho họ thấy cần phải nỗ lực phấn đấu, trung thành và công hiến hết mình cho sự phát triển của công ty, tăng cường đào tạo chuyên môn cho NVBH để họ đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao trong công việc bao gồm kỹ năng nghề nghiệp, tri thức vè nghề nghiệp, phẩm chất kinh nghiệm nghề nghiệp. Công nghệ ngày càng phát triển như vũ bão đòi hỏi trong công việc đối với NVBH ngày càng cao đo đó phải thường xuyên đào tạo chuyên môn kỹ thuật thì mới có thể bắt kịp được với sự thay đổi nhanh chóng đó.
3.3.2.2 Quan tâm hơn đến đào tạo chính trị lý luận
Chính trị lý luận là nội dung khá quan trọng làm nên tư tưởng, nhận thức của NVBH. Công ty mới chỉ đào tạo nội dung này cho NVBH với tính chất thông báo phổ biến, chỉ mới tập trung cho các cấp lãnh đạo còn NVBH chưa được quan tâm đúng mức.
Cần mở các khoá đào tạo chính trị lý luận cho NVBH giúp họ có quan điểm chính trị đúng đắn vững vàng trong công việc, vượt qua được những biến động khó khăn của môi trường làm việc, có lòng tin và sự trung thành với công ty, qua đó giúp họ có được nhận thức tư tưởng đúng đắn, không đi lệch với đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước.
3.3.2.3 Đào tạo phương pháp công tác cho nhân viên bán hàng
Đây là nội dung đào tạo quan trọng mà công ty đã bỏ qua do quan điểm chủ quan, thiếu tính thiết thực của nhà quản trị.Vì vậy công ty cần phải nâng cấp và bổ sung thêm nội dung đào tạo về phương pháp công tác.
Việc đào tạo về phương pháp công tác tập trung vào ba vấn đề chủ yếu là phương pháp tiến hành công việc, phương pháp bố trí, sắp xếp thời gian hợp lý và phương pháp phối hợp công việc. Nội dung đào tạo này sẽ giúp NVBH làm việc khoa học, tốn ít thời gian, công sức mà đem lại hiệu quả cao trong công việc, rèn
luyện cho NVBH cách làm việc nhóm với sự chung sức của các thành viên trong nhóm để dạt được hiệu quả cao trong công việc và tập cho các NVBH thói quen làm việc được với tất cả các đối tượng và thêm vào đó là khơi dậy tinh thần đoàn kết giữa các nhân viên với nhau làm nên một công ty vững mạnh và đoàn kết.
Bên cạnh đó để áp dụng được hình thức đào tạo từ xa và đào tạo qua mạng Internet và sử dụng được các phần mềm liên quan đến công việc một cách có hiệu quả, công ty cần mở cho NVBH lớp bổ trợ kỹ năng về vi tính, sử dụng kết hợp các hình thức đào tạo truyền thống với hiện đại sẽ giúp NVBH nâng cao trình độ, hiệu quả công việc qua đó sẽ góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Để làm được điều này nhà quản trị cần có quan điểm khách quan, mạnh dạn trong việc áp dụng các tiến bộ khoa học truyền thông hiện đại vào trong công tác đào tạo cũng như vào các hoạt động khác.
3.3.3. Nhóm giải pháp liên quan đến tổ chức công tác đào tạo
3.3.3.1 Xác định nhu cầu đào tạo phù hợp với nhu cầu thực tế
Việc xác định nhu cầu đào tạo của Công ty mới chỉ mang tính thụ động, hiệu quả chưa cao.
Đây là khâu rất quan trọng xuyên suốt cả quá trình công tác đào tạo NVBH của công ty. Việc xác định nhu cầu đào tạo không chính xác, đầy đủ có thể gây ra lãng phí trong việc sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp, sẽ làm cho công tác đào tạo đi lệch hướng, không thực sự sát với nhu cầu thực của doanh nghiệp.
Vì vậy, cần phải xác định được nhu cầu của doanh nghiệp và của bản thân người lao động. Phải xác định được một cách rõ ràng đào tạo cái gì? Đào tạo thế nào cho đúng? Cần đào tạo những kiến thức, kỹ năng gì? Cho đối tượng nào? Số lượng bao nhiêu? Bao giờ đào tạo?... Chứ không thể xác định nhu cầu bằng “cảm tính” hay bằng sự “ bốc đồng” của nhà quản trị.
Để xác định nhu cầu phù hợp với yêu cầu thực tế của công việc dựa vào các căn cứ sau:
a. Kế hoạch nhân sự của công ty. Công ty căn cứ vào báo cáo tăng giảm nhân viên, trình độ của NVBH do phòng tổ chức lao động tổng hợp, để từ đó nắm được rõ số lượng, chất lượng của NVBH hiện tại để từ đó lượng hoá được nhu cầu về số lượng cũng như chất lượng của NVBH sẽ biến động trong tương lai để từ đó xác định đào tạo NVBH sát với thực tế đòi hỏi.
Bảng 3.1: Báo cáo tăng giảm nhân viên
cuối kỳ báo cáo chú Tổng số Trong đó: nữ Tổng số Trong đó: nữ I Số đầu kỳ a Trong đó: +LĐHĐKXĐ thời hạn +LĐHĐ từ 1 - 3 năm +LĐHĐ thời vụ b
Số nhân viên không bố trí được việc làm II Số tăng trong kỳ 1 Trường lớp ra 2 Tuyển mới 3 Đơn vị khác đến 4 Các trường hợp khác III Số giảm trong kỳ
Đi học Hưu trí
Xin chấm dứt hợp đồng, thôi việc
Sa thải
Đi làm nhiệm vụ Nhà nước Các trường hợp khác IV Số cuối kỳ a Trong đó:+ LĐHĐKXĐ Thời hạn + LĐHĐ từ 1 - 3 năm + LĐHĐ thời vụ b
Số nhân viên không bố trí được việc làm
( Nguồn: Sinh viên tổng hợp) b. Tiêu chuẩn thực hiện công việc. Mỗi công việc đòi hỏi kỹ năng và các hành vi cần thiết để thực hiện tốt công việc, đòi hỏi phảm chất cần có của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc. Tiêu chuẩn công việc sẽ là một căn cứ quan trọng để xác định được NVBH đã đáp ứng được yêu cầu chưa, còn thiếu và yếu về mặt nào từ đó có thể xác định được chính xác nhu cầu đào tạo.
Bảng 3.2: Bản tiêu chuẩn công việc cho NVBH
Nhân viên bán hàng Yêu cầu về trình độ, kỹ năng, phẩm chất, kinh nghiệm - Trình độ: Tốt nghiệp từ cao đẳng, đại học trở lên, chuyên nghành Quản trị kinh doanh, Tài chính kế toán, Kinh tế thương mại, Luật thương mại, ….
- Kỹ năng: Giao tiếp, xử lý tình huống, thuyết phục khách hàng, sử dụng vi tính thành thạo.
- Có kỹ năng soạn thảo các văn bản bằng tiếng Anh, Trung tốt.
chúng.
- Phẩm chất: Khả năng thích nghi với môi trường làm việc áp lực, tác phong nhanh nhẹn năng động hoạt bát, có tinh thần trách nhiệm cao, kiên trì, sáng tạo, trung thực….
- Kinh nghiệm: Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực bán hàng hoặc tương đương
( Nguồn: Sinh viên tổng hợp) c. Trình độ năng lực chuyên môn của nhân viên
Đây là căn cứ quan trọng để Công ty xác định được nhu cầu đào tạo về đối tượng, hình thức, phương pháp, nội dung đào tạo.
Công ty dựa vào hồ sơ lưu trữ của nhân viên để biết được trình độ hiện tại của họ, từ đó thấy được trình độ của nhân viên đã đáp ứng được yêu cầu của công việc chưa, thấy được cần phải đào tạo cái gi? Đào tạo như thế nào?... để có kế hoạch, chương trình đào tạo cho phù hợp.
d. Nguyện vọng của nhân viên.
Bên cạnh các căn cứ và quan điểm chủ quan của các nhà quản trị, việc xác định nhu cầu đào tạo nhất thiết phải dựa vào một yếu tố rất quan trọng và không thể thiếu nếu muốn công tác đào tạo đạt hiệu quả cao đó chính là tham khảo nguyện vọng, nhu cầu của nhân viên. Thông qua nhu cầu, nguyện vọng của nhân viên, công ty biết được nhân viên đang còn thiếu, yếu và muốn được đào tạo về vấn đề gì, từ đó góp phần nâng cao chất lượng đào tạo sát với yêu cầu thực tế hơn. Việc đào tạo đúng vơi nguyện vọng của nhân viên kích thích nhân viên tham gia nhiệt tình hơn, có trách nhiệm hơn và ý thức học tập của nhân viên cũng được nâng cao hơn. Như vậy để có được nguyện vọng của nhân viên phục vụ cho việc xác định nhu cầu đào tạo, công ty cần thiết kê phiếu đièu tra khảo sát nguyện vọng đào tạo của nhân viên và phát cho nhân viên, sau đó thu về và tổng hợp lại. Phiếu được thiết kế như sau:
Bảng 3.3: Phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo
Câu 1. Anh ( chị) vui lòng cho biết kiến thức chuyên môn mà anh ( chị) cảm thấy còn thiếu:
Quản trị kinh doanh Luật kinh tế Luật lao động Tài chính kế toán Quản trị nhân lực Kinh tế thương mại
Kiến thức khác………...
Câu 2. Để làm được tốt công việc của mình, theo anh ( chị ) cần những kỹ năng nào dưới đây (đánh dấu ٧ vào ô bên cạnh) và xếp thứ tự mức độ quan trọng từng kỹ năng ( với 1 là quan trọng nhất giảm và giảm dần đến n)
STT Kỹ năng Cần
thiết
Thứ tự độ quan trọng
2 Giao tiếp và truyền thông kinh doanh 3 Soạn thảo thông thạo các văn bản chuyên
môn bằng tiếng Anh và Trung 4 Sử dụng vi tính thành thạo
5 Giao tiếp bằng ngoại ngữ và quan hệ công chúng tốt
Câu 3. Những phẩm chất nào sau đây cần thiết cho công việc của anh ( chị). Khả năng thích nghi với môi trường làm việc áp lực
Khả năng hội nhập và thích nghi với sự đổi mới, thay đổi Khả năng độc lập, tự trọng và trung thực với công việc
Tác phong nhanh nhẹn, hoạt bát, năng động và kiên trì trong công việc Tinh thần đoàn kết
Câu 4: Anh( chị ) sẽ lựa chọn hình thức đào tạo nào sau đây: Đào tạo tại doanh nghiệp
Đào tạo ngoài doanh nghiệp Đào tạo trực tiếp
Đào tạo từ xa
Đào tạo qua Internet
Câu 5. Theo anh (chị) công ty nên tổ chức khoá đào tạo về vấn đề gì? Đào tạo nâng cao trình độ về lý luận chính trị
Đào tạo nâng cao trình độ ngoại ngữ Đào tạo phương pháp công tác
Đào tạo văn hoá doanh nghiệp Đào tạo về kỹ năng làm việc nhóm
( Nguồn: sinh viên tổng hợp)
3.3.3.2 Xây dựng và triển khai thực hiện công tác đào tạo NVBH hợp lý
a. Xây dựng chiến lược đào tạo NVBH rõ ràng phù hợp với mục tiêu phát triển
Một chiến lược đào tạo NVBH rõ ràng và có tầm nhìn sẽ giúp cho công ty chủ động trong việc xây dựng kế hoạch đầu tư và đào tạo NVBH được thuận lợi. Công ty sẽ có đủ căn cứ để quyết định lựa chọn chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của mình. Đồng thời, qua đây doanh nghiệp cũng cho NVBH thấy rõ một chính sách đào tạo nhân lực ổn định chứ không chỉ là những ngẫu hứng nhất thời của nhà quản trị. Chiến lược đào tạo NVBH của công ty chính là các hệ chuẩn mực, hệ giá trị nhằm tạo ra hành lang tiêu chuẩn của mọi hoạt động đầu tư cho con người. Hệ chuẩn mực đó sẽ định vị NVHB hướng vào các mục tiêu, nhiệm vụ đào tạo một cách có trọng tâm. Từ đó họ chủ động tham gia vào quá trình đào tạo mà công ty tổ chức. Đây là một nhân tố quan trọng góp phần làm nên thành công cho mỗi chương trình đào tạo NVBH của công ty.
b. Hoàn thiện chính sách thưởng phạt, chính sách hỗ trợ cho nhân viên bán hàng trong và sau khoá đào tạo
Để động viên, khích lệ nhân viên bán hàng tham gia tích cực tại các lớp đào tạo, ngoài phương pháp đào tạo hấp dẫn, chính sách thưởng phạt và hỗ trợ đối với nhân viên bán hàng trong và sau khoá đào tạo cũng khá quan trọng. Một vài chính sách như :
- Trước khoá đào tạo, công ty cần chỉ rõ ràng cho nhân viên bán hàng của mình những lợi ích sẽ có được nếu họ cố gắng học và làm việc chăm chỉ như : họ sẽ đạt đến vị trí nào với mức lương tối thiểu ra sao… để từ đó nhân viên bán hàng có động lực để học tập và làm việc.
- Tại khoá đào tạo, công ty cần có các chính sách khuyến khích như : cộng thêm điểm vào bài thi cuối cùng nếu nhân viên bán hàng luôn đến đúng giờ, chăm chỉ, tham gia tích cực trong lớp học, hỗ trợ thêm bánh, sữa nếu thời gian học dài. Song song với nó là chính sách phạt nếu như nhân viên không tham gia học, thường xuyên đến lớp muộn, nói chuyện trong lớp, không tích cực tham gia đóng góp ý kiến.
- Sau khóa đào tạo, những học viên có thành tích tốt sẽ được tặng một khoản tiền thưởng và được ưu tiên cất nhắc vào vị trí cao hơn nếu như công ty có nhu cầu. Ngược lại, nếu nhân viên bán hàng có kết quả thấp thì sẽ phải đào tạo lại, nếu như kết quả khoá sau cũng không tốt thì buộc phải thôi việc.
c. Đẩy mạnh công tác giám sát và đánh giá hiệu quả đào tạo NVBH
Kết quả đánh giá sau khoá đào tạo hay hiệu quả công việc của nhân viên bán hàng còn thấp có thể một phần nguyên nhân là do chất lượng của các khoá đào tạo chưa cao. Do đó, bên cạnh công tác đánh giá chất lượng các học viên, công ty Cổ phần Pico cũng cần phải thực hiện công tác giám sát và đánh giá hiệu quả của các khoá đào tạo nhân viên bán hàng để từ đó rút ra những kinh nghiệm và hoàn thiện công tác đào tạo nhân viên bán hàng.
Công tác giám sát giúp công ty hiểu và kiểm soát được tình hình đào tạo nhân viên bán hàng như: số lượng nhân viên bán hàng đào tạo, điều kiện học tập, phản ứng của học viên trong khóa đào tạo tích cực hay tiêu cực…Để đẩy mạnh công tác giám sát, công ty có thể sử dụng các phương pháp sau: chỉ định lớp trưởng, trưởng nhóm.
Thực hiện tốt công tác đánh giá hiệu quả trong và ngay sau khoá đào tạo sẽ công ty biết được:
- Kết quả công tác đào tạo có đạt được mục tiêu đề ra không ? - Phương pháp đào tạo sử dụng trong khóa học có hiệu quả không ?
- Nội dung đào tạo đã phù hợp với năng lực, mong muốn của NVBH và yêu cầu của công việc hay chưa ?
- Năng lực giảng dạy của giáo viên đã tốt chưa ?
- Đánh giá của học viên về chất lượng khoá đào tạo, đã hài lòng hay chưa - Để từ đó, công ty đánh giá, tổng kết những kết quả đạt được và những điều còn chưa làm tốt và nguyên nhân gây ra. Sau đó, rút ra những kinh nghiệm và đưa ra quyết định thay đổi, cải thiện hay bổ sung chương trình đào tạo nếu như chưa thật sự phù hợp.
Phương pháp đánh giá có thể qua :
- Quan sát thái độ, tác phong của nhân viên bán hàng trong khóa học và trong công việc
- Phát phiếu thăm dò cho nhân viên bán hàng tham gia khóa đào tạo để biết được ý kiến trực tiếp của họ về chất lượng khoá đào tạo.
d. Tăng cường thêm đội ngũ nhân viên trong Ban đào tạo
Hiện tại, ban đào tạo của công ty chỉ có 2 người. Do đó công việc dồn lên mỗi người là rất nặng nề. Việc cần thiết là tuyển thêm nhân viên để san sẻ bớt công việc. Công ty cần bổ sung thêm 1 người. Từ đó một người thực hiện công tác xác định nhu cầu, một người về quản lý về quá trình đào tạo và người còn lại tham gia vào việc đánh giá kết quả nhân viên. Như vậy công ty có thể tăng khả năng quản lý, giám sát và thực hiện công tác đào tạo nhân viên bán hàng. Do đó, công việc sẽ diễn