CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ TÓAN NGÂN SÁCH
1.2 Các mô hình lập dự tóan ngân sách, quy trình lập dự tóan ngân sách và trình tự lập dự tóan ngân sách trong doanh nghiệp
1.2.1 Các mô hình lập dự tóan ngân sách của doanh nghiệp
Xét về cơ chế, dự tóan ngân sách có thể được lập theo 3 mô hình sau :
a) Moâ hình 1:
Mô hình 1.1 : (Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống)
Theo mô hình này các chỉ tiêu dự tóan được định ra từ ban quản lý cao cấp của tổ chức, sau đó truyền xuống cho quản lý cấp trung gian. Quản lý cấp trung gian sẽ chuyển cho quản lý cấp cơ sở để làm mục tiêu, kế họach trong việc tổ chức họat động tại từng bộ phận trong doanh nghiệp
Nhận xét
Lập dự tóan theo mô hình này mang nặng tính áp đặt từ quản lý cấp cao xuống nên rất dễ gây ra sự bất bình của các bộ phận cấp dưới trong doanh nghiệp. Đôi khi dự tóan do nhà quản lý cấp cao tự ấn định sẽ quá cao hoặc quá thấp so với mức độ họat động và năng lực kinh tế của từng bộ phận (Nếu nhà quản lý cấp cao không đi sâu sát và nắm được tình hình thực tế) điều này không khuyến khích sự cộng tác và chung sức làm tăng năng suất của các bộ phận trong tổ chức. Tâm lý của nhiều người là thích làm những gì mà họ họach định hơn là những gì bị áp đặt từ bên ngòai, vì thế dự tóan ngân sách khó thành công nếu không có các hướng dẫn cho từng nội dung cụ thể để thúc đẩy việc chấp hành và thực hiện
Khi lập dự tóan ngân sách theo mô hình này, đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có tầm nhìn tổng quát, tòan diện về mọi mặt của doanh nghiệp. Đồng thời nhà quản lý cấp cao phải nắm vững các họat động của từng bộ phận trong doanh nghiệp cả về mặt định tính và mặt định lượng, điều này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, có ít sự phân cấp về quản lý hoặc được sử dụng trong những
Quản trị cấp cao
Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp cơ sở
trường hợp hoặc tình thế đặc biệt mà buộc doanh nghiệp phải tuân thủ chỉ đạo của nhà quản lý cấp cao hơn
b) Moâ hình 2:
Mô hình 1.2: (Mô hình thông tin phản hồi)
Theo mô hình này, thì việc lập dự tóan được thực hiện theo quy trình sau:
Các chỉ tiêu dự tóan đầu tiên được ước tính từ ban quản lý cao nhất trong doanh nghiệp, dự tóan lúc này mang tính dự thảo và được truyền cho các cấp quản lý trung gian. Trên cơ sở đó các đơn vị quản lý trung gian sẽ phổ biến cho các đơn vị cấp cơ sở. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo và khả năng điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự tóan có thể thực hiện được và những chỉ tiêu cần điều chỉnh (giảm bớt hoặc tăng thêm). Sau đó bộ phận quản lý cấp cơ sở bảo vệ dự tóan của mình trước bộ phận quản lý cấp trung gian
Bộ phận quản lý cấp trung gian trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự tóan từ bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với kinh nghiệm và tầm nhìn tổng quát về các họat động của các bộ phận cấp cơ sở, để xác định các chỉ tiêu dự tóan có thể thực hiện được và tiến hành trình bày, bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp cao hơn
Bộ phận quản lý cấp cao trên cơ sở tổng hợp số liệu dự tóan từ các bộ phận cấp trung gian, kết hợp với rầm nhìn tổng quát, tòan diện về họat động của công ty,
Quản trị cấp cao
Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp cơ sở
hướng các bộ phận khác nhau đến mục tiêu chung. Bộ phận quản lý cấp cao sẽ duyệt thông qua các chỉ tiêu dự tóan của bộ phận quản lý trung gian và bộ phận quản lý trung gian xét duyệt thông qua cho bộ phận quản lý cơ sở, và khi dự tóan đã được xét duyệt sẽ trở thành dự tóan chính thức được sử dụng như định hướng họat động của kỳ kế họach
Nhận xét
Lập dự tóan theo mô hình này sẽ thu hút được trí tuệ và kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự tóan. Mô hình này thể hiện sự chung sức trong việc xây dựng dự tóan ngân sách trong doanh nghiệp, từ quản lý cấp cơ sở đến nhà quản lý cấp cao. Vì vậy dự tóan sẽ có tính chính xác và độ tin cậy cao.
Dự tóan được lập trên sự tổng hợp về khả năng và điệu kiện cụ thể của các cấp quản lý nên chắc chắn tính khả thi sẽ cao.
Tuy nhiên nếu lập dự tóan theo mô hình này sẽ phải tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc thông tin dự thảo, phản hồi, xét duyệt và chấp thuận. Hơn nữa, việc lập dự tóan theo mô hình này đòi hỏi có sự kết hợp chặt chẽ giữa các thành viên trong mỗi bộ phận của mình, vì vậy nhân tố con người đóng vai trò quan trọng, các thành viên và bộ phận trong doanh nghiệp phải đòan kết và đồng lòng phục vuù muùc tieõu chung cuỷa doanh nghieọp
c) Moâ hình 3 :
Mô Hình 1.3 : (Mô hình thông tin từ dưới lên) Quản trị cấp cao
Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp cơ sở
Theo mô hình này, dự tóan được lập từ cấp quản lý thấp nhất đến cấp quản lý cao nhất. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng và điều kiện của cấp mình để lập dự tóan, sau đó trình lên quản lý cấp cao hơn (Quản lý cấp trung gian). Quản lý cấp trung gian sẽ tổng hợp số liệu của cấp cơ sở và trình lên quản lý cấp cao. Quản lý cấp cao sẽ tổng hợp số liệu của quản lý cấp trung gian và kết hợp với tầm nhìn tổng quát tòan diện về tòan bộ họat động doanh nghiệp của quản lý cấp cao, mục tiêu ngắn hạn, chiến lược dài hạn của doanh nghiệp để xét duyệt thông qua dự án. Khi dự án được xét duyệt thông qua sẽ chính thức đi vào sử dụng
Nhận xét
Lập dự tóan theo mô hình này rất thông thóang, hầu như mọi việc đều để cho các bộ phận tự quyết định. Người trực tiếp tham gia trong các họat động hàng ngày của doanh nghiệp lập dự tóan thì số liệu sẽ chính xác hơn và thực tế hơn. Tâm lý chung thì mọi người sẽ thích làm những gì do mình đặt ra, vì vậy dự tóan mang tính khả thi cao và kéo theo mọi người trong tổ chức cùng hướng đến mục tiêu chung của tổ chức
Việc để cho các bộ phận tự lập dự tóan của bộ phận mình sẽ phát huy vai trò tích cực trong việc tham gia dự tóan, buộc mọi người trong tổ chức phấn đấu đạt được kế họach do chính mình lập ra. Nếu các bộ phận không đạt được chỉ tiêu như trong dự tóan thì họ phải tự kiểm điểm, rút ra bài học kinh nghiệm và tìm kiếm những giải pháp thích hợp để sửa chữa và khắc phục, chứ không thể đổ lỗi cho một bên nào khác. Dự tóan theo mô hình này rất phù hợp với công ty lớn hoặc các tập đòan vì thể hiện sự phân quyền trong quản lý
Lập dự tóan theo mô hình này không tốn nhiều thời gian và chi phí nhưng vẫn hiệu quả. Tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của mô hình này chính là việc để cho cơ sở tự sọan thảo dự tóan của mình, nên có thể xảy ra tình trạng lập dự tóan
thấp hơn năng lực thật sự mà họ có thể thực hiện được. Lúc này, dự tóan ngân sách không phát huy được tính tích cực của nó mà còn làm trì trệ các họat động sản xuất, lãng phí tài nguyên và năng lực của doanh nghiệp, không khai thác hết khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp. Vì vậy, nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chấp thuận ngân sách tự định từ cấp dưới. Nếu có những khỏan mục nào đáng nghi ngờ, thì phải thảo luận với cấp quản lý dưới bằng các giải trình cụ thể
Nhận xét chung