CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ TÓAN NGÂN SÁCH
2.1 Tình hình tổ chức quản lý SXKD và tổ chức công tác kế tóan tại công ty
2.1.1 Tình hình tổ chức quản lý, SXKD
2.1.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
a) Sơ đồ 2.5 (Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty )
b) Chức năng quyền hạn và nhiệm vụ của từng bộ phận Ban giám đốc
̇ Là những người trực tiếp truyền đạt lại các quyết định của hội đồng quản trị , chỉ đạo các cấp dưới thực hiện các chỉ thị đó
Giám đốc
bán hàng Giám đốc kỹ thuật
Trợ lý
Vaên phòng
đại dieọn (HN)
Vaên phòng đại dieọn (HCM) Trợ lý Trợ lý
BP khách hàng
BP bán hàng BP kỹ thuật hỗ trợ
Giám đốc sản xuất
Bộ phận
sản xuaát
Bộ phận SHEQ
Bộ phận Mua hàng Bộ phận
QC Trợ lý Trợ lý
Giám đốc Thương mại
Bộ phận nhaân sự và toồng
hợp
Bộ phận
keá tóan
và tài chính
Bộ phận
IT KTTù
Tổng giám đốc
̇ Thiết lập các mục tiêu kinh doanh ngắn và dài hạn, thiết lập các chiến lược kinh doanh nhằm làm tăng thị phần không ngừng gia tăng doanh số
̇ Họp, trình bày các kiến nghị, chịu trách nhiệm và giải trình cho tình hình họat động chung của tòan công ty trước các cổ đông. Đề ra các chiến lược phát triển công ty và phương hướng họat động
̇ Điều hành và giám sát tổng quát các phòng ban, điều hành trực tiếp tất các mọi họat động của công ty, ký các báo cáo tài chính, hợp đồng thương mại, ký kết hợp đồng lao động lao động, thỏa ước lao động tập thể cùng ban hành các nội quy điều lệ mang tầm chiến lược
̇ Ký các thanh tóan, chuyển khỏan, sa thải…vv theo quy định chi tiết của bảng
“LOA – Limit of authorization”
Bộ phận kế tóan
̇ Đặt dưới sự điều hành của Tổng Giám Đốc thông qua Giám Đốc Tài Chính thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn sau
̇ Tình tóan, ghi chép vào sổ sách, chứng từ kế tóan theo luật định các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời phản ánh đúng và đầy đủ các chỉ tiêu đó vào hệ thống máy tính
̇ Đảm bảo các chỉ tiêu như: tiền lương, lao động, chi phí, phải được phân bổ hợp lý. Hàng tồn kho phải được phản ánh đúng giá trị thuần tại thời điểm báo cáo
̇ Thực hiện đúng và đầy đủ theo luật kế tóan Việt Nam (VAS) và các nguyên tắc kế tóan cơ bản (GAAP) như : Họat động liên tục, doanh thu phải phù hợp với chi phí, tính kiên định trong việc áp dụng các phương pháp kế tóan cho các kỳ báo….vv Thực hiện nhiêm chỉnh các quy định khác của luật kế tóan –thống kê và luật thuế
̇ Xác định nghĩa vụ và trách nhiệm của từng kế tóan viên, từ đó phân bổ khối lượng công việc một cách khoa học nhằm tránh tình trạng chồng chéo về công việc, và vi phạm các nguyên tắc về kiểm tra, đối chiếu
̇ Đảm báo việc khóa sổ, báo cáo, phân tích các họat động kinh tế của công ty cho từng chu kỳ họat động tháng, qúy năm kịp thời và hiệu quả. Hỗ trợ Tổng Giám Đốc về mặt tài chính nhằm ra các quyết định đúng đắn và hợp lý. Sử dụng và điều tiết nguồn vốn cho việc đầu tư tài sản, tài chính một cách hiệu quả
̇ Đảm bảo khả năng chi trả, đàm phán với các nhà cung cấp về phương thức và thời hạn thanh tóan, xác nhận công nợ, đề xuất và ban hành các nội quy kế tóan, các biểu mẫu kế tóan nội bộ, quy trình luân chuyển chứng từ, sơ đồ quản lý phòng…vv
̇ Kiểm tra, giám sát thông qua kiểm tóan nội bộ việc thực hiện các quy trình của các bộ phận có liên quan gián tiếp hoặc trực tiếp. Đem lại giá trị cho các bộ phận khác nói riêng và cho các đối tác bên ngòai và chủ sở hữu nói chung
̇ Lập dự tóan ngân sách năm dựa theo mục tiêu và chiến lược họat động của công ty, lên các kế họach và báo cáo so sánh nhằm nhắc nhở các bộ phận khác phải nỗ lực hết mình thực hiện những mục tiêu đó.
Bộ phận nhân sự
̇ Đóng vai trò quan trọng trong việc xắp xếp, tuyển dụng các ứng viên có năng lực và trình độ cho công ty. Lên kế họach tuyển dụng, phương thức tuyển dụng và quy trình tuyển dụng sao cho đơn giản xong lại hiệu quả
̇ Ban hành các nội quy chung của doanh nghiệp. Đôn đốc các nhân viên chấp hành các các quy định, điều lệ của công ty và luật lao động . Xây dựng tinh thần làm việc cho các nhân viên bằng các chương trình hỗ trợ và đào tạo.
Nhằm nâng cao ý thức hiểu biết và kiến thức chấp hành luật cho người lao động
̇ Giải quyết các mâu thuẫn trong công việc giữa người lao động với nhau hoặc giữa người lao động với ban giám đốc, tư vấn và hướng ngưới lao động vào những họat động, mục đích chung của công ty, đảm bảo văn hóa của công ty luôn được đề cao và tôn trọng
̇ Chấm công, theo dõi tình hình tăng ca, làm việc của từng nhân viên, từ đó có những đề xuất phù hợp , tính lương, phép năm, phụ cấp đầy đủ cho người lao động theo luật lao động và hợp đồng lao động đã ký kết
̇ Giám sát các giấy tờ ra, vào của bộ phận hành chính, phân phát văn thư, bổ sung điều chỉnh hoặc gia hạn các hợp đồng lao động cho phù hợp với luật yêu cầu. Sắp xếp xe công tác, báo cáo tình hình lao động, tiền lương cho cơ quan quản lý lao động theo luật định
̇ Xây dựng các chiến lựơc đào tạo, thăng tiến cho người lao động, các quy định về khen thưởng, phạt, bồi thường…vv. Kết hợp với công đòan lên kế họach nghỉ ngơi, tham quan, giải trí cho người lao động, thiết kế những chương trình
“xây dựng đồng đội”, thể thao để các thành viên cùng tham gia tạo không khí cởi mở, gần gũi và thân thiện giữa tất các các thành viên với nhau
̇ Liên hệ với các cơ quan hành chính như : Ban quản lý KCN, Cục xuất nhập cảnh..vv để tiến hành, điều chỉnh giấy phép đầu tư, bản điều lệ công ty…vv Bộ phận khách hàng
̇ Thường xuyên giữ mối liên hệ mật thiết với tất cả các khách hàng, hỗ trợ và cung cấp các giấy tờ có liên quan đến hàng hóa bán cho khách hàng và các bộ chứng từ liên quan đến việc thanh tóan cho phòng kế tóan để tiến hành theo dõi và quản lý thu
̇ Giải quyết các khiếu kiện, thắc mắc của khách hàng. Lập các báo cáo nội bộ có liên quan đến tình hình khách hàng cho Giám Đốc Kinh Doanh thiết kế các chu trình chứng từ luân chuyển nội bộ và chu trình xử lý khiếu nại và thắc maéc
̇ Làm các thủ tục kê khai hải quan xuất hàng cho từng lọai hình như : Xuất khẩu trực tiếp, xuất khẩu tại chỗ, bán hàng trong nước. Tiến hành thanh lý hàng hóa, xuất hóa đơn bán hàng, hợp đồng, bảng kê hàng hoá…vv
̇ Tiếp nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng và lên kế họach bán hàng chuyển cho bộ phận sản xuất để tiến hành cho kịp với tiến độ giao hàng. Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu đơn hàng với hàng tồn kho để có các điều chỉnh kịp thời
Bộ phận bán hàng và kỹ thuật
̇ Tiếp cận các khách hàng mới tại xưởng sản xuất thông qua các chính sách hướng dẫn chi tiết của công ty như : Chính sách tiếp cận khách hàng, chính sách áp dụng phương thức thanh tóan….vv.
̇ Thực hiện các chiến lược về tiếp thị nhằm mở rộng thị phần và hòan thành các kế họach về doanh thu đã đề ra, hàng ngày trực tiếp thăm viếng các khách hàng nhằm tháo gỡ những khó khăn trong quá trình sử dụng sản phẩm của coâng ty
̇ Thực hiện các công việc nghiên cứu thị trường thông qua các hình thức tiếp thị cơ bản kết hợp sáng tạo riêng, tổng hợp các đối thủ cạnh tranh, sản phẩm thay thế, xu hướng sản phẩm mới ….vv báo cáo cho Giám Đốc Kinh Doanh
̇ Được gửi đi đào tạo trong và ngòai nước nhằm tiếp cận với những phương pháp mới. Từ đó mở các chương trình hội thảo trực tiếp tại các công ty nhằm hướng dẫn cho người sử dụng sản phẩm biết thao tác một cách khoa học nhằm đem lại lợi ích tốt nhất. In ấn, gửi các thông số kỹ thuật và sách hướng dẫn sử
dụng cho khách hàng thông qua đó thể hiện sự quan tâm. Đồng thời, giới thiệu những sản phẩm mới của công ty.
̇ Đềâ xuất những giải pháp liên quan đến việc tiêu thụ hàng hóa, tham gia các hội nghị khách hàng, đánh giá khách hàng, liên hệ với các nhà quảng cáo để tiến hành ký kết hợp đồng. Tham dự các kỳ hội chợ về giày trong và ngòai nước nhắm xúc tiến thương mại với khách hàng
Bộ phận giám sát sản xuất (bao gồm QC, kế họach vật tư kho và sản xuất) Bộ phận kiểm tra
̇ Thực hiện việc kiểm tra chất lượng theo chu trình của ISO 9001-2002 UKAS cho tất cả các lọai nguyên vật liệu, nhiên liệu, nước cất, nhằm hạn chế tối đa sản phẩm hư hỏng và yếu kém về chất lượng
̇ Tiến hành các thí nghiệm, kiểm tra và bảo quản mẫu sản phẩm cho từng lô hàng theo chính sách của tập đòan, kiểm tra chất lượng đối với tất cả các sản phẩm bị trả về từ khách hàng. Tùy theo từng trường hợp cụ thể đề xuất các giải pháp như : tiêu hủy, tái sản xuất hay nhập kho bán
̇ Thực hiện việc kiểm tra từng công đọan của sản xuất nhằm phát hiện và có biện pháp xử lý kịp thời. Ghi chú và tổng hợp tất cả các dữ liệu trong ngày để báo cáo cho giám đốc sản xuất
Bộ phận kế họach
̇ Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng (chuyển giao từ bộ phận khách hàng), từ đó phân lọai và đối chiếu những mặt hàng đã và đang tồn kho, những mặt hàng nào cần tiến hành sản xuất, lập phiếu chi tiết chuyển giao đến các bộ phận liên quan để tiến hành sản xuất
̇ Tiến hành theo dõi quá trình sản xuất ở từng khâu của từng bộ phận nhằm đôn đốc kịp thời tiến độ giao hàng, giúp cho quá trình sản xuất không bị ngưng trệ làm lỡ nhịp tiến độ giao hàng
Bộ phận mua hàng
̇ Tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng và uy tín, nhằm có được những vật tư, hàng hóa, có chất lượng, giá cả cạnh tranh và phương thức thanh tóan linh họat. Thực hiện tốt chiến lược “Quyền của người mua” thông qua hình ảnh noồi tieỏng cuỷa coõng ty
̇ Lên kế họach mua nguyên vật liệu trong nước, nhập khẩu hàng tháng, năm để chủ động trong sản xuất, hạn chế tối đa việc để tồn kho quá nhiều hoặc thiếu sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất. Hiện nay công đang sử dụng các trình 6S, LEAN và sắp tới là NOS
̇ Sọan thảo đơn đặt hàng, ký kết các hợp đồng mua hàng và liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp, so sánh giá, đánh giá ưu và nhược điểm thông qua mẫu của công ty, giải quyết các phát sinh rắc rối nếu có trong quá trình luân chuyển chứng từ thương mại như hóa đơn, vận đơn tàu…vv
̇ Tìm kiếm các nhà vận chuyển trong nước thông qua việc đánh giá nhà vận chuyển theo chính sách của công ty. Đảm bảo việc vận chuyển vật tư từ cảng về công ty và chở hàng từ công ty đến khách hàng theo đúng tiêu chuẩn riêng về vận chuyển hóa chất của luật pháp nước sở tại
̇ Tiến hành mua bảo hiểm hàng hóa cho những hợp đồng ký kết theo giá FOB nhằm hạn chế rủi ro có thể xảy ra và nguồn vốn của công ty được bảo tồn
̇ Xắp xếp kho, bãi thuận tiện, khoa học. Theo chuẩn mực của NOS và chính sách hàng tồn kho của tập đòan. Thực hiện nghiêm chỉnh và đầy đủ các chứng từ kế tóan, phiếu xuất kho, nhập kho, thẻ kho, báo cáo kho…vv
Bộ phận sản xuất
̇ Đảm bảo tòan thể công nhân phải thực hiện nghiêm túc an tòan lao động như : Mang giày, mũ an tòan, quần áo bảo hộ, kiếng và khẩu trang cho từng vùng quy ủũnh cuù theồ
̇ Giám sát việc sử dụng NVL, công cụ của từng công nhân. Nhằm hạn chế tối đa hao hụt và sử dụng vật liệu không đúng theo quy trình
̇ Quy định về đứng máy, sử dụng và bảo trì máy móc được phổ biến rộng rãi thông qua các chương trình đào tạo tại chỗ và các bảng hướng dẫn chi tiết của ngành hóa chất.
̇ Hướng dẫn và thực hành về phòng chống cháy, nổ, an tòan lao động được thực hiện đều đặn hàng tháng, tổ chức thi tay nghề cho nhân viên để từ đó đề xuất xét thưởng
̇ Đảm bảo công nhân được ăn uống, nghỉ ngơi theo đúng luật lao động và các quy định đặc thù của ngành.