CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ TÓAN NGÂN SÁCH
3.1 Một số giải pháp hòan thiện dự tóan ngân sách tại công ty TNHH Dongsung
3.1.3 Một số giải pháp nhằm hòan thiện công tác dự tóan tại Công ty Dongsung
3.1.3.4 Các dự tóan chi tiết
Ngày nay, việc sử dụng hệ thống vi tính phục vụ cho việc báo, phân tích báo cáo , liên lạc với các đối tác thông qua giao dịch điện tử là vô cùng quan trọng. Chính vì lẽ đó mà bộ phận IT của công ty được thành lập độc lập. Mặc dù các chi phí về tiền lương, đào tạo..vv được phân bổ và dự tóan chung cho cả bộ phận thương
mại. Tuy nhiên do yêu cầu quản lý, bộ phận này nên lập dự tóan chi phí chi IT . Dự tóan IT phải thể hiện được các điểm cơ bản sau :
TSCĐ vô hình và hữu hình
Mua mới thiết bị văn phòng bao gồm máy vi tính, máy in, máy fax, phần mềm hoặc nâng cấp phần mềm..vv
Thiết bị và dụng cụ thay thế
Bao gồm tòan bộ nhưng linh kiện, thiết bị sử dụng hoặc thay thế như : đầu nối, bàn phím, chuột, ổ cứng, chip, card màn hình, điện thọai bàn…vv
Chi phí điện thọai và thuê bao đường truyền
Bao gồm tòan bộ chi phí điện thọai cố định, di động, thuê bao đường truyền riêng, internet, tổng đài…vv
Cụ thể được trình bày theo phụ lục đính kèm sau (Phụ lục 22 : Dự tóan IT)
b) Dự tóan TSCĐ phải được tất cả các bộ phận dự tóan
Việc lên kế họach dự toán cho TSCĐ phải được thực hiện đồng lọat cho tất cả các bộ phận từ sản xuất, kỹ thuật, bán hàng đến quản lý chung. Có như vậy thì việc phản ánh nguồn đầu tư và dòng tiền mới thực sự đúng và đầy đủ.
Việc dự tóan cho tài sản cố định phải thể hiện được các mặt sau : Mua sắm ,đầu tư mới trong kỳ, hủy bỏ hư hao trong kỳ, thuê tài chính bên ngòai nếu có. Ngòai ra TSCĐ phải được phân lọai theo từng tiêu chí cụ thể để việc đánh giá và phân tích được hiểu quả hơn
Ví dụ : TSCĐ phải được phân lọai theo mua mới, mua thay thế máy hư, mua mới nhắm đáp ứng nhu cầu về môi trường, an tòan lao động, đầu tư mới nhằm giảm thiểu chi phí..vv Cụ thể được phản ánh chi tiết trong phụ lục đính kèm (Phụ lục 23 : Phân lọai TSCĐ đầu tư trong dự tóan)
c) Điều chỉnh phương pháp dự tóan tiêu thụ và giá vốn hàng bán
Hiện nay, phương pháp lập dự tóan của công ty là rất tốt. Tuy nhiên một điểm cần khắc phục là sản phẩm mới trong kỳ chưa được dự tóan tiêu thụ cho năm tài chính mới. Mặc dù doanh số cho lọai sản phẩm mới này là thấp chỉ chiếm khỏang 3%. Nhưng khi dự tóan thiếu những mặt hàng này, sẽ dẫn đến hàng tồn kho và giá vốn hàng bán cũng không được dự tóan một cách đầy đủ
Trước khi lập dự tóan, công ty nên tiến hành tổng kết lại tòan bộ sản phẩm và kế họach cho ra sản phẩm mới trong năm tài chính, từ đó bộ phận kinh doanh tiến hành lập kế họach tiêu thụ, giá bán ước chừng và kế tóan tiến hành phân bổ giá vốn cho phù hợp với doanh thu đó
d)Lập bảng lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp
Mặc dù công ty đã tiến hành lập dự tóan tiền mặt theo phương pháp trực tiếp.
Nhưng ở đây chỉ đơn thuần cho ta thấy là dòng tiền thu và dòng tiền chi trên một phương diện cơ bản nhất. Việc xác định dòng tiền tăng, giảm trong kỳ là : Thu trong kỳ – Chi trong kỳ . Trong khi đó, trên phương diện quản lý và tài chính, đòi hỏi nhà quản lý phải biết dòng tiền đó được tạo ra từ dòng tiền nào, dòng tiền từ hoạt động kinh doanh, từ hoạt động đầu tư hay từ hoạt động tài chính
•Báo cáo Ngân lưu theo phương pháp trực tiếp được dựa vào tình hình thực thu, thực chi trên sổ theo dõi tiền mặt (Sổ quỹ hoặc các sổ sách kế toán khác). Khối lượng công việc nhiều nhưng đơn giản, dễ hiểu. Tuy nhiên, trong thực tế sẽ rất khó thực hiện và dễ sai sót nếu các dòng thu chi trên sổ sách kế toán không phân biệt cho các hoạt động khác nhau.
Ví dụ : Doanh thu bán cho khách hàng với thời hạn thanh tóan không phải sẽ được thu hòan tòan tương ứng với giá trị trên hóa đơn, mà chỉ một phần trong kỳ đó mà thôi. Như vậy việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ mặc dù là kết quả của doanh thu thực hiện trong kỳ. Nhưng không chắc rằng lợi nhuận đó được hòan tòan tạo ra từ doanh thu đó
Do đó việc lập báo cáo lưu chuyển tiền theo phương pháp gián tiếp sẽ giúp cho nhà quản trị thấy được bản chất sâu xa của vấn đề, từ đó có các quyết định điều chỉnh hợp lý cho dòng tiền của mình. Ví dụ : Trong dự tóan tài chính năm 2006.
Tiền các lọai tồn rất lớn. Nhưng theo công ty giải thích thì đó là tiền tích lũy được tạo ra từ kết quả họat động kinh doanh và chờ để trả tiền lãi cổ tức trong năm 2007. Công ty chỉ được sử dụng nó vào mục đích gửi có kỳ hạn chứ không được đầu tư mua cổ phiếu hay trái phiếu …
(Phụ lục 24 : Bảng lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp) e) Đơn giản hóa bảng cân đối kế tóan
Việc đơn giản hóa bảng cân đối kế tóan sẽ giúp cho việc đánh giá tình hình sử dụng nguồn đầu tư một cách rõ nét nhất. Đồng thời cho thấy sự thay đổi của nguồn vốn kinh doanh ngắn hạn một cách khái quát nhất
Hơn nữa, việc đơn giản hóa bảng cân đối kế tóan. Giúp cho nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình tăng giảm nguồn vốn kinh doanh, nợ ngắn, dài hạn, tài sản ngắn và dài hạn một cách tổng quát nhất cho từng tháng họat động của mình.
Nhà quản trị không phải mất quá nhiều thời gian cho việc nghiên cứu chi tiết từng khoản mục nhỏ mang tính chuyên nghiệp quá nhiều. Mà chủ yếu tập trung vào các khoản mục tổng quát và các chỉ tiêu mang tính quyết định trong toàn bộ báo cáo tài chính
(Phụ lục 25 : Đơn giản hóa bảng cân đối kế tóan)
f) Tính tóan và cụ thể hóa các chỉ tiêu phân tích tài chính
Đây là buớc cuối cùng nhằm đánh giá các kết quả của dự tóan và so sánh nó với kết quả của các dự tóan và năm thực hiện trước đó. Ví dụ: Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên doanh thu, tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên nguồn vốn chủ sở hữu, tỷ suất doanh thu trên TSCĐ, tỷ lệ lãi gộp trên doanh thu…vv
Các chỉ tiêu này đóng vai trò rất quan trọng đối với công ty. Trước tiên là để thỏa mãn các yêu cầu chỉ định của công ty mẹ từ lúc bắt đầu dự tóan. Chứng minh việc tuân thủ của công ty với các chỉ định đó
Sau nữa, nó tạo lòng tin cho các cổ đông tiếp tục đầu tư vào công ty vì lợi ích của họ được đảm bảo. Lãi suất mà họ thu được từ việc đầu tư vào công ty là khả quan và hiệu quả vì nó cao hơn lãi suất thị trường + rủi ro