CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ TÓAN NGÂN SÁCH
2.2 Thực trạng công tác dự tóan ngân sách tại công ty
2.2.2 Thực trạng lập dự tóan ngân sách tại công ty
Sau khi các yêu cầu và chỉ định của hội đồng quản trị cho dự tóan của công ty được thông qua. Tổng giám đốc và giám đốc kinh doanh sẽ tiến hành tập hợp thông tin, dữ liệu về kế họach đặt hàng và sản xuất của các khách hàng để từ đó tiến hành lập dự toán tiêu thụ
Dự tóan tiêu thụ được tiến hành lập chi tiết cho từng tháng. Dựa vào số liệu chi tiết của các mã hàng bán ra trong 9 tháng đầu năm 2006 và ước tính 3 tháng cuối năm dựa vào tình hình tiêu thụ quí IV của những năm trước và điều chỉnh tỷ lệ tăng, giảm theo hình hình thực tế. Tuy nhiên do đây là ngành đặc thù và đơn hàng thường được đặt trước là 6 tháng, nên xác suất ước là rất cao. Tổng giám đốc và giám đốc tiếp thị - kinh doanh trực tiếp chỉ đạo trợ lý phòng tiến hành lập dự tóan tiêu thụ này.
(Phụ lục 4 : Dự tóan chi tiết sản lượng và doanh thu tiêu thụ)
Các chỉ tiêu trong bảng lập này bao gồm : Mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá bình quân, tỷ lệ tăng, giảm giá trong năm, doanh số.
[Công thức 1]
Doanh số tiêu thụ được tính = Tổng của tòan bộ doanh số của từng mặt hàng [Công thức 2]
DS của từng mặt hàng =
Soá
lượng x
đơn giá bình quân cuûa naêm 2006 x
heọ soỏ taờng, giảm giá [Công thức 3]
Sản lượng tiêu thụ của từng mặt hàng =
Toồng doanh soỏ naờm
2006 x
Tyỷ leọ taờng doanh soỏ naêm 2007 Giá bán bình
quaân SP naêm 2006 x
Hệ số tăng giá của naêm 2007
a)ẹụn vũ tớnh
Đơn vị tính được áp dụng theo đơn vị đo lường quốc tế là Kg và Tấn b)Xây dựng đơn giá tiêu thụ
Đơn giá thực tế của công ty được tính tóan dựa trên tỷ lệ lãi gộp giữ lại với đồng tiền cố định là USD. Do yêu cầu bắt buộc, giá bán của công ty là bí mật và được cố định trong phần mềm vi tính không cho phép bất kỳ ai chỉnh sửa. Khi có yêu cầu điều chỉnh đơn giá trong năm, trợ lý phòng sẽ lập bảng yêu cầu điều chỉnh theo mẫu quy định, phiếu này phải được giám đốc kinh doanh và tổng giám đốc ký thì trợ lý mới được phép chỉnh sửa. Mật mã truy cập sẽ thay đổi cho mỗi lần chỉnh sửa.
Do một số nguyên vật liệu chủ lực sản xuất của công ty có giá giảm trong năm 2006 như : U54, MEK..vv nên công ty cũng đã chủ động tiến hành điều chỉnh giá bán trong năm vào tháng gần nhất của dự tóan. Do đó việc lập dự tóan cho năm 2007 được lấy từ giá bình quân năm bán ra của từng mặt hàng cộng với điều chỉnh tăng, giảm trong năm dự tóan năm 2007. Tuy nhiên, mặc dù dự tóan giá NVL của năm 2007 sẽ tăng khỏang 8% do biến động chung của giá dầu thế giới trong năm 2006. Nhưng công ty vẫn cố định giá đã điều chỉnh của cuối năm 2006 cho năm tài chính 2007 do công ty đang gặp phải các đối thủ cạnh tranh rất quyết liệt để lôi kéo khách hàng của công ty và mở rộng thị phần
Việc ước đóan này được dựa vào các thông số dự báo của nhà cung cấp thông tin cho bộ phận vật tư làm cơ sở cho việc tính tỷ lệ tăng, giảm giá bán trong kỳ dự tóan. Đặc biệt, do công ty ký hợp đồng forward dài hạn với các điều khỏan đặc biệt trong việc tăng, giảm giá cho tòan bộ các nguyên vật liệu chính, nhằm ổn định giá đầu vào, tránh các rủi ro về giá và tỷ giá ngọai tệ trong thanh tóan Đơn giá tiêu thụ sử dụng cho xuất khẩu là đơn giá không bao gồm thuế giá trị gia tăng, còn đơn giá bán trong nước phải cộng thêm 10% thuế. Tuy nhiên, để đơn giản hóa doanh thu thuần, công ty sử dụng đơn giá bình quân chưa bao gồm thuế và một số điều chỉnh cần thiết để đáp ứng rằng SL tiêu thụ x đơn giá = Tổng doanh thu ước thực hiện
c) Dự tóan sản lượng và doanh thu tiêu thụ theo nhóm & phân khúc thị trường Ngòai ra, sản lượng tiêu thụ này cũng được tổng hợp lại theo nhóm khách hàng chủ lực của công ty và chia làm 2 nhóm thị trường
Thị trường chính : bao gồm tòan bộ khách hàng chủ lực , là các doanh nghiệp gia công chế biến giày trực tiếp cho các hãng giày thể thao lớn như : NIKE, ADIDAS, REEBOK. Để tổng hợp được những chỉ tiêu này, giám đốc kinh doanh dựa vào mã doanh nghiệp riêng cho NIKE đặt cho các nhà máy của họ
Ví dụ : NIKE bao gồm các nhà máy gia công có mã hiệu : VF, VH, VJ,VL,VO,VP,VS,VT,VX…vv)
Thị trường phụ : Bao gồm tòan bộ các công ty giày sản xuất trong nước trong đó được chia nhỏ ra làm 2 phân khúc. Thị trường miền bắc bao gồm : Hà Nội, Hà Tây và Đà Nẵng. Đây là ba nơi tập trung nhiều nhất các nhà máy giày của Việt Nam. Thị trường miền nam bao gồm : Tp. HCM, Biên Hòa và Bình Dương
(Phụ lục 5: Thị trường và phân khúc thị trường của doanh thu & SL tiêu thụ) 2.2.2.2 Dự tóan sản xuất
Dựa vào kế họach đặt hàng và chi tiết sản lượng tiêu thụ cung cấp bởi bộ phận kinh doanh, bộ phận sản xuất sẽ tiến hành lập dự tóan cho kế họach và tiến độ sản xuất, kế họach sản xuất sau đó được thông qua bởi giám đốc thương mại và tổng giám đốc.
Tuy nhiên, trong năm dự tóan 2007, sản lượng tiêu thụ chưa vượt quá công suất của công ty. Do đó, công ty chỉ tiến hành 1 ca/ngày. Sản lượng sản xuất được dựa vào sản lượng tiêu thụ dự kiến + 7% sản xuất dư để tồn kho nhằm phục vụ cho những nghiệp vụ bán hàng không có đơn hàng đặt trước
(Phụ lục 6 : Dự tóan sản xuất)
2.2.2.3 Dự tóan nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất
Dựa vào kế họach tiêu thụ của bộ phận kinh doanh và dự tóan sản xuất của nhà máy, bộ phận kế tóan vật tư và bộ phận kỹ thuật kết hợp với kế họach sản xuất tiến hành lập dự tóan nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất,
Nguyên vật liệu xuất dùng trong năm được tính cho từng mã hàng cụ thể trên cơ sở định mức kỹ thuật để sản xuất chi tiết từng mặt hàng và hao hụt theo định mức chuẩn do công ty xây dựng.
Ví dụ : Để sản xuất 1000 Kg keo AD-PLY-038-2 với hao hụt 3.5%, công ty phải cần 200Lit dau DO, 500Kg Bột keo tổng hợp, 250 lít nước và 125Kg dung môi.
Việc xây dựng định mức cho nguyên vật liệu này mang tính kỹ thuật của ngành nên có độ chính xác rất cao, giúp công ty lọai trừ việc đặt hàng quá nhiều làm ứ đọng NVL tồn kho vì tỷ lệ hàng tồn kho không được vượt quá 10%
Mặc dù NVL được xuất theo phương pháp nhập trước xuất trước nhưng đơn giá nguyên vật liệu trực tiếp được tính theo giá bình quân gia quyền cuối tháng
[Công thức 5]
Giá trị nguyên vật liệu sử dụng được tính =
số lượng vật liệu sử dụng x
đơn giá bình quân của nguyên vật liệu (Phụ lục 7 : Dự tóan NLV trực tiếp sản xuất)
2.2.2.4 Dự tóan NVL, thành phẩm tồn kho
Truớc hết, công ty không có sản phẩm dở dang cuối kỳ. Do đặc thù sản xuất riêng biệt của ngành keo là sử dụng các hóa chất, dung môi..vv. Do đó nguyên vật liệu được đưa và máy khuấy trong ngày và đóng gói tự động ra sản phẩm hết cho từng lô. Vì vậy, việc dự tóan nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất chủ yếu là NVL mua vào trong kỳ và tồn nguyên vật liệu cuối kỳ
Vật liệu mua vào của dự tóan năm 2007 không bao gồm hàng hóa mua và trực tiếp bán ra, vì công ty chưa được phép kinh doanh thương mại. Vật liệu được chia
làm 2 nguồn mua, mua từ bên ngòai, công ty mẹ và các công ty con cùng tập đòan. Dự tính năm nay giá NVL (dầu) sẽ tăng khỏang 8% trong giá VL nhập khẩu. Hợp đồng ký cho năm 2007, giá sẽ được điều chỉnh + 8% tăng). Do biến động chung của giá dầu thế giới. Điều này sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Vì giá NVL tăng trong khi giá bán sản phẩm không thay đổi vì công ty đang gặp phải sự cạnh tranh quyết liệt từ các công ty khác
Việc lên dự tóan mua NVL và thành phẩm tồn kho phải cân bằng giữa các yếu tố, nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất, giá vốn hàng bán xuất trong năm và tồn kho theo hạn mức cho phép. Nhằm duy trì ổn định lượng hàng cho sản xuất khi cần và không làm gánh nặng tài chính cho công ty
Ngòai ra, công cụ, nguyên vật liệu phụ không có tồn kho do trong quá trình sản xuất vật liệu phụ và công cụ mua vào trong tháng được đưa thẳng vào các tài khỏan chi phí có liên quan. Với các công cụ có giá trị lớn xuất một lần mà không đủ điều kiện để hạch tóan TSCĐ sẽ được đưa vào tài khỏan phân bổ nhưng tối đa không quá 3 năm
(Phụ lục 8 : Dư tóan mua và tồn kho NVL chính) 2.2.2.5 Dự tóan nhân sự
Dự tóan nhân sự được bộ phận nhân sự tập hợp dựa vào thông tin cung cấp từ các trưởng bộ phận có liên quan, kế họach tuyển dụng, đào tạo, tiền lương dự tính trả.
..vv Từ đú số liệu đú được cậùp nhật tũan bộ số lượng nhõn viờn theo phụ lục đớnh keứm,
Ngòai ra, việc lên kế họach nhân sự yêu cầu phải được tách ra chi tiết của từng bộ phận, chức vụ, người Việt Nam hay người nước ngòai, để làm cơ sở cho việc tính và phân bổ lương các khỏan phụ cấp và bảo hiểm được chính xác. Chi tiết dự tóan nhân sự theo phụ lục đính kèm
(Phụ lục 9 : Dự tóan nhân sự)
2.2.2.6 Dự tóan nhân công TTSX và lương công nhân trực tiếp SX
Dựa vào kế họach sản xuất, ca làm việc, Giám đốc sản xuất sẽ chỉ định trợ lý sản xuất rà sóat và lên kế họach tuyển thêm công nhân với các yêu cầu cụ thể về trình độ, tuổi, kinh nghiệm… phù hợp cho từng công việc nhất định. Việc tuyển thêm công nhân luôn gắn liền với việc tăng thêm sản lượng sản xuất. Để đảm bảo rằng năng suất sản xuất của công ty luôn đạt hiệu quả cao hơn năm nay so với năm trước đó
Ngòai ra, việc tuyển thêm công nhân mới này đòi hỏi trợ lý sản xuất phải lên kế họach đào tạo lại sao cho phù hợp với tiến độ sản xuất của công ty trước khi thuyên chuyển họ xuống phân xưởng trực tiếp đứng và điều hành máy móc
(Phụ lục 10 : Dư tóan yêu cầu thêm công nhân sản xuất)
Khi Dự tóan công nhân trực tiếp đã được xét duyệt và thông qua, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành tính và phân bổ tiền lương công nhân trực tiếp trên cơ sở sau : Dựa vào tổng chi phí tiền lương năm 2006, bao gồm : Chi phí lương, bảo hiểm đóng theo luật 17%, các phụ cấp lương và tiền lương tháng thứ 13 mà kế tóan đã hạch tóan tạm trích trước và thực chi trả. (17% bảo hiểm không áp dụng cho nước ngòai)
Dựa vào báo cáo tình tăng, giảm lao động cho bộ phận nhân sự báo cáo hàng tháng. Đặc biệt giữa người lao động Việt Nam và nước ngòai, vì chi phí tiền lương khác biệt là rất lớn
Dựa vào tỷ lệ tăng lương trên lương cơ bản mà Tổng Giám Đốc công bố và dự tóan nhân sự và các đề xuất lương cho người tuyển dụng mới.
[Công thức 6]
Lửụng bỡnh quaõn cuỷa CNTT
naêm 2006 =
Toồng quyừ lửụng cuỷa CNTT naêm 2006
Soá CNTT bình quaân naêm 2006
[Công thức 7]
Như vậy lương bình quân tháng của
CNTT naêm 2006 =
Lửụng bỡnh quaõn cuỷa CNTT naêm 2006
12 tháng
[Công thức 8]
Lửụng bỡnh quaõn CNTT
naêm 2007 =
Lửụng bỡnh quaõn cuûa CNTT
naêm 2006
x
tyỷ leọ taờng lửụng naờm 2007
Việc tăng lương của công ty được tiến hàng năm 1 lần vào tháng 4 hằng năm với tỷ lệ 10%. Tuy nhiên mức tăng sẽ khác tùy theo cấp bậc và thâm niên của từng nhaân vieân
[Công thức 9]
Lương bình quân CNTT tăng mới năm
2007 =
Tổng lương phải trả cho lao động mới tuyển
Số lao động được tuyển mới Lương của lao động tuyển mới được tính trên cở sở thang bảng lương công ty xây dựng cho từng ngành nghề, chức vụ riêng nhưng không thấp hơn mức lương quy ủũnh cuỷa chớnh phuỷ Vieọt nam
Ghi chuù :
Do số lượng nhân viên quản lý phân xưởng nhỏ, nên Lương của QLPX được tính chung vào lương của CNTTSX
(Phụ lục 11 : Dự tóan tiền lương CNTTSX & QLPX) 2.2.2.7 Dự tóan chi phí sản xuất chung
Do chi phí tiền lương của cán bộ QLPX đã được phản ánh trong chi phí lương của CNVTTSX, nên chi phí sản xuất chung của công ty chỉ bao gồm những khỏan mục sau :
Chi phí khấu hao, điện, nước, chi phí thuê ngòai khác, chi phí đào tạo và đi lại, chi phí khác. Đây là những chi phí cơ bản nhất gắn liền với tòan bộ quá trình sản xuaát cuûa coâng ty
Tỷ lệ lạm phát tính vào trong dứ tóan mà công ty ước tính cho năm nay là 7%
dựa vào yếu tố trượt giá trong 9 tháng đầu năm 2006. Ngòai ra, dựa vào các sự gia tăng của sản lượng sản xuất, việc xác định các chi phí liên quan về điện, nước sẽ thay đổi theo tỷ lệ thuận
[Công thức 10]
Đơn giá tiền điện
cho 1 Kg =
Toồng chi phớ tieàn ủieọn phaõn boồ trong naêm 2006
sản phẩm năm 2006 Tổng số lượng sản phẩm sản xuất đầu ra 2006
[Công thức 11]
Tieàn ủieọn naờm
2007 =
Đơn giá điện naêm 2006 x
Tyứ leọ lạm phát x
Sản lượng sản xuất trong năm dự
tóan
Việc khấu hao TSCĐ được dựa vào tài sản đang sử dụng của năm cũ cộng thêm khấu hao những tài sản mua mới trong năm. Việc trích khấu hao của công ty được áp dụng theo mức khấu hao quy định của thông tư20//2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003
Các chi phí bất biến khác là không thay đổi do công ty ký hợp đồng trả dài hạn như : Tiền hạ tầng, tiền thuê đất, tiền thuê xe …vv.
(Phụ lục 12: Dự tóan chi phí sản xuất chung)
Hiện nay, công suất thiết kế của nhà máy là 6.000 tấn/ năm và MMTB của công ty đã sử dụng > 5 năm, một số đã khấu hao hết. Do đó, để đảm bảo đúng tiến độ sản xuất và dộ an tòan cao trong quy định của ngành (Do công ty sản xuất keo –
giày là ngành hóa chất). Công ty phải tiến hành thay thế, sửa chữa lớn MMTB cho một số hạng mục chi tiết nhằm hạn chế rủi ro về chất lượng, tai nạn lao động và tăng năng suất như : Mua thêm xe nâng hàng, máy trộn keo, thay bồn trộn dung môi …vv. Việc dự tóan MMTB và khấu hao được lập theo phụ lục đính kèm sau
(Phụ lục 13 : Dự tóan máy móc thiết bị sản xuất) (Phụ lục 14 : Dự tóan khấu hao MMTB )
2.2.2.8 Dự tóan chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
Tương tự như dự tóan chi phí sản xuất chung, dự tóan chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được dựa trên những thông số dự báo như : tỷ lệ lạm phát, tuyển nhân sự mới…vv
Tuy nhiên, đối với chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp thì ngòai các nhân tố trên, còn liên quan đến họat động về đối ngọai, khánh tiết, chi phí tư vấn, kiểm tóan, dịch vụ pháp lý…vv phải được cập nhật mới lại theo các hợp động ký kết cho năm dự tóan
Đặc biệt, công ty không phát sinh các khỏan quảng cáo, thương mại nhiều. Đây là điểm có lợi rất lớn đối với công ty. Dự tóan chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp được thể hiện theo phụ lục đính kèm
(Phụ lục 15 : Dự tóan chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp) 2.2.2.9 Dự tóan giá vốn hàng bán
Dự tóan giá vốn hàng bán được đơn giản hóa theo công thức sau [Công thức 12]
Giá voán Naêm
=
Tổng giá thành nhập kho trong naêm
+
Giá trị hàng tồn kho đầu kyứ
-
Giá trị hàng toàn kho cuoái kyứ
Giá vốn hàng bán bao gồm : Nguyên vật liệu chính kết cấu trong sản phẩm , tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất và phí quản lý phân xưởng, bao gồm : Lương, phí diện, nước, công cụ, dụng cụ, NVL phụ…vv
Ngòai ra việc tính giá vốn hàng tháng mặc dù có khác nhau về tỷ lệ do các mặt hàng tiêu thụ hàng tháng không trùng nhau. Nhưng phải đảm bảo rằng việc dự tóan giá vốn vẫn phải tuân thủ nhằm đảm bảo lãi gộp phải đạt từ 25.3% trở lên theo chỉ định từ trên xuống của hội đồng quản trị công ty mẹ. Do đó, việc tính giá vốn hàng bán trong năm được ước tính như sau :
Doanh thu thuaàn x (100% - 25.3%) 2.2.2.10 Dự tóan tiền mặt
Ngày nay, hơn lúc nào hết, dự tóan tiền là vô cùng quan trọng đối với công ty. Vì rằng, các khỏan bán hàng của công ty không chỉ được đảm bảo hiệu quả bằng dòng ngân lưu mà công ty thu được của khách hàng. Mà thông qua nó công ty còn chủ động về mặt tài chính để tiến hành các họat động đầu tư của mình. Do vậy dự tóan tiền mặt là không thể thiếu.
Dự tóan tiền mặt thể hiện dòng tiền ròng từ các hoạt động của một thời kỳ DÒNG TIỀN VÀO - DÒNG TIỀN RA = DÒNG TIỀN RÒNG
Dự tóan tiền mặt của công ty được lập theo dạng giản đơn theo lọai hình trực tieáp goàm 3 phaàn chính :
̇ Dòng tiền Tiền thu từ các họat động bán hàng và thu khác
̇ Dòng tiền chi trả cho nhà cung cấp, thuế, mua hàng hóa, dịch vụ…. Trong quá trình sản xuất
̇ Dòng tiền thuần : Thường là số dương, do công ty đang tích lũy lợi nhuận sau thuế rất lớn để chuẩn bị mở rộng, tái đầu tư dự kiến trong năm 2008