CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ TÓAN NGÂN SÁCH
2.2 Thực trạng công tác dự tóan ngân sách tại công ty
2.2.1 Tổ chức công tác lập dự tóan ngân sách
2.2.2.1 Mô hình lập dự toán ngân sách
Công ty đang áp dụng quy trình lập dự tóan ngân sách theo mô hình áp đặt từ trên cho những chỉ tiêu đặc biệt có kết hợp thông tin phản hồi và từ dưới lên Ban hội đồng quản trị của tập đòan (đặt tại Hàn Quốc) sẽ tiến hành họp trước kỳ dự trù dựa trên trên dữ liệu thực hiện 9 tháng đầu năm 2006 và các năm tài
chính liền kề trước đó để tiến hành ra các quyết và các chỉ tiêu đặc biệt cho các cụng ty con thành viờn phải thực hiện như : Doanh số lợi nhuận gộp, lợi nhuậùn trước thuế, kế họach mở rộng nếu có, giá trị thuần của tài sản ngắn hạn và kế họach chia, trả lợi tức của năm tài chính này trong năm kế họach. Cụ thể là trong năm 2007, Chỉ tiêu tăng doanh thu tăng là 8%, lãi gộp đạt 25.3%, …vv Mô hình 2.8 (Mô hình dự tóan ngân sách của công ty như sau)
Dựa vào các chỉ tiêu trên và mục tiêu, chiến lược ngắn và dài hạn của công ty, Tổng giám đốc tiến hành lập ban dự tóan bao gồm : Tổng Giám Đốc, các giám đốc và trưởng bộ phận bán hàng, sản xuất, kỹ thuật….và thông báo tiến hành họp dự tóan nhằm phổ biến các chỉ định của công ty mẹ, triển khai và chỉ đạo kế họach dự tóan chi tiết theo thư họp dự tóan đính kèm
(Phụ lục 1: Thư mời họp dự tóan ngân sách năm 2007 ) 2.2.2.2 Lịch trình tổ chức công tác lập dự tóan ngân sách
Dự tóan ngân sách của công ty Dongsung NSC bắt đầu từ và kết thúc trong quý 4 năm 2006 theo LỊCH TRÌNH ĐÍNH KÈM và được chia làm 3 giai đọan cụ thể
Ban lập dự tóan Ban giám đốc
Hội đồng quản trị
Điều chỉnh dự tóan thông qua hình thức gửi mail (mạng Lotus)
Điều chỉnh một số chỉ tiêu áp đặt trong giới hạn cho phép là 0.5% - 1% với giải trình (bàn bạc qua telcom) Các chỉ
ủũnh cho việc lập dự tóan từ cty meù
Tổng giám đốc báo cáo tình hình họat động SXKD -> Hội đồng quản trị – tại Cty mẹ
(Phụ lục 2: Hướng dẫn và thời hạn lập dự tóan ngân sách) a) Giai đọan 1: chuẩn bị
Phòng kế tóan, tài chính có nhiệm vụ chuẩn bị các thông tin, dữ liệu đã thực hiện cho 9 tháng năm 2006 gửi cho các bộ phận có liên quan để làm căn cứ tham khảo. Đồng thời, ban dự trù tiến hành họp để chia sẻ các thông tin đặc thù của từng bộ phận từ đó lọai bỏ dần những đột biến về dự tóan và bổ sung các điểm mới vào dự tóan
Trong quá trình tiến hành dự tóan, bộ phận kế tóan tài chính sẽ tiến hành lập và gửi các mẫu dự tóan cho tất cả các bộ phận với dữ liệu của năm cũ để các bộ phận tham khảo và dự tóan số liệu cho năm tài chính mới
Ngòai các chỉ đạo và yêu cầu của hội đồng quản trị (công ty mẹ), phòng kế tóan và tài chính sẽ đưa ra các thông số về kinh tế như : lạm phát, chi phí lãi vay, bảo hiểm…vv để các bộ phận lập dự tóan tiến hành điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế
b)Giai đọan 2 : tiến hành lập dự tóan
Dựa vào báo cáo tiêu thụ sản phẩm và doanh số. Các bộ phận tiến hành lập dự tóan trong vòng 1 tháng và chuyển các số liệu đó về cho phòng kế tóan tài chính.
Phòng kế tóan tài chính sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lý trên các biểu mẫu dự tóan, phòng vấn trực tiếp các trưởng và trợ lý phòng lập dự tóan để giải trình cho các hiện tượng tăng, giảm, thêm mới hoặc bỏ đi những chỉ tiêu của năm cũ cho năm dự tóan này
Việc lập dự tóan phải được thực hiện trên tính khách quan, trung thực và thể hiện tinh thần trách nhiệm của các phòng ban. Vì đây là dự tóan vô cùng quan trọng cho năm tài chính mới, nên các bộ phận được yêu cầu liên hệ so sánh với các dự tóan năm trước đó với thực tế, rút kinh nghiệm để tránh tình trạng dự tóan quá cao hoăc quá thấp so với năng lực của từng bộ phận
c) Giai đọan 3 : Kiểm tra, theo dõi
So sánh, đối chiếu các chỉ tiêu đã lập với tình hình thực hiện thực tế cập nhật cho đến tháng 11 để tìm ra các khác biệt quan trọng, tiến hành thông báo cho các bộ phận để dự tóan lại.
Sau đó tiến hành phân tích, tổng hợp và lên các báo cáo tài chính. Việc tính tóan này được thực hiện trên phần mềm excel. Sau khi có các số liệu cụ thể thì sẽ tiến hành họp với ban giám đốc để công bố
Sau khi ban giám đốc xem xét kết quả, nếu có những yêu cầu giải trình hay điều chỉnh các chỉ tiêu công bố, sẽ được thông qua bằng văn bản và gửi cho hội đồng quản trị để được chấp thuận
2.2.2.3 Quy trình tổ chức công tác lập dự tóan ngân sách
Theo quy trình này thì việc dự tóan tại công ty trước hết phải kết hợp giữa chiến lược, nhiệm vụ họat động của công ty với các chỉ tiêu họach định do hội đồng quản trị tập đòan yêu cầu. Từ đó, Tổng giám đốc sẽ tiến hành họp nhằm phổ biến đến từng các trưởng phòng ban, dự tóan được khởi đầu bằng dự tóan tiêu thụ và doanh thu. Từ đây, dự tóan tiêu thụ này được gửi đến cho các bộ phận có liên quan, các bộ phận có liên quan bám sát theo đó để tiến hành lập báo cáo dự tóan cho bộ phận mình
Việc lập dự tóan được thực hiện chủ yếu bởi các trưởng và trợ lý phòng ban với sự hỗ trợ của giám đốc thương mại và kết thúc quy trình dự tóan là báo cáo tài chính, mọi điều chỉnh dự tóan đều phải được thảo luận và chấp thuận bởi công ty mẹ. Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất cho việc trình bày dự tóan của công ty trước Hội Đồng Quản Trị
(Phụ lục 3 : Quy trình lập dự tóan ngân sách)