Chương 1 TỔNG QUAN VỀ BẢO HIỂM XÃ HỘI VÀ QUẢN LÝ THU
1.3. Quản lý thu Bảo hiểm xã hội bắt buộc
BHXH bắt buộc chứa đựng đầy đủ nội dung của khoa học quản lý. Người quản lý là (Nhà nước - Cơ quan bảo hiểm) tác động lên khách thể quản lý (người lao động và chủ sử dụng lao động) bằng các công cụ mang tính hành chính, là hệ thống các văn bản quy định do Nhà nước đưa ra và công cụ tuyên truyền, động viên nhằm hình thành Quỹ BHXH bắt buộc để tạo nguồn tài chính để thực hiện chính sách BHXH cho người lao động theo nguyên tắc có đóng góp, có hưởng lợi, nhưng là bắt buộc (khác với nguyên tắc tự nguyện).
Thu BHXH bắt buộc là điều kiện tạo ra nguồn tài chính để thực hiện chính sách BHXH, quản lý tốt là điều kiện đảm bảo sự thành công việc thực hiện chính
sách BHXH của Nhà nước. Công quản lý thu BHXH bắt buộc, cần lưu ý những vấn đề như:
1.3.1. Đặc điểm thu và quản lý thu BHXH bắt buộc
Công tác thu BHXH là một hoạt động mang tính nhân văn, nhân đạo sâu sắc, hoạt động quỹ tiền tệ và quỹ tín dụng khác với lĩnh vực BHXH, quỹ BHXH bắt buộc thực hiện cơ chế đóng góp trước, hưởng sau, nó mang tính phi lợi nhuận, hoạt động không vì mục tiêu kiếm lời. Quỹ BHXH bắt buộc hình thành trên mối quan hệ giữa 3 bên: Bên tham gia BHXH, bên được BHXH và bên quản lý quỹ BHXH bắt buộc; giữa các bên có mối quan hệ ràng buộc với nhau về quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm trên cơ sở pháp luật. Trong công tác thu BHXH đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ kết quả đóng BHXH của từng cơ quan, đơn vị, công việc này đòi hỏi tính cẩn thận, thường xuyên, liên tục trong nhiều năm, nó gắn với quá trình tham gia BHXH của người lao động, nó có tính kế thừa, do đó việc quản lý và lưu giữ sổ, bảng biểu là hoạt động không có giới hạn về mặt thời gian.
Đặc điểm công tác thu và quản lý thu BHXH có ý nghĩa quyết định đối với toàn bộ hoạt động của hệ thống, nó có tính chu kỳ và lặp lại theo thời gian và rất đa dạng, phức tạp do số lượng lao động, các đơn vị, tổ chức sử dụng lao động ngày càng phát triển gia tăng. Các hình thức thu BHXH trực tiếp, gián tiếp, có thể thu bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản tài khoản ngân hàng, kho bạc.
Mức đóng BHXH bắt buộc thường được tính trên mức tiền lương, tiền công hoặc thu nhập của người lao động, phải xác định được thu đúng, đủ, kịp thời để đáp ứng tốt nhất cho toàn bộ hoạt động của cả hệ thống.
1.3.2. Vai trò thu chi và quản lý thu BHXH bắt buộc
- Thu BHXH bắt buộc là hoạt động thường xuyên, đa dạng của ngành BHXH nhằm đảm bảo đầu vào cho quỹ BHXH đạt được kết quả tốt nhất. Có vai trò như một điều kiện cần và đủ trong quá trình tạo lập thực hiện chính sách BHXH, thu BHXH là nguồn hình thành cơ bản nhất trong quá trình tạo lập quỹ BHXH, cũng là khâu bắt buộc đối với người tham gia BHXH thực hiện nghĩa vụ của mình. Do vậy
thu BHXH đòi hỏi độ chính xác cao, thực hiện thường xuyên liên tục, kéo dài nhiều năm, và có sự biến động về mức đóng, số lượng người tham gia BHXH.
- Công tác thu và quản lý thu BHXH bắt buộc đóng vai trò quan trọng, quyết định sự tồn tại và phát triển của việc thực hiện chính sách BHXH bắt buộc, vừa đảm bảo cho quỹ được tập trung thống nhất, vừa đóng vai trò như một công cụ thanh kiểm tra số lượng người tham gia BHXH biến đọng số lao động ở từng khối cơ quan, đơn vị ở địa phương hoặc trên cả nước, hệ thống thu BHXH được tổ chức chặt chẽ từ trên xuống dưới, hoạt động liên quan đến quyền và nghĩa vụ của cả đời người, đó là công việc rất cần thiết trong việc thực hiện chính sách BHXH.
1.3.3. Nguyên tắc thu BHXH bắt buộc
- Mức tham gia BHXH bắt buộc của các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp dựa trên quỹ lương của đơn vị. Quỹ lương này bao gồm toàn bộ lương cơ bản và các khoản phụ cấp vào lương. Quỹ này phải chi trả cho tất cả các đối tượng tham gia BHXH, công tác thu phải đảm bảo đúng đối tượng, đúng mức thu, đồng thời phải đảm bảo công bằng giữa các đơn vị tham gia BHXH;
- Việc quyết toán thu BHXH bắt buộc thường vào cuối năm, nhưng trong năm thường có sự biến động về mức thu, số phải thu, nợ đọng BHXH của các đơn vị tham gia BHXH. Vì vậy khi quyết toán phải căn cứ vào số liệu thực tế phát sinh, chứ không tính vào mức bình quân.
- Thu BHXH bắt buộc phải mang tính trực tiếp, hạn chế tối đa hiện tượng khoán thu để hưởng hoa hồng, quyết toán từng tháng, từng quý, từng năm, nhưng đến cuối năm quyết toán, tất cả các số thu phải khớp với nhau và phải thực sự cân đối giữa NLĐ, NSDLĐ và các loại hình doanh nghiệp.
- Lập kế hoạch và lập dự toán trước phần ngân sách Nhà nước cấp bù vào đầu tháng, đầu quý, đầu năm, sau đó mới được quyết toán.
- Phần lãi trong hoạt động đầu tư quỹ nhàn rỗi, về nguyên tắc phải được bù đắp vào quỹ BHXH để bảo toàn và tăng trưởng nguồn quỹ và trích ra chi cho khen thưởng, chi quản lý và những khoản chi khác theo quy định của pháp luật. Ngoài ra còn có các khoản hỗ trợ của các tổ chức, quỹ từ thiện,….
1.3.4. Quy trình thu BHXH bắt buộc - Các bước tiến hành như sau:
+ Người lao động và người sử dụng lao động đăng ký tham gia BHXH lần đầu với cơ quan BHXH được phân công quản lý, hướng dẫn trực tiếp nhận hồ sơ và danh sách người lao động đăng ký tham gia BHXH. Cán bộ thu tiến hành thẩm định hồ sơ, rồi thông báo kết quả và mức đóng góp cho bên sử dụng lao động có tham gia BHXH.
+ Bên sử dụng lao động tiến hành đóng BHXH cho người lao động theo thỏa thuận với các bên tham gia BHXH.
+ Hàng tháng bên sử dụng lao động có trách nhiệm theo dõi lập danh sách và thông báo với cơ quan BHXH về những thay đổi số lao động với đăng ký ban đầu.
+ Tiến hành công tác kiểm tra đối chiếu số liệu, lãi chậm đóng, …các thông số liên quan giữa bên BHXH và bên tham gia BHXH.
+ Thực hiện chế độ báo cáo thu và báo cáo tổng hợp thu định kỳ theo quy định.
- Tổ chức giải quyết các chế độ thực hiện các bước như:
+ Khi đơn vị có nhu cầu thanh toán chế độ BHXH, người thụ hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp, thì đơn vị lập danh sách và thủ tục hồ sơ đề nghị với cơ quan BHXH.
+ Cơ quan BHXH các cấp tiến hành thẩm định, xét duyệt các hồ sơ theo từng trường hợp đúng theo quy định của luật BHXH hiện hành.
+ Thông báo và trả kết quả cho người được thụ hưởng hoặc người đại diện của họ biết về việc đề nghị có được giải quyết hay không. Nếu được giải quyết, tiến hành chi trả trợ cấp cho người thụ hưởng theo quy định của từng chế độ BHXH.
+ Người thụ hưởng hoặc người đại diện phải hoàn thiện thủ tục nhận trợ cấp BHXH theo quy định.
+ Định kỳ thực hiện tổng hợp báo cáo kết quả chi trả trợ cấp BHXH cho các cấp theo quy định.
1.3.5. Phương thức thu BHXH bắt buộc
- Thu trực tiếp từ người lao động: Thường được áp dụng ở các nước mà chế độ BHXH được phổ biến rộng rãi và chủ yếu sử dụng hệ thống tài khoản ở các ngân hàng để thanh toán. Trong phương thức này, NLĐ và NSDLĐ đóng góp BHXH thông qua hệ thống chuyển khoản tại các Ngân hàng.
- Thu gián tiếp qua hệ thống thuế: Phương thức này thường áp dụng ở các nước có đánh thuế thu nhập và có chương trình BHXH phổ cập. Đây là phương thức thu tiết kiệm chi phí xong nhận thức của người đóng BHXH sẽ bị sai lệch, coi đóng góp BHXH là một loại thuế.
- Thu BHXH bắt buộc gián tiếp thông qua các đơn vị sử dụng lao động. Đây là phương thức được áp dụng ở hầu hết các quốc gia trên thế giới. Với phương thức này, hàng tháng người sử dụng lao động có trách nhiệm đóng BHXH cho người lao động của đơn vị mình cho cơ quan BHXH.