Chương 2 ĐẶC ĐIỂM ĐỊA BÀN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.4. Cơ cấu tổ chức của BHXH thị xã Thuận An, tỉnh Bình Dương
Tính đến 31/12/2013, hệ thống BHXH thị xã Thuận An có 35 cán bộ, viên chức (01 bảo vệ và 01 tạp vụ). Trong đó 25 cán bộ là nữ chiếm 71%, về trình độ học vấn có 31 đại học, 01 cao đẳng, 01 trung cấp, 02 trung học cơ sở. Hiện tại cán bộ, viên chức đa số là còn trẻ nên tiếp cận công việc rất nhanh. Ngoài ra, các cán bộ BHXH đều đã được qua đào tạo bài bản. Số lượng người đã tốt nghiệp Đại học chiếm đến 88% trong tổng số cán bộ, tốt nghiệp Trung cấp hoặc Cao Đẳng chỉ chiếm 6% và sơ cấp 6% đã thể hiện được phần nào về chất lượng cán bộ. Hầu hết các cán bộ đều có trình độ cơ bản về công nghệ thông tin. Có được điều này cũng do một phần tiêu chuẩn cán bộ ngày càng cao, đòi hỏi mỗi người cán bộ phải tự trau dồi thêm chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng cho nhiệm vu ̣ công tác.
* Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý BHXH thị xã Thuận An
Cơ cấu tổ chức trong bộ máy quản lý BHXH thị xã Thuận An, tỉnh Bình Dương. Bộ máy tổ chức quản lý BHXH thị xã Thuận An, bao gồm: (Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý BHXH thị xã Thuận An hình 2.1)
- Ban lãnh đạo gồm: 01 Giám đốc; 02 Phó giám đốc;
+ Giám đốc, phụ trách chỉ đạo chung, chịu trách nhiệm trước Giám đốc BHXH tỉnh về mọi hoạt động của BHXH Thuận An.
+ 01 Phó Giám đốc phụ trách công tác thu, theo dõi đôn đốc quản lý thu BHXH, chịu trách nhiệm trước Giám đốc BHXH Thuận An theo sự phân công và ủy quyền.
+ 01 Phó Giám đốc phụ trách công tác cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, bảo lưu chốt sổ BHXH, chịu trách nhiệm trước Giám đốc BHXH Thuận An theo sự phân công và ủy quyền.
- Các bộ phận chức năng: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả; bộ phận thu; bộ phận chế độ BHXH, bộ phận chi trả, bộ phận văn phòng- tổ chức- tiếp dân, bộ phận kiểm tra, bộ phận cấp sổ, bộ phận công nghệ thông tin; bộ bảo vệ - tạp vụ.
Mỗi bộ phận có quy định chức năng và nhiệm vụ cụ thể như sau:
+ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (1 cửa): Gồm 05 cán bộ
Giúp Giám đốc BHXH thị xã tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết; tư vấn chế độ BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN; quản lý và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc hệ thống BHXH thị xã theo quy định.
Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Kiểm tra và tiếp nhận các loại hồ sơ liên quan đến việc tham gia và hưởng các chế độ BHXH các tổ chức, cá nhân tham gia BHXH.
- Chuyển hồ sơ tiếp nhận và nhận lại kết quả giải quyết từ các Bộ phận nghiệp vụ liên quan để trả lại cho các tổ chức, cá nhân tham gia BHXH.
- Hướng dẫn, tư vấn các vấn đề liên quan thủ tục hồ sơ, chế độ chính sách;
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu trữ của các bộ phận; thực hiện việc lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu theo quy định.
- Phân loại, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác quản lý, thống kê, tra cứu.
- Lập kế hoạch xây dựng, nâng cấp và duy tu, bảo dưỡng kho tàng, mua sắm các thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác lưu trữ.
+ Bộ phận thu: Gồ m 09 cán bô ̣, viên chức có trách, theo dõi quản lý thu BHXH. Bộ phâ ̣n Thu có chức năng, nhiệm vụ giúp Giám đốc thực hiện quản lý đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ của bộ phận thu: bao gồ m các nhiê ̣m vu ̣ như sau:
- Thực hiện thu BHXH của người sử dụng lao động, người lao động và các đối tượng khác theo quy định.
- Quản lý các đối tượng là Người có công với Cách mạng theo, Pháp lệnh ưu đãi người có công với Cách mạng, quy định và đối tượng người nghèo theo quy định hiện hành. Theo dõi thời hạn sử dụng sổ, thẻ bảo hiểm và sự biến động đối tượng.
- Thực hiện công tác thông tin tuyên truyền về quyền và trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân trong việc tham gia BHXH.
- Cung cấp hồ sơ tài liệu cho các phòng có liên quan để thực hiện nhiệm vụ quản lý của BHXH thị xã.
- Hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc công tác thu BHXH bắt buộc, thực hiện thẩm định số thu BHXH gửi các bô ̣ phâ ̣n có liên.
- Thực hiện chế độ thông tin, thống kê, tổng hợp báo cáo tháng, quý, năm.
+ Bộ phận chính sách: gồ m 05 cán bô ̣.
Bộ phâ ̣n Chế độ, chính sách có chức năng giúp Giám đốc tiếp nhận hồ sơ giải quyết chế độ BHXH cho người lao động và đơn vị sử dụng lao động và tổ chức thực hiện chế độ BHXH: Ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe, BHXH một lần và truy lĩnh theo Nghị định số 83/NĐ-CP trên địa bàn.
Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ hưởng chế BHXH của cá nhân người lao động và các đơn vị sử dụng lao động có tham gia BHXH, thực hiện giải quyết chế độ BHXH kịp thời đúng theo quy định của pháp luật. Hướng dẫn, giải thích các chế độ BHXH khi có yêu cầu, hướng dẫn lập hồ sơ hưởng chế độ BHXH theo quy định.
- Tổ chức cấp giấy chứng nhận cho những người hưởng trợ cấp BHXH bắt buộc và BHXH tự nguyện hàng tháng.
- Lập danh sách đối tượng hưởng chế độ trợ cấp BHXH bắt buộc và BHXH tự nguyện hàng tháng chuyển và in danh sách chi trả, chuyển sang bô ̣ phâ ̣n kế toán để thực hiện chi trả.
- Trả lời đơn thư thắc mắc, khiệu nại về chế độ, chính sách. Phối hợp với bộ phận Quản lý Thu, Giám định chi, kế toán và Bảo hiểm tự nguyện giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến chế độ, chính sách BHXH theo quy định.
- Tổng hợp đề xuất với BHXH tỉnh Bình Dương việc sửa đổi, bổ sung chính sách, pháp luật BHXH.
- Thực hiện chế độ thống kê, tổng hợp, báo cáo theo quy định.
+ Bộ phận chi trả (kế toán, thủ quỹ): gồm 04 cán bô ̣, viên chức do Giám đốc trực tiếp phu ̣ trách.
Bộ phâ ̣n Kế toán có chức năng giúp Giám đốc thực hiện công tác tổ chức lập hạch toán, kế toán của BHXH thị xã Thuận An theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Chủ trì phối hợp với các bộ phâ ̣n để lập, giao kế hoạch và tổng hợp đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch tài chính: thu, chi bảo hiểm xã hội, chi quản lý bộ máy, chi đầu tư xây dựng,... hàng quý và hàng năm.
- Chuyển kịp thời tiền thu BHXH vào tài khoản của BHXH tỉnh Bình Dương theo quy định.
- Tổ chức cấp phát kịp thời kinh phí để chi trả cho đối tượng hưởng các chế độ trợ cấp BHXH bắt buộc và BHXH tự nguyện.
- Tổ chức cấp phát và quản lý kinh phí chi cho hoạt động quản lý bộ máy, nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn, mua sắm trang thiết bị và các nguồn kinh phí khác của BHXH thị xã Thuận An.
- Thực hiện đầy đủ chế độ, định mức chi tiêu tài chính, tổ chức hạch toán, kế toán đúng chế độ kế toán theo quy định.
- Theo dõi, lưu trữ , quản lý chứng từ sổ sách kế toán theo quy định.
- Thực hiện chế độ thông tin, tổng hợp báo cáo tài chính theo định kỳ tháng, quý, năm gửi BHXH thị xã theo quy định.
+ Bộ phận kiểm tra: Gồm 01 cán bộ, viên chức
Bộ phận cấp sổ, thẻ có chức năng giúp Giám đốc BHXH thị xã Thuận An tổ chức thực hiện công tác kiểm tra giải quyết khiếu nại, tố cáo của tổ chức cá nhân trong việc thực hiện các chế độ chính sách thu, chi BHXH, quản lý tài chính trong hệ thống BHXH thị xã theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Xây dựng chương trình kế hoạch, phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền ở địa phương để kiểm tra việc thực hiện chế độ chính sách thu chi BHXH, quản lý tài chính đối với cơ quan tổ chức, đơn vị sử dụng lao động, cá nhân, cơ sở khám chữa bệnh trên địa bàn thị xã;
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức kiểm tra đối với các đơn vị thuộc BHXH thị xã trong việc thực hiện các chế độ thu, chi BHXH và quản lý tài chính theo quy định; có quyền yêu cầu cá nhân, đơn vị liên quan cung cấp tài liệu để kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo theo quy định, kiến nghị, xử lý và theo dõi, đôn đốc thực hiện kết luận sau kiểm tra đã được giám đốc phê chuẩn;
- Thực hiện sự chỉ đạo của BHXH tỉnh Bình Dương về công tác kiểm tra, giải quyết khiếu tố; giúp giám đốc BHXH thị xã phối hợp với BHXH tỉnh để giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định;
- Thường trực tiếp công dân, tiếp nhận và giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo về việc thực hiện chính sách chế độ BHXH, thu, chi, quản lý tài chính đối với cá nhân, cơ quan đơn vị, tổ chức sử dụng lao động tham gia BHXH;
- Đề xuất kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền và cơ quan cấp trên của đơn vị SDLĐ, cơ sở khám chữa bệnh trên địa bàn thị xã.
+ Bộ phận cấp sổ: Gồm 05 cán bộ, viên chức
Bộ phận cấp sổ, thẻ có chức năng giúp Giám đốc BHXH thị xã Thuận An tổ chức thực hiện công tác cấp và quản lý sổ BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, thẻ bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ và quyền hạn
- Cấp sổ BHXH người lao động tham gia đóng BHXH chưa có sổ, thẻ bảo hiểm y tế.
- Tổ chức cấp và quản lý việc sử dụng sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.
- Quản lý, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức, cá nhân tham gia BHXH, bảo hiểm y tế trong việc cấp, sử dụng sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế; tờ khai, danh sách người tham gia BHXH, BHYT.
- Đối chiếu tờ khai, danh sách đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đã thẩm định với sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế trước khi trình giám đốc ký duyệt cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; in sổ BHXH, in thẻ BHYT.
- Hướng dẫn, các tổ chức, cá nhân thực hiện các nghiệp vụ liên quan cấp, quản lý sổ, thẻ; theo dõi tăng, giảm sổ, thẻ.
- Thực hiện chương trình cải cách hành chính của ngành.
- Tổng hợp, thống kê, báo cáo theo quy định.- Tham gia thông tin, tuyên truyền chế độ, chính sách BHXH, BHYT.
- Tham gia đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ.
+ Bộ phận công nghệ thông tin: Có 02 cán bộ, viên chức
Quản lý hệ thống công nghệ thông tin của BHXH Thị xã Thuận An nhận và truyền dữ liệu từ Bảo hiểm xã hội tỉnh về và ngược lại.
+ Bộ phận văn thư – tổ chức - tiếp dân: Có 01 cán bộ, viên chức
Bộ phận văn thư – tổ chức – tiếp dân có chức năng Giám giám đốc BHXH thị xã theo dõi tiếp nhận công văn đến và đi, giao công văn đến các bộ phận liên quan, tổ chức tiếp đón các đơn vị, doanh nghiệp đến làm việc, trực tiếp dân;
Nhiệm vụ và quyền hạn
- Thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ, bảo mật và bảo quản hồ sơ, tài liệu của BHXH thị xã; Chịu trách nhiệm về thể thức, nội dung và tính hợp pháp của văn bản khi trình Giám đốc ký ban hành;
- Bố trí lịch làm việc của lãnh đạo; Đề xuất ý kiến giải quyết các nhiệm vụ phát sinh đột xuất không thuộc chức năng của các bộ phận nghiệp vụ hoặc liên quan đến nhiều bộ phận cần có đầu mối để giải quyết;
- Xây dựng kế hoạch về công tác tuyên truyền với nội dung và hình thức phù hợp theo định hướng của BHXH tỉnh;
- Đề xuất trang bị phương tiện làm việc và phục vụ hoạt động của cơ quan BHXH thị xã; Tổ chức hậu cần phục vụ sinh hoạt, hội họp, tiếp khách của lãnh đạo và của cơ quan, tổ chức bảo vệ, quản lý tài sản và phương tiện hoạt động của cơ quan; công tác bảo mật, vệ sinh cơ quan; công tác phòng cháy chữa cháy;
- Giúp Giám đốc tổ chức các cuộc giao ban, hội họp, tập huấn của BHXH thị xã, thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo, thống kê theo định kỳ tháng, quý, năm và đột xuất.
Bảo vệ: có 01 người chịu trách nhiệm vụ trông giữ tài sản của đơn vị.
Tạp vụ: có 01 người chịu trách nhiệm dọn dẹp vệ sinh của đơn vị.