Khi đóng vai trò là ngân hàng phát hành L/C
- Tư vấn cho khách hàng về những điều khoản trong hợp đồng ngọai thương trước khi ký kết:
+ Thông qua mối quan hệ đại lý giữa Sacombank và các ngân hàng nước ngoài, ngân hàng có thể tư vấn cho khách hàng về thông tin của đối tác, của thị trường và các chính sách quản lý họat động thương mại tại nước nhập khẩu.
+ Tư vấn về cách lựa chọn điều kiện thương mại để tạo được ưu thế nhất định cho khách hàng, tiết kiệm chi phí, tăng giá trị gia tăng. Mặc dù điều kiện thương mại là yếu tố đầu tiên gần như quyết định hiệu quả của hợp đồng ngoại thương, nhưng đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay thì việc tạo ưu thế cho mình trong việc lựa chọn điều kiện thương mại vẫn còn rất hạn chế và hầu hết các doanh nghiệp vẫn thường chọn điều kiện CIF cho hàng nhập khẩu và điều kiện FOB cho hàng xuất khẩu. Nguyên nhân là do khách hàng chưa hiểu biết nhiều về các điều kiện thương mại và còn có những suy nghĩ chưa tốt về dịch vụ vận tải bảo hiểm trong nước. Do đó, ngân hàng cần có những tư vấn hợp lý, tạo sự an tâm cho khách hàng và lựa chọn điều kiện thương mại phù hợp để mang lại lợi ích tối đa cho khách hàng.
+ Tư vấn lựa chọn phương thức thanh toán thích hợp, tùy thuộc vào mức độ thân thiết giữa hai bên đối tác và tùy thuộc và giá trị hợp đồng lớn hay nhỏ, và cụ thể ở đây là đối với phương thức tín dụng chứng từ L/C- phương thức thanh toán an toàn nhất và chặt chẽ nhất về quy trình, đảm bảo quyền lợi tốt nhất đối với khách hàng.
+ Bên cạnh việc đa dạng hóa các dạng L/C, ngân hàng sẽ tư vấn cho khách hàng về đặc điểm, lợi ích khác nhau của các loại L/C khác nhau. (Chẳng hạn đối với khách hàng có quan hệ mua bán thường xuyên một loại mặt hàng đối với cùng một đối tác thì ngân hàng nên tư vấn cho khách hàng sử dụng L/C tuần hoàn để nhằm giảm thiểu chi phí mở L/C, tránh ứ đọng vốn do ký quỹ. Hay khi đối tác của nhà nhập khẩu cần nguồn vốn tài trợ trước khi giao hàng, ngân hàng sẽ tư vấn cho khách hàng chọn loại L/C có điều khoản đỏ. Trong trường hợp khách hàng muốn bảo vệ quyền lợi cho mình thì L/C dự phòng sẽ bảo vệ cho họ nếu bên đối tác có vi phạm…)
+ Tư vấn lựa chọn ngân hàng thông báo, ngân hàng xác nhận cho khách hàng khi đàm phán để chọn được ngân hàng uy tín và mức phí cạnh tranh.
+ Tư vấn lựa chọn hãng tàu và nhà cung cấp bảo hiểm uy tín, giúp khách hàng mạnh dạn giành lấy quyền chọn vận tải để thu về ngoại tệ cho khách hàng doanh nghiệp và cho đất nước.
Khi đóng vai trò là ngân hàng thông báo
- Khi nhận được L/C từ ngân hàng phát hành, ngân hàng có trách nhiệm kiểm tra tính chân thật bề mặt L/C rồi chuyển sang cho nhà xuất khẩu. Tại đây, ngân hàng có thể tư vấn cho khách hàng về nội dung của L/C.
+ Nội dung L/C đã phù hợp với hợp đồng ngoại thương hay không.
+ Nội dung L/C phù hợp với hợp đồng ngoại thương nhưng trong đó có những điều khoản khá bất lợi đối với nhà xuất khẩu thì ngân hàng sẽ tiến hành tư vấn và đề nghị khách hàng xin tu chỉnh L/C với nhà nhập khẩu.
- Ngay sau khi kiểm tra, chấp nhận nội dung L/C, tiếp theo nhà xuất khẩu sẽ tiến hành lập bộ chứng từ hoàn hảo theo những quy định trong L/C. Đối với nhà xuất khẩu, bộ chứng từ hợp lệ là một điều kiện sống còn quyết định việc họ có nhận được tiền thanh toán từ nhà nhập khẩu hay không. Bên cạnh đó, thống kê cho thấy hiện nay khoảng 80% bộ chứng từ do các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam lập lần đầu bị trả lại. Do đó, khi đóng vai trò là ngân hàng thông báo, ngân hàng sẽ có trách nhiệm khá cao khi tiến hành tư vấn cho khách hàng về cách thức để thành lập một bộ chứng từ hoàn hảo, phù hợp với nội dung L/C và được chấp nhận thanh toán
+ Tư vấn nơi xin các loại giấy chứng nhận (chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng kiểm định hàng hóa, chứng từ vận tải, bảng kê đóng gói bao bì,…)
+ Nhắc nhở khách hàng hàng về thời gian theo trình tự những chứng từ phải được lập.
+ Kiểm tra kỹ lưỡng về tính chân thật và phù hợp của bộ chứng từ trước khi chuyển sang cho ngân hàng phát hành.
Khi đóng vai trò là ngân hàng phát hành L/C
- Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, nếu xảy ra những rủi ro gây đến hư hỏng, mất mát hàng hóa thì ngân hàng sẽ tư vấn cho khách hàng (có trách nhiệm) tiến hành những thủ tục cần thiết để kiện đòi bảo hiểm, bảo vệ quyền lợi tối đa nhất cho khách hàng.
- Trong thời hạn L/C còn hiệu lực, khi nhà xuất khẩu gửi bộ chứng từ sang là bộ chứng từ giả, ngân hàng sẽ tư vấn cho khách hàng biết thêm về những bất hợp lệ và
những hướng giải quyết để nhằm đảm bảo quyền lợi nhất đối với ngân hàng và đối với nhà nhập khẩu.
- Khi xảy ra rủi ro nhà xuất khẩu không cung cấp được hàng hóa theo đúng quy định của L/C, ngân hàng sẽ tư vấn cho khách hàng về các điều khoản Penalty, về mức phạt khi bên xuất khẩu không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của họ.
* Điều kiện để thực hiện giải pháp
Để thực hiện thành lập một tổ tư vấn làm việc một cách xuyên suốt tất cả các khâu của quá trình xuất nhập khẩu, các cán bộ tín dụng phải là những người có tâm huyết.
- Trước tiên, một thái độ ân cần, niềm nở, sốt sắng, một tác phong năng động, nhanh nhẹn là tư chất không thể thiếu của cán bộ tư vấn. Chính sự khéo léo, kiên nhẫn, tận tình hướng dẫn khách hàng của cán bộ sẽ mang lại cho ngân hàng những giá trị vô hình- đó chính là sự tin yêu của khách hàng.
- Cán bộ tư vấn phải có chuyên môn giỏi về thanh toán, có kiến thức rộng, tổng quát về lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, vận tải, bảo hiểm,…
* Những lợi ích mà giải pháp mang lại
- Việc thành lập một bộ phận tư vấn của ngân hàng cho toàn bộ quá trình xuất nhập khẩu của khách hàng từ lúc trước khi ký hợp đồng đến khi nhận hàng, thanh toán sẽ là những thước đo tốt nhất minh chứng cho khách hàng thấy rõ về sự tận tâm của ngân hàng đối với khách hàng, cũng như sự tin tưởng mạnh mẽ của khách hàng vào năng lực chuyên môn của các cán bộ thanh toán. Uy tín của ngân hàng cũng được nâng cao.
- Việc tư vấn cho khách hàng xuyên suốt qua nhiều giai đoạn của họat động xuất nhập khẩu sẽ giúp cho cán bộ thanh toán có một kiến thức sâu rộng, toàn diện về lĩnh vực xuất nhập khẩu (hướng đến hình thành dịch vụ bao tiêu trọn gói xuất nhậu khẩu và logistic sau này), giúp cán bộ tích lũy được nhiều kinh nghiệm khi xử lý từng trường hợp cụ thể một cách nhanh chóng. Điều này làm cho quy trình thanh toán L/C diễn ra một cách liền mạch, suôn sẻ, góp phần làm nâng cao chất lượng thanh toán bằng L/C cho ngân hàng.
- Việc nghiên cứu kỹ những kiến thức về phương thức tín dụng chứng từ, về L/C tạo điều kiện cho cán bộ ngân hàng thấy rõ những ưu điểm và tồn tại của tình hình sử dụng phương thức thanh toán này, hướng tới việc cho ra đời những hình thức thanh toán mới bằng L/C mà tiền lệ chưa có, tạo nên tính độc đáo, mang lại nhiều sự lựa chọn hơn cho khách hàng.
3.3.3 Giải pháp 3: Áp dụng công nghệ EDCA vào thông báo L/C cho nhà xuất khẩu xuất khẩu
Đây là giải pháp nhằm giải quyết tồn tại 3 đã nêu ra ở thực trạng: “Thời gian kiểm tra bề mặt bộ chứng từ còn lâu (1 ngày làm việc) so với những ngân hàng khác (2 giờ làm việc).
* Mục tiêu giải pháp
Khi là ngân hàng thông báo, công tác thông báo L/C đến khách hàng xuất khẩu của Sacombank được quy định là trong 1 ngày làm việc- một khoảng thời gian dài để xử lý và thiếu cạnh tranh so với các ngân hàng khác. Giải pháp áp dụng công nghệ EDCA (Electronic Documentary Credit Advising)- thông báo L/C cho nhà xuất khẩu qua hệ thống thư điện tử sẽ giúp cho việc thông báo L/C đến nhà xuất khẩu một cách nhanh chóng, rút ngắn thời gian xử lý của ngân hàng từ 1 ngày xuống còn khoảng 30 phút, tạo diều kiện thuận lợi cho nhà xuất khẩu nhanh chóng chuẩn bị bộ chứng từ.
* Cách thức thực hiện giải pháp - EDCA là gì?
EDCA là chữ viết tắt của Electronic Documentary Credit Advising. Là một phần mềm sẽ chuyển trực tiếp đến khách hàng xuất khẩu bản sao nội dung tín dụng thư một cách nhanh chóng, dễ dàng thông qua hệ thống thư điện tử. Đây là công nghệ đã được ra mắt lần đầu tiên tại Việt Nam vào năm 2003 bởi ngân hàng HSBC Việt Nam và đã được sử dụng khá thành công cho đến hiện nay. Đây là sự kết hợp giữa kỹ thuật ngân hàng điện tử tiên tiến với một giải pháp thực tiễn phục vụ nhu cầu xuất khẩu.