- Cuối năm 2007, sau 16 năm hoạt động, đến nay Sacombank đã trở thành Ngân hàng thương mại cổ phần hàng đầu Việt Nam với những con số đáng tự
3.3.1 Giải pháp 1: Áp dụng thương mại điện tử vào công tác mở L/C
Đây là giải pháp nhằm giải quyết tồn tại 1 đã nêu ra ở thực trạng: Đôi khi thời gian phát hành L/C còn chậm do nhiều nguyên nhân khách quan từ phía khách hàng lẫn nguyên nhân chủ quan từ phía cán bộ ngân hàng.
* Mục tiêu của giải pháp
Mặc dù thời hạn phát hành L/C tại Sacombank được đánh giá là khá nhanh. Tuy nhiên đôi khi do nhiều nguyên nhân khách quan mà công tác này cũng bị diễn ra chậm mặc dù không đáng kể. Giải pháp áp dụng thương mại điện tử vào việc mở L/C sẽ làm cho công tác này trở nên nhanh chóng, thuận lợi hơn cho khách hàng trong việc theo dõi kiểm tra nội dung L/C mà không phải đến ngân hàng nhiều lần, tiết kiệm thời gian cho khách hàng.
* Cách thức thực hiện giải pháp
Công nghệ hiện đại ngày nay đã cho thấy vai trò đắc lực của nó đối với việc quản lý của nền kinh tế nói chung và của lĩnh vực ngân hàng nói riêng. Hiện nay Sacombank đã đưa vào hoạt động trung tâm dữ liệu tiêu chuẩn quốc tế với công nghệ hiện đại bậc nhất trong khối ngân hàng thương mại cổ phần của Việt nam hiện nay, nhằm quản lý hệ thống dữ liệu tốt nhất và chuyên nghiệp cho toàn hệ thống Sacombank. Điều đó cho thấy tiềm năng và khả năng để Sacombank tiến hành dự án mở L/C qua mạng là hòan tòan có thể.
Với giải pháp này, ngân hàng sẽ tiến hành nhận hồ sơ và mở L/C thông qua mạng Internet.
Ngân hàng sẽ thành lập một chuyên mục riêng để hướng dẫn cách thức tham gia mở hồ sơ L/C qua mạng.
Ngân hàng sẽ xây dựng một hệ thống các mẫu biểu đơn xin mở L/C trên trang web của mình (đơn xin mở L/C, đơn xin mua ngoại tệ). Khách hàng có thể lấy xuống và điền trực tiếp lên hồ sơ. Đồng thời cũng xây dựng một hộp thư chuyên tiếp nhận đơn xin mở L/C cho từng chi nhánh trên trang web của ngân hàng.
Khách hàng muốn thực hiện dịch vụ này đòi hỏi phải có tài khoản tại Sacombank. Để có thể nộp một hồ sơ phát hành L/C qua mạng, trước tiên, khách
hàng phải có tài khoản tại Sacombank tại chi nhánh mở L/C và đăng ký mở tài khoản giao dịch qua mạng với chi nhánh. Sau đó, ngân hàng sẽ cung cấp cho khách hàng một tài khoản giao dịch qua mạng với mã số do khách hàng tự chọn. Tài khoản này cho phép khách hàng có thể kiểm tra tài khoản tiền gửi của mình trên mạng và tiến hành chuyển khoản sang tài khoản ký quỹ để tiến hành mở L/C.
Sau khi điền những thông tin cần thiết vào vào các mẫu đơn xin phát hành L/C, khách hàng sẽ gửi kèm hợp đồng ngoại thương của mình, giấy phép kinh doanh (đối với khách hàng mới), đơn đề nghị mua ngoại tệ, chứng thư bảo hiểm (nếu có), và các giấy tờ cần thiết vào hộp thư nhận đơn xin mở L/C nói trên theo chi nhánh mà mình có mở tài khoản.
Cán bộ thanh toán tại chi nhánh đó sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ của khách hàng, và sẽ thông báo một cách nhanh chóng qua mail cho khách hàng về tính hợp lệ, bất hợp lệ, cần chỉnh sửa những vấn đề gì, khoảng thời gian phải nộp bộ hồ sơ gốc ngay sau khi bộ hồ sơ gửi qua email là hợp lệ và thông báo cho khách hàng phải nộp số tiền ký quỹ theo giá trị L/C được mở vào tài khoản ký quỹ mà ngân hàng đã tạo sẵn cho khách hàng (nếu hồ sơ đã hợp lệ).
Theo đó, khách hàng sẽ tiến hành chuyển khoản từ tài khoản của mình sang tài khoản ký quỹ mà ngân hàng đã cung cấp với những phương pháp đơn giản trên máy tính.
Ngay sau khi kiểm tra nhanh trên mạng thấy tài khoản ký quỹ đã được khách hàng chuyển khoản vào, cán bộ thanh toán sẽ lập tức tiến hành lập L/C.
Ngay sau khi L/C được lập, ngân hàng sẽ gửi mail lại thông báo cho khách hàng, đồng thời cũng gọi điện đến để xác nhận khách hàng đã nhận được L/C.
Sau khi khách hàng đã đồng ý với nội dung L/C, ngân hàng sẽ tiến hành thực hiện tiếp theo các bước sau đó.
* Điều kiện thực hiện mở L/C qua mạng
Do đây là một phương pháp khá mới, và chỉ thực hiện thông qua mạng, hạn chế sự đi lại của khách hàng, do đó, nó đòi hỏi những điều kiện từ nội lực phía ngân hàng lẫn sự thông thạo về thương mại điện tử của khách hàng.
+ Về mặt pháp lý: ngân hàng cần xem xét, sửa đổi các văn bản hiện tại, bổ sung những văn bản mới, phổ biến rộng rãi trong ngân hàng những nghị định, quyết định có liên quan đến vấn đề thương mại điện tử và bảo mật thông tin, chứng thực chữ ký điện tử…
+ Về nhân lực: Cần có sự đầu tư đẩy mạnh công tác đào tạo các cán bộ vững chuyên môn về điện tử thương mại, hiểu sâu sắc về các kiến thức công nghệ ngân hàng điện tử và eUCP, thành thạo các kỹ năng sử dụng máy tính, nhanh nhẹn trong kiểm tra hồ sơ qua mạng, có thể làm việc liên tục trong ngày để cập nhật thông tin liên tục của khách hàng đăng ký mở L/C qua mạng.
+ Về công nghệ: Xây dựng một hệ thống hộp thư tiếp nhận hồ sơ mở L/C trên trang web theo từng chi nhánh, xây dựng một hệ thống phần mềm để quản lý, đảm bảo lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng cũng như hồ sơ khách hàng một cách tiện dụng, có hệ thống thông báo ngay khi khách hàng đã nộp hồ sơ xin mỡ L/C, và sau đó toàn bộ thông tin khách hàng sẽ được hiển thị ngay trên màn hình vi tính của cán bộ thanh toán. Bên cạnh đó, cũng cần chú trọng đến việc xây dựng một mạng lưới quản lý hệ thống thông tin dữ liệu của ngân hàng an toàn. Cần chọn lựa đúng những nhà cung cấp dịch vụ thương mại điện tử uy tín nhằm đảm bảo cho công tác bảo mật, bảo vệ, chống sự xâm nhập của hacker, xác thực chữ ký điện tử, xuất trình chứng từ điện tử, kiểm tra chứng từ điện tử…
+ Quản trị rủi ro cho công tác thương mại điện tử: Cần xây dựng một hệ thống an toàn và tiện lơi cho khách hàng trong giao dịch, triển khai hệ thống bảo mật cục bộ, nâng cáo ý thức và trách nhiệm của nhân viên quản lý dữ liệu nhằm đảm bảo cho khách hàng giao dịch an toàn bằng mật khẩu và có thể thay đổi mật khẩu theo một quy trình chặt chẽ, tránh tình trạng bị đánh cắp thông tin của khách hàng.
- Phía khách hàng:
Khách hàng phải có một hộp thư điện tử để có thể trao đổi với ngân hàng, khách hàng cũng cần có một sự hiểu biết nhất định đối với các thao tác điện tử máy tính, đọc kỹ những hướng dẫn, quy định để có thể mở được L/C một cách dễ dàng mà không nhất thiết phải đến ngân hàng nhiều lần.
- Phía ngân hàng:
+ Từng bước tiếp cận với công nghệ hiện đại toàn cầu, từng bước hoàn thiện quy trình thanh toán bằng L/C, nâng cao chất lượng phục vụ nhanh chóng, tạo sự thuận lợi nhất cho khách hàng.
+ Bằng việc kiểm tra và xử lý hồ sơ khách hàng qua mạng một cách trực tiếp giúp giảm thiểu thời gian lãng phí. Nếu như trước đây, cán bộ thanh toán phải tiếp nhận hồ sơ bằng giấy tờ, sao lưu hồ sơ, rồi mới tiến hành nhập dữ liệu quản lý vào máy tính… một quy trình khá dài và xác suất xảy ra sai sót rất cao. Bên cạnh đó, khi những sự cố bất ngờ khách quan khác có thể xảy ra như: cháy, nổ,…, thì việc giữ gìn hồ sơ cũng trở nên khá khó khăn và luốn chứa đựng những rủi ro tiềm ẩn. Nếu tiến hành quản lý khách hàng trực tiếp qua mạng và lưu hồ sơ trực tiếp trên mạng với hệ thống phần mềm kiểm soát hiện đại, cho phép phân loại, sắp xếp, đánh dầu và theo dõi tình hình giao dịch của ngân hàng và khách hàng, những rủi ro trên sẽ bị hạn chế đáng kể đồng thời cũng tiết kiệm thời gian. Và khi đó toàn bộ dữ liệu đều đã được chuyển về trung tâm xử lý dữ liệu của Sacombank (Khu công nghiệp Việt Nam- Singapore), tất cả sẽ được lưu giữ một cách an toàn, bảo mật, đầy đủ và rõ ràng nhất.
+ Bên cạnh đó, ngân hàng cũng triển khai được các dịch vụ hỗ trợ liên quan như: hệ thống nộp tài khoản ký quỹ qua mạng,…