CHUYEN DE THỰC TAP GVHD: THS. LƯƠNG HUONG GIANG
2.3. Công tác tô chức tham dự thầu tại Chi nhánh 6
2.3.1. Quy trình tổ chức tham dự thâu
2.3.1.1. Lưu đồ quy trình -
Sơ đô 2.1. Quy trình tham dự thâu tại Chi nhánh 6
Bộ phận/người ws ` Bộ phận/người
thực hiện Ng Gung qe trình lién quan
Phong Co, Mọi nhân viên
KH-KT Thu thập thông tin trong Chỉ nhánh.
Trưởng phòng.
Phòng KH - Đánh giá sơ bộ duyét KH - KT. Ban
KT giám doc
Duyệt
Mua HSMT : `
Nhân viên “ lữ Trưởng phòng
phòng KH - —— KH - KT Ban
RT Phan tich HSMT giám đốc
Các phòng, Phòng trong Chỉ nhánh
Ban giảm doc
Phê duyệt
Ỹ Có Phòng KH - KT
— >| Lên kê hoạch thực hiện thâu |
Ban giám doc | Không Ỷ Kế hoạch _ thực
hiện thâu
Phê duyệt
Tổ lập HSDT : Trưởng — phòng
Lập HSDT | KH-KT
Ban giám đốc Các phòng,
Kho Ơ ` Aa pons trong công
Phong VT— HC Có
l Đóng dấu, photo, đóng gói,
Phó giám doc lưu trữ và nộp HSDT Chuyên viên KH
Trưởng phòng 3 — KĨ, Chuyên
smad Tham dư mở thầu. theo dõi kết quả _| lau bu ae —
Ban giam doc ae Ky két hop dingV
Nguồn: Phòng Kế hoạch — Kỹ thuật
SV: TRỊNH HUY ĐỨC KINH TE ĐẦU TƯ 54B
20
CHUYEN DE THUC TAP GVHD: THS. LƯƠNG HƯƠNG GIANG
Pe 00/04G88056004018000G200-22/GGG08G0/0SiGMSOĐSC GPiEGSG6Z5G5GESG T9 SSiSGE/CiCGEUtiMEGiyaGi2fQđ62 0SGNRORECRGHIGHIRECOEEỢ.
2.3.1.2. Diễn giải lưu đô
e Thu thập thông tin thấu
Người có nhiệm vụ tìm kiếm thông tin và thu thập thông tin về các dự án công
trình, tìm kiếm trên các phương tiện thông tin đại chúng, sau đó báo cáo lên trưởng phòng KH - KT để thực hiện bước đánh giá dự án.
e Đánh gid sơ bộ
Sau khi thu thập thông tin thầu các nhân viên có trách nhiệm chuyền các thông tin này cho phòng KH — KT xem xét sơ lược ban đầu khả năng thực hiện gói thầu. Sau đó
chuyền các thông tin này cho Ban giám đốc để xem xét, phân tích, đánh giá sơ bộ và ra quyết định:
Không duyệt: Nếu không đủ khả năng thực hiện thì dừng.
Duyệt: Nếu đủ khả năng thực hiện thì tiến hành mua hồ sơ thầu.
e Mua hồ sơ mời thau
Khi nhận được quyết định tham gia gói thầu, một Chuyên viên của phòng KH —
KT phụ trách liên hệ với bên mời thầu dé tiến hành mua hồ sơ. Nếu trong trường hop gói thầu ở xa, nhân viên này làm tờ trình để được tài trợ chỉ phí đi lại, ăn uống. Chuyên viên được phân công thực hiện tiến hành làm tờ trình và công văn mua hồ sơ mời thầu.
Sau đó chuyền tờ trình cho phòng TC — KT làm thủ tục chuyển tiền.
e_ Phân tích hé sơ mời thầu
Sau khi tiếp nhận hồ sơ mời thầu, phòng KH - KT tiến hành nghiên cứu kỹ hơn về các nội dung của gói thầu như nguồn vốn, quy mô, yêu cầu công việc, hình thức lựa chọn nhà thầu... để phân tích và tham khảo ý kiến từ các phòng liên quan. Sau đó Chuyền thông tin cho: Ban giám đốc xem xét, phân tích và quyết định:
Không: Nếu không đủ khả năng thực hiện thì dừng.
Có : Nếu đủ khả năng thực hiện thì tiến hành kế hoạch thực hiện hồ sơ thầu.
e Lên kế hoạch thực hiện hồ sơ dự thấu
Khi hồ sơ thầu được xem xét và đánh giá là phù hợp với khả năng của Chi nhánh,
Tổ trưởng tổ thầu đảm nhiệm lập kế hoạch thực hiện thầu và tổ chức cuộc họp giới thiệu về gói thầu, đồng thời phân chia nhiệm vụ cho các các phòng. Kế hoạch đấu thầu sau đó được trình lên Ban giám đốc xem xét. Nếu được Ban giám đốc phê duyệt thì sẽ
SV: TRỊNH HUY ĐỨC KINH TE ĐẦU TƯ 54B
30
CHUYÊN ĐÈ THỰC TẬP GVHD: THS. LƯƠNG HƯƠNG GIANG
chuyền sang bước lập hồ sơ dự thầu. Nếu không được phê duyệt phải tiến hành lập lại kế hoạch thầu.
e Thực hiện hô sơ dự thầu
Sau khi kế hoạch thầu được phê duyệt, Tổ lập hồ sơ dự thầu tiến hành lập hồ sơ
dự thầu. Phòng TC — KT phối hợp với Phòng VT — HC chuẩn bị: đơn dự thầu, bảo lãnh dự thầu, bản cam kết của nhà thầu, tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu, danh sách cán bộ chủ chốt tham gia gói thầu cùng các chứng chỉ bằng cấp, tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu; phương án, tiến độ thi công: biểu tổng hợp giá dự thầu và các đơn giá chỉ tiết của gói thầu
e Trinh duyệt hô sơ dự thấu
Tổ trưởng tổ thầu xem xét và kiểm tra sự đầy đủ và hợp lý của hồ sơ dự thầu. rồi trình lên Ban giám đốc phê duyệt.
Không: Làm lại Hồ sơ tham dự thầu.
Có: Nếu được phê duyệt thì chuyển sang bước sau.
e Đóng dấu, photo, đóng gói, lưu và nộp hồ sơ dự thâu
Tổ lập Hồ sơ dự thầu chuyển HSDT sang phòng VT — HC tổng hợp đóng dau ban gốc và thực hiện photo. Sau đó phòng VT — HC tổng hợp chuyền lại bản HSDT gốc, photo cho phòng KH - KT kiểm tra trước khi đóng gói, niêm phong.
e_ Tham dự thâu và theo dõi kết quả
Phòng KH — KT cử 1 Chuyên viên đi nộp HSDT theo đúng thời gian quy định của HSMT.
Phó giám đốc Tổ trưởng tổ thầu kiêm trưởng phòng KH — KT và một số người liên quan tham dự mở thầu tại đơn vị tổ chức mở thầu ngay sau thời điểm đóng thầu.
e Ký kết hợp đồng
Sau khi nhận được thông báo trúng thầu và kế hoạch làm việc với chủ đầu tư; Chi nhánh sẽ giao cho phòng VT — HC, tổ lập HSDT, các phòng liên quan tiến hành:
- Xem xét các văn bản liên quan đến việc triển khai gói thầu.
- Chuan bị các tài liệu hồ sơ phục vụ cho việc thương thảo hợp đồng với chủ đầu tư.
- Ký kết hợp đồng với chủ đầu tư.
Phòng VT — HC tổng hợp tài liệu, hồ sơ quá trình tham dự thầu và tiến hành lưu trữ hồ sơ.
SV: TRỊNH HUY ĐỨC KINH TE DAU TƯ 54B
31
CHUYEN ĐÈ THUC TẬP GVHD: THS. LƯƠNG HƯƠNG GIANG