Hoàn thiện việc quản trị kênh phân phối

Một phần của tài liệu Luận văn thạc sĩ Hoàn thiện kênh phân phối tại công ty xăng đầu bình định (full) (Trang 75 - 83)

CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC THIẾT KẾ VÀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG KÊNH PHÂN PHỐI TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU BÌNH ĐỊNH

3.3. GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC THIẾT KẾ VÀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG KÊNH PHÂN PHỐI TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU BÌNH ĐỊNH

3.3.2. Hoàn thiện việc quản trị kênh phân phối

Để lựa chọn kênh phân phối tốt thì các tiêu chuẩn phải được đặt ra theo yêu cầu của công ty đó là :

- Điều kiện tín dụng và tài chính: đây là tiêu chuẩn được lựa chọn nhiều nhất để chấp nhận các thành viên kênh trong tương lai. Do vậy, Công ty phải điều tra xem trong những thành viên tiềm năng, thành viên nào có đủ khả năng tài chính đáp ứng được yêu cầu đặt ra.

- Sức mạnh bán hàng: đây là tiêu chuẩn cực kỳ quan trọng của các thành viên kênh. Tiêu chuẩn này được đánh giá dựa vào các thước đo:

+ Chất lượng của lực lượng bán có được đào tạo bài bản, đúng chuyên môn nghiệp vụ, có chứng chỉ nghề kinh doanh xăng dầu hay đã qua các lớp nghiệp vụ PCCC, bảo vệ môi trường.

+ Số lượng người bán thực sự đang làm việc có thực sự ổn định hay không, có đảm bảo đủ người bán hàng để phục vụ khách hàng

+ Khả năng hỗ trợ của lực lượng bán hàng có sự phối hợp lẫn nhau giữa lực lượng này để hoạt động sản xuất kinh doanh được trôi chảy và nhanh chóng, khi áp lực làm việc nhiều trong những thời điểm tăng, giảm giá bán

- Khả năng bao phủ thị trường: chính là tiêu chí mà Công ty đang mong đợi và luôn cố gắng để đạt được việc bao phủ thị trường với ít nhất sự trùng lặp. Chính vì vậy mà sử dụng các thành viên kênh có hiệu quả sẽ tránh được sự trùng lặp, tránh gây xung đột và sự lãng phí về tiền của.

- Hoạt động bán: thông tin này cho biết về hoạt động bán hàng của các trung gian phân phối

- Khả năng quản lý: thành viên có giá trị là những thành viên có khả năng quản lý tốt. Nhiệm vụ của họ là phải quản lý một đội ngũ bán hàng của mình, tổ chức duy trì lực lượng bán, đào tạo và phân chia công việc cho họ để họ có được những kỹ năng trong công tác bán hàng.

Trước hết, Phòng Kinh doanh phải tìm hiểu, nghiên cứu, phân tích thị trường xăng dầu trong khu vực Tỉnh Bình Định gồm có những đối thủ nào đang cạnh tranh với Công ty. Số lượng đại lý, tổng đại lý mà các đối thủ đang có, thị phần họ đang chiếm giữ so với Công ty. Trên cơ sở đó, tìm hiểu từng địa bàn mà Công ty có điểm bán để thu hút các đại lý khác về phía mình như:

cạnh tranh về hoa hồng, thù lao đại lý, giá cả, dịch vụ vận chuyển, đảm bảo bán hàng uy tín đủ chất lượng và số lượng ...

Liên hệ trực tiếp với một số đối tác có tiềm lực kinh tế, thâm niên trong nghề ở trên địa bàn để lôi kéo vào kênh phân phối bán lẻ cho Công ty. Bằng thư ngỏ, quảng cáo hoặc các buổi thăm hỏi, tặng quà hằng tháng, quý, năm tạo mối quan hệ làm ăn với các đối tác trên cơ sở hợp tác hai bên cùng có lợi nhuận. Công việc giao dịch với khách hàng hoặc ứng xử trong mối quan hệ làm ăn cần phải lựa chọn người có khiếu nói chuyện cũng như tài thuyết phục mới có thể xây dựng được một mạng lưới hỗ trợ tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

Thống kê, sàng lọc lại các đại lý, tổng đại lý không đủ năng lực hay có nguy cơ bất ổn tài chính, khả năng phát triển, hợp tác và uy tín để có phương án thu hồi vốn hoặc chấm dứt hợp đồng hạn chế tối thiểu tổn thất tài chính gây ra. Đối với những đại lý phá sản hoặc bán lại địa điểm kinh doanh thì cần xem xét khả năng sử dụng và thu hồi khi Công ty mua lại cửa hàng trên cơ sở chọn lọc những yếu tố thuận lợi nhất cho mua bán xăng dầu

Địa bàn thành phố Mặt bằng rộng Tuyến quốc lộ

Khu vực đông dân cư

Khu công nghiệp hoặc tiểu thủ công nghiệp

Thường xuyên quan tâm, thăm hỏi các khách hàng truyền thống, lâu năm để duy trì mối quan hệ làm ăn và có những ưu đãi, chế độ nhằm giữ chân đối với những khách hàng này. Thông qua các khách hàng này tìm hiểu nhu cầu của thị trường, sự giới thiệu, quen biết đối với các khách hàng tiềm năng khác đang phát sinh để gặp gỡ tạo mối quan hệ giao dịch, mở rộng địa bàn bán lẻ và gia tăng thị phần.

Chủ động nắm bắt thông tin quy hoạch của Tỉnh về xây dựng hoặc giải thể cửa hàng xăng, dầu trên địa bàn để biết các cửa hàng mới phát sinh nhằm lôi kéo về phía mình cũng như nhận diện được các đơn vị bị giải thể mà có kế hoạch thu hồi vốn, chấm dứt hợp đồng kinh doanh.

b. Hoàn thin chính sách h tr, khuyến khích

Mối quan hệ giữa các thành viên kênh và Công ty là mối quan hệ hai chiều. Mối quan hệ đó càng mật thiết càng dễ đi đến mục tiêu chung của cả hệ thống. Muốn vậy Công ty phải thường xuyên nghiên cứu, tìm hiểu nhu cầu của các trung gian và có hướng giúp đỡ giải quyết.

- Trợ giúp về hàng hóa: Công ty đảm bảo cung cấp cho các thành viên kênh với sản lượng và chất lượng tốt nhất, có khả năng bán được với doanh số cao, đạt được lợi nhuận cao.

- Trợ giúp về quảng cáo và xúc tiến bán hàng. Một chiến dịch quảng cáo là cách lôi cuốn tốt nhất đối với người tiêu dùng

- Sự trợ giúp về quản lý: Công ty nên đào tạo một lực lượng nhân viên bán hàng để họ có khả năng trong việc phân tích và xúc tiến thị trường.

Ngoài các biện pháp trên, Công ty còn phải giúp đỡ họ khi họ gặp khó khăn về sự cạnh tranh gay gắt của các đối thủ cạnh tranh, về sự thay đổi của môi trường kinh doanh trong nền kinh tế thị trường.

Công ty phải để cho các nhân viên thấy rằng họ có được sự giúp đỡ khi họ tham gia vào hệ thống kênh phân phối của mình, đồng thời sự giúp đỡ này

phải được tiến hành thường xuyên, liên tục trong suốt thời gian họ là thành viên của kênh. Vì các trung gian chính là khách hàng của mình và khi đó việc thoả mãn nhu cầu, ước muốn của các trung gian là vô cùng cần thiết.

Công tác hỗ trợ như: thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ bán hàng và kinh doanh xăng dầu ở Công ty tạo điều kiện cho các đại lý, tổng đại lý tham gia học tập để hoàn thành các tiêu chí nghiệp vụ chuyên môn mà các ban, ngành quy định như Giấy phòng cháy chữa cháy, nghiệp vụ kinh doanh xăng dầu, bảo vệ môi trường, khí hóa lỏng...

Liên hệ các ban, ngành để tổ chức như : Sở Công Thương, Công An Phòng Cháy Chữa Cháy ( PC66)..

Liên hệ các trường kỹ thuật xăng, dầu để tổ chức học nghiệp vụ kinh doanh xăng dầu và nâng cao trình độ hiểu biết về quản lý xăng, dầu trong hiện tại.

Khi khách hàng đăng ký làm tổng đại lý, đại lý cho Công ty, lúc đó Công ty sẽ có chính sách hỗ trợ làm bảng quảng cáo chữ P, bảng giá bán cho đại lý, tổng đại lý ; Cho sơn nhận diện thương hiệu của Petrolimex theo tiêu chuẩn của ngành; dịch vụ vận chuyển xăng dầu đến tại điểm bán lẻ.

Chuẩn hóa, kiểm định công tác lường bồn, bể xe ô tô xitec cho các đại lý xăng dầu ở khu vực Bắc Tây Nguyên. Theo quy định của Công ty thì hàng tuần gồm thứ ba và thứ năm, Công ty sẽ tổ chức kiểm định, lường bồn, bể cho các xe ô tô xitec, vì thế công ty xăng dầu Bắc Tây Nguyên tập trung giải quyết cho các đầu xe vào 02 ngày này ở Kho 2 (khu kiểm định của Công ty).

Mở rộng hợp đồng để có thể kiểm định, đo lường cho tất cả các khách hàng khác có nhu cầu nhằm đáp ứng tối đa khả năng hiện có của Công ty phục vụ khách hàng chu đáo nhất, hỗ trợ cho sản xuất.

Sắp xếp bến bãi đỗ xe để các đơn vị đến trước được đăng ký nhận hàng theo thứ tự, đúng giờ không chen lấn, giành đường trong dàn cấp

phát của Kho xăng dầu Quy Nhơn. Trong các thời điểm nhạy cảm, Công ty sẽ cho lần lượt xe của các đơn vị khác nhau vào nhận hàng để tạo sự công bằng với phương châm khách hàng là thượng đế, hạn chế cung cấp cho một đơn vị nào đó quá nhiều trong ngày này gây tâm lý bất an cho những khách hàng khác.

Tạo điều kiện cho các khách hàng truyền thống, khách hàng lớn được lưu trữ hàng trong bể của Kho xăng dầu khi Kho còn bể trống không có hàng. Đây là điểm linh động của Công ty nhằm khai thác tối đa sự vận động của các bể trong Kho trong vận chuyển hàng hóa vừa có thể tăng doanh thu cho Công ty khi tận dụng được các bể trống trong những thời điểm nhất định nào đó.

Hàng năm, Công ty sẽ có thống kê cụ thể sự lấy hàng của từng khách hàng có ổn định và đúng cam kết trong hợp đồng đã ký hay không. Từ đó, căn cứ những đơn vị thực hiện tốt quy định và lấy vượt chỉ tiêu, lãnh đạo Công ty sẽ ưu tiên, ưu đãi mức thù lao thích đáng cho những đại lý, tổng đại lý thực hiện tốt những chính sách mà hai bên đã cam kết và vượt chỉ tiêu đề ra nhằm khuyến khích, động viên kịp thời.

Đảm bảo chính sách bán hàng uy tín, luôn cung cấp đầy đủ cho mọi khách hàng khi có sự biến động của thị trường tăng hoặc giảm giá. Yếu tố này chính là sự cạnh tranh mạnh nhất của Công ty khi cung cấp đầy đủ nguồn hàng bán ra để tất cả các thành viên trong kênh đều có hàng để bán và đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng.

Khuyến khích bán hàng trong kinh doanh mua, bán xăng dầu là ưu tiên chuyển tiền hoặc nộp tiền mặt cho Công ty trước khi lấy hàng. Không phân biệt đơn vị lớn hay nhỏ, trên tiêu chí phục vụ đúng và đầy đủ khi khách hàng thanh toán tiền hàng trước.

c. Hoàn thin công tác qun tr và gii quyết mâu thun trong kênh phân phi

Công tác qun tr

- Hàng ngày theo dõi các hóa đơn, chứng từ việc xuất hàng hóa cho Tổng đại lý, đại lý, cửa hàng trực thuộc Công ty và cho nội bộ ngành. Định kỳ hàng tháng tổng hợp báo cáo hoạt động của các kênh phân phối: bán buôn, bán lẻ, bán nội bộ ngành… để họp giao ban tháng nhằm định hướng cho tháng tiếp theo.

- Định kỳ hoặc đột xuất kiểm tra các kênh phân phối trong hệ thống của Công ty nếu phát hiện có dấu hiệu vi phạm các quy định về xuất, nhập tồn hàng hóa và tài chính để xử lý kịp thời.

- Kết nối phần mềm quản trị trong nội bộ để quản lý sản lượng mua, bán của các cửa hàng trực thuộc trong Công ty nhằm cung cấp hàng kịp thời và công bằng cho tất cả đơn vị. Riêng đối với các tổng đại lý, đại lý khác thì căn cứ trên hợp đồng để nhận hàng hằng tháng đủ số lượng

- Đảm bảo nguồn cung cấp xăng dầu trên địa bàn và khu vực trung trung bộ, căn cứ trên nguồn hàng dự trữ hiện tại ở Kho để cân đối tình hình nhập, xuất hàng tháng. Từ đó Phòng Kinh Doanh đặt thêm hàng nhằm duy trì nguồn cung ổn định hạn chế rối loạn thị trường.

- Chính sách bán hàng nhất quán, rõ ràng trong cung cấp xăng, dầu đối với các đơn vị trực thuộc cũng như các khách hàng khác : tổng đại lý, đại lý…

ở những thời điểm nhạy cảm tăng, giảm giá.

- Mức thù lao, hoa hồng cho các tổng đại lý, đại lý cần được cân nhắc Gii quyết mâu thun

- Xây dựng một đường dây nóng tại bộ phận trực ban của Phòng Kinh doanh để kịp thời xử lý các mâu thuẫn xảy ra. Lập sổ ghi biên bản cụ thể thời gian, ngày giờ và chữ ký của người nhận điện thoại, tổng hợp báo cáo cuối

ngày cho lãnh đạo phòng để chỉ đạo xử lý, đối với những trường hợp khẩn cấp cần báo trực tiếp cho lãnh đạo Công ty.

- Tổ chức các hội nghị khách hàng, các buổi họp thân mật để các nhà phân phối bày tỏ những tâm tư nguyện vọng, những khúc mắc,… ngoài ra cũng tạo mối quan hệ giữa các nhà phân phối có thể hiểu rõ nhau hơn. Từ đó tìm ra những giải pháp giải quyết hợp lý mang lại lợi ích chung lớn nhất cho Công ty, các nhà phân phối.

- Thông qua các buổi mạn đàm để hiểu rõ hơn về các khách hàng, ngoài việc trao đổi trực tiếp trên hội nghị, Công ty nên xây dựng một bảng câu hỏi để đánh giá về sự phục vụ của đơn vị đối với khách hàng nhằm có được nhiều ý kiến phản hồi hơn. Đồng thời bày tỏ những ý kiến khác khi khách hàng không tiện phát biểu tại hội nghị. Căn cứ những phiếu thu thập từ bảng câu hỏi, Công ty sẽ nắm cụ thể hơn về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị cũng như những ưu, khuyết điểm để hoàn thiện và khắc phục trong tương lai.

d. Hoàn thin đánh giá hot động kênh phân phi

Việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý hệ thống phân phối là một điều cấp thiết. Có thể thiết lập một bộ phận, hoặc giao kiêm nhiệm cho một bộ phận khác theo dõi sự hoạt động của các kênh phân phối. Phụ trách bộ phận này có thể do Trưởng phòng kinh doanh đảm nhiệm hoặc phó giám đốc phụ trách mảng kinh doanh hay Công ty đảm nhiệm hoặc phó giám đốc phụ trách mảng Marketing. Đây là mô hình tổ chức rất hiệu quả của các công ty lớn như Coca hay Pepsi…trong việc theo dõi giám sát bán hàng khu vực quản lý phân phối.

Đối với việc kiểm tra giám sát và điều chỉnh hệ thống kênh phân phối bộ phận này còn có chức năng và nhiệm vụ sau:

Giám sát và thực hiện các hoạt động điều chỉnh hệ thống kênh phân phối cho phù hợp với môi trường kinh doanh.

Kiểm tra giám sát công tác mở rộng và phát triển kênh phân phối.

Xây dựng hệ thống kênh thông tin thông suốt trong hệ thống kênh phân phối để có thể thu thập thông tin từ trị trường, cách thức tổ chức kênh phân phối và các chính sách của đối thủ cạnh tranh.

Đánh giá hiệu quả của từng kênh phân phối để xác định được kênh phân phối trọng tâm cho từng nhóm khách hàng.

Xây dựng chính sách khuyến khích các bộ phận thuộc kênh phân phối tạo ra môi trường cạnh tranh với các tiêu thức khách quan bình đẳng.

Kiểm tra giám sát và vận hành các kế hoạch phân phối hiện vật.

Phối hợp với Phòng kinh doanh đẩy mạnh công tác mở rộng thị trường vào các khu vực có tiềm năng.

Hoàn thiện chính sách khách hàng, mặt hàng để triển khai đồng bộ trên toàn Công ty. Phát triển Tổng Đại lý, Đại lý trên cơ sở vận dụng, khai thác tối đa lợi thế của Công ty theo quy định của Nghị định 55/2007/NĐ-CP ngày 06/4/2007 của Chính phủ về kinh doanh xăng dầu, Quyết định 11/BTM của Bộ Thương Mại về điều kiện kinh doanh của Tổng Đại Lý, Đại lý trên tinh thần hợp tác kinh doanh, cùng chia sẻ lợi ích lâu dài. Tăng cường công tác thị trường - dự báo, khả năng cạnh tranh và tính chủ động, sáng tạo, khai thác và sử dụng tối ưu các nguồn lực lợi thế vốn có.

Tiếp tục duy trì ổn định trong công tác đảm bảo nguồn hàng, chú trọng việc khai thác nguồn hàng đồng bộ. Đi đôi với thu thập xử lý thông tin, phán đoán tình hình, tích lũy đủ nguồn lực để duy trì ổn định mạng lưới Tổng Đại lý, phát triển mở rộng kênh phân phối qua Đại lý.

Thực hiện chính sách lợi ích hợp lý giữa Đại lý và Tổng đại lý, đầu tư mở rộng thêm các Cửa hàng bán lẻ nhằm ổn định và phát triển hoạt động kinh doanh của Công ty trong tương lai.

Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tốt hơn trong hoạt động kinh doanh như việc triển khai hệ thống phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp (ERP) mà Tập đoàn xăng dầu Việt Nam đang triển khai từ năm 2011 cho các Công ty thành viên. Thực tế, Tập đoàn đã triển khai thực hiện ở Công ty xăng dầu B12, Công ty xăng dầu Khu vực 1, Công ty xăng dầu Khu vực 2, Công ty xăng dầu Khu vực 5, tiếp đến là những Công ty còn lại. Đây là những Công ty lớn trong ngành được ứng dụng trước tiên.

Qua đánh giá, nhờ áp dụng phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp (ERP) từ đầu năm 2011, nhân viên các cửa hàng xăng dầu của Petrolimex thay vì phải ngồi viết báo cáo rất lâu bằng tay mỗi cuối ngày thì chỉ việc gửi báo cáo trên hệ thống một cách nhanh chóng. Hóa đơn cung cấp cho khách hàng cũng được in bằng máy. Dù đang đi công tác xa, các nhà lãnh đạo Petrolimex cũng có thể đưa ra quyết định mới về giá bán xăng dầu và cho triển khai đến các phòng ban chức năng một cách thuận tiện và nhanh chóng mà không cần phải ngồi tại cuộc họp ở cơ quan.

Một phần của tài liệu Luận văn thạc sĩ Hoàn thiện kênh phân phối tại công ty xăng đầu bình định (full) (Trang 75 - 83)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(120 trang)