CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ðÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH ðẮK LẮK
3.1. CĂN CỨ ðỂ XÂY DỰNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ðÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH ðẮK LẮK69 1. ðịnh hướng phỏt triển của ủơn vị trong những năm tới
3.2.2. Hoàn thiện xỏc ủịnh tiờu chớ ủỏnh giỏ
- Hệ thống tiờu chớ ðGTT là căn cứ cơ bản ủể ủỏnh giỏ thành tớch nhõn viờn, nờn xõy dựng hoàn chỉnh hệ thống tiờu chớ là vấn ủề cực kỳ quan trọng gúp phần vào sự thành cụng của cụng tỏc ủỏnh giỏ thành tớch. ðơn vị cần chỳ trọng cỏc vấn ủề trong quỏ trỡnh xõy dựng tiờu chớ ủỏnh giỏ, cụ thể:
a. Xõy dựng tiờu chớ ủỏnh giỏ thành tớch cú căn cứ khoa học
ðể khắc phục tình trạng tiêu chí ðGTT chưa có căn cứ khoa học, còn chung chung cho tất cả cỏc cụng việc. Tỏc giả ủề xuất cần cú quy trỡnh cụ thể ủể xõy dựng cỏc tiờu chớ trờn cơ sở khoa học phự hợp với từng cụng việc cụ thể. Quy trỡnh này sau khi ủược thiết lập phải ủược tiờu chuẩn húa trong ủơn vị khi tiến hành xỏc ủịnh tiờu chớ ðGTT. Quy trỡnh xỏc ủịnh tiờu chớ ðGTT ủược thực hiện như sau:
- Bước ủầu tiờn UBND tỉnh cần thực hiện thành lập bộ phận chuyờn trỏch khảo sỏt, thu thập thụng tin ủể phõn tớch cụng việc.
• Thu thập thông tin về công việc:
Nhóm chuyên trách phân tích công việc sẽ tiến hành thu thập thông tin về cụng việc chủ yếu từ lónh ủạo và nhõn viờn cỏc Phũng, Ban chức năng của văn phũng UBND tỉnh. Tỏc giả ủề xuất thực hiện cỏc phương phỏp thu thập thông tin như sau:
Phương pháp Phỏng vấn: Bộ phận ðGTT sẽ tiến hành phỏng vấn lãnh ủạo tại cỏc ủơn vị ủể nắm bắt thụng tin về cụng việc.
Phương phỏp Bản cõu hỏi: Bộ phận ðGTT sẽ chuyển bản cõu hỏi ủó ủược chuẩn bị ủến cỏc nhõn viờn ủể thu thập thụng tin liờn quan ủến chức năng cụng việc, những yờu cầu khi thực hiện cụng việc (kỹ năng, trỡnh ủộ, kinh nghiệm, những yêu cầu về năng lực nhân viên).
Phương pháp Quan sát: ðối với những công việc không thể tiến hành việc phỏng vấn hoặc không thể dùng bản câu hỏi, Bộ phận ðGTT có thể
nghiờn cứu cụng việc bằng cỏch quan sỏt và ghi nhận lại những hoạt ủộng của nhõn viờn trờn một mẫu chuẩn; cũng cú thể sử dụng mỏy ghi hỡnh ủể ghi lại và nghiên cứu.
Phương pháp Nhật ký công việc: Bộ phận ðGTT còn có thể sử dụng phương pháp Nhật ký công việc như: yêu cầu nhân viên ghi lại công việc thực hiện trong suốt một chu kỳ công việc.
Bộ phận ðGTT có thể yêu cầu các phòng, ban chức năng hỗ trợ trong việc dự thảo bản nháp mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện các chức danh cụng việc ủang thực hiện tại cỏc ủơn vị.
Kiểm tra mức ủộ chớnh xỏc cỏc thụng tin về cụng việc
Thụng tin, dữ liệu thu thập ủược phải chớnh xỏc.Cần ủảm bảo tất cả những nhõn tố quan trọng ủều ủược ủưa vào bản mụ tả cụng việc. Phỏng vấn nhõn viờn hoặc rà soỏt lại phần trả lời bản cõu hỏi của nhõn viờn, từ ủú bộ phận ðGTT phải tỡm ra ủược những cõu trả lời khụng chớnh xỏc.
Nếu Bộ phận ðGTT cảm thấy nghi ngờ về thông tin do nhân viên cung cấp, nhúm cú thể thu thập thờm thụng tin từ lónh ủạo hoặc những cỏ nhõn khác làm công việc tương tự.
• Tiến hành phân tích công việc
Phõn tớch cụng việc rất cần thiết vỡ việc này sẽ giỳp người lónh ủạo phõn cụng cụng việc hợp lý, chọn ủỳng người ủỳng việc, ủồng thời cũng là cơ sở ủể xõy dựng tiờu chuẩn ủỏnh giỏ nhõn viờn. Qua tham khảo cỏc tài liệu, tỏc giả ủề xuất phõn tớch cụng việc bao gồm cỏc nội dung như: phõn tớch chức năng chớnh của cụng việc, những yờu cầu cần cú khi thực hiện cụng việc, ủiều kiện ủể thực hiện và nội dung chi tiết cỏc cụng việc phải thực hiện. Mục ủớch của xỏc ủịnh chức năng chớnh của cụng việc nhằm xỏc ủịnh sự phự hợp giữa khả năng của nhân viên với những yêu cầu của công việc. Phần phân tích chức năng chính của công việc sẽ bao gồm những nội dung như sau: (1) nêu
lý do vì sao cần có chức năng công việc này; (2) nêu số lượng nhân viên cần cú ủể thực hiện chức năng này; (3) chức năng ủược chuyờn mụn hoỏ cao, yờu cầu cần cú ý kiến chuyờn mụn hoặc khả năng ủể hoàn thành cụng việc.
Bốn phương pháp phân tích công việc phổ biến nhất hiện nay là: Phân tích chức năng công việc, hệ thống câu hỏi phân tích vị trí công việc, ghi lại sự việc ủiển hỡnh và vi tớnh hoỏ việc phõn tớch cụng việc.Tuy nhiờn, với ủiều kiện thực tế hiện nay, tỏc giả ủề xuất ỏp dụng phương phỏp Phõn tớch chức năng cụng việc và kết hợp phương phỏp Ghi chộp sự việc ủiển hỡnh.
Phân tích chức năng công việc: Ba chức năng công việc chính bao gồm: (1) dữ liệu, (2) con người, (3) công cụ.
Phương pháp Ghi Sự việc ðiển hình: mục tiêu của phương pháp này là xỏc ủịnh những nhiệm vụ chớnh của cụng việc.
Khi phõn tớch cụng việc, cần xột ủến yếu tố “ủộng” của cụng việc. Khi hoạt ủộng trong một mụi trường luụn biến ủộng như hiện nay, người lónh ủạo cần cú tầm nhỡn về cấu trỳc của cụng việc liờn quan ủến nhiệm vụ, ủỏp ứng yờu cầu cho sự phỏt triển của tổ chức trong tương lai. Người lónh ủạo cú thể có cách tiếp cận phân tích công việc trên cơ sở năng lực, cách này nhấn mạnh ủến yếu tố thực hiện cụng việc thành cụng hơn là hoàn thành những nhiệm vụ chính của công việc,...
• Lập bản Mô tả công việc
Sau khi thu thập thông tin về công việc và tiến hành phân tích công việc. Bộ phận ðGTT phải lập bản mô tả công việc. ðây là một văn bản mô tả nội dung chức danh cụng việc và những nhiệm vụ của cụng việc ủú. ða phần các bản mô tả công việc sẽ gồm ba phần chính: tên công việc, phần nhận diện cụng việc và phần nhiệm vụ cụ thể. ðể lập ủược bản mụ tả cụng việc chớnh xỏc và trở thành cụng cụ ủắc lực cho quản trị nhõn sự tỏc giả ủề xuất một số nội dung trong việc viết bản mô tả công việc như sau:
+ Tên công việc
Tờn cụng việc cũng nờn chỉ ra ủược cấp bậc tương ủối của người ủảm nhiệm công việc trong hệ thống cấp bậc của tổ chức. Tên công việc gần như ủó giỏn tiếp nờu lờn tớnh chất tự nhiờn của cỏc nhiệm vụ của cụng việc.
+ Phần nhận diện cụng việc: mối quan hệ và ủiều kiện làm việc
Phần này bao gồm cỏc nội dung sau: Vị trớ cụng việc ủú thuộc Phũng, Ban nào? Tên nhóm hoặc người phân tích công việc? Ngày tháng phân tích cụng việc? Người ủảm trỏch cụng việc sẽ bỏo cỏo cho ai? Mó cụng việc?
Ngày tháng bản mô tả công việc ựã ựược hiệu chỉnh lại. đôi khi, ở phần nội dung này, cần nêu cả số nhân viên làm công việc này, số nhân viên làm trong Phũng, Ban và mó chức danh cụng việc theo qui ủịnh của Ngành.
Phần mô tả ngắn gọn những nhiệm vụ trọng tâm của công việc thường ủặt ở cuối phần nội dung này và dựng ủể phõn biệt giữa cụng việc này với cụng việc khỏc trong trường hợp tờn cụng việc khụng thể hiện ủược ủiều ủú.
+ Chức năng chính, nhiệm vụ cụ thể
Phần mô tả những chức năng chính, nhiệm vụ cụ thể của công việc thường ủược sắp xếp theo thứ tự quan trọng. Cần nhấn mạnh trỏch nhiệm và kết quả phải ủạt ủược của mỗi nhiệm vụ. Cần ủề cập ủến những cụng cụ và thiết bị cần cú ủể giỳp nhõn viờn ủảm trỏch cụng việc hoàn thành tốt cụng việc ủược giao.
• Lập bản tiêu chuẩn công việc
Những ủặc tớnh cỏ nhõn cần cú ủể thực hiện cỏc nhiệm vụ và trỏch nhiệm của cụng việc sẽ ủược ủưa vào bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc.
Thông thường bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ có hai phần chính: (1) những kỹ năng cần cú ủể thực hiện cụng việc và (2) những yờu cầu về thể chất ủối với nhõn viờn thực hiện cụng việc.
Những kỹ năng liờn quan ủến thực hiện cụng việc: bao gồm trỡnh ủộ
văn hoỏ, kinh nghiệm, trỡnh ủộ chuyờn mụn, ủặc ủiểm cỏ tớnh hoặc kỹ năng cỏ nhân…
+ Trỡnh ủộ chuyờn mụn: Trỡnh ủộ nghiệp vụ, Trỡnh ủộ tin học, Trỡnh ủộ ngoại ngữ.
+ Năng lực/kỹ năng: Kỹ năng phân tích thông tin, khả năng phản ứng linh hoạt, kỹ năng tự ủiều hành cụng việc, kỹ năng ảnh hưởng/thuyết phục, kỹ năng giao tiếp/tạo mối quan hệ, khả năng ra quyết ủịnh.
- Mỗi cụng việc cần phõn tớch mụ tả ủặc ủiểm riờng theo quy trỡnh ủề xuất nhằm ủề ra tiờu chớ ðGTT phự hợp.
b. Xõy dựng tiờu chớ ủỏnh giỏ thành tớch mới phự hợp với từng cụng việc của ủơn vị
- ðơn vị cần có sự tiêu chuẩn hóa về chức danh, nhiệm vụ, quyền hạn của chức vụ khỏc nhau ủể làm cơ sở cho cỏc hoạt ủộng ủỏnh giỏ thành tớch nhõn viờn. Do ủú, dựa trờn những quy ủịnh cụ thể của cơ quan quản lý, mà mỗi một bộ phận phòng ban cần nghiên cứu và xây dựng cho bộ phận mình một hệ tiêu chí riêng với việc lựa chọn các loại tiêu chí khác nhau.
- Việc thiết lập tiờu chuẩn ủỏnh giỏ nhõn viờn phải ủảm bảo những nguyên tắc cơ bản sau:
Tiờu chuẩn ủỏnh giỏ phải gắn liền với cụng việc phõn cụng cho nhõn viên và phải gắn liền với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
Tiờu chuẩn ủỏnh giỏ phải bao quỏt ủược mọi khớa cạnh của quỏ trỡnh thực hiện công việc của nhân viên.
Tiờu chuẩn ủỏnh giỏ khụng nờn bị ủồng nhất hoặc bị làm sai lệch do những yếu tố khách quan.
Tiờu chuẩn ủỏnh giỏ phải ủảm bảo ủộ tin cậy theo thời gian và ủối với tất cả những người thực hiện ủỏnh giỏ khỏc nhau.
Tiờu chuẩn ủỏnh giỏ phải mang tớnh khả thi cao, phự hợp thực tế.
Tiờu chuẩn ủỏnh giỏ kết quả thực hiện ủược thiết lập căn cứ trờn bản mụ tả cụng việc và mục tiờu ủó thống nhất giữa lónh ủạo và nhõn viờn.
Khi xõy dựng tiờu chuẩn ủỏnh giỏ, cần ủảm bảo những yờu cầu ủó nờu tại Chương I.
- Tỏc giả xin ủề xuất một số tiờu chuẩn sau:
+ Xây dựng các tiêu chuẩn về cá tính: Có thể xây dựng các tiêu chí chung cho toàn bộ nhõn viờn của ủơn vị bao gồm cho cả nhõn viờn và cỏn bộ quản lý như: Tụn trọng mọi người, ủảm bảo cỏc nguyờn tắc nội quy của ủơn vị và quy ủịnh của phỏp luật, thõn thiện hũa ủồng giỳp ủỡ ủồng nghiệp, thớch làm việc tập thể chia sẻ kinh nghiệm với đồng nghiệp, quyết đốn trong việc ra quyết ủịnh, kiờn trỡ nhẫn nại nỗ lực hết mỡnh, cú trỏch nhiệm với cụng việc ủược giao, linh hoạt trong xử lý cụng việc... Căn cứ vào từng loại cụng việc cụ thể, từng bộ phận cú thể ủưa ra tiờu chớ riờng về cỏ tớnh cho phự hợp. Vớ dụ như bộ phận tiếp dân cần người có cá tính niềm nở, thân thiện với mọi người, khả năng giao tiếp tốt, nhẫn nại, giải quyết tỡnh huống linh hoạt ... Cũn ủối với người làm việc văn phòng cần các tiêu chí về tính cẩn thận trong lưu trữ hồ sơ, người biết chia sẻ hợp tỏc với ủồng nghiệp, trỏch nhiệm trong cụng việc,...
+ Tiờu chớ ủỏnh giỏ về kết quả cụng việc: Khối lượng cụng việc hoàn thành, chất lượng cụng việc, mối quan hệ trong ủơn vị, cú sỏng kiến ủược ỏp dụng trong ủơn vị... Tiờu chớ cần cụ thể cho từng chức, cụng việc.
+ Tiờu chớ ủỏnh giỏ về năng lực: như kỹ năng phõn tớch thụng tin, khả năng phản ứng linh hoạt, kỹ năng tự ủiều hành cụng việc, kỹ năng giao tiếp tạo mối quan hệ, kỹ năng ra quyết ủịnh, kỹ năng ảnh hưởng thuyết phục ...
Căn cứ vào kết quả ủỏnh giỏ năng lực làm cơ sở cho ủơn vị ủưa ra bộ từ ủiển năng lực tương ứng với mỗi cụng việc trong ủơn vị. Làm cơ sở cho tuyển chọn trọng tương lai và ủịnh hướng nghề nghiệp cho nhõn viờn.
+ Tiờu chớ ủỏnh giỏ về hành vi thực hiện: như khả năng giải quyết vấn ủề, hợp tỏc với ủồng nghiệp, thực hiện cỏc loại bỏo cỏo trong ủơn vị, chấp hành kỷ luật ủơn vị, thực hiện cụng việc cấp trờn giao phú, tinh thần làm việc nhúm hay cỏc hành vi cụ thể hơn như chào hỏi tại ủơn vị và với khỏch hàng, thực hiện cụng việc, giỳp ủỡ ủồng nghiệp... Những tiờu chớ về hành vi rất quan trọng ủối với ủơn vị khi mà khụng dễ lượng húa ủược kết quả thực hiện công việc của nhân viên và công việc thiên về thực hiện dịch vụ công.
Ví dụ 1: Tiêu chí ðGTT với nhân viên thể hiện bảng 3.1.
Bảng 3.1. Tiờu chớ ủỏnh giỏ nhõn viờn
STT Tiêu chí Mô tả
1 ðặc ủiểm nhõn viờn
Tinh thần học hỏi, cầu tiến; Khả năng tiếp thu công việc; Khả năng làm việc nhóm; Khả năng xử lý tình huống.
2 Tớnh kỷ luật cao Cú tinh thần trỏch nhiệm, tự giỏc, ủram bảo chất lượng công việc.
3 Mối quan hệ tốt với ủồng nghiệp
Cần cú sự ủỏnh giỏ về cỏc mối quan hệ với ủồng nghiệp vỡ mối quan hệ này cú thể ảnh hưởng ủến kết quả cụng việc.
4 Chấp hành các quy ủịnh của ủơn vị
Nhõn viờn phải chấp hành cỏc quy ủịnh khi làm việc tại cơ quan.
5 Hoàn thành công việc ủựơc giao
đánh giá xem nhân viên có hòan thành hay khụng hoàn thành cụng việc ủược giao.
6 ðảm bảo chất lượng công việc
Lónh ủạo ủỏnh giỏ chất lượng hoàn thành công việc của nhân viên.
(Nguồn: ủề xuất của tỏc giả)
Trờn cơ sở nhiệm vụ của nhõn viờn tỏc giả nghiờn cứu và ủề xuất cỏc tiờu chớ liờn quan ủến hành vi phục vụ của ủối tượng lao ủộng quản lý cho cụng tỏc ðGTT tại ủơn vị.
Ví dụ 2: Tiêu chí ðGTT với cán bộ quản lý thể hiện bảng 3.2.
Bảng 3.2. Tiờu chớ ủỏnh giỏ lónh ủạo
TT Tiêu chí Mô tả
1 Chấp hành quy ủịnh của
ủơn vị Chấp hành cỏc quy ủịnh của cơ quan.
2 ðiều hành cụng việc Chỉ ủạo, ủiều hành ủể nhõn viờn thực hiện công việc.
3 Phân công công việc Phân công, sắp xếp công việc phù hợp từng nhân viên.
4 Ra quyết ủịnh Cú khả năng xử lý cỏc vấn ủề thuộc thẩm quyền quyết ủịnh.
5 Chuyờn mụn, nghiệp vụ Cú chuyờn mụn về lĩnh vực quản lý, ủủ kiến thức ủể xử lý cỏc tỡnh huống.
6 Truyền ủạt cụng việc Phổ biến cho nhõn viờn hiểu và thực hiện công việc
7 Kết quả cụng việc ðảm bảo cụng việc ủạt tiến ủộ về thời gian và chất lượng.