CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ðÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH ðẮK LẮK
3.1. CĂN CỨ ðỂ XÂY DỰNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ðÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH ðẮK LẮK69 1. ðịnh hướng phỏt triển của ủơn vị trong những năm tới
3.2.4. Hoàn thiện phương phỏp ủỏnh giỏ
- Theo khảo sỏt của Globoforce - cụng ty tư vấn cỏc giải phỏp ủể cụng nhận nhõn viờn, 63% nhõn viờn tin rằng kết quả ủỏnh giỏ hiệu quả làm việc của họ khụng phản ỏnh ủỳng thực tế, trong khi 51% cho rằng cỏc kết quả này thiếu chính xác. Vì vậy cần có phương pháp ðGTT phù hợp.
- Tỏc giả ủể xuất sử dụng kết hợp thờm cỏc phương phỏp ủỏnh giỏ ủể khắc phục những nhược ủiểm của phương phỏp ghi chộp sự việc ủiển hỡnh và phương pháp bình bầu cụ thể:
a. Áp dụng phương pháp quản lý theo mục tiêu
Hầu hết ở Việt Nam ở núi chung và UBND tỉnh núi riờng ủều làm lóng phớ về thời gian và nguồn lực lao ủộng cũn cao. ðội ngũ nhõn viờn thường khụng nắm rừ mục tiờu của ủơn vị, mục tiờu của phũng ban và mục tiờu của từng cỏ nhõn là gỡ. ðiều ủú tạo một sức ỳ và tớnh thụ ủộng rất lớn trong nhõn viờn của tổ chức, dẫn ủến tổ chức khụng khai thỏc hết khả năng làm việc và trí tuệ của nhân viên.
MBO là việc truyền ủạt thụng tin về mục tiờu. Thực tế, ngay ở cấp ủộ quản lý trong cỏc ủơn vị ở Việt Nam vẫn tồn tại mõu thuẫn chủ yếu về mục tiờu ưu tiờn phỏt triển của DN, từ ủú dẫn ủến khú khăn trong việc ủạt mục tiờu chung của tổ chức.
Tỏc giả xin ủề xuất một số bước cơ bản của MBO ỏp dụng cho UBND tỉnh ðắk Lắk
Bước 1: Xõy dựng mục tiờu của ủơn vị và phõn bổ mục tiờu cho từng phũng ban, bộ phận trong ủơn vị. Mục tiờu của ủơn vị bao gồm: mục tiờu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn.
Bước 2: Xõy dựng kế hoạch dựa trờn mục tiờu của ủơn vị và từng bộ phận.
- Xõy dựng kế hoạch về yờu cầu nguồn lực tổng thể, ủú là ủiều kiện cần ủể ủạt ủược mục tiờu của ủơn vị.
- Xây dựng kế hoạch hàng tuần, hàng tháng của các phòng ban dựa trên mục tiêu cụ thể của từng phòng ban.
- Xõy dựng kế hoạch làm việc cụ thể của cỏc phũng ban ủể ủạt mục tiêu. đó là kế hoạch phân bổ nguồn lực, khối lượng công việc dự kiến, kế hoạch hướng dẫn và ủào tạo nhõn viờn nhằm ủạt ủược mục tiờu.
Bước 3: Phân bổ mục tiêu và kế hoạch cụ thể cho từng nhân viên Ví dụ:
KPI Chỉ tiêu
Giải quyết văn bản Số văn bản mới Giải quyết hồ sơ Số hồ sơ
Hành chắnh báo cáo đúng thời hạn
Văn húa cụng sở ðạt tiờu chuẩn nhất ủịnh
- Xây dựng KPI cho từng nhân viên dựa trên công việc cụ thể của từng nhân viên.
- Xõy dựng cơ chế lương thưởng cho nhõn viờn trong ủơn vị dựa trờn kết quả công việc và KPI.
- Thỳc ủẩy nhõn viờn ủể ủạt ủược mục tiờu của cỏ nhõn và mục tiờu của ủơn vị thụng qua cỏc chương trỡnh phỳc lợi, khen thưởng...
- Khi ðGTT cần căn cứ vào kết quả hoàn thành mục tiờu của ủơn vị ủể ủưa ra chỉ tiờu kết quả ủỏnh giỏ hoàn thành nhiệm vụ của cỏ nhõn. Tức là khống chế tỷ lệ xếp loại cá nhân theo kết quả tập thể. Ví dụ bảng 3.3.
Bảng 3.3. Quan hệ tỷ lệ giữa kết quả ủỏnh giỏ hoàn thành nhiệm vụ của cá nhân và kết quả hoàn thành mục tiêu cụ thể
ðVT: % Tỷ lệ % xếp loại nhân viên khống chế theo kết quả của tập thể Kết quả
hoàn thành mục tiêu
tập thể
Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ
Hoàn thành tốt nhiệm vụ
Hoàn thành nhiệm vụ
Chưa hoàn thành nhiệm vụ
< 75 1 4 15 80
< 85 5 10 30 55
< 100 8 20 50 22
< 110 10 30 50 10
< 125 20 50
< 150 30 50
> 150 50
Bảng 3.3 là một vớ dụ ủể ủơn vị ủưa ra tỷ lệ xếp loại nhõn viờn căn cứ vào tỷ lệ hoàn thành mục tiêu tập thể. Mỗi bộ phận sẽ căn cứ vào kết quả của bộ phận mỡnh ủể ủưa ra kết quả xếp loại của cỏ nhõn. Mỗi ủơn vị, cấp quản lý sẽ ủiều chỉnh tỷ lệ phần trăm phự hợp với ủơn vị mỡnh theo những cụng thức nhất ủịnh cú căn cứ khoa học, và nờn cụng bố trước khi thực hiện ðGTT nhõn viên.
b. Phương phỏp ủịnh lượng (phõn phối trọng số)
ðể phõn loại ủỏnh giỏ nhõn viờn một cỏch cụ thể chớnh xỏc, cần thiết sử dụng phương phỏp ủịnh lượng hợp lý. ðể sử dụng phương phỏp này cần thực hiện xõy dựng cỏc tiờu chớ như ở trờn, tiếp ủến xỏc ủịnh tầm quan trọng của cỏc tiờu chớ thụng qua cho trọng số của mỗi tiờu chớ và tiến hành cho ủiểm cho mỗi tiờu chớ. Tổng hợp ủiểm số của mỗi nhõn viờn cú ủược qua ủỏnh giỏ so với thang ủỏnh giỏ ủể xếp loại nhõn viờn. ðể thực hiện phương phỏp này ủơn vị phải xõy dựng biểu tiờu chớ và thang ủiểm thống nhất và cú hệ thống minh chứng làm căn cứ cho nhõn viờn tự ủỏnh giỏ cho ủiểm, thu thập minh chứng và cỏn bộ lónh ủạo chỉ cần xem xột ủỏnh giỏ và kiểm tra tớnh chớnh xỏc của minh chứng thỡ quỏ trỡnh ủỏnh giả sẽ trở nờn ủơn giản nhanh chúng mà ủạt kết quả.
Tỏc giả ủề xuất ủơn vị cần xõy dựng biểu mẫu thang ủiểm ủỏnh giỏ và biểu mẫu danh mục minh chứng làm cơ sở ủể thực hiện phương phỏp ủỏnh giá theo trọng số. Ví dụ bảng 3.4.
Bảng 3.4. ðánh giá thành tích của nhân viên văn phòng Tiờu chớ ủỏnh giỏ Tầm quan
trọng
ðiểm ủỏnh
giá Minh chứng - Chuyên môn nghiệp vụ
+ Kỹ năng soạn thảo văn bản + Kỹ năng lưu trữ hồ sơ
+ Sắp xếp công việc khoa học - Hành vi
+ Cẩn thận, tỷ mỉ, ngăn nắp + Tác phong nhanh nhẹn, làm việc có tính kỷ luật cao ...
6 7 8
6 7
8 9 10
8 9
- Văn bản - Hồ sơ
- Giải quyết công văn - Tủ hồ sơ - Nơi làm việc
Cho dự là phương phỏp ủỏnh giỏ ưu việt, vẫn luụn cú những hạn chế nhất ủịnh trong những ủiều kiện nhất ủịnh. Vỡ vậy, ủể cú thể nõng cao hiệu quả cụng tỏc ủỏnh giỏ nhõn viờn, người lónh ủạo cần kết hợp nhiều phương phỏp ủỏnh giỏ.