CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ðÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH ðẮK LẮK
3.1. CĂN CỨ ðỂ XÂY DỰNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ðÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH ðẮK LẮK69 1. ðịnh hướng phỏt triển của ủơn vị trong những năm tới
3.2.6. Hoàn thiện việc phản hồi và sử dụng kết quả ủỏnh giỏ
- ðể việc kết quả ủỏnh giỏ ủi vào thực tế hoạt ủộng làm thay ủổi thỏi ủộ kỹ năng thực hiện cụng việc của nhõn viờn một cỏch cú hiệu quả cao thỡ ủơn vị, hay lónh ủạo cần ủưa ra hỡnh thức phản hồi hợp lý.
- Tỏc giả xin ủề xuất nờn sử dụng thờm hỡnh thức phản hồi trực tiếp.
Việc thảo luận kết quả ủỏnh giỏ với nhõn viờn sẽ giỳp lónh ủạo biết ủược nhõn viờn ủang gặp những khú khăn gỡ trong thực hiện cụng việc, biết ủược việc phõn cụng cụng việc của mỡnh ủó phự hợp chưa; thụng qua ủú, người lónh ủạo sẽ biết cần thực hiện những gỡ ủể tạo ủiều kiện cho nhõn viờn làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn. ðể làm tốt khõu thảo luận này, chắc chắn người lónh ủạo sẽ tốn nhiều thời gian do vậy, nờn tổ chức những buổi ủỏnh giỏ khụng chớnh
thức trong quỏ trỡnh thực hiện cụng việc, vỡ vậy sẽ ủỡ mất thời gian trong kỳ ủỏnh giỏ chớnh thức. ðạt ủược sự thống nhất giữu cỏc ủối tượng tham gia ðGTT trỏnh gõy ra ý kiến dư luận khụng tốt về kết quả ủỏnh giỏ. Theo tỏc giả ủơn vị vẫn nờn duy trỡ hỡnh thức phản hồi bằng văn bản, nờn thực hiện sau khi ủó cú kết quả phản hồi trực tiếp. Vỡ văn bản là hỡnh thức chớnh thức cú giỏ trị phỏp lý ghi nhận thành tớch nhõn viờn và phục vụ cho hoạt ủộng quản trị nhõn sự khỏc của ủơn vị.
Khi ủỏnh giỏ thành tớch nhõn viờn, cỏc bờn liờn quan tham gia phải thống nhất ủược một số phương hướng và biện phỏp ủể phỏt triển hoặc cải thiện tỡnh hỡnh ủồng thời ủưa ra thời hạn cụ thể phải hoàn thành. Cũng nờn cụ thể hóa những sự hỗ trợ và người hợp tác cần thiết cho các việc này.
Một yếu ủiểm của việc ủỏnh thực hiện cụng việc của nhõn viờn của Văn phũng UBND tỉnh ðắk Lắk là lónh ủạo cỏc cấp hoặc người giỏm sỏt khụng ủược tập huấn ủầy ủủ và việc phản hồi thụng tin cho nhõn viờn khụng hiệu quả. Bởi vỡ lónh ủạo hoặc người giỏm sỏt ủú hoàn toàn thiếu những tiờu chuẩn rừ ràng ủể ủỏnh giỏ nhõn viờn và khụng phỏt triển những kỹ năng quan sỏt và phản hồi thụng tin cần thiết, những ủỏnh giỏ của họ thường khụng ủịnh hướng cho nhõn viờn và khụng cú ảnh hưởng gỡ ủối với nhõn viờn. Vỡ vậy, ủào tạo phương phỏp ủỏnh giỏ cho người lónh ủạo sẽ giỳp cải thiện tiến trỡnh ủỏnh giỏ và nõng cao hiệu quả ủỏnh giỏ. Lónh ủạo cần phải ủược ủào tạo về phương phỏp ủỏnh giỏ. Sau ủõy là một số nội dung tỏc giả ủề xuất nờn ủào tạo cho cỏc cấp lónh ủạo ủể nõng cao hiệu quả ủỏnh giỏ nhõn viờn về cỏc nội dung:
Kỹ năng giao tiếp và tiếp nhận phản hồi từ nhân viên
Chương trỡnh ủào tạo về ủỏnh giỏ nhõn viờn cho lónh ủạo cần cung cấp những ủiểm tổng quỏt về cỏch xem xột ủể hoạch ủịnh và ủiều hành buổi phỏng vấn sao cho nhân viên phản hồi thông tin. Phỏng vấn không những cung cấp cho nhõn viờn những hiểu biết nhất ủịnh về kết quả ủỏnh giỏ của họ
mà cũn cho phộp người lónh ủạo và nhõn viờn thảo luận về những vấn ủề hiện tại và thiết lập mục tiêu cho tương lai.
đào tạo những kỹ năng chuyên môn nên tập trung ắt nhất 3 lĩnh vực chính sau: (1) giao tiếp hiệu quả, (2) chẩn đốn những nguyên nhân gốc của cỏc vấn ủề về thực hiện cụng việc và (3) thiết lập mục tiờu và mục ủớch.
Cỏch ủiều hành một buổi Phỏng vấn ủỏnh giỏ
Chắc chắn sẽ khụng cú một qui tắc chung hướng dẫn cỏch ủiều hành một buổi phỏng vấn ủỏnh giỏ nờn như thế nào. Tuy nhiờn, tỏc giả ủưa ra một số vấn ủề cú tớnh tham khảo nhằm tăng cường sự chấp nhận phản hồi từ nhõn viờn, tạo sự hài lũng sau buổi phỏng vấn ủỏnh giỏ ủồng thời giỳp lónh ủạo cú khả năng thuyết phục nhân viên khắc phục những khiếm khuyết.
• Yờu cầu nhõn viờn tự ủỏnh giỏ
Việc yờu cầu nhõn viờn tự ủỏnh giỏ trước khi tiến hành phỏng vấn ủỏnh giỏ rất hữu ớch. Ngay cả khi nếu như thụng tin tự ủỏnh giỏ này khụng ủược sử dụng chớnh thức, việc tự ủỏnh giỏ là bước khởi ủầu giỳp nhõn viờn suy nghĩ về những thành quả cụng việc của mỡnh. ðể thực hiện việc tự ủỏnh giỏ, người lónh ủạo phải ủảm bảo nhõn viờn nắm bắt rừ những tiờu chuẩn sẽ ủược sử dụng ủể ủỏnh giỏ họ và như vậy sẽ trỏnh ủược sự ngạc nhiờn từ nhõn viờn khi lónh ủạo thực hiện việc ủỏnh giỏ.
Những nghiờn cứu gần ủõy dẫn chứng cho thấy nhõn viờn cảm thấy hài lũng hơn và nhỡn nhận hệ thống ủỏnh giỏ như một cụng việc mang tớnh thủ tục khi họ ủược tham gia vào tiến trỡnh ủỏnh giỏ. Khi nhõn viờn ủó tự ủỏnh giỏ thành quả cụng việc của chớnh mỡnh thỡ buổi phỏng vấn ủỏnh giỏ chỉ tập trung vào những kết quả ủỏnh giỏ mà lónh ủạo và nhõn viờn kết luận khỏc nhau ủể tìm giải pháp khắc phục.
• Khuyến khớch nhõn viờn cựng tham gia vào buổi phỏng vấn ủỏnh giỏ Mục ủớch chớnh của phỏng vấn ủỏnh giỏ thực hiện cụng việc là nhằm
thực hiện một cuộc ủối thoại nhằm giỳp nhõn viờn khắc phục những khiếm khuyết trong thực hiện cụng việc. Do ủú, chớnh nhõn viờn là thành viờn cần tham gia tớch cực trong buổi phỏng vấn ủỏnh giỏ. Lónh ủạo và nhõn viờn cần xỏc ủịnh những nguyờn nhõn cốt lỏi và những khú khăn trong thực hiện cụng việc ủể ủưa ra những giải phỏp khắc phục cụ thể và hiệu quả. Ngoài ra, nghiờn cứu cho thấy sự tham gia của nhõn viờn vào quỏ trỡnh ủỏnh giỏ ủó làm cho nhõn viờn cảm thấy hài lũng vỡ họ biết rừ kết quả ủỏnh giỏ, làm cho nhõn viờn cảm thấy việc ủỏnh giỏ hoàn toàn cụng bằng và cú lợi cho cỏ nhõn họ từ ủú nhõn viờn sẽ quan tõm hơn ủến việc nõng cao hiệu suất làm việc và khắc phục những khiếm khuyết trong thực hiện công việc. Theo kinh nghiệm, người lónh ủạo chỉ nờn dành 30-35% thời gian của buổi phỏng vấn ủể trao ủổi. Phần thời gian cũn lại, nờn lắng nghe nhõn viờn trả lời cỏc cõu hỏi.
• Bày tỏ sự ủỏnh giỏ cao của lónh ủạo ủối với nhõn viờn
Khen ngợi là một hỡnh thức ủộng viờn khuyến khớch nhõn viờn cực kỳ hiệu quả ủặc biệt hiệu quả trong buổi phỏng vấn ủỏnh giỏ vỡ nhõn viờn luụn mong mỏi nhận ủược những thụng tin phản hồi tớch cực. Vỡ vậy, bắt ủầu một buổi phỏng vấn ủỏnh giỏ, người lónh ủạo nờn bắt ủầu bằng cỏch tỏ ra quan tõm và khen ngợi những gỡ mà nhõn viờn ủó làm tốt. Bằng cỏch này, nhõn viờn sẽ giảm bớt thỏi ủộ ủối phú và sẽ cởi mở hơn trong việc trỡnh bày những vấn ủề khú khăn trong cụng việc của họ.
• Tối thiểu hoá sự chỉ trích, phê bình
Những nhõn viờn cú mối quan hệ tốt với lónh ủạo cú thể lốo lỏi ủược những phờ bỡnh của lónh ủạo tốt hơn những người khụng cú mối quan hệ tốt.
Tuy nhiờn, ngay cả những nhõn viờn giỏi chịu ủựng phờ bỡnh cũng cú lỳc phản ứng lại. Nếu nhõn viờn cú quỏ nhiều vấn ủề cần phải khắc phục, lónh ủạo chỉ nờn tập trung vào vài vấn ủề mang tớnh quyết ủịnh, ảnh hưởng nhiều nhất ủến kết quả cụng việc.
Tiến trỡnh chuẩn bị thực hiện cụng việc ủỏnh giỏ nhõn viờn
• Chuẩn bị
Chuẩn bị tất cả những tài liệu, những ghi nhận về thực hiện công việc, thành tớch, sự kiện, bỏo cỏo, v.v… bất kỳ cỏi gỡ liờn quan ủến thực hiện cụng việc và thành tớch dĩ nhiờn là phải bao gồm cả kết quả ủỏnh giỏ cụng việc trước ủõy và bản mụ tả cụng việc hiện tại. Nếu trong biểu mẫu ủỏnh giỏ cú phần tự ủỏnh giỏ hoặc ý kiến phản hồi thỡ cần ủảm bảo những phần này sẽ ủược chuyển cho nhõn viờn ủược ủỏnh giỏ trước khi ủỏnh giỏ chớnh thức và phải ủảm bảo nhõn viờn ủược hướng dẫn cỏch thức hoàn tất phần tự ủỏnh giỏ.
• Thông báo
Thụng bỏo cho nhõn viờn thời ủiểm và ủịa ủiểm thực hiện ủỏnh giỏ người lónh ủạo nờn cung cấp chương trỡnh, nội dung của buổi phỏng vấn ủỏnh giá.
• ðịa ủiểm
Cần ủảm bảo chỗ tổ chức họp ủể ủỏnh giỏ ủó ủược chuẩn bị sẳn và phự hợp – chỗ biệt lập và khụng bị quấy rầy, sự riờng tư ủối với một ủiểm ủể tổ chức ủỏnh giỏ là hết sức cần thiết.
• Cách bài trí
Bài trí phòng và chỗ ngồi cũng là một yếu tố quan trọng cần chuẩn bị.
Cỏch bài trớ là một sự ảnh hưởng ủến bầu khụng khớ và trạng thỏi: khụng khớ và trạng thỏi phải ủược thoải mỏi và thõn mật, giỳp gỡ bỏ những rào cản.
Lónh ủạo khi ủỏnh giỏ, khụng nờn ngồi trờn chiếc ghế dành cho Sếp vỡ nhõn viờn sẽ cảm thấy mất tự tin khi bị ủặt khiờm nhường ở vị trớ ủối diện bờn kia bàn. Lónh ủạo phải tạo một bầu khụng khớ thật thoải mỏi.
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
Hiện nay, ðảng và nhà nước ủang chỳ trọng việc xõy dựng hệ thống bộ mỏy cụng chức từ trung ương ủến ủịa phương gọn nhẹ, hiệu quả và thực hiện cải cỏch hành chớnh là mục tiờu quan trọng hàng ủầu trong chiến lược phỏt triển ủất nước. Việc xõy dựng ủội ngũ nhõn sự cú trỡnh ủộ chuyờn mụn nghiệp vụ, cú năng lực trong bộ mỏy nhà nước là vụ cựng quan trọng nhưng ủể cú ủược ủội ngũ cụng chức như vậy, nhà nước cần ủổi mới và hoàn thiện thể chế quản lý nhõn sự, trong ủú cú cụng tỏc ủỏnh giỏ thành tớch nhõn viờn.
Thi ủua là làm tốt lờn, người nào cú thành tớch thỡ khi ủược nhận thành tớch cũng thấy xứng ủỏng, cũn người chưa ủược thỡ nỗ lực khắc phục vươn lờn, chứ khụng chỉ là việc thắng thua. Vỡ vậy, ủỏnh giỏ thi ủua phải cú tiờu chớ rõ ràng, thi ựua phải có phân ựịnh cao thấp. đã làm thi ựua thì không nên duy trỡ sự cào bằng, tớnh “phong trào”. Việc ủỏnh giỏ nhõn viờn phải ủi vào thực chất, phải tạo sự tin cậy và ủộng lực làm việc cho nhõn viờn. Cần phải xõy dựng cỏc tiờu chớ thi ủua như bộ chỉ số ủỏnh giỏ, xếp hạng, từ ủú tạo ủộng lực phỏt triển tự thõn, cạnh tranh lành mạnh trong ủơn vị.
Thực tế hiện nay tại Văn phòng UBND tỉnh ðắk Lắk công tác ðGTT chưa ủược xem trọng mà mới chỉ thực hiện theo yờu cầu mà thụi. Nờn quỏ trỡnh ðGTT cũn nhiều tồn tại chưa ủỏnh giỏ thật sự chớnh xỏc và cụng bằng nỗ lực của nhân viên. ðể khắc phục những hạn chế trong công tác ðGTT tại ủơn vị, UBND tỉnh ðắk Lắk cần lập nờn bộ phận chuyờn trỏch thực hiện cụng tỏc ðGTT, ủược ủào tạo và cú quy trỡnh ủỏnh giỏ thống nhất theo quy ủịnh bằng văn bản. Bộ phận này sẽ cú nhiệm vụ thực hiện ủầy ủủ quy trỡnh ủể ðGTT nhân viên như khảo sát, phân tích công việc, xây dựng bản mô tả công việc. Trờn cơ sở bản mụ tả cụng việc, xõy dựng hệ thống tiờu chuẩn ủỏnh giỏ nhõn viờn và triển khai thực hiện trong toàn ủơn vị ủể ðGTT thực chất và ủi
vào thực tế phục vụ ủắc lực cho hoạt ủộng quản trị nhõn sự như khen thưởng, bố trớ nhõn sự, ủào tạo phỏt triển nhõn sự...
Như vậy cần sự quan tõm chỉ ủạo hơn nữa của UBND tỉnh ủể ủưa ra quy ủịnh, văn bản hướng dẫn, chỉ ủạo thực hiện ủồng bộ cỏc giải phỏp, tạo cơ chế cho việc ðGTT cú hiệu quả. Cần sự hợp tỏc của cỏc phũng ban ủể ủưa ra một hệ thống ðGTT chuẩn làm cơ sở cho việc ðGTT.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tiếng Việt
[1]. Nguyễn Thị Minh An (2009), Giáo trình Quản trị nhân lực, Học viện Bưu chính viễn thông.
[2]. Nhật An, Minh Thiên (2008), “Giữ nhân tài thời bão giá”, Tạp chí Nhịp cầu ủầu tư.
[3]. Cẩm nang kinh doanh Harvard (2006), Quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên, NXB Tổng hợp, TP. Hồ Chí Minh.
[4]. Cẩm nang Quản trị nguồn nhân lực Business Edge (2004), đánh giá hiệu quả làm việc, NXB Trẻ.
[5]. Lê Anh Cường, Nguyễn Thị Lệ Huyền, Nguyễn Thị Mai (2004), Phương phỏp và kỹ năng quản lý nhõn sự, NXB Lao ủộng – Xó Hội, Hà Nội.
[6]. Nguyễn đình Cửu, Triệu Sơn (2004), Phương pháp quản lý hiệu quả sản xuất: Phõn tớch và thiết kế vị trớ cụng tỏc, NXB Lao ủộng – Xó hội, Hà Nội.
[7]. Bùi Văn Danh, MBA Nguyễn Văn Dung, ThS, Lê Quang Khôi (2011), Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực, NXB Phương đông.
[8]. Nguyễn Hữu Dũng (2004), Sử dụng hiệu quả nguồn lực con người ở Việt Nam, NXB Lao ủộng – Xó hội, Hà Nội.
[9]. Nguyễn Hải Dương (2010), Ộđánh giá thành tắch nhân viên tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam Ờ Chi nhánh đà NẵngỢ, đại học đà Nẵng.
[10]. Trần Kim Dung (2011), Quản trị nguồn nhân lực, NXB Tổng hợp, TP.
Hồ Chí Minh.
[11]. Nguyễn Vân ðiềm và Nguyễn Ngọc Quân (2010), Giáo trình quản trị nhân lực, NXB ðại học Kinh tế Quốc dân.
[12]. Nguyễn Thị Minh Hảo (2011),Ộđánh giá thành tắch nhân viên tại Ngân hàng TMCP Quân ựội ỜChi nhánh đà NẵngỢ, đại học đà Nẵng.
[13]. Nguyễn Thanh Hội (2006), Quản trị nguồn nhân lực, NXB Thống kê.
[14]. Ngụ Phỳ Mạnh (2010), “Phương phỏp ủỏnh giỏ kết quả làm việc của nhân viên”.
[15]. Trần Thị Kha Linh Phượng (2011), “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt ủộng ủỏnh giỏ thành tớch nhõn viờn tại Viễn thụng TP. Hồ Chớ Minh”.
[16]. Nguyễn Thị Thanh Phương (2016), Ộđánh giá thành tắch nhân viên tại Công ty TNHH MTV Thắ nghiệm ựiện Miền TrungỢ, đ đại học đà Nẵng.
[17]. Nguyễn Hữu Thõn (2008), Quản trị nhõn sự, NXB Lao ủộng và Xó hội.
[18]. Võ Xuân Tiến (2008), Bài giảng Quản trị nguồn nhân lực, đại học đà Nẵng.
[19]. đào Thị Thu Trinh (2011), Ộđánh giá thành tắch nhân viên tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Nam Viêt Ờ Chi nhánh đà NẵngỢ, đại học đà Nẵng.
[20]. Nguyễn Thành Trung (2010), “Hoàn thiện cụng tỏc ủỏnh giỏ thành tớch của cán bộ, công chức tại UBND quận Hải Châu, đà NẵngỢ, đại học đà Nẵng.
[21]. Lờ ðức Trớ (2012), “Hoàn thiện cụng tỏc ủỏnh giỏ thành tớch nhõn viờn tại công ty cổ phân đăng Hải, thành phố đà NẵngỢ, đại học đà Nẵng.
[22]. Trần Thị Thỳy (2008), “Cụng tỏc ủỏnh giỏ cụng chức qua thực tiễn tại UBND huyện Từ Liêm.
[23]. Nguyễn Quốc Tuấn, TS. đoàn Gia Dũng, ThS. đào Hữu Hòa, ThS.
Nguyễn Thị Loan, ThS. Nguyễn Thị Bích Thu, ThS. Nguyễn Phúc Nguyên (2006), Quản trị nguồn nhân lực, NXB Thống Kê.
[24]. Trần Lương Việt (2013), “Hoàn thiện cụng tỏc ủỏnh giỏ thành tớch nhõn viên tại cơ quan BHXH thành phố đà NẵngỢ, đại học đà Nẵng.
[25]. Nguyễn Thị Yến (2011), “Sự tỏc ủộng của phương phỏp quản lý ủến tâm lý, ý thức người dưới quyền”, Tạp chí Phát triển nhân lực, Học viện cán bộ thành phố Hồ Chí Minh.
Website
[26]. www.daklak.gov.vn
[27]. http://up.hanhchinh.com.vn
[28]. https://eduvietcorporation.wordpress.com
[29]. http://www.p5media.vn
[30]. http://ebook.net.vn
PHỤ LỤC