Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.1. Điều kiện đảm bảo ứng dụng công nghệ thông tin
Ngày 16/12/2002, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã ban hành văn bản chỉ đạo số 404/TVQG nêu rõ yêu cầu đối với thư viện tỉnh, thành, xây dựng thư viện điện tử và thống nhất sử dụng phần mềm thư viện trong hệ thống thư viện công cộng toàn quốc. Ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện là xu thế tất yếu, làm cho thư viện thực sự trở thành một trung tâm thông tin khoa học đủ mạnh, phục vụ phát triển sự nghiệp CNH-HĐH đất nước. Để thực hiện tốt các chủ trương trên, ngoài các văn bản pháp lý của Đảng, của Chính phủ, của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, hoạt động ứng dụng CNTT của Thư viện tỉnh còn dựa vào các văn bản của tỉnh Nam Định và của chính bản thân Thư viện như:
- Quyết định số 14/QĐ-SKHCN phê duyệt danh mục các nhiệm vụ KH&CN tỉnh Nam Định năm 2012
- Dự án “Ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động thông tin thư viện tại thư viện tỉnh Nam Định” do Thư viện tỉnh Nam Định chủ trì theo Quyết định số: 1548/QĐ-UBND ngày 13/9/2011 của UBND tỉnh Nam Định.
Các văn bản này đều khẳng định vai trò to lớn và tính cấp thiết của các hoạt động ứng dụng CNTT đối với sự phát triển của Thư viện tỉnh Nam Định. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng với hướng dẫn cụ thể, là kim chỉ nam cho hoạt động ứng dụng CNTT tại Thư viện tỉnh Nam Định trong quá trình triển khai và sử dụng.
2.1.2. Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin
Cơ sở hạ tầng thông tin là nền tảng vững chắc cho mọi hoạt động của toàn bộ hệ thống và các ứng dụng liên quan đến CNTT
2.1.2.1. Hệ thống máy tính và các thiết bị ngoại vi
Hệ thống máy tính của Thư viện được trang bị gồm hệ thống các máy chủ, máy trạm và các thiết bị liên quan khác được kết nối với nhau thông qua các HUB, Switches trong hệ thống đường truyền mạng LAN, Internet.
Hiện tại, Thư viện có 01 máy chủ HP Proliant ML330 G6 với vi xử lý Intel E5506 tốc độ 2.13 Ghz, RAM 4Gb, dung lượng ổ cứng 146 Gb đang hoạt động.
Máy chủ ILib có cấu hình đủ mạnh và sử dụng hệ điều hành Windows Server 2008.
Máy chủ được thiết kế đặt trong tủ Rack 19” rất khoa học, có khả năng bổ sung, nâng cấp, đáp ứng các yêu cầu mở rộng đối tượng phục vụ của hệ thống nhưng vẫn tiết kiệm không gian, diện tích sử dụng và dễ dàng trong quản trị hệ thống.
Về máy trạm: Thư viện tỉnh Nam Định có 23 máy tính của hãng HP, được cài đặt hệ điều hành Window 7. Mỗi máy trạm có ổ cứng 320GB, Ram 1 GB, sử dụng bộ vi xử lý, chip Intel Dual Core. Trong số máy trạm có 10 máy tính trạm dành riêng cho CBTV xử lý dữ liệu, cập nhật thông tin, lưu thông tài liệu được lắp đặt tại vị trí các phòng làm việc của Thư viện; 13 máy trạm phục vụ tra cứu và đào tạo NDT được lắp đặt tại phòng Tin học của Thư viện giúp NDT truy cập mạng Internet, thực hành tra cứu thông tin về tài liệu trên mục lục thư viện trực tuyến - OPAC, tìm kiếm thông tin trong các CSDL trực tuyến phục vụ học tập và nghiên cứu, giải trí. Ngoài ra, mỗi máy trạm xử lý dữ liệu của CBTV được trang bị thiết bị lưu điện loại SanTak, đảm bảo nguồn điện ổn định, cập nhật dữ liệu kịp thời khi mất điện.
* Máy in, máy Scanner, máy đọc mã vạch
Thư viện được trang bị 03 máy in laze Canon dùng để in qua mạng. Các máy in này đặt ở vị trí thuận tiện nơi làm việc của CBTV. Trong đó, phòng Bổ sung xử lý có 01 máy in dành riêng cho CBTV sử dụng, in các báo cáo, thống kê số liệu, phục vụ các công việc hành chính, nghiệp vụ hàng ngày của CBTV; phòng Đọc, phòng Thư mục – địa chí có 01 máy in mạng, 01 máy photo dành cho NDT sử dụng dịch vụ in, photocopy tài liệu khi có nhu cầu.
Máy đọc mã vạch: Thư viện được trang bị 03 máy đọc mã vạch nhãn hiệu HP có tốc độ quét 100 scan/s, đảm bảo thuận tiện cho CBTV trong quá trình làm việc. Máy được gắn kèm với các máy trạm tại các phòng đọc, phòng mượn giúp CBTV thực hiện quy trình lưu thông tài liệu nhanh chóng, thuận tiện.
Máy in mã vạch: Thư viện có 01 máy in Zebra GC420D đặt tại phòng xử lý tài liệu để in các loại mã vạch xuất phát từ các biểu ghi thư mục trong CSDL để quản lí tài liệu dạng sách, tạp chí.
2.1.2.2. Cổng từ an ninh, thiết bị nạp từ, khử từ
- Hiện tại, Thư viện tỉnh Nam Định chưa đủ điều kiện kinh phí để triển khai hệ thống cổng từ an ninh và các thiết bị hỗ trợ khác như lá từ, máy nạp - khử từ.
Điều này khiến cho việc đảm bảo giám sát NDT sử dụng tài liệu gặp nhiều khó khăn, dễ gây ra thất thoát.
- Thư viện trang bị hệ thống camera giám sát VANTECH VP4540 với độ phân giải 2Mb, được lắp tại phòng đọc tổng hợp, phòng mượn, phòng báo tạp chí và phòng đọc thiếu nhi giúp cho Thư viện tăng cường việc giám sát NDT.
2.1.2.3. Hệ thống mạng LAN, WAN, internet, wifi
Song song với việc ứng dụng CNTT tại các hoạt động nghiệp vụ và phục vụ tra cứu tìm tin của NDT, Thư viện Tỉnh Nam Định đã tham gia kết nối các mạng máy tính, trước hết là mạng LAN nhờ sự đầu tư dự án thư viện điện tử hạt nhân của Thư viện Quốc gia Việt Nam. Việc nối mạng máy tính nhằm chia sẻ tài nguyên thông tin, thiết bị phần mềm, chia sẻ nguồn tin phần mềm giữa các máy tính độc lập ở các trung tâm thông tin cách nhau, giúp người dùng tin có thể khai thác thông tin từ xa.
Thư viện tỉnh Nam Định hiện có 3 dãy nhà 2 tầng dành cho công tác nghiệp vụ và phục vụ NDT. Thiết kế mạng LAN theo kiến trúc hình tuyến với 24 nút mạng. Máy chủ được đặt ở phòng Thư mục - Địa chí - Phong trào tại tầng 2 dãy nhà giữa.
Hình 2.1: Sơ đồ mạng LAN của Thư viện tỉnh Nam Định
(Nguồn: Thư viện tỉnh Nam Định) Ngoài mạng LAN, Thư viện tỉnh Nam Định còn nối WAN với Thư viện Quốc gia Việt Nam trong việc trao đổi thông tin, hướng dẫn nghiệp vụ.
Thư viện cũng đã kết nối Internet cho các máy trạm tại các phòng phục vụ từ năm 2007. Những năm gần đây, với việc nối mạng Internet, NDT có thể đọc, theo dõi các thông tin trên báo, tạp chí điện tử. Mạng Internet được thiết kế tổng thể trong hệ thống thông tin chung của Thư viện, sử dụng đường truyền cáp đồng của Công ty viễn thông VNPT. Đường truyền có tính linh hoạt, nâng cấp tốc độ nhanh chóng khi cần thiết. Qua khảo sát phiếu điều tra có 94% NDT sử dụng dịch vụ này.
Ngoài ra, mạng Wifi được lắp đặt trong phạm vi toà nhà của Thư viện. Mạng không dây cho phép NDT kết nối, truy cập mạng Internet ở bất kỳ địa điểm nào trong phạm vi tòa nhà, không bị hạn chế về không gian và vị trí kết nối.
2.1.2.4. Website
Thư viện tỉnh Nam Định đang trong quá trình hoàn thiện website tại địa chỉ http://thuviennamdinh.vn. Website cung cấp thông tin chung về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Thư viện, nội quy thư viện, thời gian phục vụ, hướng dẫn tra cứu tài liệu và các sản phẩm, dịch vụ thông tin hiện có của Thư viện. Hiện tại website chưa liên kết tới các CSDL trực tuyến của Việt Nam như cổng thông tin điện tử của Chính phủ, Quốc hội, Bộ Văn hóa; các CSDL trực tuyến của VN và nước ngoài như: PUBMED, SpringerLink…, liên kết website của các cơ quan thông tin, thư viện tỉnh khác giúp NDT dễ dàng tìm kiếm các thông tin, phục vụ nhu cầu học tập và nghiên cứu khoa học, giải trí, mở rộng kiến thức.
2.1.3. Phần mềm quản trị thư viện điện tử tích hợp
Sau một thời gian dài sử dụng phần mềm tư liệu CDS/ISIS, Thư viện tỉnh Nam Định nhận thấy nhu cầu cần phải sử dụng một phần mềm quản trị thư viện tích hợp nhằm đáp ứng được mọi hoạt động của Thư viện. Sau khi khảo sát ba hướng tiếp cận hệ quản trị thư viện điện tử, tìm hiểu các phần mềm khác nhau, kinh nghiệm các đơn vị đã sử dụng phần mềm, điều kiện thực tế tại đơn vị và quan trọng với sự tài trợ của Thư viện Quốc gia Việt Nam, phần mềm tích hợp thư viện điện tử ILib của Công ty truyền thông CMC đã được Thư viện lựa chọn và đưa vào ứng dụng trong các quy trình công nghệ thư viện nhằm hiện đại hóa công tác thư viện.
ILib quản trị các quy trình nghiệp vụ chuẩn của một thư viện hiện đại như: bổ sung, biên mục, tra cứu trực tuyến, quản lý lưu thông tài liệu, quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ, quản lý kho tài liệu, quản lý thông tin về NDT, quản trị hệ thống - tất cả đều có thể kết hợp dùng mã vạch. Đặc biệt, tất cả các modun được tích hợp vào trong một hệ thống thống nhất và có thể liên thông chuyển đổi tương tác với nhau một cách dễ dàng.
CSDL của ILib chạy trên nền công nghệ ORACLE, đây là hệ quản trị CSDL hàng đầu thế giới về độ an toàn và bảo mật, có thể lưu trữ được hàng triệu biểu ghi thư mục. Phần mềm ILib có những tính năng đáp ứng đầy đủ các tiêu chí đối với phần mềm thư viện tích hợp. Hơn nữa, phần mềm ILib có trên 120 cơ quan thông
tin, thư viện của Việt Nam sử dụng, có thể chia sẻ nguồn tài nguyên, hỗ trợ kĩ thuật, trao đổi và học tập kinh nghiệm.
Trải qua quá trình phát triển và hoàn thiện, đến nay, phiên bản ILib 6.5 ra đời trên cơ sở hoàn thiện các tiện ích của các phiên bản trước đó và theo yêu cầu sử dụng từ các đơn vị. ILib 6.5 có tốc độ làm việc nhanh và độ ổn định cao, hỗ trợ việc xuất báo cáo ra định dạng Word, RTF, hỗ trợ chuẩn biên mục, liên kết cho tài liệu quan hệ sách bộ tập, bài trích báo tạp chí,...
Các modun chính của phần mềm ILib
Cấu trúc của phần mềm ILIB là tích hợp các modun theo một thể thống nhất với khả năng liên thông và đảm bảo các nguyên tắc nghiệp vụ về thông tin - thư viện trong nước cũng như quốc tế.
Hình 2.2: Màn hình giao diện chính phần mềm Ilib 4.0
(Nguồn: Tác giả chụp) Phần mềm Ilib 4.0 hiện đang triển khai ứng dụng tại Thư viện tỉnh Nam Định với các Modun như sau:
- Modun Biên mục - Modun Bổ sung
- Modun quản lý Kho
- Modun Lưu thông (quản lý NDT và mượn trả tài liệu) - Modun Quản trị hệ thống
2.1.4. Nguồn nhân lực cho ứng dụng công nghệ thông tin
Hiện tại, Thư viện có 01 cán bộ CNTT có trình độ kỹ sư tin học, chịu trách nhiệm quản lý, vận hành, quản trị hệ thống mạng, khắc phục sự cố đường truyền chung, bảo trì các máy chủ, máy trạm, đảm bảo hệ thống mạng luôn thông suốt. Cán bộ này được tham gia các khoá học đào tạo ngắn hạn, bồi dưỡng thêm kiến thức về kĩ năng quản trị hệ thống mạng, quản lí, vận hành máy chủ, máy trạm do các chuyên gia về CNTT của Thư viện Quốc gia giúp đỡ.
Cán bộ xử lý thông tin: Hiện tại. Thư viện đã có một đội ngũ cán bộ trẻ với 10 CBTV, được trang bị đầy đủ các kĩ năng, nghiệp vụ chuyên môn thư viện, ngoại ngữ và tin học cơ bản, thích ứng với môi trường làm việc vừa hiện đại, vừa truyền thống khi các thao tác, quy trình công nghệ thư viện được tự động hóa. Tuy nhiên, khi làm việc tại một thư viện công cộng lớn, các CBTV cũng phải có sự hiểu biết nhất định về các kiến thức phổ thông để hiểu rõ các loại tài liệu thuộc chuyên ngành khác nhau, vận hành tốt hệ thống thông tin được quản lý, xử lý dữ liệu, phân loại và sắp xếp tài liệu đúng chuyên ngành. Những cán bộ trẻ mới tuyển dụng, chưa có bằng thạc sĩ được Ban Giám đốc tạo điều kiện về thời gian để học thêm nhằm nâng cao trình độ.
Trong quá trình thực hiện dự án Ứng dụng CNTT, Thư viện cũng thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng ngắn hạn, dài hạn cho các CBTV cập nhật các kiến thức về nghiệp vụ thư viện trong nước do các giáo viên, chuyên gia đầu ngành trong lĩnh vực thư viện tại các cơ sở đào tạo chuyên ngành thông tin thư viện của Đại học Văn hoá, Đại học Quốc gia Hà Nội, các chuyên gia của Thư viện Quốc gia Việt Nam giảng dạy về kĩ năng xử lý thông tin, biên mục tài liệu theo chuẩn MARC21, AACR2, phân loại theo DDC, từ khoá; kĩ năng tra cứu thông tin; kĩ năng tư vấn, giải quyết các tình huống; đào tạo NDT và các kĩ năng mềm khác như thái độ, tác
phong phục vụ NDT chuyên nghiệp. Các hội thảo khoa học cũng được tổ chức thường xuyên cho CBTV của các thư viện tỉnh, thành phố ở Việt Nam để học tập, trao đổi kinh nghiệm làm việc, quản lí một thư viện hiện đại và mở ra cơ hội hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện tỉnh, thành phố tại Việt Nam.
Hàng năm, Thư viện cũng tạo điều kiện cho CBTV được tham gia học tập các khoá học bồi dưỡng ngắn hạn nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ nhằm đáp ứng yêu cầu công việc của một thư viện hiện đại.
2.1.5. Sự quan tâm của lãnh đạo Thư viện
Tại Thư viện tỉnh Nam Định, việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện từ lâu đã nhận được sự quan tâm, hỗ trợ từ phía lãnh đạo các cấp mà trước hết là lãnh đạo Thư viện Quốc gia, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch cũng như Ban Giám đốc Thư viện. Sự quan tâm của các cấp quản lý được thể hiện qua sự đầu tư về cơ sở vật chất cũng như nhân lực để triển khai dự án. Hiện tại, Thư viện Nam Định có 01 phó giám đốc có trình độ chuyên môn thạc sĩ thư viện, có kiến thức về CNTT và ngoại ngữ đáp ứng yêu cầu công việc quản lí thư viện hiện đại. Cán bộ chịu trách niệm trực tiếp về tin học là 01 là kỹ sư Tin học, có khả năng tiếp cận các kiến thức CNTT mới và đưa vào áp dụng thực tiễn tại Thư viện. Ngoài ra, cán bộ quản lí này còn được đào tạo, tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng về quản lí lãnh đạo do các chuyên gia Thư viện Quốc gia Việt Nam giúp đỡ, đào tạo ở trong nước nhằm nâng cao kĩ năng, phương pháp quản lí lãnh đạo, tổ chức, lập kế hoạch, quản lí cán bộ, quản lí tài liệu, dữ liệu và các công việc chuyên môn khác để vận hành tốt các quy trình công nghệ thư viện trong môi trường vừa truyền thống, vừa hiện đại của thư viện điện tử. Nhờ được sự quan tâm của lãnh đạo, công việc triển khai ứng dụng CNTT tại Thư viện được tiến hành khá thuận lợi.
Về phần mềm, hiện Thư viện chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của việc phân quyền người dùng nên chưa đề cao tính bảo mật cho chương trình Ilib mặc dù phần mềm có cơ chế bảo mật rõ ràng. Các phần cứng đều được Thư viện quản lý bằng cách đánh mã số và bàn giao trực tiếp với các phòng. Hàng tháng, phòng Tin
học có nhiệm vụ kiểm tra, bảo trì toàn bộ hệ thống máy tính của Thư viện. Nếu gặp sự cố, hỏng hóc do khách quan, phòng Tin học có trách nhiệm sửa chữa, khắc phục hoặc nhờ sự giúp đỡ từ bên ngoài. Nếu gặp sự cố, gây lỗi từ phía chủ quan, thư viện sẽ cử cán bộ phòng Tin học giúp đỡ CBTV nâng cao trình độ hoặc có các biện pháp nhắc nhở, kỷ luật nhằm nâng cao ý thức giữ gìn tài sản chung của Thư viện.