Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.3. Kết quả ứng dụng công nghệ thông tin
Phát triển vốn tài liệu là khâu công tác chính đảm bảo cho sự hoạt động của thư viện, là nhân tố quan trọng tạo ra hiệu quả cho hoạt động của một thư viện.
Nhiệm vụ quan trọng nhất của công tác này là cung cấp một cách kịp thời và hợp lý nguồn tin mà NDT và Thư viện tỉnh đang cần, thông qua việc nắm bắt chặt chẽ nhu cầu tin của NDT. Công tác phát triển vốn tài liệu ngoài việc cung cấp bổ sung những tài liệu mới phù hợp với điều kiện và nhu cầu NDT của thư viện còn bao
gồm thanh lý những tài liệu cũ hoặc những tài liệu ít giá trị sử dụng. Ngày nay với việc ứng dụng CNTT trong các hoạt động của thư viện, công tác bổ sung đã được thực hiện một cách đầy đủ, chính xác và nhanh chóng hơn.
Phần mềm ILib với modun Bổ sung cung cấp nhiều tính năng thuận tiện như lập đơn đặt, quản lý kho thống kê, quản lý quỹ... Modun Bổ sung cung cấp và hỗ trợ các chức năng nghiệp vụ phục vụ công tác bổ sung của một thư viện. Modun này cho phép thiết lập đơn đặt và kiểm soát các đơn đặt của các tài liệu; tạo các đơn nhận tài liệu và theo dõi quá trình nhận tài liệu tra cứu các thông tin liên quan đến quá trình bổ sung, qua đó tạo ra các báo cáo phục vụ cho công tác bổ sung tài liệu, báo cáo phân bổ kho, các đơn đặt và nhận ấn phẩm, in sổ ĐKCB...Modun còn giúp CBTV quản lý quỹ bổ sung, nguồn tài chính của thư viện để có sự điều chỉnh kịp thời trong công tác bổ sung, giúp họ thiết lập các tham số như: nhà cung cấp tài liệu, nguồn bổ sung, quản lý các thông tin liên quan đến hoạt động trao đổi tài liệu giữa các thư viện. Việc quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ cũng bao gồm các chức năng giống như quản lý sách: đặt mua, nhận, đóng tập, ...
Hình 2.3: Giao diện modun Bổ sung của phần mềm Ilib 4.0
(Nguồn: Tác giả chụp) Thư viện tỉnh Nam Định đã ứng dụng modun này trong công tác bổ sung tài liệu nhưng hiện nay mới chỉ ứng dụng đối với tài liệu dạng sách. Việc tạo đơn đặt trước khi bổ sung mang lại nhiều thuận tiện cho Thư viện như tránh được việc đặt
mua trùng sách. Tuy nhiên, Thư viện tỉnh Nam Định có tiêu chí bổ sung sách có chất lượng cao trong khi tạo đơn đặt thường không rõ được chất lượng của cuốn sách nên thư viện hầu như không tạo đơn đặt hàng. Địa điểm thư viện nằm ngay trong trung tâm thành phố Nam Định nên CBTV trực tiếp tiếp xúc với các nhà sách, các nhà xuất bản để bổ sung tài liệu. Sách sau khi được bổ sung, CBTV sẽ tiến hành tạo đơn nhận căn cứ vào số lượng thực tế. Một số thông tin cơ bản liên quan đến tài liệu sẽ được nhập vào máy. Phần mềm ILib cho phép in ra các hoá đơn, chứng từ phân phối phục vụ cho công tác quản lý, kiểm tra. Bên cạnh đó, đơn nhận còn cung cấp một tính năng hết sức quan trọng là tạo chỉ số ĐKCB. Sách sau khi được đưa vào đơn nhận thì chính bản thân đơn nhận đó sẽ được đánh số thứ tự tăng dần. Từng cuốn sách do CBTV nhập vào máy tính sẽ có những chỉ số ĐKCB tương ứng. Tuy nhiên trong thao tác này, CBTV của Thư viện tỉnh Nam Định vẫn lưu số ĐKCB vào sổ ĐKCB truyền thống đề phòng sự cố nhầm lẫn, mất số ĐKCB ở sách hay sự cố máy móc hư hỏng.
CBTV sử dụng modun Bổ sung để in nhãn và mã vạch cho tài liệu. Thư viện tỉnh Nam Định hiện có các kho: kho phòng đọc sách tổng hợp, kho phòng mượn, kho phòng đọc báo chí, kho luân chuyển, kho sách báo ngoại văn. Mỗi kho có một chữ cái chỉ ký hiệu kho, ví dụ như KM cho kho mượn, ĐC cho kho địa chí,... kết hợp với số ĐKCB để in nhãn cho tài liệu. Ngoài ra, khả năng in mã vạch cho tài liệu của modun Bổ sung cũng được CBTV khai thác. Chính nhờ có các mã vạch mà rất nhiều thao tác thủ công tốn nhiều thời gian trong thư viện chuyển thành các thao tác đơn giản và tự động qua máy tính và máy quét lưu thông, kiểm kê, tài liệu, ...
* Nhận xét Ưu điểm:
- Quá trình ứng dụng phần mềm ILib quản lý thư viện ở khâu bổ sung đã tạo được rất nhiều thuận lợi cho cán bộ bổ sung tài liệu, theo dõi được số lượng sách nhập vào thư viện một cách có hệ thống, tránh được việc bổ sung trùng lặp tài liệu mà so với phần mềm quản lý trước đó không đáp ứng được việc này.
- Modun Bổ sung giúp việc thống kê, quyết toán nhanh hơn so với công việc làm thủ công trước đó, giảm được rất nhiều công sức cho CBTV trong việc quản lý sổ ĐKCB tài liệu, trước đây phải ghi chép thủ công từng tên tài liệu và số ĐKCB của từng cuốn sách thì giờ đây cán bộ bổ sung chỉ việc in sổ ĐKCB trực tiếp từ phần mềm.
- Quá trình bổ sung vào phần mềm cũng chính là quá trình biên mục thô cho các tài liệu sau này. NDT có thể tìm kiếm được tài liệu mới bổ sung về thư viện ngay khi CBTV nhập vào phần mềm và xử lý kỹ thuật xong.
- Modun bổ sung còn giúp in ấn các báo cáo phân bổ kho, danh mục sách bổ sung, sổ đăng ký tổng quát, các nhãn môn loại, nhãn ĐKCB một cách nhanh chóng, dán nhãn ĐKCB theo mã vạch sẽ phục vụ đắc lực cho khâu mượn trả tài liệu của NDT.
Nhược điểm:
- Hạn chế của việc xuất báo cáo ở chức năng bổ sung là do các mẫu báo cáo được làm theo mẫu cố định trong phần mềm, CBTV không thể can thiệp để chỉnh sửa theo yêu cầu, nên quá trình in ấn ra sản phẩm phải phụ thuộc vào biểu mẫu báo cáo hiện có trên phần mềm.
- Việc tra cứu qua cổng Z39.50 từ phần mềm để tra cứu tài liệu ngoại văn không thực hiện được. Do đó khi những tài liệu và tạp chí bổ sung từ nước ngoài về sẽ không tận dụng được biểu ghi tra cứu qua địa chỉ Z39.50 ở các thư viện khác.
2.3.2. Ứng dụng trong công tác biên mục
Modun Biên mục cung cấp các quy tắc biên mục nhất quán trong toàn CSDL, cùng các chuẩn mô tả biên mục theo tiêu chuẩn quốc tế. Hỗ trợ đắc lực cho cán bộ biên mục trong việc phân loại, định từ khoá, kiểm soát tính nhất quán trong các trường dữ liệu, trong việc xuất nhập trao đổi dữ liệu giữa các đơn vị, việc in ấn các báo cáo liên quan, giúp cán bộ biên mục thống kê được số lượng biểu ghi của từng loại tài liệu có trong CSDL.
Hình 2.4: Giao diện modun Biên mục của phần mềm Ilib 4.0
(Nguồn: Tác giả chụp) Có thể nói việc ứng dụng phần mềm ILib vào công tác biên mục tài liệu ở Thư viện tỉnh Nam Định cũng gặp khó khăn, do các CBTV tiến hành song song hai công việc biên mục cho tài liệu mới bổ sung về và tài liệu chuyển đổi từ CSDL cũ trước đây sang phần mềm ILib.
Như đã trình này ở trên, trước đây Thư viện tỉnh Nam Định đã sử dụng phần mềm CDS/ISIS để tạo CSDL. Việc biên mục trên CSD/ISIS chỉ ở mức đơn giản gồm các trường thông tin như: tác giả, tên sách, nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản, số trang, khổ cỡ, từ khoá. Khi chuyển đổi dữ liệu sang ILib Thư viện cũng gặp rất nhiều khó khăn. Sau khi chuyển đổi xong CSDL cũ sang phần mềm ILib, cán bộ biên mục phải hồi cố lại dữ liệu và hiệu chỉnh lại các nhãn trường đúng theo chuẩn MARC21.
Biên mục tài liệu mới bổ sung về thư viện:
Quy trình cơ bản như sau:
- Xử lý phiếu tiền máy - Nhập dữ liệu vào máy
- Hiệu đính biểu ghi trên máy và duyệt hoàn thành biểu ghi - In ra phiếu mục lục và xếp lên tủ phiếu.
Thư viện tiến hành công việc biên mục tài liệu theo cách tìm kiếm biểu ghi được biên mục thô ở modun Bổ sung. Đây chính là quá trình tạo lập biểu ghi thư mục trên cơ sở mô tả trực tiếp tài liệu bằng các format nhập dữ liệu đã được thiết lập sẵn trong phần mềm. Các cán bộ biên mục tiến hành xử lý tài liệu trên phiếu nhập tin và nhập dữ liệu vào máy tính. Màn hình nhập tin MARC21 cho phép nhập trực tiếp các chỉ thị trường, mã trường con, cùng với các dữ liệu thư mục. Quá trình thao tác nhập tin cán bộ biên mục có thể thêm mới nhãn trường lặp hoặc xoá bỏ những trường không cần thiết trên màn hình. Điều này có lợi thế là tạo cho người biên mục có thể chủ động tùy biến trong quá trình biên mục, nhưng cũng đòi hỏi phải hết sức cẩn thận trong từng thao tác trên máy khi biên mục.
Khi biên mục, cán bộ đã tận dụng được lợi thế của phần mềm qua chức năng tra trùng và sao chép biểu ghi. Với các tài liệu được tái bản, cán bộ biên mục chỉ việc tra trùng ra và nhấn nút sao chép lại biểu ghi đã có, đồng thời chỉ việc sửa lại những nhãn trường khác thông tin với biểu ghi cũ. Việc này giảm được rất nhiều công sức cho cán bộ khi biên mục cho tài liệu. Với những bộ sách có nhiều tập cũng tương tự như vậy, chức năng sao chép lại biểu ghi có tác dụng hữu ích cho cán bộ biên mục.
Kiểm soát tính nhất quán trong quá trình biên mục là quá trình đảm bảo cho sự thống nhất và nhất quán trong khi diễn đạt một điểm truy cập, dựa theo các quy tắc mô tả hay khung đề mục chủ đề, bộ từ khoá có kiểm soát, từ điển từ chuẩn quy định tính thống nhất. Nhờ kiểm soát tính thống nhất và các tham chiếu tạo ra mối
liên hệ giữa các tư liệu được biên mục. Các cán bộ biên mục của thư viện đã ý thức được điều này nên rất quan tâm và chú trọng tính nhất quán trong công tác xử lý tài liệu nói chung và công đoạn mô tả thư mục nói riêng. Tuy nhiên, việc xử lý tính nhất quán đối với từ khoá là chưa triệt để. Trong thực tế công tác định từ khoá cho tài liệu ở thư viện vẫn theo phương pháp tự do không có kiểm soát. Trong quá trình làm, cán bộ biên mục có tham khảo bộ từ khoá của thư viện Quốc gia và tham khảo biểu ghi biên mục tra cứu qua OPAC của một số thư viện lớn cũng có biểu ghi biên mục tương tự với biểu ghi của thư viện. Do đó, khi định từ khoá tự do không kiểm soát đã tạo ra sự không nhất quán khi xử lý cùng một đối tượng thông tin dẫn tới tình trạng bỏ sót tin hoặc nhiễu tin.
Biên mục tài liệu cũ đã chuyển đổi sang phần mềm ILib:
Ngay sau khi được công ty CMC tập huấn sử dụng và chuyển giao phần mềm cho các CBTV của Thư viện, các CBTV đã tiến hành việc hồi cố lại dữ liệu trong phần mềm và hồi cố lại kho tài liệu hiện có. Công việc này đòi hỏi mất nhiều thời gian và công sức của CBTV.
Việc đầu tiên là phải sắp xếp lại kho tài liệu, in lại nhãn mã vạch ĐKCB, sau đó dán mã vạch ĐKCB lại cho từng cuốn tài liệu hiện có ở thư viện. Tiếp theo dùng cuốn sổ ĐKCB cũ đã được kiểm kê đánh dấu lại những số ĐKCB mới trong khi dán số ĐKCB tương ứng vào sổ, dùng cuốn sổ đó để tra tìm lại những biểu ghi được chuyển đổi trong CSDL của phần mềm ILib. Dựa trên chức năng tìm kiếm ở trong modun biên mục, các tiêu chí tìm kiếm ra tài liệu như: tác giả, nhan đề tài liệu, năm xuất bản tài liệu, số ĐKCB cũ, từ khoá, phân loại, số MFN từ số đến số, hoặc kết hợp các tiêu chí tìm kiếm trên với nhan đề thu gọn được kết quả chính xác nhất.
Sau khi tìm được ra biểu ghi tương ứng với tài liệu đã dán số mã vạch ĐKCB mới, cán bộ biên mục sẽ hiệu chỉnh lại dữ liệu trong từng nhãn trường, sau đó đánh lại số ĐKCB vào biểu ghi tương ứng với số ĐKCB đã dán trên tài liệu. Dữ liệu trong các nhãn trường của biểu ghi cũ trước đây thường phải sửa lại đó là trường tác giả, trường nơi xuất bản, nhà xuất bản, trường từ khoá, số trang, khổ cỡ, số ĐKCB.
Phần mềm CDS/ISIS Phần mềm ILib Nhãn trường ở phần mềm cũ Nhãn trường theo MARC21
Ngôn ngữ Tiếng Việt 041$a Vie
Tác giả Bùi Hoàng Quân 100$a Bùi Hoàng Quân
Số trang 202 tr., 19cm 300$a 202 tr.
$c 19cm Từ khoá Lâm nghiệp%Kinh tế% 653$a Lâm nghiệp
653$a Kinh tế
Số ĐKCB VN-0895-897 852$j VN.000895
VN.000896 VN.000897 Hình 2.5: Bảng so sánh nhãn trường cần hiệu đính
(Nguồn: Tác giả thiết lập) Việc hiệu đính lại dữ liệu nhằm mục đích biên mục lại tài liệu theo chuẩn MARC21, sửa chữa lại những nhãn trường, đồng thời kiểm kê được số lượng tài liệu còn có thực tế trong kho và tích hợp được số ĐKCB theo mã vạch để phục vụ cho công tác kiểm kê và lưu thông mượn trả sau này.
- In phiếu mục lục và thư mục In phiếu mục lục:
Sau khi hiệu đính xong dữ liệu cũ và dữ liệu bổ sung mới về, cán bộ biên mục đã tìm kiếm những loại tài liệu cần in phiếu ra và in trực tiếp từ phần mềm ILib. Trong màn hình biên mục có các tiêu chí cho việc tìm kiếm ra biểu ghi cần in.
Việc in phiếu mục lục tra cứu giúp CBTV cao tuổi có thể tra cứu được những tài liệu cần tìm. In phiếu mục lục phân loại, giúp NDT tra cứu được tài liệu theo đúng chuyên môn nghiên cứu một cách dễ dàng và nhanh chóng. In phiếu mục lục theo tác giả và tên sách, giúp NDT tìm kiếm được tài liệu theo vần chữ cái tên tác giả hoặc tên sách một cách dễ dàng. Trước kia chủ yếu CBTV ghi chép bằng tay, qua thời gian sử dụng nhiều phiếu bị nhòe chữ do bị khí hậu tác động và mực bị
nhòe đi, rất khó cho NDT tra cứu tài liệu. Tuy nhiên, phòng mới chỉ in mới được số phiếu cho tài liệu mới bổ sung về qua modun Bổ sung, dự kiến đến cuối năm 2015 sau khi hồi cố hoàn chỉnh xong các kho sách, phòng sẽ tiến hành in lại toàn bộ số phiếu mục lục cho tài liệu đã được hồi cố.
In thư mục
Việc in thư mục từ phần mềm cũng rất nhanh chóng và tiện lợi cho cán bộ biên tập cũng như cho NDT tra tìm tài liệu. Chức năng biên mục có hỗ trợ nhiều tiêu chí in ra sản phẩm thư mục, như việc in ra thư mục chuyên đề, in thư mục chuyên đề xuất ra word, in bảng tra tác giả, bảng tra tên sách, bảng tra nhà xuất bản.
Cán bộ biên mục chỉ việc tìm kiếm theo các tiêu chí có trên phần mềm như tìm kiếm theo chủ đề, tìm kiếm theo môn loại, tìm kiếm theo từ khoá,... để tìm ra biểu ghi theo nhu cầu cần in sau đó nhấn chọn báo cáo thư mục và in ra, chương trình in xuất ra định dạng word để cán bộ biên mục có thể chỉnh sửa theo form mẫu mong muốn. Sau khi in xong thư mục cán bộ biên mục in tiếp các bảng tra tác giả, bảng tra tên sách, bảng tra nhà xuất bản, các bảng tra này đều sắp xếp theo vần chữ cái a, b, c,... rất tiện lợi cho NDT tra tìm tài liệu.
Công tác biên mục về cơ bản là xây dựng CSDL thể hiện rõ nhất mặt tích cực của ứng dụng CNTT vào công tác xử lý tài liệu. Nó cho phép hạn chế tối đa chi phí và công sức trong việc biên mục cũng như cho ra đời các sản phẩm và dịch vụ thông tin tuỳ theo yêu cầu. Tại Thư viện tỉnh Nam Định, các CSDL được xây dựng trên 2 phần mềm là phần mềm tư liệu CDS/ISIS và phần mềm ILib.
Hiện nay Thư viện đã xây dựng được các CSDL sau:
* CSDL sách (STVT)
CSDL sách tập hợp các biểu ghi phản ánh toàn bộ kho sách của thư viện.
Đây là CSDL thư mục chứa các thông tin thư mục về toàn bộ kho sách của Thư viện tỉnh Nam Định bao gồm mọi lĩnh vực như văn học, kinh tế, văn hoá, chính trị,...CSDL sách của Thư viện tỉnh Nam Định được tiến hành xây dựng từ năm 1997 và liên tục được cập nhật các biểu ghi mới. CSDL sách bao gồm 2 dạng: CSDL