Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG
3.3. Tăng cường cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin
Tăng cường đầu tư, nâng cấp cơ sở hạ tầng thông tin
Một thư viện điện tử muốn hoạt động tốt và đạt hiệu quả phải có cơ sở vật chất hiện đại, cơ sở hạ tầng thông tin tốt, ổn định, có khả năng đáp ứng các yêu cầu khai thác thông tin của đông đảo NDT mọi lúc, mọi nơi. Trong suốt 22 năm ứng
dụng CNTT, Thư viện đã đạt được những kết quả đáng khích lệ. Thư viện luôn chú trọng đầu tư, nâng cấp cơ sở hạ tầng thông tin, các trang thiết bị hiện đại.
Tuy nhiên, qua một thời gian sử dụng, hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin mạng và các trang thiết bị, máy tính cần được bảo trì thường xuyên, nâng cấp hoặc thay thế để đảm bảo duy trì hệ thống thông tin hoạt động thông suốt, ổn định. Để tăng cường theo kịp sự phát triển của ngành thông tin, thư viện trong khu vực và cả nước, trước tiên Thư viện cần phải có phương hướng, kế hoạch đầu tư phát triển hạ tầng CNTT phục vụ cho hoạt động thông tin, thư viện.
Thư viện hiện chỉ có 1 máy chủ HP đang hoạt động, trong tương lai không xa, sự gia tăng của CSDL và triển khai nhiều dịch vụ khác nên cần thay thế máy chủ mới có dung lượng lớn để lưu trữ CSDL và quản trị lưu thông phục vụ người dùng.
Máy chủ phải đạt tiêu chuẩn kỹ thuật cao, đảm bảo tin cậy về độ an toàn dữ liệu, có thời gian sử dụng lâu dài, không bị lạc hậu về kỹ thuật, có khả năng nâng cấp khi cần thiết để đạt những tiêu chuẩn kỹ thuật hiện đại hơn. Đồng thời, trang bị thêm máy chủ mới thực hiện việc quản trị và các dịch vụ khác nhau: bảo trì dữ liệu, máy chủ lưu, máy chủ dữ liệu số…
Hệ thống mạng của Thư viện thường xuyên bị chậm, có lúc bị gián đoạn đường truyền do sử dụng mạng Internet cáp đồng, ảnh hưởng đến nhiều công đoạn nghiệp vụ của Thư viện: biên mục, lưu thông, tìm kiếm... Vì vậy, Thư viện tỉnh Nam Định cần thay thế toàn bộ đường dây mạng cáp đồng thành cáp quang, đảm bảo đường truyền mạng kết nối tốc độ cao, băng thông rộng, đảm bảo hệ thống mạng thông tin thư viện thông suốt khi truy cập; cần hỗ trợ kịp thời về kĩ thuật, công nghệ, đảm bảo duy trì hệ thống mạng đường truyền kết nối giữa máy chủ và các máy trạm hoạt động an toàn, ổn định, liên kết mạng thông suốt giúp cho CBTV cập nhật thông tin, xử lý tài liệu, dữ liệu số hoá; thuận lợi cho việc bảo trì và mở rộng hệ thống; NDT có thể truy cập hệ thống máy tính tra cứu, truy cập hệ thống mạng wifi để khai thác thông tin khi có nhu cầu. Hệ thống máy tính cần được trang bị thêm để đảm bảo đủ số lượng máy tính cho CBTV làm việc và phục vụ NDT truy cập mạng và tra cứu các CSDL.
Thư viện cần trang bị thêm hệ thống an ninh như lắp đặt camera giám sát tại các kho mở, mua cổng từ an ninh, các thiết bị như lá từ, thẻ nạp - khử từ giúp cho việc kiểm soát NDT, tránh tình trạng tài liệu bị xé, dọc và bảo vệ các trang thiết bị, tài liệu của Thư viện.
Đầu tư cơ sở vật chất
Hiện tại Thư viện có 25 máy tính sử dụng trên môi trường mạng, được trang bị từ năm 2009 đến nay, tần suất sử dụng liên tục, có lúc cao điểm nhất phải lên đến hơn100-200 lượt phục vụ/ngày. Vì vậy các máy tính đã cũ và xuống cấp trầm trọng (ngoại trừ việc vào kho lấy và cất tài liệu). Vì vậy yêu cầu hệ thống máy tính phục vụ cho công tác nghiệp vụ cần ưu tiên hơn. Từ thực tế đó, các phòng chức năng cần phối hợp với phòng Tin học khảo sát cụ thể hiện trạng, có kế hoạch thay mới hệ thống máy tính càng sớm càng tốt.
Thay và mua thêm đầu đọc mã vạch, đây là một trong những thiết bị làm việc không thể thiếu trong quá trình phục vụ. Đầu đọc mã vạch cần phải có sẵn dự trữ trong tình trạng sẵn sàng sử dụng, nếu máy ở bộ phận nào hỏng thì có thể thay thế kịp thời.
Thư viện cần đề xuất kế hoạch mở rộng diện tích các phòng phục vụ: phòng đọc, phòng mượn, đặc biệt là phòng tin học. Vì hiện nay, diện tích phòng Tin học quá nhỏ, không đáp ứng được yêu cầu hiện tại và sự phát triển trong tương lai của thư viện.
Thư viện cần lập bảng sơ đồ chỉ dẫn xếp giá tổng hợp giúp cho NDT dễ nhận biết vị trí tài liệu, các môn loại được sắp xếp tại các kho sách mở tự chọn.
Ngoài ra, trụ sở khang trang, sạch đẹp, có phòng chuyên dụng để làm công tác chuyên môn, để NDT thảo luận, học nhóm…Các trang thiết bị khác như hệ thống đèn, quạt, điều hòa cũng là yếu tố cần thiết để tạo điều kiện cho CBTV làm việc hiệu quả, NDT có thêm hứng thú khi đến với Thư viện. Để thư viện không chỉ là giảng đường thứ hai mà còn là nơi để giải trí, thư giãn, nâng cao kiến thức sau những giờ học, giờ làm việc căng thẳng của NDT.
3.3.2. Phần mềm
Phần mềm là thành phần cơ bản và đóng vai trò quan trọng nhất trong ứng dụng CNTT tại Thư viện.
Đối với phần mềm Ilib
- Phần mềm Ilib 4.0 đã thực sự góp phần hiện đại hóa công tác thông tin, thư viện. Mặc dù vậy, Thư viện cần đề nghị công ty CMC - nhà cung cấp phần mềm Ilib để bảo trì định kỳ, nâng cấp phần mềm, hoàn thiện các lỗi hiện có ở phiên bản ILib 4.0 như các mẫu báo cáo chưa hoàn thiện theo chuẩn nghiệp vụ, rất khó khăn trong việc thống kê báo cáo từng kho sách riêng biệt, phần bộ tập còn bị lỗi nhiều, modul báo và tạp chí không thông minh, thiếu khoa học so với thực tế, chưa thể xử lý báo đóng tập vào trong CSDL, quá trình thực hiện các modun khác thường xuyên bị lỗi,…
- Về quản lý người dùng phần mềm ILib trên máy tính, Ban Giám đốc Thư viện Tỉnh Nam Định cần xác định được tầm quan trọng của việc quản lý quyền truy cập vào hệ thống role (Theo nhóm sử dụng). Ban Giám đốc và Phòng tin học có quyền quản trị hệ thống và truy cập vào tất cả các Modun của phần mềm ILib. Tiếp đó xác định trước cho các phòng hoạt động mà trong ILib gọi là Nhóm sử dụng chỉ được quyền truy cập và làm việc thuộc quyền modun của mình, không được phép sử dụng các chức năng khác tránh sửa chữa hoặc thêm bớt các dữ liệu. Đối với NDT chỉ được cấp quyền tra cứu trên phần mềm. Điều này đảm bảo hiệu quả hoạt động và mức độ an toàn cho thư viện.
- Do phần mềm ILib hiện đã có phiên bản 6.5 với nhiều tính năng vượt trội như quản lý thư viện số, Thư viện tỉnh Nam Định nên có kế hoạch nâng cấp phiên bản phần mềm ILib hiện tại lên phiên bản mới nhất nhằm chuẩn hóa các chu trình nghiệp vụ, tiến tới trao đổi dữ liệu với các thư viện khác, nhanh chóng thực hiện mục tiêu xây dựng thư viện điện tử vào năm 2020.
- Thư viện cần đẩy nhanh tốc độ hoàn thiện việc hồi cố CSDL để NDT khai thác thông tin sẵn có trong Thư viện, tránh lãng phí nguồn lực thông tin.
Đối với website Thư viện
- Website của Thư viện có nội dung khá nghèo nàn, rời rạc, bố trí chưa khoa học. Thư viện cần thường xuyên cập nhật tin tức, hoạt động của ngành, của tỉnh và của Thư viện mình nhằm thu hút NDT truy cập website.
- Thư viện cần chú ý chỉnh sửa địa chỉ IP khi có sự thay đổi tránh tình trạng một thời gian dài NDT không thể tra cứu trực tuyến CSDL của Thư viện
- Thư viện cũng nên chủ động thiết lập liên kết trang web của Thư viện tỉnh Nam Định http://thuviennamdinh.vn với các trang web của các thư viện tỉnh, thành phố cả nước và trong tỉnh nhằm quảng bá hình ảnh, hoạt động và những tiện ích của việc ứng dụng CNTT mang lại, từ đó nhằm giúp cho NDT biết đến Thư viện nhiều hơn, giúp NDT có thể tham khảo các sản phẩm, dịch vụ và tra cứu tài liệu thông qua mạng Internet
- Ngoài ra, Thư viện cũng cần tích cực trao đổi, tìm hiểu, khai thác và vận dụng các tiện ích phần mềm hiện đã được các thư viện khác sử dụng hiệu quả để áp dụng cho thư viện mình.
Đối với các phần mềm khác
- Thư viện cần tăng cường, khuyến khích cán bộ trong sử dụng các phần mềm mã nguồn mở phổ biến trong bộ Open Office như Soạn thảo văn bản (Writer);
Bảng tính điện tử (Calc); Trình chiếu (Impress); nhằm hợp thức hóa việc sử dụng phần mềm mà không vi phạm bản quyền, Luật Sở hữu trí tuệ…tiết kiệm kinh phí của Thư viện khi phải bỏ ra chi phí mua bản quyền, phù hợp với xu hướng phát triển của CNTT. Muốn CBTV sử dụng các phần mềm mã nguồn mở này, Thư viện cần tuyên truyền lợi ích và có hướng dẫn, đào tạo kỹ năng sử dụng cho CBTV.